Онлайн трансляция мероприятия как сделать

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 19.09.2024

В 2020 году пришлось очень быстро переходить в онлайн. Мы собрали 27 фишек, которые помогут организовать мероприятие в сети не хуже, чем в Точке кипения.

В чем отличие от обычного мероприятия в Точке кипения

Возможности:

Аудитория не ограничена городом проведения мероприятия, ваш охват — весь мир.
Легкий вход для участников. Не нужно никуда ехать, искать парковку, стоять в очереди на регистрацию, выбирать место в аудитории. Включил трансляцию — и участвуешь.
Сами выбираете удобное время и место проведения. Не нужно зависеть от занятости залов, близости к метро или наличия парковки.
Можно записать и переиспользовать материал.

Вы не видите аудиторию, но она видит вас. Важно помнить, что вас смотрят люди, даже если вы рассказываете о захвате мира с любимого дивана.
Меньше возможности обратной связи. Вам не будет видна реакция слушателей, поэтому сложнее скорректировать выступление, если аудитория утомилась или отвлекается.
Зависимость от технических решений. Качество интернета, видео и аудио влияет на то, насколько понравится ваше мероприятие.
Кофе-брейком и подарочным блокнотом не откупиться, только контент, только хардкор.

Чек-лист организатора онлайн-мероприятия

Собрали советы, на что обратить внимание на каждом этапе проведения онлайн-мероприятия: от планирования и сбора аудитории до проведения и обратной связи после события. Даже если последнюю неделю все только и делали, что читали статьи по удаленной работе, все равно каждый день организаторы нарушают эти вроде бы простые правила.

Создайте страницу мероприятия

Совет 1. Выберите емкое название

Участники будут видеть название в календаре, рассылках и постах в социальных сетях и по нему принимать решение, зайти на страницу мероприятия или нет. Суть в 60 символах — хорошо, длинный и казенный текст — плохо.

95% названий мероприятий на Leader-ID укладываются в 120 символов. Пик на 30–60 символах неспроста: такие названия хорошо выглядят на маленьких карточках в календаре и в социальных сетях

Наглядный пример из трех названий: 35, 211 и 61 символ с пробелами

Совет 2. Найдите подходящий по смыслу логотип

Изображение на заставке мероприятия показывается наравне с названием. Это первое, что видит пользователь. Оно должно передавать суть мероприятия и кто его проводит, запоминаться пользователям сайта. Фирменная заставка сообщества — хорошо, фото со стока — плохо.

Две заставки мероприятий для сравнения. Догадаетесь, что внизу мероприятие про управление командой и проектами?

Совет 3. Составьте нескучное и краткое описание мероприятия

Наиболее охотно пользователи регистрируются на мероприятия, описание которых в 3–4 абзацах дает представление, чем оно полезно для участников, что нового они получат, каковы условия отбора. По нашим данным, в среднем посетители страницы мероприятия просматривают первые 15 строк, а до конца описания в 1800 символов дочитывают только 36%. Кратко, простым языком и про пользу — хорошо, 2 страницы А4 воды — плохо.

Совет 4. Позовите интересных спикеров и ведущих

Реальные профи и компании — эксперты в области добавляют доверия. Подсветите тех, с кем проводите событие, дайте пользователям перейти на их страницы и ознакомиться с опытом эксперта. Илон Маск на лекции про инновации — хорошо, псевдоспециалист из соседнего подъезда — плохо.

Разработайте презентацию и выступление

Совет 5. Продумайте формат и структуру выступления

У вас не будет живой обратной связи во время мероприятия, поэтому не стоит импровизировать, даже если вы привыкли это делать. Заранее продумайте выступление. Так вы не уйдете от темы, а участники получат максимум пользы.

Совет 6. Соберите больше деталей, которые удержат внимание слушателя

Совет 7. Выберите крупный шрифт

У вас не будет проектора для большого экрана, как на офлайновом мероприятии. Лучше сделать минимум текста крупного размера и по сути. Обязательно протестируйте презентацию на ноутбуке и телефоне, ведь именно так ее увидят слушатели.

Встроенные проигрыватели видео на нашем и других сайтах меньше размера экрана. Если заголовок слайда еще виден хорошо, то основной текст читается с трудом

Совет 8. Добавьте иллюстрации, таблицы и схемы

Структурированная схема или таблица поможет участникам быстрее разобраться в сложном материале, а наглядная иллюстрация — лучше усвоить ваш контент или сделать передышку.

Совет 9. 1 слайд = 1 мысль

Подготовьте мероприятие

Совет 10. Выберите площадку трансляции

Есть YouTube, открытая встреча в Zoom, GoToWebinar и другие инструменты. Главное, чтобы он был удобен вам и не требовал регистрации участников, а трансляцию можно было экспортировать в YouTube.

Совет 11. Протестируйте весь функционал

Как рассказали аналитики, только каждый шестой из тех, кто хотел сделать трансляцию, делает ее и выкладывает ссылку в карточку мероприятия. Главная причина в том, что трансляцию надо настраивать заранее, иначе в последний момент что-то обязательно пойдет не так. Протестируйте функционал площадки и убедитесь, что знаете все: как включать трансляцию, делиться экраном, переключать слайды, останавливать трансляцию.

Совет 12. Заранее дайте ссылку на трансляцию

Совет 13. Проверьте качество звука и скорость интернета

Шуршащий микрофон и плохой интернет — ваши надежные друзья, если ваша задача убить свое выступление. Заранее выберите тихое место проведения с быстрым интернетом, проверьте качество звука и картинки.

Комментарий к одной из лекций партнеров на YouTube, а ведь она идет 2 часа!

Совет 14. Подтяните сервисы, которые облегчат жизнь вам и участникам

Для всех мероприятий на Leader-ID доступен сервис обмена документами. Он позволит вам и участникам поделиться презентацией и любыми документами после мероприятия. А чтобы участники завязывали полезные контакты даже онлайн, подключите сервис нетворкинга.

Нетворкинг доступен всем организаторам, вам остается только включить опцию для нужного мероприятия

Соберите свою аудиторию

Совет 15. Ставьте понятные темы

В идеале тема мероприятия не требует дополнительных пояснений: всем понятно, на кого оно рассчитано и что будут делать пользователи. Чем понятнее описано мероприятие, тем больше вероятность, что ИИ рекомендует его вашей ЦА.

Выберите до 5 тем из списка, по ним посетители сайта фильтруют календарь и ищут мероприятия, а мы подбираем мероприятия для рекомендаций

Совет 16. Сначала позовите ту аудиторию, что у вас уже есть

Аудитория есть у каждого. Эффективнее пополнять ее, чем каждый раз формировать заново. Пригласите участников прошлых событий, тех, с кем сами были на мероприятиях, подписчиков и друзей. Самый простой способ — сделать емейл-рассылку с анонсом и ссылкой на регистрацию.

Совет 17. Задействуйте соцсети и профессиональные сообщества

Опубликуйте анонс мероприятия в социальных сетях и профессиональных сообществах, в которых крутится ваша аудитория.

Совет 18. Используйте рекламу, когда есть возможность

Если есть бюджет, дайте рекламу вашего мероприятия в тех социальных сетях, новостных и поисковых ресурсах, которыми пользуется ваша аудитория. Не забудьте поставить ссылку на страницу события. Вам смешно, а каждый пятый забывает.

Совет 19. Напоминайте

Часть организаторов боится быть назойливыми, но среди тех, кто сам зарегистрировался на мероприятие, напоминание чаще вызывает благодарность, чем раздражение. Если не хотите беспокоить участников, перед мероприятием они получат автоматическое письмо-напоминание. А если все же захотите прислать им дополнительную информацию, сделайте рассылку сами или через поддержку.

Будьте полезным спикером

Совет 20. Начинайте чуть раньше

Когда человек в сети, ему слишком легко уйти смотреть видео с котиками, если трансляция не началась вовремя. Лучше выйти на связь за 5 минут до старта и разогреть аудиторию, чем потерять участников.

Совет 21. Держитесь курса

Придерживайтесь плана выступления. Даже если осенила гениальная мысль, не уходите от темы. Важно держать тайминг и сохранять ритм выступления. Многие гении экспромта признаются, что заучивали наизусть первые выступления.

Совет 22. Пригласите другого спикера или эксперта

Диалог слушать легче, чем монолог, особенно если мнения спикеров чуть-чуть расходятся. Пригласите коллегу провести мероприятие с вами и увидите, как оживится аудитория.

Совет 23. Зовите на помощь

Сложно одновременно следить за звуком, переключать слайды и давать советы опоздавшим. Никто так и не делает. Поэтому, если есть возможность, попросите другого человека следить за трансляцией, пока вы выступаете. Так вы избежите технических накладок и не будете отвлекаться.

Держите связь после мероприятия

Совет 24. Поддержите интерес к себе полезными материалами

Поделитесь презентацией, кейсами, фото и статьями через сервис Welcome. Материалы будут доступны 2 месяца, и каждый участник сможет их дополнить своей подборкой.

Совет 25. Приветствуйте обратную связь

Это мероприятие выше среднего по всем показателям удовлетворенности участников

Совет 26. Сделайте видеозапись

Не забудьте сохранить трансляцию, когда закончите мероприятие. Так она останется доступной на сайте и будет привлекать новую аудиторию, а вы сможете использовать записанное видео.

Совет 27. Платформа дает вам возможность делать рассылки участникам ваших мероприятий

Не стесняйтесь напоминать о себе: сделайте опрос о том, какая тема следующего мероприятия им интересна, расскажите о своих планах или спросите совета. Когда вы заведете новое мероприятие, ваша аудитория будет уже готова.

Разбор полетов по горячим следам

Иногда простые оплошности, которые допускает организатор, мешают ему собрать аудиторию и донести контент: сложное название, не соответствующий сути логотип, отсутствие продвижения. Чтобы закрепить 26 предыдущих советов и убедиться, что это не кэпство, посмотрите, чего можно легко избежать, продумывая эти моменты заранее. Наши предположения, почему на мероприятия подали мало заявок, относятся только к странице мероприятия и никак не затрагивают содержание лекции, глубину темы или компетенции спикера.

На это мероприятие подали заявку 5 человек. Возможные причины:

На заставке очень мелкий текст и слишком много информации, которую не прочитать. Хорошо видно только имя лектора и число 11. Этой информации недостаточно, чтобы понять, о чем будет мероприятие.
В названии мероприятия тоже нет подсказки, о чем же мероприятие. Только профиль знаний спикера и город.
В 3200 символах описания теряется суть. Хотя, если вчитаться между строк, тема актуальная: улучшение городской инфраструктуры на опыте Севастополя.
Организатор указал, что будет онлайн-трансляция, а ссылку не поставил. И те, кто хотел участвовать, не смогли подключиться.

Еще пример мероприятия с 5 заявками, но уже по другой причине:

Аббревиатура в названии мероприятия мешает понять, о чем оно.
В описании мероприятия всего одна строка, которая практически дублирует название.
И снова нет ссылки на трансляцию.

И в завершение разбора полетов статистика: в поисках примеров для этой статьи мы попросили разработчиков выгрузить список открытых онлайн-мероприятий за год, на которые записалось меньше 10 человек. Когда мы получили данные, нам стало грустно: 92% организаторов, заявивших трансляцию, не указали, как в нее попасть. Проводили ее по факту или нет, ни мы, ни зарегистрировавшиеся онлайн-участники никогда не узнают. 92%!

Шпаргалка

Подытожим, какие шаги стоит сделать на Leader-ID, чтобы провести мероприятие и получить максимум пользы от дополнительных сервисов. Можете скопировать напоминалку или сделать скриншот.

Готовы провести онлайн-мероприятие? Создайте страницу мероприятия на Leader-ID прямо сейчас.

Прямые трансляции в социальных сетях — это крутой инструмент. Можно напрямую общаться с клиентами и сразу получать обратную связь, быстро презентовать продукт или рассказать что-нибудь полезное.

Еще трансляция очень живая — зрители чувствуют естественность, поэтому склонны доверять ей больше, чем смонтированному заранее видео.

Чтобы все действительно было так круто, трансляцию нужно организовать правильно. Сейчас расскажем, как.

Для прямой трансляции нужно написать сценарий заранее. Спонтанная съемка — не лучшая идея, потому что можно запутаться, не рассказать что-нибудь важное или о чем-то попросту забыть. Поэтому следует заранее определить цель трансляции и примерные тезисы. Но дословный сценарий делать не обязательно — просто придерживайтесь определенного плана, и тогда все пройдет естественно.

А еще именно онлайн-трансляция — лучший инструмент для ситуаций, когда вы находитесь на каком-то мероприятии. Например, если вы посещаете тематическую конференцию, прямая трансляция будет очень естественной — люди в реальном времени увидят все, что происходит, как будто сами находятся там вместе с вами.

Презентация нового продукта.
Рассказ о себе как о владельце бизнеса.
Анонс продукта, услуги или мероприятия.
Обучающий ролик по вашему продукту — что-то вроде вебинара.
Видео с производства или из офиса.
Репортаж с конференции.
Ответы на частые вопросы или интервью со специалистом.

Только не делайте трансляцию слишком длинной, даже если хочется рассказать много — далеко не каждый зритель готов несколько часов смотреть видео, даже самое интересное. Оптимальное время — около часа, но если крутой материал, можно растянуть на 2-3 часа.

Естественное дневное освещение хорошо подходит для съемки, но чаще снимать приходится все-таки в помещении. Чтобы изображение было четким и ярким, лучше поставить дополнительные источники света.

Для трансляции хватит двух простых стоек, установленных по бокам от кадра. Главное, чтобы источники света в кадр не попадали — они будут слепить зрителя. Сидеть напротив окна не стоит — так вы превратитесь в темный силуэт, не вызывающий доверия. А вот сделать контровый свет можно — он устанавливается за спиной от объекта на близком расстоянии и создает тонкую линию светового контура вокруг него. Правда, такой свет обязательно должен быть рассеянным.

Еще вам понадобятся рассеиватели — они сделают свет не таким ярким, более мягким, благодаря чему лицо будет выглядеть естественным.

Многие рассеиватели похожи на зонты. Но обычные зонты не подойдут — изнутри должна быть специальная светоотражающая поверхность

Если трансляция подразумевает хождение по офису, проследите, чтобы везде был включен яркий свет. Особенно хорошо на камере выглядят светодиодные лампы. А вот лампы накаливания дают не очень красивое желтое освещение, которое смотрится на видео неудачно.

7 МИН

Как организовать онлайн-мероприятие

Не торопитесь отменять запланированные мероприятия из-за карантина — попробуйте перевести их в онлайн. Объясняем, как это сделать.

Пока во всех регионах в России действуют ограничения на массовые мероприятия, стоит освоить онлайн-формат. Лекции, вебинары, консультации, дискуссии, тренировки и многое другое можно проводить дистанционно.

Такой формат позволит малому и среднему бизнесу поддерживать связь с постоянными клиентами и даже привлекать новых. Например, магазин одежды может организовать урок стилиста, салон красоты — мастер-класс визажиста и парикмахера, а фитнес-центр — домашние тренировки.

Плюсы онлайн-мероприятий

Участниками и спикерами могут стать люди из разных городов и стран.
Экономия на аренде помещения и техники и организации кейтеринга. Достаточно выбрать одну платформу, к которой подключатся участники.
Возможность быстро обмениваться файлами любого формата: текстами, видео, аудио, графиками.
Возможность организовать дополнительную площадку для нетворкинга в социальных сетях или отдельном чате.

Минусы онлайн-мероприятий

Онлайн-формат не подходит для выставок или демонстрации продукта. Чтобы провести такое мероприятие в интернете без потери качества, потребуются VR- или AR-технологии, а это лишние затраты.
Качество трансляции зависит от скорости интернет-соединения. Проблема может возникнуть как на стороне организатора, так и на стороне участника.
Вовлечённость снижается: участники могут совмещать просмотр трансляции с другими делами, домашними или рабочими.

Как провести мероприятие онлайн

Шаг 1. Выберите площадку

Всё зависит от формата мероприятия. Если оно подразумевает обсуждение, общение со спикерами (например, вебинар или дискуссия), то подойдут следующие сервисы:

Skype. В бесплатной версии в видеозвонке могут участвовать до 50 человек, есть возможность демонстрации экрана. Продолжительность одного группового звонка — не более 4 часов.
Zoom. К трансляции могут подключиться до 100 участников, в бесплатной версии конференция длится 40 минут. Цена подписки на месяц начинается от 14,99 долларов.
Appear.in. Подойдёт для мероприятий с небольшим количеством участников — до 12 человек, ограничений по времени нет.

Шаг 2. Расскажите о мероприятии

Сделайте анонс в социальных сетях и на собственном сайте. Опубликуйте имена спикеров и программу, расскажите о событии в группах, куда заходит ваша целевая аудитория.

Шаг 3. Откройте регистрацию или начните продажу билетов

В этом помогут сервисы вроде TicketsClouds и TimePad. Первый доступен только юридическим лицам. Второй вариант подойдёт и для физлиц.

Комиссия зависит от количества участников и варьируется от 1 до 10 %. Если мероприятие бесплатное, достаточно просто зарегистрироваться на площадке. Учтите, что из-за резкого спроса операторы сервисов могут отвечать с задержкой.

Шаг 4. Решите вопрос с обработкой персональных данных участников

Указанные сервисы собирают персональные данные пользователей, но при регистрации сразу получают согласие на обработку информации. Это упрощает задачу организатору.

Если же вы будете собирать информацию об участниках самостоятельно (например, имена и фамилии, адреса электронной почты, телефоны), сначала зарегистрируйтесь в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора и разместите в открытом доступе свою политику конфиденциальности.

Подробнее о том, как законно собирать информацию о клиентах, читайте в нашем материале.

Шаг 5. Отслеживайте количество участников

Регулярно проверяйте, сколько человек уже зарегистрировались или купили билеты. Так вы поймёте, не превышен ли лимит по количеству участников в конференции (если у вас нет платного доступа), и вовремя закроете регистрацию на событие.

Шаг 6. Напомните о событии и пришлите участникам инструкцию

Это лучше сделать за день и час-два до начала. Подготовьте инструкцию о том, как подключиться к трансляции. За час до начала пришлите ссылку. Попросите слушателей заранее проверить, настроены ли у них динамики и микрофон.

Шаг 7. Найдите модератора

Он поможет спикерам следить за временем, не отклоняться от темы и общаться с участниками. Например, собирать и задавать вопросы.

Шаг 8. Убедитесь в том, что техника настроена

Попросите спикеров провести тестовый эфир на 10 минут. Если обнаружатся какие-то неполадки, сразу же свяжитесь со службой технической поддержки, чтобы устранить проблему до старта.

Шаг 9. Поддерживайте общение с пользователями во время мероприятия

Присылайте участникам дополнительные материалы. Это могут быть презентации, инфографика, дополнительные ссылки. В перерывах устройте квиз или опрос, чтобы развлечь аудиторию.

Шаг 10. Соберите отзывы

Получите обратную связь от спикеров и участников мероприятия. Организуйте обсуждение в соцсетях, отдельном чате или разошлите анкету (например, гугл-форму). Это поможет провести работу над ошибками и сделать следующее мероприятие лучше.

Шаг 11. Подготовьте краткий отчёт о событии

Соберите основные тезисы, вопросы, выложите аудио- или видеозапись, а также опубликуйте полезные материалы (например, презентации экспертов и кейсы).

Советы для подготовки и вовлечения удаленных слушателей

Чем онлайн-трансляция отличается от выступления перед аудиторией? Как подготовиться к выступлению так, чтобы оно было приятным для вас и полезным для зрителей? Как работать с камерой и невидимой аудиторией?

Трансляция — это формат, когда спикера снимают на одну или несколько профессиональных камер. В трансляции может участвовать как один спикер, так и целая команда: например, несколько спикеров и модератор, который выполняет роль ведущего.

Основное отличие от обычного выступления в том, что перед выступающим нет зала. Если во время офлайн-события мы видим реакцию аудитории и можем на это реагировать, то здесь спикер только представляет, что за камерой есть слушатели.

Зачем делать трансляцию?

Сейчас многие офлайн-конференции переносят в онлайн. Спикеры выступают не на сцене, а в студии и отвечают на вопросы аудитории из чата. Кроме конференций, трансляцию организуют для выступления перед большой распределенной командой. Еще в студии можно провести курс или лекцию — альтернатива вебинару.

Ниже советы о том, как провести трансляцию и сделать так, чтобы аудитории было интересно и понятно, а вы не переживали о том, хорошо ли вас слышно.

Контент

Подготовка выступления для трансляции не отличается от обычной — вы так же продумываете:

Кто ваша аудитория
Чем выступление полезно для слушателей

После этого вы прописываете структуру выступления. Отдельно стоит обратить внимание на логику речи — в удаленном формате ее сложнее считывать, а значит выступление должно быть максимально простым для восприятия и понятным по структуре. Быстро улучшить речь поможет прием Bullshit тест.

Bullshit тест

Суть приема — проговорить речь за 5 минут. Это не значит, что надо говорить быстрее. Попробуйте сжать речь до главных тезисов. Как в elevator speech, когда вы емко описываете инвестору идею.

Как это работает?

Когда вы проговариваете выступление, тут же замечаете неточности в логике. Например, когда вы останавливаетесь на чем-то слишком подробно или наоборот — недостаточно.

Дополнительный профит от приема — вы запоминаете речь, пока упаковываете ее в несколько ключевых тезисов. И еще: если в последний момент что-то изменится и 30-минутное выступление превратится в 10-минутное, у вас будет под рукой компактная версия.

Работа с невидимой аудиторией

Когда вы выступаете в студии, вы не видите реакцию аудитории. Непонятно, заходят ли шутки, слушают ли вас люди или залипли в телефоне, кивают ли они или хмурят брови. Еще для многих непривычно говорить не с живыми людьми, а с камерой. Что делать?

Посадите в зал организаторов или коллег

Небольшая аудитория поддержит вас — выступать будет проще. В крайнем случае, если слушателей не найти или их негде посадить, рассказывайте оператору, который вас снимает.

Представьте знакомого человека и говорите так, как бы общались с ним

Прием помогает предсказать реакции, хотя и выглядит странно со стороны. Представьте, что вы выступаете перед другом. Что вызовет у него смех, а что — неодобрение? Как он будет реагировать на вашу речь?

Сделайте предварительный офлайн-прогон

Это долгий, но рабочий вариант. Выступите перед коллегами и посмотрите видео. Обратите внимание на то, что вызывает отклик у слушателей — повторите эти приемы во время онлайн-трансляции.

Читайте также: