Как сделать повторяющуюся задачу в notion

Обновлено: 01.07.2024

В этой статье я рассказал, что такое Notion, почему с ним стоит ознакомиться любому человеку, ведущему заметки и работающему в команде. А также привел конкретные примеры, как Notion можно использовать в обычной жизни, работе, самообразовании и чтобы каждый смог взять для себя то, что понравится ему.

Если вы захотите более подробно разобраться как на практике реализовать то, что здесь прочитаете – посмотрите запись моего бесплатного онлайн-марафона “Как спланировать год, чтобы он удался”, на котором я подробно рассказал и показал как настроить эти сервисы под свою жизнь.

Notion – все самое важное в одном месте.

Notion helps to make a clear place for focus on a things, that actually matter to you (from Notion official tutorial video)

Notion – помогает создать ясное пространство для фокусировки на вещах, которые действительно для вас важны (из официального видео о работе с Notion)

Я начал переводить всю свою активность и процессы из Evernote на Notoin прямо в начале года (8 января 2020). И параллельно смотрел все что было о Notion в интернете из обучающих видео на русском и на английском (и суммарно за год на изучение того как прокачать свой Notion я потратил около 23 часов времени + сотни если не тысячи часов работы в самом Notion)

Чем Notion лучше Evernote:

1.В Notion есть базы данных (они же очень продвинутые таблицы)

Помимо обычных заметок, в Notion есть базы данных в которых можно структурировать строки по меткам и фильтрам, а каждая строка – это еще и отдельная страница.

Мне это очень помогает для учета результатов и планирования деятельности как в личной жизни, так и в бизнесе.


Пример базы данных с сервисами которые я использую в ежедневной работе

2.В Notion есть содержание, автоматически формируемое из заголовков.

Cодержание любого документа из заголовков внутри него делается в 2 клика – это удобно использовать когда на лету составляешь конспект видео которое смотришь в онлайне, или например протоколов онлайн-встреч


Пример конспекта в Notion по базовым возможностям Kaiten

3.В Notion можно вставлять красивые Emoji (иконки) для оформления заголовков страниц.

Когда оформляешь страницы в Notion красивыми иконками и картинками, навигация по документам становится интуитивно простой и понятной. А это критически важный фактор для удобства работы с хранилищем заметок, когда количество заметок переваливает за сотни.


Пример оформления навигации по базе Notion с помощью иконок

4. В Notion можно встраивать видео в страницы

Это именно то, что нужно для баз знаний и корпоративных порталов с различными инструкциями.

Можно также делать страницы открытыми и публиковать их в интернете для всех желающих – т.е. Notion можно использовать как конструктор для веб-сайтов!


Пример инструкции с картинками, видео, автоматическим содержанием

5.Быстрые клавиши добавления новых блоков

В Notion существует множество блоков которые можно добавить на страницу (картинки, видео, файлы, таблицы и т.д.), а клавиша / позволяют добавлять эти блоки в два касания.


Добавление нового блока настраницу в 2 клика

6.Возможность бэкапов информации в Notion

В Notion можно делать бэкапы информации из меню настройки (Settings – Export all workspace content)


Как я использую сейчас Notion

Личный дневник со всеми достижениями, вопросами, идеями и т.д.

(он сделан в виде базы знаний и наполняется каждый день)


Фрагмент моего цифрового ежедневника с достижениями, мыслями идеями

Еженедельник со всеми делами по дням недели

Notion очень удобен для личного планирования дел и задач – с помощью баз данных с видом в виде доски канбан и фильтров удобно структурирую план на неделю)

А когда под каждое дело выделяешь отдельную карточку, то там удобно прикреплять разнообразные заметки / фото / видео которые касаются этого дела.


Пример вида с планом на день моего еженедельника в Notion

Конспекты любой информации (лекций, онлайн-совещаний, книг и т.д.)

По ходу конспектирования размечаю текст заголовками, вставляю на ходу скриншоты и получается очень подробный документ с которым работать одно удовольствие


Пример конспекта вебинара со вставленными скриншотами

Календарь контента

Использую таймлайны и календари для планирования и выпуска контента

Пример отображения карточек в виде календаря – удобно для планирования событий или организации контент-календаря например Пример календаря с повторяющимися встречами

Базы знаний для бизнес- проектов

Используем всей компанией сейчас Notion как корпоративную базу знаний, работу с клиентами, управление проектами.


Пример оглавления в базе знаний бизнес-проекта организованной с помощью Notion

Что неудобно в Notion

Офлайн работа:
В Notion пока нельзя работать офлайн (поэтому приходится загружать страницу с документом и потом с ней работать, а изменения загружаются уже когда появится интернет. Но если вы вдруг заходите открыть новую страницу, то увы она не откроется без интернета)

Копирование текста внутри заметок с телефона
Т.к. в Notion каждая строчка – это блок, то при выделении текст с телефона, выделяется отдельный блок, а не весь текст, и выделить и скопировать несколько строчек из текста невозможно (

Аудио заметки, и рукописный ввод
В Notion нельзя на ходу сделать аудио-заметку или нарисовать что-то от руки ,поэтому от Evernote я пока совсем не отказался))

Нет Api (но скоро обещает появиться)
Сложный внешний вид для работы в команде

Фильтры сложны визуально
в базах данных настраиваются для большинства непосвященных людей очень неочевидно.

Формулы неочевидные
В Notion очень своеобразные формулы, и порой не хватает привычных формул как в Google-таблицах

Выводы о Notion:

Notion очень классный инструмент для структурировать любых сфер жизни, а также для совместной работы. Но!

а) в нем пока нет офлайн работы и я по-прежнему использую Evernote когда веду конспект в дороге

б) личные данные (такие как пароли например) я бы в нем хранить не рекомендовал

в) делайте периодически бэкапы информации, которую вы сохраняете, если она вам дорога.

г) используйте Notion как очень удобный навигатор по контенту, но устраивать из него хранилище – тоже не очень хорошая идея, т.к. по отзывам коллег из русскоязычного сообщества Notion в Telegram, Notion начинает тормозить когда там становится тысячи заметок. Поэтому заливать в Notion все понравившиеся веб-страницы сомнительная идея – лучше делать на них ссылки 😉

д) в Notion нет специализированных функций, присущих программам для управления проектами, например Спринтов, Тайм-трекинга, Ограничения задач в работе и т.д. – поэтому для управления проектами в команде мы используем Kaiten, но об этом будет еще отдельная статья 😉

В завершение хочу пожелать вам удачи в покорении информационного хаоса!

В следующей статьей рассмотрим замечательный сервис для визуализации любых процессов и информации с помощью онлайн-досок – Miro…

Если вам понравилась эта статья – поделитесь ей пожалуйста со своими друзьями!

Календари позволяют наглядно представить, как элементы базы данных связаны с определенными датами. Используйте его, когда вам нужен вид с высоты птичьего полета для важных дат запуска, многодневных событий или даже проектов, охватывающих несколько месяцев 🗓️.

Создайте календарь

Календари показывают, когда запланировано выполнение элементов вашей базы данных. Чтобы использовать календарь, ваша база данных должна содержать свойство Date . Существует несколько способов добавить календарь в Notion:

Полностраничный календарь

  • Создайте новую страницу в рабочей области.
  • Нажмите на Calendar (Календарь) в сером меню.
  • Если вы хотите создать полностраничный календарь внутри другой страницы:
    • В новой строке введите /calendar full и нажмите enter .
    • Теперь, когда вы вернетесь на исходную страницу, вы увидите этот календарь, вложенный внутрь.

    Встроенный календарь

    Вы можете добавить встроенный календарь на страницу, чтобы он мог жить рядом с различными типами контента, такими как текст, другие страницы и т.д.

    • В новой строке введите /calendar , затем нажмите enter .

    Примечание: Разверните встроенные базы данных на всю страницу, нажав ⤢ в правом верхнем углу. Наведите курсор на верхнюю часть базы данных, чтобы увидеть меню параметров. Нажмите ••• , чтобы увидеть опции Properties (Свойства), Filter (Фильтр) и Sort (Сортировка).

    Добавление представления календаря в базу данных

    Вы можете добавить календарь к существующей базе данных, чтобы просматривать ее данные в этом формате. Подробнее о представлениях здесь →

    Карточки: страницы в представлении календаря

    Открыть карточку как страницу

    Элементы базы данных появляются в календаре в виде карточек, охватывающих один или несколько дней. Нажмите на них, чтобы переименовать, настроить свойства и добавить содержимое страницы.

    • Просто нажмите на любую карточку, чтобы открыть ее как страницу.
    • Он откроется в режиме предварительного просмотра. Нажмите ⤢ Open as page (Открыть как страницу) в левом верхнем углу, чтобы сделать ее полностраничной.
    • Вы увидите все свои свойства, упорядоченные в верхней части.
      • Нажмите на имя свойства, чтобы отредактировать его или его тип.
      • Щелкните в поле свойства, чтобы изменить его содержимое.
      • Упорядочивайте свойства, наведя курсор и используя ⋮⋮ для перетаскивания вверх или вниз.

      Настроить страницу

      Когда вы открываете любую страницу, у вас есть возможность изменить ее внешний вид несколькими способами, которые выходят за рамки типографики и размера текста.

      • Нажмите ••• в правом верхнем углу любой открытой страницы проекта, затем Customize page (Настроить страницу).
      • Вы увидите меню для редактирования внешнего вида Backlinks (обратных ссылок) и Comments (комментариев), а также Properties (свойств).
        • Для обратных ссылок выберите, показывать ли их развернутыми в теле страницы или во всплывающем окне.
        • Для комментариев выберите, показывать их развернутыми или скрытыми в теле страницы.
        • Для свойств можно изменить их расположение с помощью значка ⋮⋮ , а также выбрать, показывать их всегда, скрывать всегда или показывать только при использовании.

        Примечание: Обратные ссылки показывают, с какими другими страницами связана эта страница в вашем рабочем пространстве. Подробнее об обратных ссылках здесь →

        Добавить карточки

        Существует несколько способов добавить новую карточку в календарь.

        • Нажмите на значок + , который появляется при наведении курсора на любой день. Это создаст новое событие в этот день.
        • Нажмите синюю кнопку New (Новая) в правом верхнем углу. Это создаст новую карточку в день или дни, которые вы укажете в свойстве даты, используемом вашим календарем.
        • После добавления карточки к дате ее можно растянуть, чтобы она охватывала более одного дня. Наведите курсор на правый или левый край карточки и перетащите ее, чтобы растянуть в нужном направлении.

        Примечание: Вы можете включить в базу данных несколько свойств даты — например, одно свойство даты выполнения и одно свойство даты начала.
        Когда у вас есть несколько свойств даты, вы увидите возможность переключаться между ними в верхней части.

        • Допустим, вы не заполняете свойство даты, отображаемое вашим календарем. В верхней части появится новое меню под названием No [date property] (Нет [свойство даты]).
          • В приведенном выше примере он называется No Launch Date или No Due Date.
          • Нажав на эту кнопку, вы сможете увидеть и просмотреть страницы в вашей базе данных, которым не была присвоена дата в выбранном свойстве.

          Операции с карточками

          Щелкните правой кнопкой мыши на любой карточке, чтобы вызвать следующее меню опций:

          • Delete (Удалить): Удаляет карточку.
          • Duplicate (Дубликат): Создает точную копию карточки, находящейся под ней.
          • Copy link (Копировать ссылку): Копирует якорную ссылку на конкретную карточку в буфер обмена.
          • Rename (Переименовать): позволяет переименовать карточку, не открывая ее.
          • Move to (Переместить в): Позволяет переместить карточку в другое рабочее пространство или на другую страницу (где она будет отображаться как вложенная страница).
          • Edit property (Редактировать свойство): Вызывает меню со всеми свойствами календаря. Щелкните нужное свойство, а затем выберите для него новое значение.

          Совет: Вы можете применить эти действия сразу к нескольким страницам базы данных. Просто выберите все страницы, которые вы хотите изменить. Затем щелкните правой кнопкой мыши или используйте сочетание клавиш cmd/ctrl + / для массового редактирования свойств!

          Настройте свой календарь

          Вы можете изменить свой календарь несколькими различными способами. Изменить его свойства и внешний вид.

          Показать другой месяц

          Календари Notion отображаются в ежемесячном формате. Переход назад к прошлому месяцу или вперед к будущему месяцу осуществляется одним из двух способов:

          • Нажмите на стрелки или > вокруг слова Today (Сегодня) в правом верхнем углу календаря.
          • Бесконечно прокручивайте календарь вниз, и вы увидите, что в левом верхнем углу календаря появляются месяцы. (Вы не можете прокручивать вверх, чтобы вернуться в прошлое).

          Примечание: Ваш календарь запомнит, какой диапазон дат вы просматривали в последний раз. В следующий раз, когда вы откроете страницу, вы увидите именно этот диапазон.

          Редактировать свойства

          Каждый календарь определяется набором созданных вами свойств. Вы можете добавить столько свойств, сколько захотите, чтобы собрать всю необходимую информацию. Вот как это делается:

          Notion, модульное приложение для повышения производительности, становится свидетелем рост пользовательской базы, как было отмечено в его недавней оценке. Изначально Notion создавала программное обеспечение бесплатно для учителей и студентов. И теперь стартап из Сан-Франциско делает Понятие бесплатно для личного пользования. Раньше бесплатный план позволял использовать до 1000 блоков и загружать файлы размером до 5 МБ. Уникальный подход программного обеспечения к организации и использование встроенных шаблонов для создания персонального органайзера и даже для размещения блога привлекли внимание нескольких пользователей по всему миру.

          Notion предлагает три уникальные функции по сравнению с конкурентами — блоки, команды и шаблоны. Все программное обеспечение предназначено для перемещения блоков по страницам, что упрощает настройку проектов на основе страниц. Что касается команд Notion, ознакомьтесь с нашей коллекцией основных сочетаний клавиш Notion, чтобы повысить вашу производительность.

          Notion превосходит своих конкурентов шаблонами. Если вы посмотрите на его богатую библиотеку шаблонов, вы получите хотя бы один шаблон, который можно использовать почти в каждом сценарии. А если у вас возникнут проблемы с поиском соответствующего шаблона, вы можете перейти в галерею шаблонов Notion, которая состоит из готовых шаблонов, созданных членами сообщества.

          Однако поиск подходящего может оказаться непосильной задачей для новых пользователей Notion. Итак, если вы хотите использовать Notion для своих проектов, мы поможем вам получить одиннадцать лучших шаблонов Notion для личного использования.

          1. Список задач

          Вы знаете, что Notion претендует на замену Trello? Несмотря на то, что шаблон списка задач в идеале заинтересует стартапы и организации, вы можете настроить его для отслеживания долгосрочных задач, проблем, привычек и т. Д. Он предоставляет панель управления в стиле Канбан, в которой вы можете настраивать все элементы блока.

          Дублируйте шаблон на свою страницу с описанием, добавьте соответствующие имена столбцов, добавьте разделы и используйте перетаскивание по мере продвижения. Например, я использую этот шаблон, чтобы отслеживать сериалы и фильмы, которые я планирую смотреть и сейчас смотрю, и перечислять завершенные.

          2. Персональный планировщик

          Шаблон персонального планировщика поможет вам организовать свои идеи и цели на неделю, месяц или год. Вы также можете подумать о том, что пошло не так, и как вы можете улучшить свое обучение в будущем. Вы можете настроить шаблон по своему усмотрению. Например, я добавил двухнедельные проверки, чтобы добавить мысли и текущий прогресс за месяц.

          3. Доска настроения

          Если вы знаете о Pinterest и о том, как он работает, то Mood Board — важный шаблон для вас. Он предназначен для сбора фотографий из Интернета. Вы можете систематизировать собранные фотографии по таким категориям, как Еда, Место проведения, Небо, Абстракция и т. Д. Понятие имеет стал партнером Unsplash чтобы предоставить вам более 95 000 изображений без авторских прав. Вы можете создавать кластеры своих идей и настроений вместе с изображениями для вдохновения, идей и проектов.

          4. Журнал

          5. Отслеживание привычек

          Хотите отслеживать привычки с помощью Notion? Больше ни слова. Вы можете отслеживать привычки, используя встроенный шаблон отслеживания привычек в Notion. Вы можете добавить название дня, дату, привычные действия и флажок для завершения привычек. Шаблон также позволяет добавлять экранное время устройства в течение дня. Внизу столбца вы найдете общую статистику по привычке.

          6. Life Wiki

          Шаблон Life Wiki позволяет заранее организовать неделю или месяц. После того, как вы скопируете этот шаблон, вы можете дополнительно продублировать еженедельный или ежемесячный шаблон из своей учетной записи Notion и настроить его для следующей недели или месяца соответственно. И не забудьте добавить на страницу мотивационную цитату.

          Каждое воскресенье я дублирую этот шаблон, распределяю задачи по категориям и использую еженедельное представление для планирования задач.

          7. Книжный трекер

          Любители книг, эта книга для вас. Notion позволяет отслеживать количество прочитанных вами книг с течением времени. Book Tracker — идеальный шаблон для начала вашего чтения. Он предлагает список с миниатюрами обложки книги. При добавлении книги можно добавить изображение, категорию, дату, комментарий и многое другое.

          Конечно, вам придется постараться удалить фиктивные блоки из книг и заменить их теми, которые вы читаете или планируете читать.

          8. Минимальная панель инструментов

          Да, эти значки трудно заметить в темном режиме, беда. После создания страниц в Notion я создаю еще одну страницу Minimal Dashboard и интегрирую в нее все страницы Notion. Если вы добавили несколько шаблонов, вы можете связать их друг с другом, чтобы создать настраиваемую панель управления.

          9. Финансовый трекер

          Существуют специальные приложения для отслеживания расходов. Если вам нужна урезанная версия, вы можете использовать шаблон финансового трекера в Notion. Шаблон позволяет добавлять дату, теги категорий, тип учетной записи, сумму, тип расходов и даже комментарии. Внизу столбца суммы вы можете рассчитать сумму расходов.

          Прежде чем вы начнете со специального приложения для расходов, я бы посоветовал вам использовать шаблон финансового трекера в Notion, чтобы проверить согласованность. Это лучше наряду с использованием счетчика личных финансов и ведения учета семейных расходов.

          10. Отслеживание подписок

          Этот шаблон помогает мне отслеживать все услуги по подписке с общей стоимостью и датой продления. Кроме того, я знаю, когда ожидать продления, а затем беру звонок, хочу ли я продолжать пользоваться услугой или нет.

          11. Договорное предложение

          Этот шаблон лучше всего подходит для ваших предложений по внештатной работе и работе по контракту. Вы можете создать банк своих предыдущих предложений и вдохновиться будущими выступлениями. Это готовое предложение может стать вашим ключом к следующему проекту клиента. Вы можете идеально организовать предложение с различными разделами, такими как объем работ, цены, предыдущие работы, сроки и условия и многое другое.

          Начни свое путешествие в мир идей

          Notion может заменить несколько приложений на вашем устройстве, используя шаблоны. Просмотрите список шаблонов выше и начните свое путешествие в Notion как профессионал. Пока вы это делаете, дайте нам знать о вашем любимом и наиболее часто используемом шаблоне в разделе комментариев ниже.

          Следующий:

          Notion стремится заменить Evernote для многих пользователей. Прочтите сравнение ниже, чтобы найти идеальный сервис для вас.

          Даже если вы плохо понимаете интерфейс и он кажется каким-то запутанным. Всё объясним! Вы получите готовую систему планирования.

          Куча непонятной информации в Notion, а удалить жалко. И кажется, что лучше всё сжечь там, чем попробовать прибраться

          Хотите все дела вести в одном месте, но не знаете, как это организовать в Notion. В итоге получается какая-то демотивирующая путаница.

          1. Цель и план проекта
          2. Ближайшие цели
          3. Задачи
          4. Идеи
          5. Анализ рисков и сложностей
          6. Справочная информация


          Вам не понадобится разбираться в премудростях Notion. Достаточно разместить свои дела в уже работающей структуре.

          Уроки можно получать в телеграм-боте или через e-mail. Изучайте в удобное время. Уже после первого урока вы обретёте дзен организации дел в Notion!

          Определим перечень проектов для ведения и практики в Notion.

          Начинаем использовать Notion на регулярной основе в качестве списка задач, хранилища проектов и идей.

          Уже добавит +100500 порядку в ведении своих дел.

          Обзор повседневных функций Notion: работа со списком задач, повторяющиеся задачи, обработка входящих и организация листа поручений

          Учимся сразу вести проекты структурно, чтобы не было хлама и бардака. Универсальный план любого проекта такой:

          1. Цель и план проекта
          2. Ближайшие цели
          3. Задачи
          4. Идеи
          5. Анализ рисков и сложностей
          6. Справочная информация

          Покажем как с этим работать в Notion.

          Чтобы мы не забывали про свои цели и держали их в фокусе вопреки рутине и всяких искушений отложить на потом.

          Конечно, делать регулярные обзоры.

          И это несложно. Дадим подробную инструкцию, с которой Notion будет жить долго и счастливо :)

          А ещё покажем как быстро делать отчёты о своей работе за неделю и выявлять тухлые и неактуальные задачи, чтобы их переформулировать или просто удалить (да, так тоже можно!).

          Проджект и инициатор создания Марафона джедайских техник (>25 тыс. участников)

          Корпоративный прокрастинатолог и обладатель джедайского пояса продуктивности

          Опыт: 10 лет управленческой работы в IT

          Корпоративный прокрастинатолог и обладатель джедайского пояса продуктивности

          Читайте также: