Как сделать условное форматирование в сводной таблице

Обновлено: 06.07.2024

Условное форматирование - достаточно малоиспользуемый инструмент Excel. Но это как раз тот инструмент, при помощи которого можно изменить форматирование ячеек(цвет заливки, шрифт, границы) в зависимости от заданного условия, не прибегая к помощи Visual Basic for Applications.
Условное форматирование может значительно упростить выделение определенных ячеек или диапазона ячеек и визуализацию данных с помощью гистограммы, цветовых шкал и наборов значков. Оно изменяет внешний вид диапазона ячеек на основе указанного условия (или критерия). Если условие выполняется, то диапазон ячеек форматируется в соответствии с заданным для условия форматом; если условие не выполняется, то диапазон ячеек не форматируется.
Например, можно выделить ячейку с текущей датой; ячейку с числом, входящим в указанный диапазон; ячейка с определенным текстом и т.п.
Условное форматирование можно применить к диапазону ячеек, таблице или отчету сводной таблицы Excel.
Для чего может пригодиться Условное форматирование? Представим, что необходимо в большой таблице данных закрасить красным цветом все ячейки, значение в которых превышает 100. Что делается обычно в таких случаях? Верно. Устанавливается фильтр-Больше 100 и отфильтрованные строки закрашиваются. Но. Если значения этих ячеек формируются при помощи формул или просто изменяются по ходу работы с таблицей - довольно накладно будет каждый раз отыскивать значения больше 100. Установив же Условное форматирование выделять ничего не надо будет - ячейки будут окрашены красным автоматически, без Вашего участия.

При создании условного форматирования можно ссылаться на другие ячейки только в пределах одного листа; нельзя напрямую ссылаться на ячейки других листов одной и той же книги(для Excel 2007 и более ранних версий) или использовать внешние ссылки на другую книгу(для всех версий);
При изменении цвета заливки ячеек, цвета шрифта, границ, форматирования текста при помощи условного форматирования - изменения, сделанные при помощи стандартного форматирования не будут отображаться в ячейках, форматы которых были изменены условным форматированием.

В статье рассмотрим:

ГДЕ РАСПОЛОЖЕНО УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ И КАК СОЗДАТЬ
Для создания условного форматирования необходимо:

Выделить ячейки для применения условного форматирования
В меню выбрать
- Excel 2003 : Формат (Format) -Условное форматирование (Conditional formatting) ;
- Excel 2007-2010 : вкладка Главная (Home) -Условное форматирование (Conditional formatting)
Выбрать одно из предустановленных правил (в Excel 2003 это значение (Cell Value Is) ) или создать свое (в Excel 2003 это возможно посредством пункта формула (Formula Is) );
Выбрать способ форматирования ячеек: цвет заливки, цвет шрифта, формат отображения, границы и т.д.
Подтвердить нажатием кнопки ОК

В Excel 2003 условное форматирование довольно скучное (по сравнению с последующими версиями) и содержит лишь форматирование на основе значений и на основе формулы. Так же Excel 2003 не может содержать более трех условий для одной ячейки/диапазона. Поздние версии позволяют создавать куда более мощные визуальные эффекты для ячеек, сам функционал значительно расширен, а количество условий для одной ячейки/диапазона практически неограничено.
Т.к. основная часть условий достаточно информативна даже по названиям - я буду более подробно описывать только те условия, которые этого требуют.

Условное форматирование в Excel 2003:

Условное форматирование в Excel 2007-2010:

Главный недостаток предустановленных правил - их нельзя применять к ячейкам на основании значений других ячеек. Они применяются исключительно для тех ячеек, в которых сами значения. Например, нельзя сделать отображение гистограмм в диапазоне А1:А10 , но значения для гистограмм брать из ячеек В1:В10 .

Для Excel 2003 предустановленные правила ограничиваются списком, имеющемся в пункте значение (Cell Value Is) , который в более поздних версиях называется Правила выделения ячеек:

Правила выделения ячеек (Highlight Cells Rules)

В Excel 2003 эти правила содержат условия:
Между, Вне, Равно, Не равно, Больше, Меньше, Больше или равно, Меньше или равно
between, not between, equal to, not equal to, greater than, less than, greater than or equal to, less than or equal to

В Excel 2007-2010: эти правила содержат условия:
Больше, Меньше, Между, Равно, Текст содержит, Дата, Повторяющиеся значения
Greater Than, Less Than, Between, Equal To, Text that Contains, A Date Occurring, Duplicate Values
Как видно, по большей части названия пунктов говорят за себя названиями, и не нуждаются в подробных описаниях их функционала. Чуть более подробно можно рассмотреть лишь Дата и Повторяющиеся значения из набора правил версий Excel 2007 и новее.
Дата:

Список содержит несколько значений: Вчера, Сегодня, Завтра, За последние 7 дней, На прошлой неделе, На текущей неделе, На следующей неделе, В прошлом месяце, В этом месяце, В следующем месяце
Yesterday, Today, Tomorrow, In the last 7 days, Last week, This week, Next week, Last month, This month, Next month
Соответственно, при выборе необходимого условия даты в указанном диапазоне, соответствующие условию, будут отформатированы.

Повторяющиеся значения:

Если в выпадающем списке выбрать повторяющиеся, то выделены будут все значения, которые встречаются в диапазоне более одного раза.
Если выбрать уникальные, то выделены будут все значения, которые встречаются только один раз.

Правила отбора первых и последних значений (Top/Bottom Rules)

Отсутствует в Excel 2003

Содержит условия:
Первые 10 элементов, Первые 10%, Последние 10 элементов, Последние 10%, Выше среднего, Ниже среднего
Top 10 Items, Top 10%, Bottom 10 Items, Bottom 10%, Above Average, Below Average

Гистограммы (Data Bars)

Отсутствует в Excel 2003

Сплошная заливка (Solid fill) и Градиентная заливка (Gradient fill) . Отличаются между собой визуализацией бара. Лично мне визуально больше нравится градиентная. Для чего их можно применять: например, в столбце последовательно записаны данные по продажам за месяц и необходимо наглядно отобразить их разницу между собой.

Что важно знать при применении данных условий. Они работают только при применении к диапазону ячеек с числовыми данными. 100%-му заполнению шкалы соответствует максимальное значение среди выделенных ячеек, 1%-му заполнению - ячейка с минимальным значением. Т.е. ячейка с максимальным значением будет заполнена полностью, ячейка с минимальным - едва будет видна полоска бара, а остальные ячейки будут заполнены относительно процентного отношения данных в самой ячейке к показателям минимального и максимального значения всех ячеек. Например, если выделено 4 ячейки с числами: 1, 25, 50 и 100, то ячейка с 1 будет едва заполнена, ячейка с 25 - заполнена на четверть, ячейка с 50 - на половину, а ячейка с 100 - полностью.

Цветовые шкалы (Color Scales)

Отсутствует в Excel 2003

Работает по тому же принципу, что и Гистограммы (Data Bars) : работает на основе числовых значений выделенных ячеек, но закрашивает не часть ячейки методом шкалы, а всю ячейку, но с различной интенсивностью или цветом. Можно создать условие, при котором ячейка с максимальной продажей будет закрашена самым насыщенным цветом, а минимальная - практически незаметно:

или добавить к этому еще различие по цветам:

В этом случае помимо насыщенности цвета значения будут различаться еще и самим цветом. Среди наборов шкал есть разбивка на два и на три цвета. При этом цвет назначается по принципу деления на кол-во цветов: первые 33% одним цветом, от 34% до 66% другим цветом, а оставшиеся - третьим. Если цвета два - то делится по 50%.

Наборы значков (Icon Sets)

Отсутствует в Excel 2003

Служит все для тех же целей, что и шкалы и гистограммы, но имеет менее гибкую систему отображения различий. Отражает различия между значениями ячеек по 2-х, 3-х, 4-х или 5-ти ступенчатой системе. Это значит, что если выбран набор из 3-х значков, то разница между минимальным и максимальным значением будет поделена на 3 и каждая третья часть будет со своим значком. Более наглядно можно увидеть, применив данное условие к числам от 1 до 9:

Для отражения разницы между значениями так же очень хорошо подходят значки в виде мини-гистограмм:

Выделить ячейки для применения условного форматирования
В меню выбрать
- Excel 2003 : Формат (Format) -Условное форматирование (Conditional formatting) - формула;
- Excel 2007-2010 : вкладка Главная (Home) -Условное форматирование (Conditional formatting) -Создать правило (New rule) -Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (Use a formula to determine which cells to format)
Вписать в поле необходимую формулу (Сборник формул для условного форматирования)
Выбрать способ форматирования ячеек: цвет заливки, цвет шрифта, формат отображения, границы и т.д.
ОК

Если необходимо выделять форматированием не только конкретную ячейку, удовлетворяющую условию, а всю строку таблицы на основе ячейки одного столбца, то в пункте 1 выделяем не столбец, а всю таблицу, а ссылку на столбец с критерием закрепляем:
= $A1 =МАКС( $A$1:$A$20 )
при выделенном диапазоне A1:F20 (диапазон применения условного форматирования), будет выделена строка A7:F7 , если в ячейке A7 будет максимальное число.
Так же можно применять не к конкретно одному столбцу, а к полностью диапазону. Но в этом случае надо знать принцип смещения ссылок в формулах, чтобы условия применялись именно к нужным ячейкам. Например, если задать условие для диапазона B1:D10 в виде формулы: = B1 A1 , то цветом будут выделены ячейки столбца B, если значение ячейки столбца А в той же строке меньше( B1, B3). При этом если ячейки столбца D меньше ячеек столбца C в той же строке - они тоже будут выделены( D1 , D5 ).

ПОИСК ЯЧЕЕК С УСЛОВНЫМ ФОРМАТИРОВАНИЕМ
Если к одной или нескольким ячейкам на листе применено условное форматирование, можно быстро найти их для копирования, изменения или удаления условного формата.

Поиск всех ячеек с условным форматированием

Выделить любую ячейку на листе;
Нажать F5- Выделить (Special) ; или же перейти на вкладку Главная (Home) - группа Редактирование (Editing) - Найти и выделить (Find & Select) - Выделение группы ячеек (Go To Special) ;
В появившемся окне выбрать Условные форматы (Conditional formats) ;
Нажать ОК.

Поиск ячеек с одинаковым условным форматированием

Выделить ячейку с необходимым условным форматированием;
Нажать F5- Выделить (Special) ; или же перейти на вкладку Главная (Home) - группа Редактирование (Editing) - Найти и выделить (Find & Select) - Выделение группы ячеек (Go To Special) ;
В появившемся окне выбрать Условные форматы (Conditional formats) ;
Выбрать пункт этих же (Same) в группе Проверка данных (Data validation) ;
Нажать ОК.

РЕДАКТИРОВАНИЕ УСЛОВИЙ УСЛОВНОГО ФОРМАТИРОВАНИЯ
Excel 2003:

Выделить диапазон ячеек, из которых требуется удалить условное форматирование;
Формат (Format) -Условное форматирование (Conditional formatting) ;
Изменить условие и нажать ОК.

Excel 2007-2010:

Выделить диапазон ячеек, таблицу или сводную таблицу, условное форматирование которых требуется изменить;
Вкладка Главная (Home) - группа Стили- Условное форматирование (Conditional formatting) - Управление правилами (Manage Rules) ;
Выбрать необходимое правило, условное форматирование которого необходимо изменить
Нажать кнопку Изменить правило (Edit Rule)

УДАЛЕНИЕ УСЛОВНОГО ФОРМАТИРОВАНИЯ

Удаление условного форматирования со всего листа

Вкладка Главная (Home) (Home) - группа Стили (Styles) - Условное форматирование (Conditional formatting) - Удалить правила (Clear Rules) - Удалить правила со всего листа (Clear Rules from Entire Sheet) .

Удаление условного форматирования из диапазона ячеек, таблицы или сводной таблицы
Excel 2003:

Выделить диапазон ячеек, из которых требуется удалить условное форматирование;
Формат (Format) -Условное форматирование (Conditional formatting) - кнопка Удалить (Delete) ;
Отметить галочками условное форматирование, которое необходимо удалить и нажать ОК.

Excel 2007-2010:

Выделить диапазон ячеек, таблицу или сводную таблицу, из которых требуется удалить условное форматирование;
Вкладка Главная (Home) - группа Стили- Условное форматирование (Conditional formatting) - Удалить правила (Clear Rules) ;
Выбрать элемент, условное форматирование из которого необходимо удалить: Удалить правила из выделенных ячеек (Clear Rules from Selected Cells) , Удалить правила из этой таблицы (Clear Rules from This Table) или Удалить правила из этой сводной таблицы (Clear Rules from This PivotTable) .

Так же для Excel 2007-2010 можно удалить только определенное правило из указанных ячеек:

Смотря на сухие цифры таблиц, трудно с первого взгляда уловить общую картину, которую они представляют. Но, в программе Microsoft Excel имеется инструмент графической визуализации, с помощью которого можно наглядно представить данные, содержащиеся в таблицах. Это позволяет более легко и быстро усвоить информацию. Данный инструмент называется условным форматированием. Давайте разберемся, как использовать условное форматирование в программе Microsoft Excel.

Простейшие варианты условного форматирования

После этого, открывается меню условного форматирования. Тут представляется три основных вида форматирования:

Гистограммы;
Цифровые шкалы;
Значки.

Для того, чтобы произвести условное форматирование в виде гистограммы, выделяем столбец с данными, и кликаем по соответствующему пункту меню. Как видим, представляется на выбор несколько видов гистограмм с градиентной и сплошной заливкой. Выберете ту, которая, на ваш взгляд, больше всего соответствует стилю и содержанию таблицы.

Как видим, гистограммы появились в выделенных ячейках столбца. Чем большее числовое значение в ячейках, тем гистограмма длиннее. Кроме того, в версиях Excel 2010, 2013 и 2016 годов, имеется возможность корректного отображения отрицательных значений в гистограмме. А вот, у версии 2007 года такой возможности нет.

При использовании вместо гистограммы цветовой шкалы, также существует возможность выбрать различные варианты данного инструмента. При этом, как правило, чем большее значение расположено в ячейке, тем насыщеннее цвет шкалы.

Наиболее интересным и сложным инструментом среди данного набора функций форматирования являются значки. Существует четыре основные группы значков: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков при оценке содержимого ячейки. Вся выделенная область сканируется Excel, и все значения ячеек разделяются на части, согласно величинам, указанным в них. К самым большим величинам применяются значки зеленого цвета, к величинам среднего диапазона – желтого, и величины, располагающиеся в самой меньшей трети – помечаются значками красного цвета.

При выборе стрелок, в качестве значков, кроме цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым. При использовании фигур, кругом помечаются самые большие величины, треугольником – средние, ромбом – малые.

Правила выделения ячеек

По умолчанию, используется правило, при котором все ячейки выделенного фрагмента обозначаются определенным цветом или значком, согласно расположенным в них величинам. Но, используя меню, о котором мы уже говорили выше, можно применять и другие правила обозначения.

Больше;
Меньше;
Равно;
Между;
Дата;
Повторяющиеся значения.

В следующем поле, нужно определиться, как будут выделяться ячейки: светло-красная заливка и темно-красный цвет (по умолчанию); желтая заливка и темно-желтый текст; красный текст, и т.д. Кроме того, существует пользовательский формат.

При переходе на этот пункт, открывается окно, в котором можно редактировать выделения, практически, как угодно, применяя различные варианты шрифта, заливки, и границы.

Как видим, ячейки выделены, согласно установленному правилу.

Правила отбора первых и последних значений

Первые 10 элементов;
Первые 10%;
Последние 10 элементов;
Последние 10%;
Выше среднего;
Ниже среднего.

Создание правил

Выше мы говорили о правилах, которые уже установлены в программе Excel, и пользователь может просто выбрать любое из них. Но, кроме того, при желании, пользователь может создавать свои правила.

Открывается окно, где нужно выбрать один из шести типов правил:

Форматировать все ячейки на основании их значений;
Форматировать только ячейки, которые содержат;
Форматировать только первые и последние значения;
Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего;
Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения;
Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

Управление правилами

В программе Excel можно применять сразу несколько правил к одному и тому же диапазону ячеек, но отображаться на экране будет только последнее введенное правило. Для того, чтобы регламентировать выполнение различных правил относительно определенного диапазона ячеек, нужно выделить этот диапазон, и в основном меню условного форматирования перейти по пункту управление правилами.

Открывается окно, где представлены все правила, которые относятся к выделенному диапазону ячеек. Правила применяются сверху вниз, так как они размещены в списке. Таким образом, если правила противоречат друг другу, то по факту на экране отображается выполнение только самого последнего из них.

Чтобы поменять правила местами, существуют кнопки в виде стрелок направленных вверх и вниз. Для того, чтобы правило отображалось на экране, нужно его выделить, и нажать на кнопку в виде стрелки направленной вниз, пока правило не займет самую последнюю строчу в списке.

В этом же окне имеются кнопки создания и изменения выделенного правила. После нажатия на эти кнопки, запускаются окна создания и изменения правил, о которых мы уже вели речь выше.

Как видим, условное форматирование является очень мощным инструментом для визуализации данных в таблице. С его помощью, можно настроить таблицу таким образом, что общая информация на ней будет усваиваться пользователем с первого взгляда. Кроме того, условное форматирование придаёт большую эстетическую привлекательность документу.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Сводная таблица — один из самых крутых инструментов для анализа и обобщения данных. Вы можете создавать мгновенные отчеты, используя сводные таблицы. Чтобы прокачать отчет и сделать его более привлекательным, можно применить условное форматирование к сводной таблице.

Ниже пример, где я применил условное форматирование в сводной таблице, чтобы выделить ячейки.

Excel выделяет город с наибольшими и наименьшими продажами, причем правило форматирования сохраняется при смене фильтра с помощью среза.

Сегодня в этой статье вы узнаете, как применять условное форматирование к сводной таблице, и все возможные способы ее использования.

Пошаговое применение условного форматирования к сводной таблице

Применение условного форматирования в сводной таблице на первый взгляд кажется сложным, но на самом деле это проще простого.

Прежде всего, выберите любую из ячеек, которые имеют значение месяца.

Вы увидите диалоговое окно для применения условного форматирования к сводной таблице.

В приведенной выше сводной таблице мы применили трехцветное форматирование к ячейкам, имеющим месячную сумму. Используя это форматирование, вы можете легко проанализировать, какой месяц приносит больше дохода, а какой меньше.

Примеры применения условного форматирования в сводной таблице.

Использование условного форматирования в сводной таблице — разумный шаг, и вы можете использовать его по-разному.

Вот список примеров, которые вы можете сразу же применять в своей работе.

1. Динамическое условное форматирование с фильтрами

Когда вы используете условное форматирование в своей сводной, оно работает как динамическое форматирование. Всякий раз, когда вы фильтруете значения или изменяете данные, они автоматически обновляются с этим изменением.

В примере выше мы применили условное форматирование, чтобы выделить ячейку с наибольшим значением. Каждый раз, когда вы фильтруете вашу сводную таблицу, она автоматически учитывает текущие значения и применяет к ней правило форматирования.

2. Применение условного форматирования к отдельной строке в сводной таблице

В приведенной ниже сводной таблице представлены данные о продажах по продуктам и месяцам за 2019 год. Задача выделить ячейку, которая имеет наибольшие продажи для конкретного продукта.

Примените форматирование, которое вы хотите.
Нажмите ОК.

3. Условное форматирование в сводной таблице на основе другой ячейки

В приведенной ниже сводной таблице необходимо применить условное форматирование — гистограмма. Но вот в чем задача: у нас есть целевое значение в другой ячейке, и нам нужно применить условное форматирование по сравнению с этим целевым значением.

Для реализации нужно сделать следующие шаги:

4. Применение условного форматирования к промежуточным итогам сводной таблицы.

В приведенной ниже сводной таблице указана сумма продаж за разные месяцы, кварталы и промежуточные итоги за каждый квартал. Задача: нужно применить условное форматирование к промежуточным итогам вместо значений месяца.

Действуем по шагам:

Когда вы применяете эти наборы значков для промежуточных итогов, они будут рассматривать самое высокое значение как 100%. Ячейки со значениями выше 67% получат зеленый значок, ячейки со значениями от 33% до 67% получат желтый значок, а другие ячейки ниже — красный значок.

Вы можете изменить значки и процентные значения в соответствии с вашими потребностями.

5. Применение условное форматирование к пустым ячейкам в сводной таблице

Лучший способ выделить пустые ячейки — использовать условное форматирование, используя его в сводной таблице.

В приведенной ниже сводной таблице есть пустые ячейки, и нам необходимо применить условное форматирование к тем ячейкам, где нет продажи.

В этом уроке мы рассмотрим основы применения условного форматирования в Excel.

Основы условного форматирования в Excel

Используя условное форматирование, мы можем:

закрашивать значения цветом
менять шрифт
задавать формат границ

Применять его возможно как на одну, так и на несколько ячеек, строк и столбцов. Производить настройку формата мы можем с помощью условий. Далее мы на практике разберем как это делать.

Где находится условное форматирование в Эксель?

Как сделать условное форматирование в Excel?

При применении условного форматирования системе необходимо задать две настройки:

Каким ячейкам вы хотите задать формат;
По каким условиям будет присвоен формат.

Ниже, мы рассмотрим как применить условное форматирование. Представим, что у нас есть таблица с динамикой курса доллара в рублях за год. Наша задача выделить красным цветом те данные, в которых курс снижался предыдущему месяцу. Итак, выполним следующие шаги:

В таблице с данными выделим диапазон, для которого мы хотим применить выделение цветом:

Также, доступны следующие условия:

Для присвоения формата вы можете использовать пред настроенные цветовые палитры, а также создать свою палитру. Для этого кликните по пункту:

Во всплывающем окне формата укажите:
- цвет заливки
- цвет шрифта
- шрифт
- границы ячеек
Ниже пример таблицы с применением условного форматирования по заданным нами параметрам. Данные с отрицательными значениями выделены красным цветом:

Как создать правило

Если пред настроенные условия не подходят, вы можете создавать свои правила. Для настройки проделаем следующие шаги:

Условное форматирование по значению другой ячейки

На примерах выше мы задавали формат ячейкам, на основе их собственных значений. В Excel возможно задавать формат, на основе значений из других ячеек. Например, в таблице с данными курса доллара мы можем выделить цветом ячейки по правилу. Если курс доллара ниже чем в предыдущем месяце, то значение курса в текущем месяце будет выделено цветом.

Для создания условия по значению другой ячейки выполним следующие шаги:

На скриншоте ниже цветом выделены данные, в которых курс валюты стал ниже к предыдущему периоду:

Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке

Возможно применять несколько правил к одной ячейке.

Например, в таблице с прогнозом погоды мы хотим закрасить разными цветами показатели температуры. Условия выделения цветом: если температура выше 10 градусов — зеленым цветом, если выше 20 градусов — желтый, если выше 30 градусов — красным.

Для применения нескольких условий к одной ячейке выполним следующие действия:

Как редактировать правило условного форматирования

Для редактирования присвоенного правила выполните следующие шаги:

Как копировать правило условного форматирования

Для копирования формата на другие ячейки выполним следующие действия:

Как удалить условное форматирование

Для удаления формата проделайте следующие действия:

Еще больше полезных приемов в работе со списками данных и функциями в Excel вы узнаете в практическом курсе «От новичка до мастера Excel«. Успей зарегистрироваться по ссылке!

Читайте также: