Как сделать отчет по представительским расходам

Обновлено: 01.07.2024

В своей деятельности организация так или иначе сталкивается с проведением переговоров, встреч и официальных приемов с представителями других организаций, которые уже с ней сотрудничают или намерены установить деловые контакты. Как правило, проведение подобных мероприятий приводит к возникновению у принимающей стороны определенных расходов, которые принято называть представительскими.

Перечень представительских расходов

Показатель	Содержание
1. Какие расходы включает	Расходы, которые могут относиться к представительским, организация устанавливает самостоятельно. Их перечень целесообразно закрепить в учетной политике или определить в локальном нормативном правовом акте

Документальное оформление

— цель представительского мероприятия;

— место и период проведения встречи;

— предполагаемое количество членов делегации и сопровождающих лиц от принимающей организации;

— ответственных лиц за организацию приема и разработку программы приема делегации, срок, к которому она должна быть представлена на утверждение;

— ответственных лиц за разработку сметы расходов по приему делегации, срок, к которому она должна быть представлена на утверждение;

— сроки отчета ответственных лиц по фактически произведенным расходам по представительскому мероприятию;

— иную информацию, необходимую для осуществления представительского мероприятия.

— перечень мероприятий во время приема делегации, время и место их проведения;

— перечень обсуждаемых в ходе приема делегации вопросов, время и место их обсуждения;

— места и порядок проживания членов делегации (если осуществляются за счет принимающей стороны и не относятся к командировочным расходам гостей);

— места, время и порядок питания;

— сопровождающие делегацию лица и представители от принимающей стороны;

— культурные мероприятия и т.д.

Бухучет

— 26 — в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность;

— 44 — в организациях, осуществляющих торговую, торгово-производственную деятельность.

Налог на прибыль

— на проживание в гостинице;

— питание (завтрак, обед, ужин, кофе-паузы);

— проведение официального приема лиц, участвующих в представительских мероприятиях;

— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;

— приобретение и (или) изготовление сувениров, продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в представительских мероприятиях;

— аренду помещения для проведения представительских мероприятий.

Данный перечень расходов не является исчерпывающим, в их состав могут быть включены иные расходы.

Сегодня для успешного ведения бизнеса практически не обойтись без переговоров с действующими или потенциальными контрагентами, а также иных встреч с ними. При этом затраты на такие представительские мероприятия нередко продолжают вызывать споры с налоговиками. Что к ним относится в 2022 году? Как они нормируются? Помогаем снизить налоговые риски и рассказываем, как грамотно оформить в 2022 году представительские расходы. Также в этой статье приводим образцы необходимых документов, которые можно скачать, а также проводки для бухучета представительских расходов.

Какие это мероприятия

По общему правилу, к представительским расходам относят затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или членов совета директоров, владельцев бизнеса.

Документальное оформление в 2022 году представительских расходов продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Налоговый учет

При налогообложении представительские расходы можно учитывать.

Так, по налогу на прибыль их берут в пределах норматива – 4% расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года. Поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих.

НДС принимают к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Общепринятые разрешенные затраты на представительство

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):

Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
Услуги и затраты на буфет.
Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

Расходы на алкоголь можно учесть как представительские, если спиртные напитки предназначены именно для официального мероприятия (письмо Минфина от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Считается, что такие расходы не относятся к деловой встрече; до или после официального приема – значения не имеет тоже (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

Документальное оформление в 2022 году

Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).

Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.

Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

Место и дата проведения мероприятия.
Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2022 году. Их можно использовать на любом предприятии России.

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты на:

официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.

К представительским расходам так же не относят расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

Отчета о представительских расходах, который утвердил руководитель организации.
Авансового отчета.

К этим отчетам сотрудник прикладывает первичные документы. Например, кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержат письма ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

Какие делать проводки

В бухучете представительские расходы в полном объеме списывают на затраты по обычным видам деятельности (п. 5 и п. 7 ПБУ 10/99). Проводки должны быть следующие:

Бухгалтеру нужен образец 2019 отчета о представительских расходах. Без этого документа подтвердить целесообразность подобных затрат будет проблематично. Подробности и актуальный образец документа – в материале.

Больше лучше

Сразу скажем, что никакого конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения подобных расходов действующее законодательство не устанавливает. Никакого упоминания об этом в Налоговом кодексе нет (п. 2 ст. 264 НК РФ).

По мнению чиновников, подтвердить понесенные затраты можно с помощью отчета о представительских расходах (скачать образец можно в конце статьи). Этот документ и авансовый отчет, с приложенными к ним первичными документами, помогут компании подтвердить правомерность уменьшения налоговой базы (письма Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288, ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852).

С годами чиновники смягчили требования к документальному оформлению представительских расходов. Раньше кроме отчета о представительских расходах на корпоратив, например, они требовали от компании подтверждать экономическую обоснованность, составляя (письма Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 №03-03-06/4/26):

смету представительских расходов, утвержденную протоколом общего собрания участников на конкретный период времени;
приказ директора о расходах;
отчет о проведении представительских мероприятий;
акт об осуществлении представительских расходов.

Как безопаснее

В принципе образца отчета о представительских расходах и авансового отчета должно хватить для подтверждения расходов на мероприятие. Однако компаниям желающим полностью минимизировать риски, лучше озаботиться составлением всех документов по предыдущему списку Минфина.

Представительские расходы – это затраты организации, направленные на развитие отношений с контрагентами: покупателями, поставщиками, инвесторами. Если расходы документально подтверждены и находятся в пределах 4 процентов от расходов на оплату труда, то их можно учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Составляя отчет о представительских расходах, например, о встрече с деловыми партнерами нужно указать:

цели и результаты мероприятия;
дата и место проведения мероприятия;
состав участников встречи (как принимающий, так и приглашенной стороны);
затраты, понесенные на организацию мероприятия.

Что можно учесть

В составе представительских расходов можно учесть лишь определенные типы затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ):

официальный прием представителей контрагентов должностными лицами организации (затраты на ресторан, приобретение продуктов и приготовление угощения силами встречающей организации);
доставка представителей контрагентов и лиц, представляющих принимающую организацию к месту проведения встречи и обратно (в пределах населенного пункта);
буфетное обслуживание представителей деловых партнеров и своих официальных лиц во время переговоров (оплата услуг общепита или организация кофе-пауз силами принимающей организации);
оплата услуг привлеченных переводчиков.

">Бухгалтеру нужен образец 2019 отчета о представительских расходах. Без этого документа подтвердить целесообразность подобных затрат будет проблематично. Подробности и актуальный образец документа – в материале.

Больше — лучше

Сразу скажем, что никакого конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения подобных расходов, действующее законодательство не устанавливает. Никакого упоминания об этом в Налоговом кодексе нет (п. 2 ст. 264 НК РФ).

По мнению чиновников, подтвердить понесенные затраты можно с помощью отчета о представительских расходах (скачать образец можно в конце статьи). Этот документ и авансовый отчет, с приложенными к ним первичными документами, помогут компании подтвердить правомерность уменьшения налоговой базы (письма Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288, ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852).

смету представительских расходов, утвержденную протоколом общего собрания участников на конкретный период времени;
приказ директора о расходах;
отчет о проведении представительских мероприятий;
акт об осуществлении представительских расходов.

Как безопаснее

Представительские расходы – это затраты организации, направленные на развитие отношений с контрагентами: покупателями, поставщиками, инвесторами. Если расходы документально подтверждены и находятся в пределах 4 процентов от расходов на оплату труда, то их можно учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Составляя отчет о представительских расходах, например, о встрече с деловыми партнерами, нужно указать:

цели и результаты мероприятия;
дату и место проведения мероприятия;
состав участников встречи (как принимающей, так и приглашенной стороны);
затраты, понесенные на организацию мероприятия.

Что можно учесть

В составе представительских расходов можно учесть лишь определенные типы затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ):

официальный прием представителей контрагентов должностными лицами организации (затраты на ресторан, приобретение продуктов и приготовление угощения силами встречающей организации);
доставка представителей контрагентов и лиц, представляющих принимающую организацию к месту проведения встречи и обратно (в пределах населенного пункта);
буфетное обслуживание представителей деловых партнеров и своих официальных лиц во время переговоров (оплата услуг общепита или организация кофе-пауз силами принимающей организации);
оплата услуг привлеченных переводчиков.

Читайте также: