Скан подписанного договора как сделать

Добавил пользователь Алексей Ф.
Обновлено: 16.09.2024

Разбор видов электронной подписи документов для физлиц и бизнеса.

Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, а все договорённости условные. К примеру, так можно расписаться на документах курьерской службы для прохождения посылки на таможне.

Решение: вместо сканирования документа можно подставить заранее созданную подпись-картинку. Для этого достаточно аккуратно и крупно расписаться на белом листе бумаги, отсканировать подпись в высоком разрешении и сохранить в формате JPG или PNG.

Подпись вставляется в Microsoft Office, Adobe PDF Reader или Photoshop.

Это компонент облачного сервиса Adobe Document Cloud для электронных подписей. Он позволяет отправлять, отслеживать и быстро подписывать документы через браузер и мобильные устройства.

Функциональность схожа с PDF Reader: можно поставить рукописную подпись на экране смартфона, выбрать готовое изображение, сфотографировать подпись с другого документа или использовать специальный рукописный шрифт. Adobe Sign интегрируется в другие офисные приложения, например, Microsoft Word и PowerPoint.

Откройте PDF-файл (документ Word можно сохранить в PDF-формате).
Перетащите изображение с подписью на рабочую область и разместите в нужном месте документа.
Сохраните готовый файл.

Обычная подпись (как электронная, так и физическая) служит только для упрощённой валидации данных и основана на доверии обеих сторон: в суде можно назвать скан и подпись подделкой, оспорив договор.

Любой документ, обладающий юридической силой, нужно подписывать сертифицированной электронной подписью. У неё есть два криптоключа: закрытый, которым подписывается документ, хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи. Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности. Правда, владелец может потерять свой ключ, но это считается его проблемой.

В России в электронном документообороте существует три вида электронной подписи.

Это обычные коды доступа из SMS, логин и пароль от почты или аккаунта. Чаще всего используется в банковских операциях, для получения госуслуг, для заверения документов внутри компании. Она приравнивается к физической подписи, если существует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками документооборота заключено соглашение. В нём нужно описать правила, по которым определяют автора подписи, а также его обязанности.

Иногда пользователю нужно дополнительно подтверждать свою личность, к примеру, для регистрации на Госуслугах нужно прийти в центр регистрации с паспортом.

Простую электронную подпись нельзя использовать для подписи электронных документов, так как это простая пара из логина и пароля, инструментов для подписывания документов нет.

Персональная ЭЦП с закрытым ключом, который хранится на носителе. Выдаётся в удостоверяющих центрах. Позволяет подписывать документы любой организации, с которой ведётся электронный документооборот, а также участвовать в госзакупках.

Чтобы заверенные НЭП документы считались равноценными физическим, сторонам нужно заключить соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании её юридической силы. Но, к примеру, налоговая в любом виде не признаёт документ с НЭП равнозначным бумажному.

Список аккредитованных удостоверяющих центров на сайте Госуслуг.

Полноценная электронная подпись с юридической силой. Имеет дополнительный сертификат ФСБ, ПО для работы с КЭП сертифицировано КЭП, выдаётся в аккредитованных Минкомсвязи удостоверяющих центрах.

Позволяет сдавать в электронном виде отчётность в контролирующие органы, обмениваться документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или внешними контрагентами, участвовать в качестве поставщика и заказчика в торгах, работать в государственных ИС: Росреестр, Росаккредитация, ГИС ГМП, ФТС, ГИС ЖКХ, Главкоэкспертиза и других.

Ряд документов налогового и бухгалтерского учёта может быть подписан только квалифицированной электронной подписью, например, годовая бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, заявления о постановке на налоговый учёт, возврате (зачёте) сумм излишне уплаченных налогов, сборов и страховых взносов и так далее.

Для получения ЭП нужно обратиться в любой удостоверяющий центр.

заявление на выдачу ЭП;
паспорт гражданина РФ (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).

заявление на выдачу ЭП;
свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
выписка из ЕГРЮЛ, сроком не более полугода с момента её получения (оригинал или нотариально заверенная копия);
паспорт гражданина РФ — будущего владельца ЭП (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) владельца ЭП.

Для этого понадобятся:

Окончательная версия документа для подписи. После создания ЭП вносить в него изменения нельзя.
Сертификат ЭП, который выдаётся в аккредитационных центрах.
Приложения для создания ЭП и работы с ней.

Подробная инструкция — по ссылке.

Однако в разных версиях Office результат проверки может быть некорректным.

Подробная инструкция — по ссылке.

Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
Формат подписи: присоединённая или отсоединённая. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением .sig.
Сертификат, которым нужно подписать документ.

Чтобы пользоваться сервисами, нужно оформить заявку, ссылки на скачивание и серийные ключи придут на почту, это бесплатно.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов.

Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

Допустим, на почту пришёл документ, который нужно подписать. Для этого обычно его печатают, ставят подпись и сканируют документ. А в каких случаях можно не делать скан документа, а сразу подставить подготовленную подпись в графическом редакторе или в MS Office и Adobe Reader? Есть ли законы, регулирующие обмен такими сканами?

Если нужно подписать собственноручной подписью бумажный документ, то его печатают (оформляют в бумажную форму), ставят на бумажном документе собственноручную подпись и сканируют этот документ.

Сканирование делают для того, чтобы выслать обратно сканированную копию оригинала документа, таким образом известив контрагента о факте подписания бумажного документа.

Такой способ извещения регулируется только соглашением между контрагентами. Никаких специальных нормативно-правовых актов нет.

Если нужно подписать электронный документ простой электронной подписью, то его сохраняют из электронного письма в файл и подписывают его простой электронной подписью.

Как выглядит простая электронная подпись, как ею подписывают электронный документ и как обмениваются документами — это определяется соглашением между контрагентами и почти не регулируется законодательством РФ.

В том числе возможен вариант, когда вставляют изображение со сканом подписи. Но в любом варианте электронный документ не печатают после создания простой электронной подписи, не подписывают собственноручной подписью и не сканируют после этого.

Важно понять, что электронный документ является оригиналом документа. После печати мы получаем бумажную копию электронного документа, которая не имеет юридической силы.

Сканирование бумажного документа — это процедура получения не имеющей юридической силы электронной копии бумажного документа.

Нужно ли делать бумажную копию документов, подписанных электронной подписью? Если да, то в каких случаях?

Бумажную копию электронного документа, удостоверенного электронной подписью, делают в случаях, когда нужно представить кому-либо информацию о содержательной части документа. Например, когда подаётся исковое заявление в суд и нужно приобщить электронный документ к делу в качестве письменного доказательства.

В этом случае чтобы судье было проще проанализировать документ и приобщить к делу, вместе с электронным документом подают его заверенную копию на бумажном носителе. И тогда судья может без назначения экспертизы рассмотреть документ прямо на заседании.

Поскольку электронная подпись связывает подписанта с электронной версией подписываемого документа, то распечатка бумажной копии подписываемого документа никак не повлияет на статус электронного документа. Необходимость изготавливать бумажные копии документов отсутствует.

Стоит обратить внимание на то, что в некоторых отдельно урегулированных законодательством случаях требуется применять именно бумажный документ, подписываемый рукописной подписью.

В таких случаях использование электронных документов, подписанных электронной подписью, не допускается вне зависимости от того, будут они распечатаны или нет.

Можно ли предоставить в суд электронные документы?

Можно, их предоставляют сотнями тысяч в год в судах разной инстанции. Судебная практика, в которых используются электронные документы в качестве доказательств, достаточно обширна и уже не является чем-то экзотическим.

Можно отправлять документы с электронной подписью одного оператора (криптопровайдера) в компанию, где подключён другой криптопровайдер?

Да, можно. Электронная подпись, созданная с помощью криптопровайдера одного производителя, проверяется с помощью криптопровайдера другого производителя. И наоборот. Но это верно только при одном условии, что оба криптопровайдера прошли проверку (сертификацию) в ФСБ России.

Именно при сертификации ФСБ России проверяет в том числе и совместимость средств электронной подписи. Если криптопровайдеры не сертифицированы, то тогда нужно проверять их совместимость.

Форматы электронной подписи определены государственными стандартами и руководящими документами ФСБ России, поэтому при использовании различных криптопровайдеров, представленных на рынке, проблемы с взаимной проверкой электронных подписей могут быть решены выбором одинаковых настроек криптопровайдеров.

Какой электронный способ подписывать документы считается самым надёжным?

Самым надёжным является использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Во-первых, использование этого вида электронной подписи существенно минимизирует юридические риски, связанные с использованием электронных документов.

Применение усиленной квалифицированной электронной подписи не требует заключения соответствующего соглашения между участниками документооборота, а регулируется непосредственно федеральным законодательством.

Во-вторых, безопасность использования усиленной квалифицированной электронной подписи обеспечивается регулированием всех технических аспектов со стороны уполномоченных федеральных органов: ФСБ России и Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Есть ли возможность электронной подписи документов при работе с негосударственными организациями?

Конечно. Электронная подпись активно применяется в финансовой и хозяйственной деятельности коммерческих организаций и прочих хозяйствующих субъектов. Оптимизация документооборота и снижение затрат на документирование фактов финансово-хозяйственной деятельности немыслимо без внедрения электронного документооборота с применением электронной подписи.

Использование электронной подписи не ограничено при взаимодействии с любыми организациями.

Какие требования нужно соблюдать, чтобы договор в электронном виде считался заключенным?

Как известно, сделки юрлиц, ИП между собой должны заключаться в простой письменной форме (за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения) .

Требования к письменной форме договора, заключаемого в электронном виде, установлены п. 1 ст. 161, а также п. 2 ст. 404 ГК в новой редакции.

Так, договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного текстового документа, включая документ в электронном виде (в том числе электронный документ), или путем обмена текстовыми документами, включая документы в электронном виде (в том числе электронные документы), которые подписаны сторонами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан сторонами по договору (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП) или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию стороны по договору), и не противоречит законодательству и соглашению сторон.

То есть для того чтобы договор в электронном виде соответствовал требованиям простой письменной формы сделки и считался заключенным, необходимо, чтобы:

1) стороны составили один текстовый документ либо обменялись несколькими текстовыми документами;

2) такой текстовый документ (или несколько документов) содержал(и) все существенные условия заключаемого договора;

3) текстовый документ (или несколько документов) был(и) подписан(ы) уполномоченными на заключение договора представителями сторон;

4) подпись была произведена с использованием таких средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, которые позволяют достоверно установить, что текстовый документ подписан сторонами по договору;

5) такой способ подписания не противоречил бы

Что может служить аналогом собственноручной подписи? Должны ли стороны договора предварительно договариваться об их использовании? Если да, то каким образом должно происходить это согласование?

Законодательство не приводит исчерпывающего перечня возможных вариантов аналогов собственноручной подписи. В ч. 1 п. 1 ст. 161 и ч. 1 п. 2 ст. 404 ГК в новой редакции в качестве примеров приводятся факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования и ЭЦП.

Что касается ЭЦП, то ее понятие, а также порядок использования урегулированы Законом об электронном документе и ЭЦП. Так, ЭЦП — это реквизит, который позволяет установить целостность и подлинность электронного документа путем применения сертифицированных средств с использованием открытых ключей лиц, подписавших электронный документ . В настоящее время ЭЦП при заключении гражданско-правовых договоров сторонами практически не используется, не является удобным способом заключения договора, а применяется в отношениях с государственными органами.

Использование любого другого аналога собственноручной подписи помимо перечисленных разрешается . При этом общим требованием к аналогу собственноручной подписи является обеспечение идентификации лица, подписывающего договор: аналог должен позволять достоверно установить, что договор подписан интересующим нас лицом — уполномоченным представителем стороны по договору.

Примером аналога собственноручной подписи, который наиболее широко используется сторонами на практике, является скан-копия собственноручной подписи, которая добавляется к тексту соответствующего текстового документа.

Возможно, со временем в качестве аналога собственноручной подписи будут использоваться биометрические данные, например, распознавание лица или сканирование отпечатков пальцев.

В отличие от действующей редакции приведенные нормы ГК в новой редакции не содержат требования по предварительному согласованию сторонами возможности использования того или иного аналога собственноручной подписи.

Есть ли отличия между смарт-контрактом и письменной формой договора в электронном виде?

Смарт-контракт — это программный код, предназначенный для функционирования в реестре блоков транзакций (блокчейне), иной распределенной информационной системе в целях автоматизированного совершения и (или) исполнения сделок либо совершения иных юридически значимых действий .

Рассматриваемые изменения ГК относительно заключения договора в электронном виде и требований к простой письменной форме договора к смарт-контракту не применимы.

Какие трудности могут возникать у сторон договора, заключенного в электронном виде? Что нужно учитывать и что обязательно прописывать в таком договоре при его заключении?

При заключении договора в электронном виде несколько повышается риск оспаривания второй стороной факта заключения договора или факта согласования его отдельных условий. В отличие от классического подписания договора представителями сторон (особенно если договор подписывается сторонами на совместной встрече) при заключении договора путем направления документов в электронном виде сторона с большей степенью вероятности может ссылаться на то, что:

— стороной договор не заключался, так как аналогом собственноручной подписи руководителя (иного уполномоченного представителя) воспользовался некий сотрудник, не имея на то согласия уполномоченного лица;

Нормы п. 1 ст. 161, п. 2 ст. 404 ГК в новой редакции не содержат каких-либо специальных требований к условиям договора, заключаемого в электронном виде. Однако, чтобы снизить вышеуказанные риски, можно порекомендовать сторонам указывать в договоре и использовать для заключения договора официальные электронные адреса сторон (которые содержатся на официальном сайте компании и ее официальных бланках) или иные корпоративные электронные адреса сотрудников компании. То же касается и использования электронных мессенджеров для целей заключения договора.

Также стороны могут согласовать недопустимость использования каких-либо видов аналогов собственноручной подписи.

Можно ли порекомендовать субъектам хозяйствования использовать письменную форму договора в электронном виде?

Конечно же, возможность использования письменной формы договора в электронном виде является прогрессивным изменением законодательства. Такой способ заключения договоров направлен на упрощение и ускорение оформления отношений между сторонами. Однако во избежание негативных последствий, связанных с оспариванием второй стороной как такового факта заключения договора или факта согласования его отдельных условий, мы рекомендуем применять данный способ заключения договора с должной степенью осмотрительности и аккуратности. По меньшей мере использовать корпоративные электронные адреса сторон для заключения договора, не устанавливать обязательств по внесению существенных сумм предоплаты до исполнения обязательств второй стороной. Если речь идет о сделках, имеющих существенное значение для компании, то такой договор советуем по-прежнему заключать в письменной форме на бумажных носителях.

В период пандемии коронавируса многие организации стремятся максимально упростить работу и задействовать средства связи, отношений, не подразумевающие личное физическое присутствие. Так что участившиеся случаи использования организациями, предприятиями и учреждениями Беларуси электронных средств связи для переписки, обмена документацией вполне объяснимы и более чем логичны.

Электронная почта. Она как один из многочисленных вариантов передачи данных проста и удобна в использовании, эффективна. Но есть и немало рисков, которые могут появиться вследствие работы с ней. И стороны, оформляющие сотрудничество посредством электронной почты, должны их учитывать.

Как можно представлять электронные документы?

Чаще всего документацию, передаваемую сторонами друг другу с помощью электронной почты, делят на два вида:

Непосредственно электронная документация. Это документы, в создании которых приняли участие специальные компьютерные программы. Они в бумажном и других вариантах существовать не могут никак. Только в электронно-цифровом виде.
Сканированные варианты бумажной документации. Это копии страниц, создаваемые ксероксом и другими аналогичными техническими средствами. На компьютерах их сохраняют как файлы с определённым форматом.

О том, что такое электронный документ, вряд ли стоит говорить молодёжи. Но иногда на них не стоят реквизиты, которые подтверждали бы их подлинности и целостность. А это грубая ошибка. Если посмотреть в первую статью Закона под номером 113-3, принятого в феврале 2019-го года и посвящённого вопросам определения электронных документов и соответствующей цифровой подписи, то можно увидеть подробную расшифровку этого понятия. Там говорится, что электронная документация — это несколько документов электронного вида, имеющих реквизиты, с помощью которых без проблем устанавливаются их подлинность и целостность. Два последних факта подтверждаются с помощью использования средств с электронной подписью (цифровой). Она проверяется открытыми ключами физлица или же предприятия, подписавших тот или иной документ. Это указано в Законе № 113-3, изложенном в редакции от февраля 2019-го года.

Сама цифровая подпись представляет собой последовательность определённых символов. Она — неотъемлемая часть электронной документации, без неё документы, как правило, не принимаются к рассмотрению и подрывают авторитет отправившей их организации.

Электронный документ с такой же подписью имеет такую же юридическую силу, что и бумажный вариант с собственноручной подписью. Об этом говорится в первой части 22-ой статьи Закона № 113-3.

Сканированная копия (она тоже считается электронной, как отмечалось выше) — это производная бумажного документа. Если она есть, то это означает, что сначала был подготовлен бумажный вариант (оформлен должным образом и подписан). Кстати, в большинстве ситуаций стороны совершают обмен через электронную почту с использованием именно отсканированных документов.

Как заключить договор посредством обмена электронной документацией?

Для начала — абзац с общими фразами. Договор заключается, естественно, в письменном виде (устных договорённостей, имеющих хоть какую-нибудь силу, среди деловых людей нет и быть не может). Можно составить один документ и дать на подпись обеим сторонам. Но можно совершить обмени официальными бумагами, использовав связь — почтовую, телетайпную, телеграфную, электронную и так далее. Главное, чтобы достоверно было установлено, что этот документ прислала по договору вторая сторона (здесь внимательно читаем Гражданский кодекс Беларуси, а именно второй пункт 104-ой статьи).

Если проанализировать правовые нормы, то можно понять условия, когда есть возможность заключить договор с помощью обмена между сторонами электронной документацией:

Документ, который передаётся посредством e-mail, должен иметь на одной из своих страниц подпись представителя стороны-отправителя или же его уполномоченного лица. Если это обычные документы в электронном варианте (напомним, это те, которые не созданы на основе бумажного носителя путём его сканирования) данное условие выполняется очень легко. Ставится цифровая подпись и всё. С ней эти документы становятся такими же сильными в юридическом плане, как и написанные на бумаге. Это говорится в части первой 22-ой статьи Закона под номером 113-3. Что до сканированных электронных версий, то, как правило, на них воспроизведена собственноручная подпись в копированном варианте. Она допускается Гражданским кодексом во время заключения сделки между сторонами. Главное, чтобы её допуск был согласован участниками сделки. То есть получается, что чтобы соблюсти простую письменную форму договора во время обмена отсканированными бумагами, стороны должны дать согласие на то, чтобы работать со сканированной документацией. Поэтому когда создаётся договор, в него необходимо включить условия о порядке ведения дел в рамках договорных отношений с использованием обмена отсканированной документацией.

Пример условия заключения договора с помощью обмена сканированной документацией по электронной почте

Данный договор стороны заключают путём обмена между собой сканированными вариантами текста договора.

Проставленная в сканированном варианте подпись сторон обладает равной юридической силой с поставленной собственноручно подписью, а отсканированный договор – такую же силу в сравнении с договором, напечатанным на бумажном носителе и собственными руками подписанным.

(далее указываются адреса электронной почты сторон, по которым будет отправлен подписанный документ в отсканированном варианте)

Договор вступает в силу с момента заключения, а он наступает, как только документ отправлен другой стороне, приславшей его для проставления подписи.

Документ, который подтверждает направление подписанного отсканированного договора, а также его получение, – это скриншот электронного варианта письма, подготовленного отправителем.

Приведём пример по обмену любой документацией с помощью электронной почты:

Электронный обмен документами: как это должно выглядеть.

1.2. Использование электронной почты допускается при направлении:

- уведомления о том, что исполнение договорных обязательств приостановлено на неопределённый срок;

- других значимых в юридическом плане документов, которыми надо обменяться, иначе договор рискует быть не исполненным на сто процентов.

а) в адрес Продавца по e-mail ______________;

б) в адрес Покупателя по e-mail _____________.

Претензия по е-майлу в претензионном порядке урегулирования спорной ситуации

Везде важен порядок. И в предъявлениях претензий – тоже. Как их предъявлять? На это есть законодательство плюс договор (можно посмотреть часть первую второго пункта десятой статьи Гражданского кодекса Беларуси). Но ориентироваться следует на свежую версию – от 18 декабря 2019 года под номером 277-3, начавшую работать с 01.07.2020. Претензию должен подписывать тот, кто её заявляет, либо его представитель. Получателю она отправляется при помощи заказного письма. Её либо под роспись вручают, либо отправляют с обязательным уведомлением отправителя. Это обязательство указано в Хозяйственном процессуальном кодексе, или ХПК сокращённо (надо смотреть четвёртый пункт Приложения к нему).

Можно прислушаться и к Высшему суду Беларуси хозяйственного назначения. Интересует его разъяснение о применении белорусских законов. Там надо найти подпункт 1.7 первого пункта, где чётко прописано: стороны могут предусмотреть в договоре другой вариант предъявления к ответчику претензии. Например, использовать факсимильную связь, электронную почту, телефонограмму и так далее.

Претензионный порядок. Пример условия

Соглашение о том, в каком порядке разрешать споры.

1.1. Любые споры, волнения или требования, в основе которых лежит договор или они из него вытекают, должны разрешаться в порядке и в соответствии с условиями, прописанными в данном пункте. Это же касается и проблем, связанных с признанием данного договора незаключённым на сто процентов либо недействительным, а также со взысканием незаконного обогащения, которое получилось из-за того, что договор был расторгнут или прекращён.

Этот пункт договора считается соглашением. Заключённость его, как и действительность, не зависит от этих же понятий, применимых к самому документу.

1.2. Стороны обязаны разрешать споры по данному договору посредством использования претензионного порядка. Претензия рассматривается _______________ дней (не рабочих, а календарных) с момента, как она была направлена.

Претензию считают доставленной, если этот документ отправлен был одним из способов, прописанных в вышеуказанном абзаце. Также не будет проблем, если получатель препятствует доставке всеми силами и уклоняется от того, чтобы её получить. В том числе блокирует получение электронных писем от стороны, которая их отправляет.

1.3. В этом пункте прописываются надлежащие адреса, с которых можно отправлять претензии и на какие они должны приходить (почтовый обычный и электронный, факс). Оформляется это следующим образом:

Адрес обычной почты: _________________.

Адрес обычной почты: __________________.

1.4. Претензии с уведомлениями отправляются на имя лица, ответственному за выполнение пунктов договора. Вот как это выглядит:

Продавец: ______________ (ФИО, его контакты);

Покупатель: ______________ (ФИО, контакты).

Бывает, что претензии направляются вариантами, которых нет в белорусских законах и договорах. В этом случае чтобы подтвердить соблюдение претензионного порядка действий истец обязан представить доказательства того, что ответчик получил претензию. Как удачный пример — отправление претензии посредством электронной почты, пусть и оно не прописано в договоре, но на неё дали ответ. Если такие доказательства имеются, то к соблюдению претензионного порядка не должно быть никаких вопросов. Их отсутствие будет означать прямо противоположное решение, о чём и говорится в подпункте 1.7 первого пункта разъяснения под номером 02-38.

Электронные документы и суд

В итоге получается, что документы в электроном варианте и сканы, которые стороны между собой отправляют посредством электронной почты, могут выступать в качестве надлежащих доказательств в ходе экономического спора.

По юридической силе электронный документ с соответствующей цифровой печатью такой же, как и обычный бумажный вариант. Так что никаких проблем не будет в суде с ним как с доказательством.

Относительно работы со сканами есть следующие варианты:

в договоре одна и другая сторона предусматривают, что сканированные документы наделяются юридической силой. В такой ситуации главное, чтобы соблюдались условия и требования договора. Тогда суд их примет в качестве доказательств, взяв на вооружение вторую часть 84-ой статьи хозяйственно-процессуального кодекса;
если в договоре не прописаны специфические условия, то документы в виде сканов суд признает только как копии документов на бумажном носителе. Если возникнет спор по поводу подписания такой бумаги и того, что в нём содержится, суд имеет право истребовать оригиналы документации, основываясь на третьей и седьмой частях 84-ой статьи хозяйственно-процессуального кодекса. В случае, если по каким-либо причинам предоставить оригиналы невозможно, суд имеет полное право на признание сканированного варианта как недопустимого доказательства. Например, арбитражным судом установлено, что дело содержит лишь сканированные копии документации. Подлинники их ответчик по каким-либо причинам не предоставляет. В такой ситуации суд признаёт эти копии как доказательства, не имеющие никакой силы.

То есть в случае появления спорной ситуации и доведения её до суда сторона может продемонстрировать судье электронную документацию плюс сканы электронных документов. Но тогда тот, кто их предоставил, пусть будет готов к рискам, связанным с возможным непризнанием этих документов в качестве доказательств.

Заключить сделку за минуту не выходя из дома. Кажется фантастикой, но на деле — реальность. Благодаря специальным приложениям можно подписывать договоры прямо на своем ноутбуке. Если стороны договорятся, такие подписи будут иметь силу собственноручных.

В последние годы компании все чаще стали переходить с бумажного документооборота на электронный. Антиковидные ограничения выступили лишь дополнительным катализатором. Благо к началу пандемии в России уже было выработано правовое регулирование электронных подписей (ЭП), без которых трудно представить электронный документооборот.

простая (ПЭП) — это код подтверждения, комбинация логина и пароля, а также другие инструменты, позволяющие идентифицировать автора подписи;
неквалифицированная (НЭП) — это две уникальные последовательности символов (ключ ЭП и ключ проверки ЭП), которые подтверждают личность и позволяют выявить внесение изменений в документ после его подписания;
квалифицированная (КЭП) — это та же НЭП, только созданная с использованием средств шифрования, сертифицированных ФСБ. Выдается такая подпись в аккредитованных удостоверяющих центрах (а НЭП — в любых).

НЭП и тем более КЭП считаются более надежными видами электронных подписей. Поэтому и сфера их применения шире, чем у ПЭП. Например, неквалифицированная подпись может использоваться в рамках внутреннего документооборота, а квалифицированная и вовсе приравнивается к собственноручной.

Но получить такие подписи, конечно, сложнее, чем ПЭП. Да и не всегда это нужно: порой может быть достаточно и простой электронной подписи. В частности, она вполне подойдет для электронного документооборота. Чтобы подписывать ПЭП договоры с контрагентами, нужно составить соглашение о простой электронной подписи. В нем следует прописать обязанность соблюдать конфиденциальность ключа ПЭП и правила определения подписавшего лица.

Остается разобраться, как реализовать такое подписание технически. На самом деле это проще, чем кажется. Существуют специальные программы, которые позволяют подписывать PDF-файлы простыми электронными подписями. Например, швейцарское приложение Smallpdf.

Smallpdf — это приложение для работы с документы в формате PDF. С помощью него PDF-файлы можно сжимать, редактировать, конвертировать, объединять, защищать и не только. Всего Smallpdf предлагает 21 инструмент для работы с такими документами.

Среди них есть и инструмент eSign, который позволяет менее чем за минуту подписать PDF-файл. Для этого сначала нужно выбрать файл и загрузить его. После Smallpdf предложит пользователю создать его электронную подпись. Ее можно нарисовать с помощью мыши (трекпада) или просто загрузить фотографию. Затем остается поместить подпись в нужное место, и подписанный документ готов.

С помощью eSign можно также оставлять метки времени, совместимые с юридическим стандартом eIDAS, отслеживать хронологию работы с файлом и приглашать других пользователей поставить электронную подпись на документе. Таким образом можно запросить электронную подпись у 100 человек. Все они получат письмо со ссылкой, пройдя по которой они смогут подписать документ. Для этого им потребуется лишь доступ в интернет.

При этом пользователи Smallpdf могут не волноваться об утечках данных. Приложение обеспечивает 256-битное SSL-шифрование при передаче документов — это военный уровень безопасности. Кроме того, все файлы автоматически стираются с серверов Smallpdf через час.

Читайте также: