Как сделать расписание мероприятий
Добавил пользователь Евгений Кузнецов Обновлено: 04.10.2024
Легко сверяйтесь с расписанием коллег, чтобы выбрать для совещания удобное всем время. Вы также можете предоставить доступ к своему календарю, чтобы другие пользователи могли узнать, когда вы свободны, или даже посмотреть информацию об уже запланированных вами встречах.
Доступ с ноутбука, планшета или телефона
Смотрите и обновляйте свое расписание в приложениях Google для мобильных устройств или включите синхронизацию со встроенным календарем в телефоне.
Публикация календарей на сайте
Опубликуйте календарь на сайте, чтобы клиенты вовремя узнавали о важных событиях и видели, когда вы свободны. Google Календарь полностью интегрирован с Сайтами.
Простой переход с других сервисов
Данные календаря легко перенести из Exchange, Outlook и iCal либо из файла ICS или CSV.
Информация о доступности ресурсов
Вы можете получать информацию о свободных конференц-залах, их вместимости и доступном оборудовании непосредственно в Календаре и сразу резервировать нужные из них. Добавлять к мероприятию ресурсы очень просто.
Сотрудники уже были знакомы с инструментами Google, поэтому нам не пришлось учить их планировать мероприятия в Календаре или предоставлять коллегам доступ к документу. Они сразу приступили к работе.
Майк Салгуэро
Custom Made
Можно ли создать групповой календарь?
Да. Вы можете создать календарь, доступный всем сотрудникам организации или определенной группе пользователей, например чтобы планировать регулярные совещания или поездки на природу с коллегами.
Можно ли перенести и синхронизировать все имеющиеся календари?
Да. Мы разработали инструменты для переноса многих типов календарей, в том числе Microsoft® и IBM®. Дополнительная информация приведена в статье Как перенести данные организации в Google Workspace . Вы также можете настроить совместную работу Microsoft Exchange и Google Календаря с помощью Инструмента взаимодействия с Календарем. Информация о синхронизации Google Календаря и IBM Notes приведена в разделе Возможности, доступные при переходе с IBM Notes.
Есть ли в Google Календаре напоминания о мероприятиях?
Да. По умолчанию всплывающее напоминание появляется в Календаре за 10 минут до начала мероприятия, но эти настройки можно изменять.
С ростом количества задач и встреч у каждого человека появляется необходимость где-то фиксировать информацию, чтобы всё успевать и ничего не забывать.
В Yagla уже есть статья про тайм-менеджмент где мы затрагиваем тему грамотного планирования времени, рассказываем про самые популярные техники и делимся шаблоном планировщика в Notion. Сегодня мы затронем конкретный инструмент, который на самом деле способен дать фору любом таск-трекеру — Google календарь.
Что такое Google календарь
Гугл календарь — это бесплатный сервис, который можно использовать для организации своего расписания, координации встреч с другими людьми, а также фиксирования и напоминания о каких-то особо важных задачах и событиях. Он обладает множеством полезных функций, включая возможность открывать доступ к собственному календарю другим людям. Получить доступ к календарю можно с любого компьютера или мобильного устройства, если есть аккаунт в Гугл. На телефон нужно будет скачать приложение, а вот на компьютере календарь будет сразу встроен в Google Chrome.
Сервис можно использовать в личных делах или вести взаимодействие с целой командой. Например, если кто-то является руководителем отдела — он может открыть доступ и скидывать свой календарь команде, чтобы они видели, когда у него есть свободное время. Это помогает упростить коммуникацию с командой, так как они смогут бронировать время на созвон или просто приходить за советом в мессенеджер.
Использовать сервис для личных нужд еще проще. Его можно вести как обычный блокнот и просто накидывать разные дела на определенные даты и время. Например, не забыть погулять с собакой, сходить в магазин за молоком, поставить напоминание о дне рождения друга и что угодно еще.
Как попасть в Google календарь
Сервис интегрирован в браузер. Достаточно зарегистрировать аккаунт, скачать браузер и кликнуть на своем мониторе девять точек, которые находятся в верхнем правом углу. Нажав на эту кнопку можно увидеть инструменты, которые есть у Google, в том числе и календарь:
Настройка Google календаря
В меню настроек доступен импорт и экспорт — можно сохранить на ПК собственный календарь или же добавить чей-то календарь к себе. Например, импортировать календарный план проекта из Trello, чтобы видеть дедлайны и определенные вехи.
Как работать с Google календарем
При попадании в сервис, нас встречает достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс. По своей сути это обычный расчерченный календарь, где человек практически сразу может написать свою первую карточку.
Для того, чтобы создать карточку есть два пути:
После этого откроется окно с возможностью выбора типа карточки, даты, времени и полем для описания самой задачи.
Мероприятие
Самым очевидным и часто используемым инструментом является создание карточки мероприятий. Все потому что именно у нее самый обширный функционал.
Добавить, отредактировать или удалить карточки можно в любой момент, используя компьютер или мобильное устройство. Единственное — сервис предварительно нужно синхронизировать с мобильным устройством.
Теперь к вопросу о том, как работать с сервисом в режиме планирования мероприятий. В этом плане все также, как и при создании обычной задачи:
Также следует внести необходимую информацию о запланированном событии, а именно:
После завершения всех настроек карточка автоматически появится в календаре гостя, если он им пользуется, а также продублируется на почту.
Напоминание
Для начала проверьте включена ли вообще эта функция. Для этого посмотрите в календарь и проверьте наличие галочек в разделе с календарями:
Если галочка не активна — никакие уведомления о предстоящих событиях приходить не будут.
Мои календари
Вот так выглядит стандартный интерфейс календаря. Здесь указан аккаунт пользователя, задачи и напоминания, о которых мы уже говорили ранее:
Самое распространенное деление — рабочие и личные встречи. Чтобы максимально удобно распределить свои ежедневные дела, в календаре можно создать отдельную вкладку для каждого подраздела жизни.
После того как удалось создать интересующие вкладки, этой функцией можно будет пользоваться только с помощью мероприятия. Распределить задачи и напоминания по разным календарям нельзя.
Дополнительные возможности и фишки
Откройте или закройте доступ к своему календарю для других
Таким образом можно точечно открыть доступ на конкретные части календаря, ну или открыть все и сразу.
Это полезно если кто-то управляет отделом и хочет, чтобы сотрудники не доставали его в любое время, а знали, когда и во сколько у него будет свободное окно. При определенном доступе, сотрудники смогут самостоятельно вписать в персональный календарь руководителя встречу, тем самым никого не отвлекая.
Добавляйте интересные календари
В интересных календарях можно посмотреть расписание праздников разных народов, события из мира спорта или фазы Луны. В стандартном календаре будут доступны праздники, которые проходят в регионе, в котором он живет.
Используйте горячие клавиши
Работа с помощью горячих клавиш удобна в любом месте, в том числе и Гугл календаре. Мы не будет показывать весь список, так как с ним можно ознакомиться на официальном сайт Google support.
Расскажем о тех клавишах, которые показались самыми удобными:
- Обновление календаря — R
- Удаление задачи — Delete или BackSpace
- Отмена — Z
- Переход в настройки — S
- Переход к конкретной дате — G
Используйте вложения
Если кто-то проводит рабочие встречи, то чаще всего у него есть дополнительные материалы, которыми он собирается поделиться. Чтобы не высылать каждому человеку какие-то документы или изображения, их можно просто прикрепить в саму карточку.
После этого нажать на значок скрепки и прикрепить необходимые документы, изображения, файлы или видеоматериалы.
Укажите рабочие часы
У всех нас абсолютно разное расписание. Особенно, это заметно, когда люди работают удаленно из разных часовых поясов. Если же человек не раз сталкивался с тем, что ему писали или звонили рано утром или поздно ночью, то эта функция как раз для него.
Дополнения Гугл календаря
После клика по кнопке откроется доступ к различным дополнениям. В списке, который выйдет после нажатия находится достаточно много приложений, которые можно интегрировать в календарь:
Три полоски в левом верхнем углу это разбивка всех сервисов по категориям — они помогут вам сориентироваться в приложениях исходя из задач. Также в верхней части окна есть поиск, который поможет быстро проверить совместимость календаря с каким-то конкретным приложением.
Гугл календарь — это сервис, который представляет из себя обширный и удобный инструмент планирования своего личного времени. Так как гугл синхронизирует свои сервисы, все уведомления поступают на почту, а встроенная видеоконференция помогает не тратить время на интеграцию сторонних приложений и назначать созвон в одной карточке. А возможность открывать доступ к календарю дает возможность превратить сервис в корпоративный инструмент. Также, в новых версиях постоянно появляются дополнительные функции, которые упрощают и улучшают работу с приложением.
Практически все люди много времени проводят в браузере, поэтому приятно иметь инструмент, который всегда находится под рукой. Быстрый доступ к сервису и простота интерфейса помогут заглядывать в календарь чаще и выработать привычку фиксировать свои дела на постоянной основе. По сути, любой инструмент может стать прекрасным решением в заинтересованных руках. Таск-трекеров также много, как и техник планирования и каждый в определенный момент выбирает то, что больше всего ему подходит. Поэтому, остается только самому все пощупать и решить, подходит ли вам календарь для ежедневного использования или нет.
За 17 лет работы в индустрии развлечений мы стали носителями колоссального практического опыта по продвижению мероприятий и привлечению Гостей в развлекательные центры. Самое важное, что мы осознали, и чем спешим поделиться это то, что раннее планирование значительно упрощает жизнь!
Как приверженец целеполагания, активно пользующийся ежедневниками, я решил создать удобный планировщик событий — Календарь мероприятий. Календарь основан на опыте организации событий в развлекательных центрах. Но по большому счету, этот инструмент окажется полезным для любого бизнеса, успешность которого зависит от посещаемости.
Если правильно организовать, то правильно и пройдет
Суть в том, что в Календаре прописаны семь шагов (встреч) по организации любого мероприятия. Это упрощает подготовку и приближает к конечной цели. График показывает, в какой день и что необходимо сделать для соблюдения сроков:
- точные даты начала рекламных кампаний,
- старт продажи билетов,
- даты встреч по сценарию или бюджету,
- время составления отчета по итогам мероприятия и.т.д.
Календарь основан на фишках и инструментах планирования, которые мы активно используем в своей операционной деятельности:
- Матрица Эйзенхауэра. Помогает правильно расставить приоритеты, чтобы делать только важные несрочные дела без спешки и заблаговременно.
- Цикл PDCA. Мы за то, чтобы планировать результаты, работать над ними, анализировать итоги и в следующий раз делать лучше.
- Постановка целей по SMART. Ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, амбициозными, достижимыми и определены по срокам.
Недостаточно иметь план, надо действовать
Грамотное планирование требует времени: чтобы перенести весь наш 17-летний опыт в Календарь, несколько человек плотно работали четыре месяца. При этом надо понимать, что это не волшебная таблетка, и в любом случае придётся приложить усилия. Но часть работы мы взяли на себя.
Календарь мероприятий: 9 плюсов раннего планирования
Если следовать графику организации мероприятий и советам, которые мы приводим в Календаре, можно получить массу преимуществ:
Сколько на самом деле стоит Календарь мероприятий?
Почему я вообще решил об этом написать? Потому что подобного продукта я прежде никогда и нигде не видел. Мы разработали Календарь с нуля, основываясь исключительно на нашем практическом опыте. Отдав много времени и сил этому проекту, я хочу донести, что мы создали реально крутой рабочий инструмент!
Это кейс, который с моей точки зрения, стоит значительно дороже, чем мы его продаём. Для наших предприятий, допустим для развлекательного центра FUN24, мы заплатили бы и 100 и 200 тыс. рублей в год за то, чтобы кто-то сделал работу по детальной проработке графика мероприятий. А мы продаём Календарь за 14 800 рублей.
Когда я начал проводить тренинги, это было не ради денег. Изначально мы обучали своих сотрудников, объясняя, что и как правильно делать. В дальнейшем это переросло в желание поделиться знаниями со всем профессиональным сообществом.
Внутри меня живёт философия, что отдавая — ты получаешь. И Календарь — это одно из сильных знаний, которое у меня есть. Именно поэтому я хочу им поделиться.
Все мы рано или поздно приходим к тому, что имеет смысл заняться тайм-менеджментом. И нет ничего лучше, чем использовать для этого специальные приложения. Вполне вероятно, что ваш выбор в этом случае падет на Google Календарь.
Представительница команды HubSpot Джинни Минео активно пользуется Google Календарем и собрала несколько полезных функций, которые могут пригодиться как индивидуальным, так и корпоративным юзерам. Изучайте и берите на заметку.
Создавайте отдельные календари для разных целей
Когда вы только начинаете пользоваться Календарем, у вас есть всего один календарь – он обозначен вашим именем на левой боковой панели инструмента.
Если вы хотите использовать свой календарь для нескольких целей, например, для планирования рабочего времени или создания повторяющихся напоминаний, то у вас для этого есть только одна вкладка. Однако это может быть не очень удобно, так как все эти задачи будут отображаться в одном окне. Это может привести к тому, что важные неповторяющиеся задачи потеряются в потоке рутинных действий.
Важно: вы можете менять цвета календарей, чтобы было легче отслеживать, что необходимо сделать в тот или иной день.
Пробовали когда-нибудь организовать встречу с несколькими сильно занятыми людьми одновременно? Тогда вы наверняка знаете, как это непросто, учитывая все пересечения в расписании группы. Но Google Календарь может помочь.
Важно: у потенциальных участников встречи должен быть аккаунт в Google и заполненное расписание в Календаре соответственно. Кроме того, Календари гостей должны быть в открытом доступе для организатора встречи.
Добавьте Google Hangout
Приложите все необходимые материалы
Рабочие встречи зачастую предполагают разбор какой-либо проблемы или обсуждение плана. И тут не обойтись без дополнительных материалов, которые потребуются всем участникам.
Чтобы не высылать все необходимое отдельным письмом, добавьте материалы непосредственно в мероприятие. Это поможет избежать задержек и путаницы во время встречи.
Чтобы сделать это, необходимо нажать на значок скрепки при создании мероприятия.
После нажатия на значок откроется специальное меню. К встрече можно добавлять как сторонние материалы, так и те, что хранятся на Google Диске организатора.
Укажите рабочие часы
У всех нас разное рабочее расписание. Кто-то сидит в офисе с 9 до 6 вечера, а у кого-то плавающий график. Иногда происходит так, что эти два мира сталкиваются. Если вы работник с нестандартным расписанием, которое не может запомнить никто из ваших коллег, то этот пункт для вас.
Важно: данная функция доступна только тем, кто пользуется учебным или бизнес-аккаунтом.
Укажите место встречи
Вопросы логистики для многих оказываются довольно сложными. Предположим, вы назначили встречу в кафе Starbucks. Однако в вашем городе может быть несколько таких точек, и участники мероприятия вполне могут перепутать локацию.
В Google Календаре можно указать конкретное место встречи, с адресом. А все участники легко могут найти его с помощью Google Карт.
Добавить место можно в меню встречи:
Укажите интервалы встреч
Данная функция доступна только для корпоративных и учебных аккаунтов Google и позволяет указывать интервалы, когда вы можете встретиться с коллегами.
Добавляйте интересные календари
Делитесь календарем с другими пользователями
Google Календарь позволяет контролировать, кто может видеть ваше расписание, а также дает возможность выбрать, могут ли сторонние пользователи вносить в него правки.
Чтобы открыть другим пользователям доступ к своему календарю, необходимо кликнуть по кнопке настроек в левом боковом меню:
В открывшемся меню можно будет выбрать один из следующих вариантов:
- Сделать календарь публичным.
- Предоставить доступ отдельным пользователям.
- Настроить уведомления о мероприятии.
После того, как вы выберете нужные варианты, можно будет вернуться к календарю – все настройки сохранятся автоматически.
Используйте быстрые клавиши
Заключение
Google Календарь – отличный выбор как для новичка, так и для опытного пользователя различных планировщиков задач. Однако если вам по какой-то причине захочется разнообразия, всегда можно выбрать новый сервис. Например, один из тех, что были рассмотрены в этой статье.
Читайте также: