Как сделать скрытый лист в гугл таблицах

Обновлено: 07.07.2024

Вы можете заблокировать ячейки или целые листы в электронной таблице Google Sheets, чтобы предотвратить редактирование. Вот как.

Google Sheets — лучший конкурент Microsoft Excel на рынке. Несмотря на то, что он может не иметь всех наворотов, которые дает Excel, он все же является довольно мощным программным обеспечением, особенно бесплатным. Если вы никогда не использовали его ранее, ознакомьтесь с нашими полезными советами в руководстве для начинающих по Google Sheets.

После того, как вы создали свою идеальную электронную таблицу, вы можете захотеть поделиться ею с другими людьми — липкие пальцы означают удаленные ячейки, которые, в конце концов, разрушают ваши тщательно разработанные формулы. Хорошей новостью является то, что можно заблокировать ряд ячеек или весь лист, чтобы защитить их от редактирования в Google Sheets.

Блокировка всего листа в Google Sheets

Если вы хотите защитить весь лист от редактирования другими людьми, вы можете заблокировать все это.

Для этого. откройте лист, который вы хотите заблокировать в Google Sheets, затем нажмите Данные> Защищенные листы и диапазоны.

Нажмите на Добавить лист или диапазон возможность начать добавлять критерии для блокировки вашего листа.

Чтобы начать блокировку всего листа, выберите Лист Вкладка.

нажмите Установить разрешения кнопка.

выбирать Только ты если вы хотите помешать редактированию листа, или изготовленный на заказ чтобы позволить конкретным людям иметь возможность редактировать его.

Если вы выбираете Обычай, выберите людей, которых вы хотите редактировать, или добавьте имена или адреса электронной почты в Добавить редакторов коробка.

щелчок Выполнено чтобы подтвердить ваши разрешения и заблокировать лист.

Теперь ваш лист будет защищен — только вы или выбранные вами пользователи смогут редактировать лист, двигаясь вперед.

Блокировка определенных ячеек в Google Sheets

Могут быть ситуации, когда вы хотите разрешить пользователям редактировать ваш лист, но вы все равно хотите защитить определенные ячейки. Например, вы можете заблокировать ячейки с помощью сложных формул.

Для этого откройте лист, который вы хотите защитить, и выделите ячейки, которые вы хотите заблокировать. Если вы хотите защитить неподключенные ячейки, вам нужно будет повторить эти шаги для каждого диапазона.

Выделив ячейки, щелкните правой кнопкой мыши любую из выделенных ячеек, затем нажмите Защитить диапазон.

в Защищенные листы и диапазоны панель, вы можете назвать свой диапазон ячеек. Это поможет вам отслеживать, если вы хотите защитить несколько диапазонов, но вы можете оставить имя пустым, если хотите.

Нажмите Установить разрешения применить ограничения к выбранным ячейкам.

Как и в случае с блокировкой листа, вы можете установить права пользователя на следующем этапе. Если у вас есть другие диапазоны ячеек, которые вы хотите защитить, повторите шаги, описанные выше.

Блокировка всего листа, кроме определенных ячеек

Если у вас есть большое количество ячеек, которые вы хотите защитить, оставляя только несколько неограниченных ячеек, вы можете заблокировать весь лист, кроме диапазона ячеек.

Нажмите на Данные> Защищенные листы и диапазоны начать.

Нажмите на Добавить лист или диапазон выбрать диапазон ячеек.

Выберите Лист Вкладка.

нажмите Кроме определенных клеток флажок, чтобы включить его.

Вы можете обнаружить, что это вызывает ячейку, которую вы в данный момент выделили на своем листе.

Если это не одна из ячеек, которую вы хотите оставить незапертой, нажмите на Выберите диапазон данных значок и выберите диапазон, который вы хотите использовать вместо.

Если у вас есть несколько диапазонов, которые вы хотите оставить незащищенными, нажмите Добавить другой диапазон кнопку, затем выберите дополнительные ячейки.

Когда вы закончите выбирать диапазоны, нажмите Хорошо чтобы подтвердить, то Набор разрешений кнопка.

Вы можете установить права пользователя на следующем этапе. Ваш лист будет защищен, за исключением ячеек, которые вы выбрали.

Включение программных предупреждений для редактирования ячеек

Если вы не хотите блокировать ячейки, вы все равно можете дать им уровень защиты, применяя мягкие предупреждения. Таблицы Google будут предупреждать вас, если вы планируете редактировать свои ячейки, но это не ограничит вас, если вы решите продолжить.

Выберите диапазон ячеек, затем нажмите Данные> Защищенные листы и диапазоны начать. Как только вы выбрали Спектр или Лист, Нажмите Установить разрешения,

в Диапазон редактирования прав окно, выберите Показывать предупреждение при редактировании этого диапазона.

Нажмите Выполнено сохранить.

С этим предупреждением всплывающее предупреждение будет появляться всякий раз, когда вы пытаетесь редактировать защищенную ячейку, спрашивая вас, хотите ли вы отредактировать ее.

Вы можете отключить предупреждения на следующие пять минут — нажмите Не показывать это снова в течение 5 минут установите флажок, если вы хотите включить это перед нажатием Хорошо внести изменения в клетку.

Чистые простыни

Блокируя ячейки в Google Sheets, вы можете запретить другим пользователям редактировать определенные части вашей электронной таблицы. Это особенно полезно, если у вас есть ячейки, содержащие формулы, или вы хотите, чтобы люди имели доступ только к определенным разделам электронной таблицы.

Еще один способ придать вашим таблицам привлекательный вид — это скрыть линии сетки в Google Sheets, предоставляя вашим данным вид страницы. Если вы хотите поделиться своими документами с пользователями Excel, не забудьте — при необходимости вы можете экспортировать Документы Google в формат Microsoft Office.

Таблицы, как правило, содержат конфиденциальную информацию. Хотя ваш лист Google можно использовать только для составления расписания, он, скорее всего, будет использоваться для совещаний по бюджету, отчетов о доходах / расходах и рабочего времени сотрудников.

Когда электронная таблица используется для чего-то конфиденциального — чего-то, что содержит личную информацию, финансовую информацию или интеллектуальную собственность — она должна быть защищена и защищена.

Когда дело доходит до большинства документов, лучший способ сделать это — защитить их паролем. Но это немного сложнее с Google Таблицами, которые не поддерживают внутреннюю защиту паролем.

Давайте посмотрим, как защитить паролем лист Google — и что еще вы можете сделать для защиты своих данных.

Зачем вам нужно защищать паролем лист Google?

Google Таблицы — это облачное приложение. Все хранится в сети. Когда вы переходите к редактированию документа, у вас есть разрешение на его просмотр. Если у вас и только у вас есть разрешение на просмотр, это может не иметь большого значения.

Но часто Google Таблицы делятся между собой. Вы можете поделиться ими по ссылке и позволить любому, у кого есть ссылка, просматривать документ.

В этом сила облака, которая делает его сверхдоступным. Проблема в том, что если вы поделитесь ссылкой Google с кем угодно, то любой сможет ее получить. Если кто-то войдет в систему на устройстве, на котором хранится информация о вашем облаке, он уже будет в ваших таблицах Google.

Защита паролем, как минимум, гарантирует, что люди, у которых нет пароля, не смогут войти, даже если они нашли ссылку.

Проблема в том, что Google на самом деле не предоставляет функции защиты паролем или шифрования. Вам нужно пойти немного дальше, чтобы убедиться, что ваши документы защищены.

Как защитить паролем документы Google Таблиц

В чем проблема с Google Таблицами? В платформу не встроена функция защиты паролем.

Вместо этого вы можете не предоставлять общий доступ к документу (что по-прежнему означает, что он доступен из вашего личного облака). Вы можете поделиться документом только со ссылкой (и надеяться, что не тот человек не получит ссылку). Или, что наиболее безопасно, вы можете поделиться документом с определенными людьми — но опять же, это может быть рискованно, потому что любой в их учетной записи также сможет просмотреть документ.

К сожалению, невозможно защитить Google Таблицы внутренним паролем. Это также верно и для других программ Google, таких как Google Docs.

Что вы можете сделать, так это установить плагин. Существуют надстройки, такие как Защита паролем для документов Google. Проблема заключается не только в том, что для защиты паролем требуется много работы, но это также означает, что вам нужно доверять стороннему агенту.

Защита паролем листа Google как листа Excel

Один из самых простых и простых способов защитить паролем лист Google — фактически превратить его в книгу Excel. Excel имеет простой встроенный протокол шифрования, и очень легко экспортировать Google Таблицы в Excel.

Сначала загрузите лист Google в виде документа XLSX.

Затем откройте его в Microsoft Excel. Убедитесь, что все данные успешно обработаны.

Оттуда просто перейдите в Файл -> Информация -> Защитить книгу -> Зашифровать паролем.

Вам нужно будет подтвердить, что пароль — это тот пароль, который вам нужен.

Теперь у вас есть файл, содержащий все данные вашего файла Google Таблиц вместе с паролем, который его защищает.

Если вы никогда не делитесь своим исходным документом Google Таблиц, он должен быть относительно хорошо защищен — по крайней мере, так же хорошо защищен, как и ваша учетная запись. Файл, которым вы делитесь, всегда должен быть файлом Excel, который останется защищенным паролем и управляемым.

Не забывайте свой пароль. Поскольку данные, защищенные паролем, защищены односторонним шифрованием, не будет возможности восстановить или сбросить пароль, если вы больше не сможете его запомнить.

Скрытие отдельной страницы в листе Google

Но обратите внимание, что это не всегда лучший способ, особенно потому, что данные все еще находятся в файле — если кто-то действительно хочет получить их, возможно, они смогут. Кроме того, вам придется отобразить данные, чтобы отредактировать их, и это сделает их видимыми для всех, кто просматривает файл.

Печать таблиц Google Excel

Хотя это может показаться нетехнологичным, но если вы находитесь в одном офисе с кем-то, с кем делитесь отчетами, один из самых быстрых и простых способов защитить данные — это распечатать бумажную копию.

У бумажных копий есть несколько преимуществ. Они не могут быть украдены кем-либо в вашей учетной записи или учетной записи получателя. Как только они уничтожены, они уничтожаются. И они не нуждаются в защите паролем, потому что к ним может получить доступ только один человек одновременно.

Поскольку большинство решений являются техническими, это решение часто можно упустить. Но рассмотрите преимущества распечатки и раздачи копий конфиденциальной информации, а также учета и уничтожения этих копий после того, как это будет сделано.

Другой способ поделиться листом Google

Вы по-прежнему можете защитить лист Google без защиты паролем Google Таблиц — это не так безопасно.

Держите это в секрете. Вы можете оставить его не доступным для всех (значок блокировки). Только вы и только вы можете получить доступ к этому файлу… при условии, что никто другой не войдет в вашу учетную запись в облаке. Это не идеально, потому что кто-то все еще может получить доступ к вашей облачной учетной записи, но это близко к этому.
Делитесь этим только с конкретными людьми. Поделитесь своим документом с определенными людьми, отправив им приглашение через их учетную запись Google. Но убедитесь, что они понимают, что документ предназначен только для их глаз, и при необходимости ограничивают разрешения.
Поделитесь им в ограниченном количестве . Если вы все же поделитесь ссылкой, вы можете поделиться ею в режиме просмотра или комментариев, где, по крайней мере, пользователи смогут только комментировать или читать.

Итак, есть несколько безопасных способов поделиться листом Google. Проблема в том, что нет внутреннего типа шифрования или защиты паролем, поэтому вам придется немного поработать.

Лучше всего защищать паролем Google Таблицы, когда они содержат конфиденциальную или личную информацию. если информация не будет публиковаться в сети, ее следует защитить паролем. В отличие от Microsoft Excel, все в Google Таблицах по умолчанию доступно для просмотра в Интернете. Если вы начнете делиться своим документом, это может иметь непредвиденные последствия.

Поскольку в Google Таблицах нет внутренней защиты паролем, самый простой способ защитить файл паролем — это превратить его в файл Excel. Превратив его в файл Excel перед отправкой, вы можете сохранить безопасность документа, сохранив при этом преимущества некоторых основных функций и преимуществ Google Таблиц при создании файла.

Онлайн-сервис Google бесплатный.
Удобно реализована совместная работа — не надо тысячу раз пересылать друг другу файлы.
Изменения сохраняются автоматически.
Есть история версий — при необходимости можно откатить на тот момент, с которого все пошло не так.
Можно настроить автоматический импорт данных из сторонних источников — сервисов аналитики, рекламных кабинетов, кол-трекинга и т. д.

Начало работы с Google Sheets

На главной Google Sheets отображаются все таблицы, которые вы когда-либо открывали. По умолчанию они отсортированы по дате просмотра. Чтобы открыть существующую таблицу, кликните по ней один раз. Новый файл можно создать, кликнув плюс в правом нижнем углу.

Google Sheets поддерживает таблицы Excel. Открыть такой файл в сервисе можно двумя способами:

Сложные таблицы со множеством формул, графиков и диаграмм при переносе в другой формат могут открываться некорректно. Загрузив файл в Google Sheets или скачав в Excel, проверьте, чтобы все отображалось и работало правильно.

Панель инструментов Google Sheets

В сервисе Google этот элементы выглядит проще, чем в Excel. Однако, если вы привыкли работать с программой MS Office, понадобиться время, чтобы привыкнуть.

Кратко пройдемся по инструментам на панели. О некоторых из них мы поговорим подробнее позже, в соответствующих разделах.

Отменить и повторить последнее действие, распечатать документ, скопировать форматирование. Последний инструмент удобно использовать, когда нужно применить одинаковое форматирование к нескольким ячейкам. Выберите ячейку, кликните по инструменту на панели, а затем — по ячейке, которую надо отформатировать.
Изменить масштаб. Делает таблицу крупнее или мельче, диапазон — от 50 до 200 %.
Изменить формат данных в ячейках — выбрать денежный или процентный, увеличить и уменьшить количество знаков после запятой в числовом, выбрать другие форматы в выпадающем меню.
Шрифт.
Размер шрифта.
Форматирование текста — начертание, цвет текста и фона.
Форматирование ячеек — заливка цветом, границы, объединение.
Выравнивание текста — по-горизонтали, по-вертикали, настройки переноса и поворота.
Прочие инструменты:

добавить ссылку;
добавить комментарий;
вставить диаграмму;
создать фильтр;
использовать функции.

Отображение листа и направления ввода.
Способ ввода — здесь можно включить экранную клавиатуру и поле для рукописного ввода.
Скрыть меню — по клику на стрелку справа главное меню вместе с заголовком таблицы, настройками доступа и иконкой аккаунта убирается. Остается только панель инструментов.

Операции с ячейками, строками и столбцами

Как закрепить строки

Как перемещать элементы таблицы

В режиме истории редактировать таблицу нельзя, зато справа можно выбрать, просмотреть и, при желании, восстановить любую из предыдущих версий.

По клику программа создаст копию таблицы в том виде, в котором вам нужно.

Совместный доступ

Лайфхак: если в таблицах вы ссылаетесь на чужие сайты и не хотите, чтобы содержимое файла увидели посторонние, не открывайте доступ по ссылке. Владельцы сайтов, на которые вы ссылаетесь, могут получить ссылку на файл из отчетов по источникам переходов, и открыть его.

Как удалить и восстановить таблицу

Как редактировать Google Sheets

Чтобы внести данные в таблицу, просто установите курсор на ячейку и начинайте вводить с клавиатуры. Перемещаться по листу можно с помощью мыши, стрелок и горячих клавиш — о них подробнее в конце статьи. Чтобы отредактировать данные в ячейке, кликните по ней два раза, нажмите Enter или поставьте курсор в нужное место в строке формул.

Как защитить данные от редактирования

Вы можете запретить коллегам редактировать данные во всей таблице, на отдельных листах, диапазонах и даже ячейках. Запрет редактирования всей таблицы настраивается через уровни доступа, а для ячеек и диапазонов есть отдельный инструмент.

Комментарии и примечания

Форматы данных

Данные — текст и цифры, которые вы вносите в таблицу, могут отображаться в разных форматах. Вариантов представления данных несколько десятков, но все их можно свести к 7 основным:

текст;
число;
процент;
финансы;
валюта;
дата;
время.

Условное форматирование данных

Укажите диапазон.
Задайте условия форматирования.
Настройте формат — цвет и начертание текста, заливку ячейки.

Всего в Google Sheets 18 условий форматирования для текстовых данных, чисел и дат. Так, можно выделить ячейки, которые содержат любые данные, определенные слова, числа меньше заданного значения и т. д.

Вы ведете контекстную рекламы и выгружаете в таблицы показатели для анализа эффективности. Чтобы вычислить малоэффективные объявления, нужно отыскать строки с CTR менее 1 %. Создайте правило для соответствующего столбца, по которому ячейки со значением меньше единицы будут подсвечиваться цветом.

Градиент пригодится, когда нужно, например, визуализировать отклонение данных в большую и меньшую сторону от оптимального значения.

Фильтры и сортировка

Сортировка. Вверху выпадающего списка находятся кнопки для быстрой сортировки листа в прямом или обратном алфавитном порядке по столбцу с выделенной ячейкой. Числовые значения отсортируются от меньшего к большему и наоборот соответственно.

Фильтры скрывают из таблицы данные, которые сейчас не нужны. Это удобно, когда работаешь с большими массивами — посмотреть публикации по отдельной площадке или типу контента в объемном контент-плане, проанализировать данные по достижению одной цели в аналитическом отчете.

Лайфхак: Если нужно показать другому пользователю данные в том виде, в котором вы их отфильтровали с помощью режима фильтрации, просто включите его и отправьте скопированную ссылку.

Проверка данных

В правом верхнем углу ячеек с неверными данными появятся красные метки, при наведении на которые появляется окно с пояснениями.

Помимо соответствия данных формату даты можно задать десятки разных правил для числовых, текстовых и других данных. Например, вы можете убедиться, что числа в диапазоне меньше, больше либо равны определенному значению. Как и в случае с условным форматированием, функция проверки данных помимо предусмотренных системой правил поддерживает ввод своих формул.

Сводные таблицы

Сводные таблицы — это популярный инструмент анализа данных. Пригодится, когда нужно структурировать и представить в наглядном виде большие массивы информации, чтобы было удобнее делать выводы.

Приведу пример. Вы ведете сквозную аналитику для салона красоты — скрупулезно фиксируете все данные по заказам вплоть до источника рекламы, с которого пришел лид. За год получается длинная таблица на тысячи строк. Задача: выяснить, какой канал принес больше всего прибыли за прошлый год, чтобы грамотно перераспределить рекламный бюджет. С помощью сводных таблиц мы получим простой и наглядный отчет буквально в пару кликов.

Мы делаем ставку на омниканальность – занимаемся комплексным продвижением бизнеса в интернете. Подробнее

Для визуализации данных существуют более функциональные и удобные инструменты — Google Data Studio, Power BI и другие. Однако иногда бывает полезно добавить диаграмму или график прямо в таблицу, чтобы наглядно представить данные.

Посмотрим, что еще мы можем сделать с диаграммой:

перекрасить столбцы, линии, сегменты в один или разные цвета;
поменять шрифт, цвет, начертание отдельных элементов или всего текста;
изменить фон диаграммы;
отредактировать название диаграммы и осей и т. д.

Настроек много, но все они интуитивно понятны.

Созданные в Google Sheets диаграммы можно сохранить как изображение и опубликовать на сайте, встроив в страницу код. Для этого откройте выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы и выберите соответствующие пункты.

Работа с функциями

Все функции вводятся по одному принципу:

Рассмотрим на примере простой функции, которую часто используют SEO-шники и специалисты по контекстной рекламе — ДЛСТР — вычисляет длину строки.

Подробно описывать каждую функцию не будем — их около 400. Скажем лишь, что в с помощью формул здесь можно сделать все тоже самое, что и в Excel. Конечно, там есть формулы, которых нет в сервисе Google, и наоборот, но таких не много. Например, функции GOOGLETRANSLATE, которая переводит текст с одного языка на другой, в Excel нет.

О полезных для интернет-маркетологов функций электронных таблиц MS Office мы уже писали, все они отлично работают в сервисе Google. Принцип работы этих функций тот же, но может отличаться синтаксис. Список всех формул Google Sheets с описанием и синтаксисом есть в справочнике.

Интеграция с другими инструментами Google

Неоспоримое преимущество Google Таблиц для интернет-маркетологов в том, что они могут взаимодействовать и обмениваться данными с другими сервисами Google. Посмотрим на примере двух продуктов — Google Формы и Google Analytics.

Взаимодействие с Google Forms

По клику создается новая таблица с таким же названием, как и у формы.

Интеграция с Google Analytics

С полученными данными можно работать — сортировать, фильтровать, обрабатывать с помощью формул и отображать в сводных таблицах.

Полезные дополнения Google Sheets

Всего сервис поддерживает более сотни горячих клавиш. Вот несколько самых полезных для Windows:

Ctrl + пробел — выделить столбец;
Shift + пробел — выделить строку;
Ctrl + Enter / D / R — заполнить диапазон / вниз / вправо;
Ctrl + K — вставить ссылку;
Home — перейти в начало строки;
Ctrl + Home — перейти в начало листа;
Ctrl + Backspace — перейти к активной ячейке.

Вот мы и рассмотрели ключевые возможности Google Sheets.

Активно пользуетесь Таблицами и знаете хитрости и лайфхаки, которые ускоряют и упрощают работу? Будет здорово, если вы поделитесь ими в комментариях и поможете другим работать эффективнее ;-)

Алёна Игнатьева, редактор-фрилансер, специально для блога Нетологии написала колонку о продвинутых функциях Google Таблиц, о которых мало кто знает.

Google Таблицы с каждым годом набирают всё большую популярность. В отличие от Microsoft Excel они бесплатны, работают из браузера, позволяют нескольким пользователям работать над одним документом одновременно и просмотреть все изменения, сделанные в файле в хронологическом порядке.

Также у Google Таблиц есть множество интересных функций, которые значительно упрощают работу. В этой статье я расскажу о 13 самых интересных.

Сочетания клавиш

Добавление картинки

Существуют четыре варианта данной формулы:

IMAGE(“URL изображения”;1) — изменяет размер изображения таким образом, чтобы оно целиком помещалось в ячейке. Сохраняет соотношение сторон изображения.
IMAGE(“URL изображения”;2) — растягивает или сжимает изображение так, чтобы оно целиком помещалось в ячейке. Не сохраняет соотношение сторон изображения.
IMAGE(“URL изображения”;3) — размещает изображение в оригинальном размере. Может приводить к кадрированию изображения.
IMAGE(“URL изображения”;4) — позволяет указать размеры изображения вручную. Для этого нужно добавить к формуле высоту и ширину изображения в пикселях, например, =IMAGE(“URL изображения”;4;70;40).

Оповещения о комментариях в Google Spreadsheets

Эта функция полезна, когда над одним документом работают несколько человек. Если хотите, чтобы коллега увидел новый комментарий, добавьте + и выберите его адрес.

Фильтр

Защита данных от изменения

Читайте также: