Как сделать отчет в фсс в электронном виде

Обновлено: 06.07.2024

Многие бухгалтеры должны сдавать отчёты по форме 4-ФСС. Это одна из основных форм отчётности в Фонд соцстраха, которую работодатели сдают регулярно. Что это за документ, кто обязан его предоставлять, в какие сроки, каковы нюансы сдачи, какие решения предлагает Такском? Разбираем в деталях.

4-ФСС: для чего предназначен

Это отчёт в Фонд социального страхования для расчёта страховых взносов по производственным травмам и профессиональным заболеваниям работников. Форма утверждена приказом службы от 07.06.2017 № 275.

Ранее она была значительно крупнее по объёму и включала гораздо больше позиций. Связано это с тем, что прежде в неё включались взносы по нетрудоспособности и материнству. Три года назад они перешли в ведение ФНС.

Данный документ сдают один раз в квартал в ФСС: по итогам 2019 года, 1-го квартала, полугодия и девяти месяцев 2020 года. То есть, бухгалтеры сдают его в ФСС 4 раза за год.

Кто должен сдавать отчёт 4-ФСС

Отчёт 4-ФСС должны сдавать юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые имеют сотрудников и начисляют взносы за травматизм за них. Отчёт 4-ФСС сдают вне зависимости от налогового режима и организационно-правовой формы.

Сюда же относятся физические лица, нанимающие по трудовому договору себе помощников. 4-ФСС кто сдаёт, например? Гражданин, нанявший телохранителя или тренера. Блоггер, нанявший себе SMM-специалиста. Родитель, нанявший няню.

И ещё одна группа – это частнопрактикующие лица (адвокаты, нотариусы).

Сдача 4-ФСС на бумажном носителе или в электронной форме

Сдачу ФСС предусмотрел как в бумажном, так и в безбумажном виде. Однако выбор формы сдачи зависит от того, насколько велик ваш бизнес в плане численности штата.

Отчёты в ФСС на бумаге могут предоставлять юридические лица с числом сотрудников не более 25 человек. Отчёты 4-ФСС в электронном виде в обязательном порядке сдают все, у кого штат свыше 25 человек.

Сроки сдачи отчёта в ФСС

4-ФСС на бумажном носителе сдают до 20-го числа первого месяца в следующем квартале;
Сдавать 4-ФСС в электронной форме следует до 25-го числа первого месяца в следующем квартале.

За 1-й квартал 2020 года крайний срок сдачи отчёта 4-ФСС был до 15 мая 2020 года, причём это верно как для бумажной, так и для электронной формы. Назначение этой даты связано с тем, что в конце марта и в апреле президент страны объявил нерабочие дни из-за угрозы распространения коронавируса.

За первые 6 месяцев 2020 года 4-ФСС на бумажном носителе сдают до 20 июля, на электронном – до 27 июля
За первые 9 месяцев 2020 года 4-ФСС на бумажном носителе сдают до 20 октября, на электронном – до 26 октября
За весь 2020 год 4-ФСС сдают на бумаге до 20 января 2021 года, в электронном виде – до 25 января 2021 года

Куда сдавать отчёт 4-ФСС

Расчёт по форме 4-ФСС подают в территориальное отделение ФСС. ИП – по месту жительства, организации – по месту нахождения.

Обособленные подразделения с отдельным балансом и расчётным счётом сдают форму 4-ФСС по своему месту нахождения, а не головной организации.

Как мы уже упоминали, сдача отчётности 4-ФСС предусмотрена законодателем как в бумажном, так и в электронном виде. Далее рассмотрим механизм действий бухгалтера в обоих случаях.

Куда сдавать 4-ФСС на бумажном носителе

Итак, если среднесписочная численность сотрудников не больше 25 человек, то сдавать отчёт 4-ФСС можно в бумажном виде. Как это происходит?

1. Распечатайте отчёт в двух экземплярах.
2. Скиньте его электронную версию на флеш-накопитель. Цифровая подпись не нужна.
3. Отнесите в территориальное отделение ФСС.
4. Сотрудники ФСС сохранят данные и отдадут вам второй экземпляр с пометкой о принятии.

4-ФСС куда сдавать в электронной форме

Если у вас работает больше 25 человек, то вы обязаны сдавать форму 4-ФСС в электронном виде с применением электронно-цифровой подписи. Алгоритм действий следующий:

1. Заключите договор с компанией-оператором электронного документооборота.
2. Уведомите ваше территориальное отделение ФСС о заключении такого договора.
3. Начинайте отправку 4-ФСС отчётности через интернет. Например, через сервис компании Такском Онлайн-Спринтер.
4. После того, как вы отправили отчёт, Фонд в ответ присылает квитанцию о доставке в качестве подтверждения, что вы сдали необходимый отчёт.
5. После должной проверки отчёта 4-ФСС вы получите протокол с результатами.

Нулевая форма

Ликвидация компании

Какие предусмотрены санкции

Если вы опоздали не более, чем на 180 календарных дней – штраф 5 % от суммы взносов за каждый месяц просрочки, но не больше 30 % и не меньше 100 рублей.
Если вы опоздали уже более, чем на 180 календарных дней – штраф 30 % от суммы взносов, а со 181-го дня он возрастает на 10 % за каждый месяц просрочки. Максимального размера нет, минимальный – 1 000 рублей.

Чтобы не пропустить сроки сдачи и не получить штрафные санкции, удобно пользоваться сервисами по отправке отчётности через интернет. Такском предлагает сервис со встроенным персональным календарём бухгалтера, который не даст забыть о предстоящем отчёте.

Решения компании для сдачи отчётности в ФСС

Компания Такском является одним из ведущих операторов электронного документооборота в России. Вот уже более 20 лет она предлагает решения для отчётности во все контролирующие государственные органы: ФНС, ПФР, Росстат, РПН, Центробанк и, безусловно, в ФСС.br>
В части обмена документами с ФСС, во все тарифы, помимо отправки отчёта 4-ФСС, входит работа с электронными больничными. Пользователь сервиса Такскома может в режиме онлайн получать, заполнять и моментально отправлять электронные листы нетрудоспособности в ФСС.

Что удобно, так это то, что многие поля будут заполнены автоматически, в том числе наименование вашей организации, ИНН, КПП, ФИО руководителя, регистрационный номер страхователя.

Красным цветом Онлайн-Спринтер подсветит те поля, что обязательны к заполнению.

Поэтому в сдаче ФСС этой формы нет ничего сложного.

Подробнее узнать о сервисе для взаимодействия с ФСС и сдачи электронной отчётности в другие госорганы можно в специальном разделе сайта компании Такском.

В 2021 году бухгалтеры сдают отчет 4-ФСС четыре раза. В январе отчитываются за 2020 год, в апреле — за первый квартал, в июле — за полугодие, а в октябре — за 9 месяцев 2021 года. Отчет за весь 2021 год сдают уже в 2022 году. Расскажем, что такое отчет 4-ФСС, как его заполнять, какими способами и когда сдавать.

Отчет 4-ФСС: кто сдает и для чего

4-ФСС — обязательный ежеквартальный отчет для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые начисляют взносы на травматизм за своих сотрудников по трудовому или гражданско-правовому договору. Также его сдают и физические лица, которые нанимают по трудовому договору официальных помощников. Например, личного повара или водителя.

Отчет нужен для расчетов страховых взносов по производственным травмам и профессиональным заболеваниям застрахованных сотрудников компании. В расчете учитывается информация по несчастным случаям и о пройденных спецоценке условий труда и медицинских обследованиях работника. Также в форме есть страховые взносы по фиксированной ставке, информация о затратах работодателя по оплате больничных.

Бухгалтерская форма 4-ФСС появилась в 2017 году. 4-ФСС была утверждена в сентябре 2016 и вступила в силу с января 2017 года. Последний раз ФСС обновил форму в июне 2017 года приказом от 7 июня 2017 № 275, с тех пор она неизменна. В титульном листе добавилось поле, которое заполняют бюджетные организации. Остальные изменения коснулись разделения сфер ответственности между ФСС и ФНС. С Соцстраха сняли часть расчетов, и теперь раздел по нетрудоспособности (временной, по болезни или в связи с материнством) перешел к ФНС.

В 2021 году форма 4-ФСС содержит следующие разделы:

титульный лист;
расчет базы для начисления страховых взносов;
таблицу для работодателей, которые временно передают своих сотрудников другим компаниям;
расчеты по обязательному социальному страхованию от производственного травматизма и профзаболеваний;
таблица с фактическими расходами на выплату пособий по обязательному страхованию от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, финансирование мероприятий по профилактике травматизма и пр.;
данные по количеству застрахованных сотрудников, которые пострадали в связи со страховым случаем на рабочем месте в течение года;
общая информация по спецоценке условий для трудовой деятельности и состояния рабочих мест, информация об обязательных медосмотрах работников на начало года.

Сдавайте 4-ФСС и другие отчеты в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам сформирует отчетность на основе данных бухучета и сведений о сотрудниках.

Изменится ли 4-ФСС в 2021 году

ФСС разработал новый бланк 4-ФСС, который планировал ввести в действие с I квартала 2021 года. Обновление связано с тем, что с 1 января 2021 года вся страна перешла на прямые выплаты — ФСС платит больничные и пособия напрямую сотрудникам, а не возмещает работодателю.

По проекту форма должна значительно сократиться. Из нее уберут информацию о расходах на страховое обеспечение, таблицы 2 и 3. Добавят таблицу 1.1 для расшифровки сведений об облагаемой взносами базе и сумме исчисленных взносов для организаций с ОП на отдельном тарифе взносов. Есть и другие изменения, которые еще не утверждены.

По данным ФСС в 1 квартале 2021 года новый бланк применять не придется, и есть вероятность, что его введут только со следующего года. При этом всем, кто отчитывается по старому бланку и перешел в проект прямые выплаты с начала 2021 года, надо учитывать следующее : не заполнять строку 15 в таблице 2 и не заполнять и не сдавать таблицу 3.

Когда и куда сдавать отчет 4-ФСС

по месту нахождения организации (в том числе при наличии обособленных подразделение без собственного расчетного счета или не начисляющих зарплату сотрудникам);
по месту учета подразделения, если оно выделено на отдельный баланс, имеет сотрудников и самостоятельно им платит;
по месту жительства ИП.

По форме 4-ФСС нужно отчитываться в конце первого квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Сроки сдачи зависят от способа подачи отчета.

4-ФСС в бумажном виде сдают юридические лица с числом сотрудников не больше 25 человек — до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Электронный формат предназначен для работодателей с числом работников свыше 25, они сдают отчет до 25 числа.

За первый квартал 2021 отчитайтесь:

До 20 апреля — в бумажной форме;
до 26 апреля — в электронной форме.

Срок сдачи электронного отчета сдвинулся на 26 апреля, так как 25 число приходится на воскресенье.

За второй квартал 2021 отчитайтесь в сроки:

До 20 июля — в бумажной форме;
До 26 июля — в электронной форме.

За третий квартал 2021 ФСС ждет отчет:

до 20 октября — в бумажной форме;
до 25 октября — в электронной форме.

За четвертый квартал 2021 ФСС ждет отчет только в следующем году:

до 20 января 2022 года — в бумажной форме;
до 25 января 2022 года — в электронной форме.

Если организация проходит ликвидацию, то расчет 4-ФСС нужно представить в ФСС до подачи заявления о ликвидации в налоговую инспекцию. В него нужно включить данные с начала года до дня представления отчета в фонд. Сумму взносов нужно перечислить в ФСС в течение 15 дней после сдачи отчета.

Штрафы по 4-ФСС в 2021 году

За сдачу бумажного отчета вместо электронного назначат штраф 200 рублей. Дополнительно возможны предупреждение или штраф для должностных лиц — 300-500 рублей.

Все актуальные даты сдачи отчетности и уплаты налогов можете посмотреть в нашем бухгалтерском календаре. За опоздание со сдачей 4-ФСС положен штраф — 5% от суммы страховых взносов за последние три месяца отчетного периода. Штраф увеличивается на 5% за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не может быть меньше 1 000 рублей и больше 30% от суммы взносов. Также предусмотрена административная ответственность для должностных лиц — штраф 300-500 рублей.

Как заполнить отчет 4-ФСС

Отчет в бумажном виде могут сдавать только маленькие фирмы. Заполнять его нужно ручкой с синими чернилами, используя печатные буквы. Исправлять ошибки можно аккуратным зачеркиванием неверного показателя с подписью страхователя и датой исправления. Корректором пользоваться нельзя.

После заполнения 4-ФСС нужно пронумеровать заполненные страницы и завизировать отчет у руководителя компании или у его доверенного лица. Визируется каждый лист отчета.

Каждый страхователь обязательно сдает титульный лист и разделы 1, 2 и 5. Остальные разделы представляются при наличии соответствующей информации.

Титульный лист отчета 4-ФСС

Вносим регистрационный номер компании-работодателя (страхователя).

Таблица 1 содержит сведения о суммах выплат и иных вознаграждений, начисленных физлицам за каждый месяц отчетного квартала и об общем размере начислений за год. Если исключаемых выплат не было — эти суммы равны базе начисления взносов. Дополнительно указывается размер страхового тарифа с учетом процента скидки или надбавки к нему.
Таблица 2 заполняется на основе записей бухучета. Содержит расчетные суммы по взносам на травматизм с начислений за каждый месяц квартала и сумму взносов, доначисленных после проверки. Отсюда выводятся размеры обязательств перед бюджетом. Во второй колонке таблицы отражены сведения по оплате взносов с начала года. Строку 15 не нужно заполнять тем, кто работает по проекту прямые выплаты.
Таблица 5 содержит данные о количестве рабочих мест, по которым проводилась спецоценка условий труда, и количестве рабочих мест, по которым проводили предварительные и периодические медосмотры. По правилам, все данные в таблице должны быть на начало года, то есть на 1 января 2021.

Эти и другие таблицы должны соответствовать правилам Приложения № 2 к Приказу ФСС № 381 от 26 сентября 2016 года.

Нулевая форма 4-ФСС в 2021 году

Организация или предприниматель, которые не работали в отчетном периоде и не производили никаких отчислений сотрудникам, тоже должны отчитаться по форме 4-ФСС. В таком случае надо сдать нулевую форму и тем самым поставить ФСС в известность об отсутствии деятельности в отчетном периоде.

В составе нулевой формы сдают титульный лист и таблицы 1, 2 и 5, которые заполняются прочерками. Вместе с формой можно представить в ФСС пояснение о том, что вы не работали, не начисляли зарплату, и, следовательно, не делали отчислений в фонд. Но это не обязательно, при необходимости ФСС сам запросит нужные сведения.

Сдавайте отчет 4-ФСС в Контур.Бухгалтерии — сервисе для удобного ведения учета и сдачи отчетности через интернет.

В 2021 году бухгалтеры сдают отчет 4-ФСС четыре раза. Расскажем, что такое отчет 4-ФСС, как его заполнять, какими способами и когда сдавать.

Легко ведите учёт и заводите первичку
Отправляйте отчётность через интернет
Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

В статье расскажем, как рассчитывать, учитывать и платить страховые взносы организациям на ОСНО.

Контрольные соотношения 6-НДФЛ — это равенство значений строк внутри формы и совпадение значений с другими формами отчетности (РСВ). Расскажем о показателях, которые нужно сравнить между собой перед сдачей 6-НДФЛ.

Работодатель может оказать материальную помощь сотруднику в связи материнством, выходом на пенсию, отпуском и в других случаях. Как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ — рассмотрим ниже.

Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/40.0.2214.93 Safari/537.36

Сдавайте отчетность в ФСС через интернет быстро и просто. Контур.Экстерн поможет заполнить 4-ФСС, проверит на ошибки перед отправкой и загрузит на шлюз ФСС. А еще в Экстерне можно формировать и отправлять в ФСС реестры для выплаты пособий и электронные больничные.

Кто должен отчитываться в ФСС в электронном виде

Юрлица и ИП с сотрудниками

Юрлица с сотрудниками, а также ИП, у которых заключены трудовые договоры с работниками, должны ежеквартально отчитываться по взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по форме 4-ФСС.

Если ИП заключил с работником договор гражданско-правового характера, то он освобождается от отчетности в ФСС.

Всё, что нужно для быстрой
сдачи отчетности в ФСС

Проверка отчета на ошибки

Перенос данных из прошлых отчетов

Когда вы приступите к созданию отчета, Экстерн предложит вам заполнить его данными из отчета предыдущего периода и перенесет весь отчет и также нарастающим итогом рассчитает суммы на начало периода.

Загрузка документов из вашей системы

Отправка отчетов в ФСС
через интернет

Актуальные формы

Вы можете быть уверены, что всегда отчитываетесь по актуальным формам. Экстерн обновляется автоматически и учитывает все изменения законодательства и требования контролирующих органов.

Без очередей

Информация
о статусе отчета

Вопросы
и ответы

В Контур.Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять в ФСС электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН), а также формировать и передавать в ФСС реестры для выплаты пособия.

Отчеты в ФСС можно сдавать в электронном виде и на бумаге. Если у организации или ИП в прошлом отчетном периоде числилось более 25 человек, то ФСС примет расчет 4-ФСС или реестр для выплаты пособия только в электронном виде через интернет. Расчет сдают по итогам года, l квартала, полугодия и 9 месяцев.

расчет 4-ФСС;
электронные больничные;
реестры с данными для выплаты пособия.

Отчётность в ФСС ?

Работа с электронными больничными ?

Чтобы начать отчитываться в ФСС в электронном виде, необходимо подключиться к Контур.Экстерну. Программа помогает заполнять и сдавать отчетность в ФСС в срок, автоматически выполняет расчеты и проверяет отчеты ФСС на ошибки. При подключении вы получите квалифицированный сертификат электронной подписи.

Если вы сдаете отчеты в соцстрах по доверенности, вам надо зарегистрироваться на портале Фонда социального страхования. Порядок действий описан в инструкции.

Читайте также: