Как сделать срез в гугл таблице

Обновлено: 05.07.2024

Всем привет, меня зовут Артем Медведев, я представляю компанию Helpexcel.pro. Мы занимаемся созданием управленческих таблиц и умеем их интегрировать с другими приложениями.

На самом деле очень много задач, связанных с управленческими отчетами можно решить без программирования. Мы периодически публикуем материалы о том, как самостоятельно создать управленческий учет в Гугл таблицах. Делюсь тут ссылкой на соответствующий раздел сайта. Там пошаговая инструкция с разбором формул.

Кейс:
У каждого сотрудника своя таблица, где записываются учетные операции. Нужно сделать так, что бы в одной таблице собиралась информация из таблиц сотрудников в один сводный отчет.

Прикрепляю небольшой видеообзор итогового решения, что бы было понятней о чем речь)

Вот ссылка на папку с таблицами, которые будет описаны далее.

Рассмотрим ситуацию, когда с целью разграничения прав у каждого сотрудника своя таблица, где фиксируются учетные операции.

И есть таблица руководителя, содержащая форму отчета.

Усложним задачу тем, что представление данных в таблице руководителя задается взаимосвязанными выпадающими списками и диапазонами дат.

Для начала нужно сделать так, что бы данные, которые водятся в таблицы сотрудников появлялись в таблице руководителя.

Для этого создаем в таблице руководителя ровно столько листов, сколько таблиц сотрудников. Данные будем подтягивать формулой IMPORTRANGE()

Посмотрите короткий обзор применения формулы в данной ситуации.

Подробнее о формуле:

Обязательно заключайте аргументы в кавычки!

Пример функции:

Для самопроверки воспользуйтесь готовой формулой

В шаге 1 мы сделали так, что бы при обновлении данных в таблицах сотрудников, в таблице руководителя отображались все изменения.

Теперь нужно сделать так, что бы отчет заполнялся актуальными данными из таблиц сотрудников.

Для этого хорошо подходить формула СУММЕСЛИМН()

Подробнее о формуле:

=СУММЕСЛИМН(диапазон суммирования;диапазон критерия 1; критерий 1; диапазон критерия 2; критерий 2;…)

И эту формулу нужно приписать относительно каждой таблицы.

Вид формулы в ячейке отчета:

Про формулу СУММЕСЛИМН и про то как ее использовать для разных вычислений напишу статью немного позже.

А пока прикрепляю запись вебинара, где мы очень подробно разбираем IMPORTRANGE, СУММЕСЛИМН, ЕСЛИ, FILTER для создания модели отчета.

Если хотите получить записи курса по Гугл таблицам, то можно посмотреть информацию на этой страничке.

Какой-то велосипед из костылей и желудей. Вы про СУБД слышали, не?

Конечно слышал) мы этим и занимаемся!
Суть статьи в том, что бы каждый предприниматель смог простым способом настроить себе отчетность. Практика показывает, что большинство пользователей не знают элементарных вещей.

В начале статьи так и написано "много задач, связанных с управленческими отчетами можно решить без программирования".

Не все могут и хотят делать что то сложное. Да возможно это нецелесообразно. Есть простые и общедоступные инструменты.

Решать такого уровня задачи можно в любом гуе и тоже без программирования. Только там функций больше и импорт\экспорт в любой любимый табличный редактор наладить не проблема.

Например? Возможно читателям статьи будет интересно.

То, что вы прислали это база данных. Для ввода информации в нее нужен интерфейс. Для того, что бы получить что то нужна функциональность, которая будет отправлять запросы в базу.

Тут очевидно, что без разработчиков не обойтись! Я писал выше о цели статьи.

query builder
база данных
Специалист/10
Для того, что бы получить что то нужна функциональность, которая будет отправлять запросы в базу.
Люди это интерфейсом называют.
Тут очевидно, что без разработчиков не обойтись! Я писал выше о цели статьи.
Кому очевидно? Специалистам хелпэксел.про? Ну такое. Мне вот для нажатия далее-согласен-далее-далее-окей разработчик не нужен, и это всё ещё проще костылей в табличном редакторе с очень условной реляционностью.
Да в целом вы можете к нам на сайт перейти и будет понятно вообще чем
мы занимаемся
Пытаетесь продавать таблицы в экселе и на 40% не работающих чат-ботов.
и почему имеем в этом экспертность
Скорее экспертность вас имеет.

Это рассуждения человека далекого от реальности) спасибо за то, что уделили столько времени! Любая критика очень даже приемлема.

Практического применения, тем более массового, инструментов, которые вы привели нет!

Визуализация в таблицах — это залог простоты восприятия. Если данных много, и они представлены в виде полотнища из однообразных ячеек, делать быстрые выводы сложно. Как изменялись показатели за год, насколько критично отставание от плана? Эти и другие моменты лучше наглядно показать с помощью диаграмм и графиков. Особенно, если нужно предоставить отчет руководству или заказчику.

Время чтения 9 минут

Вы можете перейти сразу к интересующему разделу:

В Ringostat работа с Google Sheets ежедневно происходит у каждого отдела . Чтобы сотрудники не тратили по 10-15 минут для вникания в данные, в наших дашбордах сразу настраивается визуализация. Здесь мы не будем рассматривать базовые моменты, как создать таблицу в Google Docs и т. д. В этой статье мы поделимся приемами, которые были нам полезны чаще всего и пригодятся всем, кто работает с данными.

Как зафиксировать строку в Гугл Таблице

Это простая и базовая вещь, но при большом количестве данных ее стоит обязательно использовать. Иначе, перематывая таблицу, вы можете легко перепутать, какой показатель смотрите сейчас.

Для этого можно закрепить первую или несколько первых строк. Также можно закрепить столбец, если нужные показатели у вас прописаны по вертикали. Заходим во вкладку Вид — Закрепить и выбираем нужные строки.

Таким образом в Google таблицах можно закрепить шапку, которая будет отображаться при прокрутке документа.

Как оформить диаграммы

Мы не будем рассматривать детально, как рисовать графики Google Spreadsheets, потому что это делается несложно и описывается в мануале Google . Мы же покажем, как их можно сделать максимально наглядными.

Выбор цветовой гаммы

График или диаграмму можно создать для любого диапазона. Выберите мышью нужную область, а потом перейдите в раздел Вставка — Диаграмма . В правой части экрана раскроется меню, где в разделе Дополнительные — Серия можно задать цвет . Аналогично, если нужно поменять цвет в уже построенном графике.

Чтобы поменять фон документа, нужно зайти в тот же раздел, только выбрать самый верхний пункт Стиль диаграммы — Цвет фона . Документ целиком или отдельную ячейку можно окрасить с помощью заливки.

Чередование цветов

Когда цвета ячеек чередуются, информацию воспринимать немного проще. Для этого нужно выбрать нужный диапазон или столбец, зайти в раздел Формат — Чередование и выбрать нужные цвета.

Ringostat поможет повысить эффективность рекламы

20+ отчетов, которые помогут оценить отдачу от рекламы. Анализируйте, как работают кампании, и перераспределяйте бюджет в пользу самых успешных.
Понимание, как оптимизировать рекламу. Отчеты покажут, какие источники, каналы, кампании и ключевики работают. Аудиозаписи звонков помогут понять, какой информации покупателям не хватает в объявлениях.
Автоматический расчет окупаемости рекламы. Сквозная аналитика покажет доход по запущенным активностям и рассчитает ROI по ним.
Простое и быстрое управление ставками. Анализируйте текущие ставки, узнайте их рекомендованный размер и применяйте их одним кликом прямо в Ringostat.

Создать диаграмму по нажатию чекбокса

Чекбокс или флажок — это квадратная область, при нажатии на которую проставляется маркер. Например, галочка. Можно сделать так, чтобы график автоматически строился в зависимости от того, какие чекбоксы активированы.

Приведем пример. В документе, приведенном выше, есть такие показатели:

MQL — все поступившие лиды, по которым до этого еще не было открытых сделок;
SQL — лиды, которых отдел продаж посчитал качественными: посетитель обратился с релевантным запросом, это не спам, менеджер смог связаться с человеком и т. д.;
Won — выгранные сделки;
Lost — проигранные сделки;
Spam — мусорные лиды.

Допустим, мы хотим посмотреть, как за год изменялось количество MQL, сравнить их с числом SQL и выигранных сделок. Чтобы это сделать, мы делаем всего три клика, и получаем готовый график:

Как это сделать? Выбираем мышью нужный диапазон, столбец, строку или ячейку. Нажимаем на вкладку Вставка — Флажок , и вся выбранная область преобразуется в чек-боксы.

Чтобы при нажатии на них строились диаграммы, нужно использовать формулы. Если в документе-примере вы подвинете график в сторону, то увидите под ним примерно такую картину:

Когда выбирается один из чек-боксов, соответствующая ячейка в обведенном красным участке меняется на TRUE. Данные копируются из заданного диапазона, и таким образом строится график.

Нижний ряд цифр содержит формулу с указанием строки, ее статусом и диапазоном. Например:

=IF( A3 = TRUE ;ARRAYFORMULA( C3:O3 ))

Визуализация по временному отрезку

Допустим, нужно построить диаграмму на основании данных за конкретный период. В документе-примере это можно сделать, выбрав из выпадающего списка 2018 или 2019 год и отметив нужные чекбоксы так же, как в предыдущем примере.

Как сделать выпадающий список google docs? Выбираем Данные — Проверка данных — Значение из списка или Значения из диапазона и прописываем ячейки. Когда прописываем формулу, то ставим адрес ячейки, а не значение или текст.

Процент и абсолютное значение на одной диаграмме

Это особенно удобно, чтобы смотреть на одной диаграмме динамику по разным показателям, не переходя в другие вкладки. В нашем примере из выпадающего списка на визуализации можно выбрать:

Leads Amount — количество лидов;
Conversion — конверсия: из MQL в SQL, из SQL в выигранные сделки, из MQL в выигранные сделки.

Выбираем строку, в которой будет открываться выпадающий список. Как в примере выше, выбираем Данные — Проверка данных — Значение из списка и прописываем параметры.

Ее особенность в том, что если в строке с выпадающим списком написано Leads Amount, то она берет диапазон, который включает количество лидов. Если Conversion — то тот, где указана конверсия.

Данные должны быть в автоматическом формате . Если поставить число или процент, она срабатывать не будет. В самой формуле вам нужно прописать преобразование в абсолютное значение или процент — как на примере to_pure_number, to_percent.

Ringostat для руководителя отдела продаж

Как работать с правилами форматирования данных

Окрашивание ячеек

Можно сделать так, чтобы ячейки окрашивались в зависимости от того, какое значение в них введено. Условия могут быть противоположными. Например, чем больше лидов, тем лучше, в этом случае ячейки нужно окрашивать зеленым. А вот если много проигранных сделок и мусорных лидов, то это уже плохо. Это желательно выделить красным.

Выбираем значения диапазона, которые нужно окрашивать Формат — Условное форматирование . В нашем случае для лидов MQL и SQL мы прописали два правила:

красным подчеркиваются значения, которые меньше, чем D2 — значение по первому месяцу;
зеленым подчеркиваются значения, которые равны или больше.

Формула автоматически меняется и растягиваться с ходом времени. Для окрашивания ячеек по проигранным сделкам и мусорным лидам логика обратная.

Если удалить строку, диапазон не будет работать. Он не переключается автоматически. При удалении строк меняйте формулу.

Окрашивание в зависимости от критичности

Логика похожа на пример приведенный выше, но правила уже три. Например, есть докс, где показано, как давно была последняя публикация на блоге. Если статья была опубликована на блоге вчера, то ячейка будет зеленой, если пять дней назад, то желтой. Если же свежих статей не было уже неделю, то ячейка будет окрашена красным цветом.

Для этого в разделе Формат — Условное форматирование нужно добавить еще одно правило для окрашивания желтым цветом, например: значение между 2 и 5 дней.

Эти настройки могут показаться сложными — особенно, если вы маркетолог или владелец бизнеса, и вас интересуют четкие данные об окупаемости рекламы. В этом случае вам пригодится сквозная аналитика. В ней уже есть готовые отчеты по самым важным показателям, которые подтягиваются автоматически.
Это затраты на рекламу и прибыль по каждому рекламному каналу, окупаемость вложений и стоимость целевого звонка. Все это вы получаете автоматически, и вам не нужно настраивать дашборды. Также в сквозную аналитику можно при желании импортировать расходы вручную.

Онлайн-сервис Google бесплатный.
Удобно реализована совместная работа — не надо тысячу раз пересылать друг другу файлы.
Изменения сохраняются автоматически.
Есть история версий — при необходимости можно откатить на тот момент, с которого все пошло не так.
Можно настроить автоматический импорт данных из сторонних источников — сервисов аналитики, рекламных кабинетов, кол-трекинга и т. д.

Начало работы с Google Sheets

На главной Google Sheets отображаются все таблицы, которые вы когда-либо открывали. По умолчанию они отсортированы по дате просмотра. Чтобы открыть существующую таблицу, кликните по ней один раз. Новый файл можно создать, кликнув плюс в правом нижнем углу.

Google Sheets поддерживает таблицы Excel. Открыть такой файл в сервисе можно двумя способами:

Сложные таблицы со множеством формул, графиков и диаграмм при переносе в другой формат могут открываться некорректно. Загрузив файл в Google Sheets или скачав в Excel, проверьте, чтобы все отображалось и работало правильно.

Панель инструментов Google Sheets

В сервисе Google этот элементы выглядит проще, чем в Excel. Однако, если вы привыкли работать с программой MS Office, понадобиться время, чтобы привыкнуть.

Кратко пройдемся по инструментам на панели. О некоторых из них мы поговорим подробнее позже, в соответствующих разделах.

Отменить и повторить последнее действие, распечатать документ, скопировать форматирование. Последний инструмент удобно использовать, когда нужно применить одинаковое форматирование к нескольким ячейкам. Выберите ячейку, кликните по инструменту на панели, а затем — по ячейке, которую надо отформатировать.
Изменить масштаб. Делает таблицу крупнее или мельче, диапазон — от 50 до 200 %.
Изменить формат данных в ячейках — выбрать денежный или процентный, увеличить и уменьшить количество знаков после запятой в числовом, выбрать другие форматы в выпадающем меню.
Шрифт.
Размер шрифта.
Форматирование текста — начертание, цвет текста и фона.
Форматирование ячеек — заливка цветом, границы, объединение.
Выравнивание текста — по-горизонтали, по-вертикали, настройки переноса и поворота.
Прочие инструменты:

добавить ссылку;
добавить комментарий;
вставить диаграмму;
создать фильтр;
использовать функции.

Отображение листа и направления ввода.
Способ ввода — здесь можно включить экранную клавиатуру и поле для рукописного ввода.
Скрыть меню — по клику на стрелку справа главное меню вместе с заголовком таблицы, настройками доступа и иконкой аккаунта убирается. Остается только панель инструментов.

Операции с ячейками, строками и столбцами

Как закрепить строки

Как перемещать элементы таблицы

В режиме истории редактировать таблицу нельзя, зато справа можно выбрать, просмотреть и, при желании, восстановить любую из предыдущих версий.

По клику программа создаст копию таблицы в том виде, в котором вам нужно.

Совместный доступ

Лайфхак: если в таблицах вы ссылаетесь на чужие сайты и не хотите, чтобы содержимое файла увидели посторонние, не открывайте доступ по ссылке. Владельцы сайтов, на которые вы ссылаетесь, могут получить ссылку на файл из отчетов по источникам переходов, и открыть его.

Как удалить и восстановить таблицу

Как редактировать Google Sheets

Чтобы внести данные в таблицу, просто установите курсор на ячейку и начинайте вводить с клавиатуры. Перемещаться по листу можно с помощью мыши, стрелок и горячих клавиш — о них подробнее в конце статьи. Чтобы отредактировать данные в ячейке, кликните по ней два раза, нажмите Enter или поставьте курсор в нужное место в строке формул.

Как защитить данные от редактирования

Вы можете запретить коллегам редактировать данные во всей таблице, на отдельных листах, диапазонах и даже ячейках. Запрет редактирования всей таблицы настраивается через уровни доступа, а для ячеек и диапазонов есть отдельный инструмент.

Комментарии и примечания

Форматы данных

Данные — текст и цифры, которые вы вносите в таблицу, могут отображаться в разных форматах. Вариантов представления данных несколько десятков, но все их можно свести к 7 основным:

текст;
число;
процент;
финансы;
валюта;
дата;
время.

Условное форматирование данных

Укажите диапазон.
Задайте условия форматирования.
Настройте формат — цвет и начертание текста, заливку ячейки.

Всего в Google Sheets 18 условий форматирования для текстовых данных, чисел и дат. Так, можно выделить ячейки, которые содержат любые данные, определенные слова, числа меньше заданного значения и т. д.

Вы ведете контекстную рекламы и выгружаете в таблицы показатели для анализа эффективности. Чтобы вычислить малоэффективные объявления, нужно отыскать строки с CTR менее 1 %. Создайте правило для соответствующего столбца, по которому ячейки со значением меньше единицы будут подсвечиваться цветом.

Градиент пригодится, когда нужно, например, визуализировать отклонение данных в большую и меньшую сторону от оптимального значения.

Фильтры и сортировка

Сортировка. Вверху выпадающего списка находятся кнопки для быстрой сортировки листа в прямом или обратном алфавитном порядке по столбцу с выделенной ячейкой. Числовые значения отсортируются от меньшего к большему и наоборот соответственно.

Фильтры скрывают из таблицы данные, которые сейчас не нужны. Это удобно, когда работаешь с большими массивами — посмотреть публикации по отдельной площадке или типу контента в объемном контент-плане, проанализировать данные по достижению одной цели в аналитическом отчете.

Лайфхак: Если нужно показать другому пользователю данные в том виде, в котором вы их отфильтровали с помощью режима фильтрации, просто включите его и отправьте скопированную ссылку.

Проверка данных

В правом верхнем углу ячеек с неверными данными появятся красные метки, при наведении на которые появляется окно с пояснениями.

Помимо соответствия данных формату даты можно задать десятки разных правил для числовых, текстовых и других данных. Например, вы можете убедиться, что числа в диапазоне меньше, больше либо равны определенному значению. Как и в случае с условным форматированием, функция проверки данных помимо предусмотренных системой правил поддерживает ввод своих формул.

Сводные таблицы

Сводные таблицы — это популярный инструмент анализа данных. Пригодится, когда нужно структурировать и представить в наглядном виде большие массивы информации, чтобы было удобнее делать выводы.

Приведу пример. Вы ведете сквозную аналитику для салона красоты — скрупулезно фиксируете все данные по заказам вплоть до источника рекламы, с которого пришел лид. За год получается длинная таблица на тысячи строк. Задача: выяснить, какой канал принес больше всего прибыли за прошлый год, чтобы грамотно перераспределить рекламный бюджет. С помощью сводных таблиц мы получим простой и наглядный отчет буквально в пару кликов.

Мы делаем ставку на омниканальность – занимаемся комплексным продвижением бизнеса в интернете. Подробнее

Для визуализации данных существуют более функциональные и удобные инструменты — Google Data Studio, Power BI и другие. Однако иногда бывает полезно добавить диаграмму или график прямо в таблицу, чтобы наглядно представить данные.

Посмотрим, что еще мы можем сделать с диаграммой:

перекрасить столбцы, линии, сегменты в один или разные цвета;
поменять шрифт, цвет, начертание отдельных элементов или всего текста;
изменить фон диаграммы;
отредактировать название диаграммы и осей и т. д.

Настроек много, но все они интуитивно понятны.

Созданные в Google Sheets диаграммы можно сохранить как изображение и опубликовать на сайте, встроив в страницу код. Для этого откройте выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы и выберите соответствующие пункты.

Работа с функциями

Все функции вводятся по одному принципу:

Рассмотрим на примере простой функции, которую часто используют SEO-шники и специалисты по контекстной рекламе — ДЛСТР — вычисляет длину строки.

Подробно описывать каждую функцию не будем — их около 400. Скажем лишь, что в с помощью формул здесь можно сделать все тоже самое, что и в Excel. Конечно, там есть формулы, которых нет в сервисе Google, и наоборот, но таких не много. Например, функции GOOGLETRANSLATE, которая переводит текст с одного языка на другой, в Excel нет.

О полезных для интернет-маркетологов функций электронных таблиц MS Office мы уже писали, все они отлично работают в сервисе Google. Принцип работы этих функций тот же, но может отличаться синтаксис. Список всех формул Google Sheets с описанием и синтаксисом есть в справочнике.

Интеграция с другими инструментами Google

Неоспоримое преимущество Google Таблиц для интернет-маркетологов в том, что они могут взаимодействовать и обмениваться данными с другими сервисами Google. Посмотрим на примере двух продуктов — Google Формы и Google Analytics.

Взаимодействие с Google Forms

По клику создается новая таблица с таким же названием, как и у формы.

Интеграция с Google Analytics

С полученными данными можно работать — сортировать, фильтровать, обрабатывать с помощью формул и отображать в сводных таблицах.

Полезные дополнения Google Sheets

Всего сервис поддерживает более сотни горячих клавиш. Вот несколько самых полезных для Windows:

Ctrl + пробел — выделить столбец;
Shift + пробел — выделить строку;
Ctrl + Enter / D / R — заполнить диапазон / вниз / вправо;
Ctrl + K — вставить ссылку;
Home — перейти в начало строки;
Ctrl + Home — перейти в начало листа;
Ctrl + Backspace — перейти к активной ячейке.

Вот мы и рассмотрели ключевые возможности Google Sheets.

Активно пользуетесь Таблицами и знаете хитрости и лайфхаки, которые ускоряют и упрощают работу? Будет здорово, если вы поделитесь ими в комментариях и поможете другим работать эффективнее ;-)

Google Sheets — онлайн-аналог Microsoft Excel. С ним можно работать и в офлайне, правда только из браузера Chrome. В этой статье мы научим вас пользоваться Гугл Таблицами и расскажем об их функционале.

Изучаем панель инструментов

Чтобы создать документ-таблицу в Google Sheets, достаточно нажать на блок с плюсом или выбрать один из предустановленных в сервисе шаблонов.

Вы окажетесь в созданном документе, над которым будет панель инструментов. Вот с ней мы сейчас и познакомимся. Всего на панели есть 12 блоков, в каждом из которых присутствует от одной до пяти опций. Левый крайний блок содержит инструменты:

В третьем блоке можно менять формат данных. Например, выбрать денежный, финансовый, валютный, процентный, временной и другие форматы. Здесь же можно сократить или увеличить число знаков после запятой.

Четвертый и пятый блоки позволяют выбирать шрифт и его размер.

Шестой блок содержит инструменты для форматирования шрифтовых начертаний и цветов:

Полужирный.
Курсив.
Зачеркнутый.
Цвет текста.

Кнопки седьмого блока применяются для форматирования ячеек таблицы: заливка цветом, границы или объединение ячеек.

В восьмом блоке располагаются инструменты для выравнивания текста, его переноса или поворота.

Девятый блок содержит 5 полезных опций:

Вставить ссылку.
Добавить комментарий.
Сформировать диаграмму.
Фильтровать.
Применить формулу.

В десятом блоке находится кнопка для активации экранной клавиатуры и ввода текста в рукописном режиме.

Одиннадцатый блок выполнен в форме стрелочки вверх. Он позволяет скрывать заголовок таблицы, общее меню, настройки доступа и оставлять только панель инструментов.

Внизу таблицы есть дополнительная панель. Здесь создается новый лист или открывается список уже имеющихся листов. А при нажатии на стрелочку появляется меню, через которое можно создать копию листа, переименовать его, защитить и т.д.

Что можно делать с отдельными элементами в Google Таблицах

Если переместить элемент таблицы нужно на произвольное место, просто перетащите его. Выделите ячейку, строку или столбец, наведите указатель мыши на границу и дождитесь, пока курсор примет форму руки. Затем зажмите левую кнопку мыши и перетащите ячейку, строку или столбец туда, куда вам надо.

Сортировка и фильтрация данных

Сортировать информацию в таблице можно по алфавиту в прямом и обратном порядке. Если в таблице только числа, то они будут отсортированы по величине значения.

Активируйте фильтр, потом нажмите на его иконку в заголовке строки. Такой значок присваивается каждому столбцу.

Фильтрация от А до Я и наоборот работает аналогично сортировке. Здесь же можно выбрать различные условия для фильтра. Можно создавать несколько фильтров и накладывать их один на другой.

История изменений документов в Google Таблицах

Здесь можно отменить изменения и восстановить любой из вариантов. Конечно, при условии, что у вас есть доступ к редактированию документа.

В Google Таблицах есть еще немало опций, которые пригодятся любому. Это и формулы, и вставка диаграмм, и различные дополнения. Изучайте все возможности сервиса и делитесь своими впечатлениями с сообществом 1C-UMI в социальных сетях ― ВКонтакте и Facebook!

Читайте также: