Как сделать яндекс таблицу с общим доступом
Добавил пользователь Alex Обновлено: 05.10.2024
Содержание
Внешний вид и удобство
На смартфонах американские сервисы предлагают использовать мобильные приложения. В случае с Яндексом приходится открывать веб-версию, которая похожа на десктопную, но адаптирована под мобильные девайсы.
В мобильном редакторе от Microsoft почти все функции вынесены в меню снизу, которое переключается вкладками, как в десктопной версии. У Яндекса похожая механика, но добавление объектов вынесено в кнопку сверху, а настройки страницы и поиск находятся в отдельном меню. Офис Google разительно отличается — внизу только форматирование текста, остальные функции раскиданы по нескольким меню, которые открываются кнопками сверху.
Функционал
Базовый функционал всех текстовых редакторов одинаков: вставка таблиц, изображений, формул, поддержка диаграмм, ссылок, настройка параметров страницы. Аналогичная ситуация с табличными редакторами: Но есть пара фишек, которыми могут похвастаться только некоторые сервисы. Microsoft и Google позволяют использовать аддоны, которые можно загрузить в фирменных магазинах. Они же имеют систему контроля версий документа: Google умеет сразу восстанавливать предыдущие варианты файлов, Microsoft лишь предлагает загрузить.
Google Docs стоит похвалить за плавный скролл документов — офис Microsoft листает иногда с рывками, а Яндекс прокручивает очень резко, но малыми шагами.
Если придётся создавать документ с необычными шрифтами, то лучшим выбором будет пакет от Google. Он поддерживает огромное количество начертаний текста из Google Fonts. Офисы Яндекса и Microsoft не могут использовать сторонние шрифты, а встроенных мало.
Контекстное меню у продуктов американских компаний богатое на функции, у российского веб-офиса чуть скромнее: нет перевода и поиска.
Совместимость
Тестировал совместимость офисов на следующем наборе документов: DOCX, DOC, ODT, RTF размером по 1 МБ каждый, XLS и XSLX с 5000 строк.
Потребление ресурсов
Так как речь идёт о веб-приложениях, ресурсозатратность измерялась с помощью встроенного в браузер Chrome диспетчера задач.
Сравнивались только те типы файлов, которые поддерживаются всеми сервисами.
Отзыв
Как создать Гугл Таблицу с общим доступом, чтобы другие пользователи могли читать или вносить изменения? Ответ на этот вопрос должен знать каждый – обязательно пригодится!
С чего начать?
Если вы много работаете с документами, логично будет разобраться, как открыть доступ к Гугл Таблице для других пользователей. Очень удобная функция, позволяющая вместе работать над важными данными. А если не хотите разрешать редактировать цифры и текст, можно просто открыть режим просмотра! В общем, пора узнать поподробнее.
В Документах существует специальная функция – вам не придется хитрить, скачивать файл и отправлять его другим людям. Можно работать вместе в электронном виде, через веб-пространство. Аналогичная опция есть и в мобильной версии. Готовы разобраться, как сделать Гугл Таблицу доступной для редактирования другими пользователями? Как сделать общим Яндекс Диск для скачивания, прочитай в источнике.
Вы можете работать с этой опцией через интерфейс открытого документа или через меню вашего Диска. Вы же в курсе, что все сохраняемые файлы автоматически попадают именно в облачное хранилище?
Важно: предварительно убедитесь, что вы дали файлу имя – без названия получить доступ к опции не получится.
Какой бы вариант вы ни выбрали, дальнейшие действия будут полностью совпадать. Возможность выбора дана, чтобы вы могли в любой момент получить доступ к нужной опции – не переключаясь между файлами!
Как только вы нажмете на нужную кнопку, увидите два блока. О каждом поговорим отдельно.
Предоставление доступа
Первый блок – это ответ на вопрос, как сделать Гугл Таблицу для общего доступа и настроить совместный доступ. Здесь все очень легко, в открывшееся поле нужно вручную добавить адреса электронной почты пользователей, с которыми вы планируете работать над документом. Также можно добавлять предварительно сформированные группы.
- Просто внесите электронный адрес в открывшееся поле;
- Как только система найдет человека с таким почтовым ящиком, появится новое окно;
- Выберите права, которыми будет наделен пользователь/группа людей;
Вот как открыть доступ к Гугл Таблице другому пользователю! Теперь человек может присоединиться к работе над документом.
Случайно объединили ячейки и необходимо их разделить? В этом вам поможет наша инструкция по ссылке
Несколько слов стоит сказать о правах доступа. Вы можете выбрать один из следующих вариантов:
- Читатель. Можно открыть файл, но нельзя его менять или делиться данными с другими людьми.
- Редактор. Доступна возможность редактирования данных, также можно принимать/отклонять правки и менять настройки доступа к Гугл Таблицам.
- Комментатор. Можно комментировать данные и предлагать внесение изменений, но опция редактирования и возможность поделиться файлом отсутствуют.
Не так уж и сложно понять, как открыть доступ к редактированию Гугл Таблицы или оставить документ исключительно в режиме просмотра. Внимательно подходите к этому вопросу, чтобы случайно не дать больше прав, чем вы собирались изначально.
Копирование ссылки
Второй блок, который вы увидите – вторая часть ответа на вопрос, как дать доступ к Гугл Таблице. Теперь мы будем работать с помощью ссылки, вводить адреса электронной почты больше не нужно.
Вам доступно два параметра.
1. Доступ ограничен . Открывать документ смогут только пользователи, которых вы добавите вручную.
Как это работает? Вы копируете и отправляете ссылку нужному человеку – как только он перейдет по ней, на ваш почтовый ящик поступит письмо с запросом.
В этом запросе вы можете разрешить/отклонить доступ и сразу назначить права (читатель, редактор или комментатор). Подтверждать придется каждого нового пользователя вручную!
2. Доступные пользователи, у которых есть ссылка.
Вот как сделать Гугл Таблицу доступной для всех – просто скопируйте ссылку и отправьте ее, кому считаете нужным. Просматривать данные смогут все, кто перейдет по этому адресу, дополнительное подтверждение не требуется.
Вам нужно лишь выбрать права (читатель, комментатор или редактор) – соответствующее меню вы увидите справа. Вот и все!
Если ваш друг или коллега интересуется, как получить доступ к Гугл Таблице для совместной работы – вы уже знаете, что сделать и сказать! Скорее оцените функцию на практике, она невероятно удобна.
В последнее время все большую популярность набирает удаленная и совместная работа с помощью онлайн сервисов. Например, для совместной работы с электронными таблицами и текстовыми документами часто используются сервисы Google Disk и Google Docs. В этой статье мы расскажем о том, как создать Google Таблицу или Google Документ с общим доступом.
Как открыть общий доступ к Google Таблице или Документу
- Предоставьте доступ пользователям и группам;
- Скопируйте ссылку.
Первый вариант позволяет предоставить общий доступ только для некоторых выбранных пользователей, которых вы пригласите по электронной почте. Этот вариант более безопасен, так как доступ к вашей таблице или документу получат только те, чью почту вы указали.
Второй вариант, открывает доступ для всех, у кого есть ссылка на данный документ. В этом случае для предоставления доступа не нужно вводить электронную почту пользователя, вместо этого достаточно просто поделиться с ним ссылкой. При этом пользователи могут передавать ссылку другим пользователям предоставляя таким образом доступ к вашему документу.
По электронной почте
Если вы хотите предоставить доступ только отдельным пользователям, то введите электронную почту в верхней части меню и выберите пользователя из выпадающего списка. Таким образом можно добавить сразу нескольких пользователей.
Чтобы открыть остальные настройки общего доступа для этой Таблицы или Документа нажмите на иконку с шестеренкой.
Ниже показан пример письма о предоставлении общего доступа к Таблице или Документу Google.
По ссылке
Здесь будет отображаться ссылка, по которой можно получить доступ к вашему документу. Скопируйте данную ссылку и передайте пользователям, которым вы хотите предоставить общий доступ к вашей Таблице или Документу.
Для нескольких таблиц или документов
В некоторых случаях нужно открыть общий доступ сразу для нескольких Google Таблиц или Документов.
В результате появится меню для предоставления общего доступа, которое работает точно также, как было описано выше.
Как закрыть общий доступ к Google Таблице или Документу
Если вы предоставляли доступ по почте, то в появившемся меню будет отображаться список пользователей, которых вы добавили. Для закрытия доступа нужно просто удалить всех пользователей.
После этого общий доступ к Google Таблице или Документу будет закрыт.
- Онлайн-сервис Google бесплатный.
- Удобно реализована совместная работа — не надо тысячу раз пересылать друг другу файлы.
- Изменения сохраняются автоматически.
- Есть история версий — при необходимости можно откатить на тот момент, с которого все пошло не так.
- Можно настроить автоматический импорт данных из сторонних источников — сервисов аналитики, рекламных кабинетов, кол-трекинга и т. д.
Начало работы с Google Sheets
На главной Google Sheets отображаются все таблицы, которые вы когда-либо открывали. По умолчанию они отсортированы по дате просмотра. Чтобы открыть существующую таблицу, кликните по ней один раз. Новый файл можно создать, кликнув плюс в правом нижнем углу.
Google Sheets поддерживает таблицы Excel. Открыть такой файл в сервисе можно двумя способами:
Сложные таблицы со множеством формул, графиков и диаграмм при переносе в другой формат могут открываться некорректно. Загрузив файл в Google Sheets или скачав в Excel, проверьте, чтобы все отображалось и работало правильно.
Панель инструментов Google Sheets
В сервисе Google этот элементы выглядит проще, чем в Excel. Однако, если вы привыкли работать с программой MS Office, понадобиться время, чтобы привыкнуть.
Кратко пройдемся по инструментам на панели. О некоторых из них мы поговорим подробнее позже, в соответствующих разделах.
- Отменить и повторить последнее действие, распечатать документ, скопировать форматирование. Последний инструмент удобно использовать, когда нужно применить одинаковое форматирование к нескольким ячейкам. Выберите ячейку, кликните по инструменту на панели, а затем — по ячейке, которую надо отформатировать.
- Изменить масштаб. Делает таблицу крупнее или мельче, диапазон — от 50 до 200 %.
- Изменить формат данных в ячейках — выбрать денежный или процентный, увеличить и уменьшить количество знаков после запятой в числовом, выбрать другие форматы в выпадающем меню.
- Шрифт.
- Размер шрифта.
- Форматирование текста — начертание, цвет текста и фона.
- Форматирование ячеек — заливка цветом, границы, объединение.
- Выравнивание текста — по-горизонтали, по-вертикали, настройки переноса и поворота.
- Прочие инструменты:
- добавить ссылку;
- добавить комментарий;
- вставить диаграмму;
- создать фильтр;
- использовать функции.
- Отображение листа и направления ввода.
- Способ ввода — здесь можно включить экранную клавиатуру и поле для рукописного ввода.
- Скрыть меню — по клику на стрелку справа главное меню вместе с заголовком таблицы, настройками доступа и иконкой аккаунта убирается. Остается только панель инструментов.
Операции с ячейками, строками и столбцами
Как закрепить строки
Как перемещать элементы таблицы
В режиме истории редактировать таблицу нельзя, зато справа можно выбрать, просмотреть и, при желании, восстановить любую из предыдущих версий.
По клику программа создаст копию таблицы в том виде, в котором вам нужно.
Совместный доступ
Лайфхак: если в таблицах вы ссылаетесь на чужие сайты и не хотите, чтобы содержимое файла увидели посторонние, не открывайте доступ по ссылке. Владельцы сайтов, на которые вы ссылаетесь, могут получить ссылку на файл из отчетов по источникам переходов, и открыть его.
Как удалить и восстановить таблицу
Как редактировать Google Sheets
Чтобы внести данные в таблицу, просто установите курсор на ячейку и начинайте вводить с клавиатуры. Перемещаться по листу можно с помощью мыши, стрелок и горячих клавиш — о них подробнее в конце статьи. Чтобы отредактировать данные в ячейке, кликните по ней два раза, нажмите Enter или поставьте курсор в нужное место в строке формул.
Как защитить данные от редактирования
Вы можете запретить коллегам редактировать данные во всей таблице, на отдельных листах, диапазонах и даже ячейках. Запрет редактирования всей таблицы настраивается через уровни доступа, а для ячеек и диапазонов есть отдельный инструмент.
Комментарии и примечания
Форматы данных
Данные — текст и цифры, которые вы вносите в таблицу, могут отображаться в разных форматах. Вариантов представления данных несколько десятков, но все их можно свести к 7 основным:
- текст;
- число;
- процент;
- финансы;
- валюта;
- дата;
- время.
Условное форматирование данных
- Укажите диапазон.
- Задайте условия форматирования.
- Настройте формат — цвет и начертание текста, заливку ячейки.
Всего в Google Sheets 18 условий форматирования для текстовых данных, чисел и дат. Так, можно выделить ячейки, которые содержат любые данные, определенные слова, числа меньше заданного значения и т. д.
Вы ведете контекстную рекламы и выгружаете в таблицы показатели для анализа эффективности. Чтобы вычислить малоэффективные объявления, нужно отыскать строки с CTR менее 1 %. Создайте правило для соответствующего столбца, по которому ячейки со значением меньше единицы будут подсвечиваться цветом.
Градиент пригодится, когда нужно, например, визуализировать отклонение данных в большую и меньшую сторону от оптимального значения.
Фильтры и сортировка
Сортировка. Вверху выпадающего списка находятся кнопки для быстрой сортировки листа в прямом или обратном алфавитном порядке по столбцу с выделенной ячейкой. Числовые значения отсортируются от меньшего к большему и наоборот соответственно.
Фильтры скрывают из таблицы данные, которые сейчас не нужны. Это удобно, когда работаешь с большими массивами — посмотреть публикации по отдельной площадке или типу контента в объемном контент-плане, проанализировать данные по достижению одной цели в аналитическом отчете.
Лайфхак: Если нужно показать другому пользователю данные в том виде, в котором вы их отфильтровали с помощью режима фильтрации, просто включите его и отправьте скопированную ссылку.
Проверка данных
В правом верхнем углу ячеек с неверными данными появятся красные метки, при наведении на которые появляется окно с пояснениями.
Помимо соответствия данных формату даты можно задать десятки разных правил для числовых, текстовых и других данных. Например, вы можете убедиться, что числа в диапазоне меньше, больше либо равны определенному значению. Как и в случае с условным форматированием, функция проверки данных помимо предусмотренных системой правил поддерживает ввод своих формул.
Сводные таблицы
Сводные таблицы — это популярный инструмент анализа данных. Пригодится, когда нужно структурировать и представить в наглядном виде большие массивы информации, чтобы было удобнее делать выводы.
Приведу пример. Вы ведете сквозную аналитику для салона красоты — скрупулезно фиксируете все данные по заказам вплоть до источника рекламы, с которого пришел лид. За год получается длинная таблица на тысячи строк. Задача: выяснить, какой канал принес больше всего прибыли за прошлый год, чтобы грамотно перераспределить рекламный бюджет. С помощью сводных таблиц мы получим простой и наглядный отчет буквально в пару кликов.
Мы делаем ставку на омниканальность – занимаемся комплексным продвижением бизнеса в интернете. Подробнее
Для визуализации данных существуют более функциональные и удобные инструменты — Google Data Studio, Power BI и другие. Однако иногда бывает полезно добавить диаграмму или график прямо в таблицу, чтобы наглядно представить данные.
Посмотрим, что еще мы можем сделать с диаграммой:
- перекрасить столбцы, линии, сегменты в один или разные цвета;
- поменять шрифт, цвет, начертание отдельных элементов или всего текста;
- изменить фон диаграммы;
- отредактировать название диаграммы и осей и т. д.
Настроек много, но все они интуитивно понятны.
Созданные в Google Sheets диаграммы можно сохранить как изображение и опубликовать на сайте, встроив в страницу код. Для этого откройте выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы и выберите соответствующие пункты.
Работа с функциями
Все функции вводятся по одному принципу:
Рассмотрим на примере простой функции, которую часто используют SEO-шники и специалисты по контекстной рекламе — ДЛСТР — вычисляет длину строки.
Подробно описывать каждую функцию не будем — их около 400. Скажем лишь, что в с помощью формул здесь можно сделать все тоже самое, что и в Excel. Конечно, там есть формулы, которых нет в сервисе Google, и наоборот, но таких не много. Например, функции GOOGLETRANSLATE, которая переводит текст с одного языка на другой, в Excel нет.
О полезных для интернет-маркетологов функций электронных таблиц MS Office мы уже писали, все они отлично работают в сервисе Google. Принцип работы этих функций тот же, но может отличаться синтаксис. Список всех формул Google Sheets с описанием и синтаксисом есть в справочнике.
Интеграция с другими инструментами Google
Неоспоримое преимущество Google Таблиц для интернет-маркетологов в том, что они могут взаимодействовать и обмениваться данными с другими сервисами Google. Посмотрим на примере двух продуктов — Google Формы и Google Analytics.
Взаимодействие с Google Forms
По клику создается новая таблица с таким же названием, как и у формы.
Интеграция с Google Analytics
С полученными данными можно работать — сортировать, фильтровать, обрабатывать с помощью формул и отображать в сводных таблицах.
Полезные дополнения Google Sheets
Всего сервис поддерживает более сотни горячих клавиш. Вот несколько самых полезных для Windows:
- Ctrl + пробел — выделить столбец;
- Shift + пробел — выделить строку;
- Ctrl + Enter / D / R — заполнить диапазон / вниз / вправо;
- Ctrl + K — вставить ссылку;
- Home — перейти в начало строки;
- Ctrl + Home — перейти в начало листа;
- Ctrl + Backspace — перейти к активной ячейке.
Вот мы и рассмотрели ключевые возможности Google Sheets.
Активно пользуетесь Таблицами и знаете хитрости и лайфхаки, которые ускоряют и упрощают работу? Будет здорово, если вы поделитесь ими в комментариях и поможете другим работать эффективнее ;-)
Читайте также: