Обеспечение целостности данных access как сделать

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 27.08.2024

Если вы не знаете, что делать, когда появляется предупреждение "Приложению Microsoft Access не удается создать .

Если вы не знаете, что делать, когда появляется предупреждение "Невозможно добавление или изменение записи.

00:50 | Схема данных 01:43 | Ручное создание связи между таблицами 03:22 | Обеспечение целостности данных 05:07 .

Раздел 4. Организация связей между таблицами и сохранение целостности данных. Основы системы управления базами .

PQE Group is now supporting GILS and The Ministry of Industry and Trade of the Russian Federation in setting all the GMP Data .

Установим связи между таблицами, предусмотрев обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных .

Получите пошаговое руководство о том, как при помощи OpenSSL обеспечить целостность данных. Научитесь применять .

Как убрать все панели Access, чтобы база данных выглядела, как отдельная программа. Как скрыть от пользователя все .

Считается, что база данных спроектирована хорошо тогда, когда каждая запись в любой таблице является уникальной. Это означает, что значение некоторого поля (или нескольких полей) не повторяется ни в одной записи в таблице. Такой идентификатор называется первичным ключом (или просто ключом).

Ключ - минимальный уникальный идентификатор, состоящий из одного или нескольких полей. При проектировании баз данных MS Access чаще всего для ключа используют поля с типом данных Счетчик. Для задания ключа нужно: 1) в режиме Конструктор выделить поле; 2) в меню Правка выбрать команду Ключевое поле (при этом появится изображение ключа).

Просмотр данных, содержащихся в таблице, осуществляется в режиме таблицы (выделить необходимую таблицу и нажать кнопку Открыть). В этом режиме можно не только просматривать, но и форматировать данные, вставлять и удалять записи, редактировать данные. В этом режиме изменять структуру таблиц (добавлять, удалять поля; изменять свойства полей и т.д.) Нельзя.

Задание связей между таблицами

· Каскадное обновление связанных полей. Если эта опция выбрана, то при изменении первичного ключа автоматически меняется связанный вторичный ключ. Если эта опция не выбрана, то при попытке редактировать первичный ключ появится предупреждение о том, что вносить изменения нельзя.

· Каскадное удаление связанных полей. Если выбрана эта опция, то при удалении записи все связанные с первичным ключом записи также удаляются. Если она не выбрана, то появляется предупреждение, что, если имеются записи, связанные с данной записью, удалять ее нельзя.

· Объединение. Применяется для выбора типа объединения, используемого по умолчанию при создании запросов на основе связанных таблиц. Включает указания на то, надо ли выводить на экран только записи, которые имеют общий ключ в обеих таблицах, или же надо вывести одну таблицу полностью и все связанные с ней записи из другой таблицы.

Для того чтобы разорвать существующую связь между таблицами, нужно в окне схемы данных щелкнуть по линии, связывающей поля таблиц и нажать клавишу Delete.

2. Понятие формулы в Excel. Ссылки

Ввод информации в ячейки

Прежде чем ввести информацию в ячейку, эту ячейку нужно выделить, поместив туда табличный курсор, имеющий вид объемного креста, и щелкнув мышью. Выделенная ячейка окружается жирной черной рамкой. При вводе информации, вводимые символы появляются на экране сразу в 2-х местах: в выбранной ячейке и в строке формул. В этой строке появляются также две новые кнопки:

Отмена;

Ввод. Сохранить вводимые данные в текущей ячейке можно следующими способами:

1. Щелкнуть по кнопке Ввод;

2. Нажать клавишу ;

3. Нажать на одну из стрелок на клавиатуре, и, тем самым, одновременно перейти в соседнюю ячейку.

4. Щелкнуть мышью на другой ячейке.


Если ввод данных в ячейку еще не закончен, и его нужно аннулировать, то нужно щелкнуть по кнопке Отмена или нажать . Нажатие на кнопку в строке формул вызывает появление Палитры формул, которая облегчает ввод и редактирование формулы, в которой используются функции Excel.

Данные типа формула. Это то, что делает электронную таблицу электронной таблицей. Без формул Excel был бы лишь усовершенствованным для работы с таблицами текстовым процессором. Основное правило – ввод формулы нужно начинать со знака "=" (иначе это будет текст). Excel позволяет вводить сложные формулы длиной до 1024 знаков. Формула может содержать: адреса ячеек таблицы, числа, математические функции и знаки операций: + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление), Ù (возведение в степень). Порядок их выполнения определяется приоритетом: 1 – функции 2 – "Ù" 3 – "*" и "/" 4 – "+" и "-"

Повысить приоритет можно, применяя круглые скобки.

1. Выполнить команду Сервис® Параметры.

2. На вкладке "Вид" установить флажок Формулы


(Вместо действий 1,2 можно нажать комбинацию клавиш ). В противном случае увидеть формулу можно только в строке формул, если ячейка с формулой является выделенной (активной).

Набор встроенных функций.

Это можно осуществить двумя способами: вручную и при помощи Мастера функций Вручную набор производится так: набирается имя функции и далее без пробелов аргумент(ы), заключенный(ые) в круглые скобки. Если аргументов несколько, то друг от друга они отделяются знаком ";". Аргумент может быть числом, адресом ячейки или блоком ячеек, например,

СРЗНАЧ (А7; В12; С7: С20) Мастер функций можно вызвать кнопкой на панели инструментов Стандартная или в строке формул. Ввод функции осуществляется в 2 этапа:

1. В диалоговом окне Мастер функций: шаг 1 из 2 нужно выбрать требуемую функцию из предлагаемого списка (после чего она будет внесена в формулу, а внизу диалогового окна будут видны ее аргументы) и нажать кнопку Далее.

2. В окне Мастер функций: шаг 2 из 2 нужно задать значения аргументов для выбранной функции. Их можно задавать вручную, или непосредственно выделяя соответствующие ячейки в таблице (окно Мастера функций, если оно Вам мешает, сдвиньте в сторонку!).

Если таких аргументов несколько, то для перехода к следующему (новая строка в окне) нажмите клавишу или щелкните мышью.


Если аргументом функции является другая функция, то для ее вставки нужно нажать кнопку , изображенную в начале строки.


Автосуммирование. Excel позволяет упростить использование функции СУММ (суммирование ряда значений). Для этой цели нужно использовать инструмент (Автосуммирование), расположенный на панели Стандартная.


1. Поставить курсор в ячейку, где должна находится сумма, и щелкнуть по кнопке .

2. Убедиться, что Excel правильно определил диапазон данных для суммирования (вокруг него движется пунктирная линия, и он вписан в качестве аргумента) и при необходимости изменить его.

Обеспечение целостности данных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. При установке соот­ветствующего флажка работа с данными будет подчинена следующим прави­лам:

1. Невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, от­сутствующее в связанном поле главной таблицы. Однако можно ввести пус­тое значение, показывающее, что для данной записи связь отсутствует.

2. Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют свя­занные с ней записи в подчиненной таблице.

3. Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если су­ществуют записи, связанные с подчиненной.

Любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет. Флажки каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей по­зволяют преодолеть указанные ограничения, сохраняя при этом целостность дан­ных. При изменении ключевого поля или удалении записей в главной таблице будут проверяться соответствующие записи в подчиненной таблице и обнов­ляться внешние ключи или удаляться записи соответственно.

Это очень мощный аппарат Access, которым следует пользоваться, чтобы обеспечить корректность данных в таблицах базы данных. Однако очень осторожным нужно быть с флажком каскадное удаление связанных записей . В данном случае, если вы решили удалить из таблицы данные о каком-то читателе, скорее всего вас не будет уже инте­ресовать, какие книги он читал. Поэтому связанные записи из таблицы Фор­муляр можно вполне обоснованно удалить. Но так бывает не всегда.

На схеме данных можно не только создавать связи, но и редактировать их. Попробуем отредактировать связь между таблицами МестаХранения и Издания. Эта связь существует, но для нее не установлена проверка ссылочной целостности, поэтому связь на схеме имеет другой вид. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на этой связи (линии, соединяющей таблицы). Появится уже знакомое вам окно Изменение связей. Установите в нем два флажка: Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей . Флажок каскадное удаление связанных записей не устанавливайте, ведь вы не хотите, чтобы при удалении записи о каком-то шкафе из базы исчезли все данные о книгах, находящихся в этом шкафу.

Столбец подстановок представляет собой список значений, которые могут быть введены в текстовое или числовое поле. Обычно столбец подстановок создается для тех полей, значения которых представляют собой коды из справочника , то есть это ключи из другой таблицы.

Столбец подстановок служит двум целям:

1. Облегчает ввод данных в такое поле, так как он позволяет выбирать из списка j не коды, а кодируемые значения (города, издательства, категории и т. д.).

2. При отображении таблицы в поле, для которого определен столбец подстановок, тоже показываются не коды, а кодируемые значения, что значительно удобнее. Кроме этого, столбец подстановок рекомендуется использовать для текстовых полей, которые имеют фиксированный набор значений. В этом случае в поле таблицы хранятся сами значения, но столбец подстановок позволяет контроли­ровать правильность ввода этих значений.

Столбцы подстановок рекомендуется создавать при определении структуры таблицы, тем более что для этого есть соответствующий Мастер — Мастер подстановок.

1. В столбце Тип данных поля КодМеста выберите из списка значение Мастер подстановок

3. В следующем диалоговом окне выберите таблицу МестаХранения и нажмите кнопку Далее. В списке Доступные поля выводятся все поля таблицы МестаХранения. Переместите все эти поля в список Выбранные поля и нажмите кнопку Далее.

4. В следующем диалоговом окне видны все столбцы так, как они будут ото­бражаться в раскрывающемся списке. Столбец КодМеста скрыт (не будет отображаться), а ширину остальных столбцов вы можете отрегу­лировать, перемещая мышью границы столбцов. Установив нужную ширину столбцов, нажмите кнопку Далее .

5. В последнем диалоговом окне введите подпись для поля: Место хранения и на­жмите кнопку Готово. После этого Access автоматически создает связь между таблицами Издания и МестаХранения. Ответьте утвердительно на вопрос о сохранении таблицы и раскройте вклад­ку Подстановка в нижней части окна Конструктора. Эта вкладка со­держит список свойств, которые определяют столбец подстановки:

Ø Тип элемента управления — определяет вид поля: обычное поле, список или поле со списком.

Ø Тип источника строк — может принимать три значения: Таблица или запрос, Список значений и Список полей . В данном случае это запрос.

Ø Источник строк — определяет источник данных, в данном слу­чае представляет собой инструкцию языка SQL, которая выбирает запи­си из таблицы МестаХранения.

Ø Присоединенный столбец — определяет номер столбца в рас­крывающемся списке, значение из которого должно записываться в поле подстановки. В нашем случае это первый столбец, содержащий КодМеста.

Ø Число столбцов — определяет число выводимых столбцов в раскрывающемся списке. В нашем примере их четыре.

Ø Заглавия столбцов — определяет, будут ли выводиться заго­ловки столбцов.

Ø Ширина столбцов — определяет ширину столбцов списка. Обратите внимание, что для первого столбца указана ширина 0 — имен­но поэтому он и не будет отображаться.

Ø Число строк списка — определяет максимальное число строк в списке. Если количество элементов списка превысит указанное число строк, в списке появится полоса прокрутки.

Ø Ширина списка — определяет ширину раскрывающегося списка.

Ø Ограничиться списком — определяет, могут ли вводиться в поле значения, не являющиеся элементами списка.

6. Снова раскройте вкладку Общие и удалите значение 0 из свойства Значение по умолчанию.

Чтобы воспользоваться Мастером подстановок, измените тип данных для каждого из этих полей — установите курсор в это поле и выберите из списка значение Мастер подстановок Можно также раскрыть вклад­ку Подстановка , изменить значение свойства Тип элемента управ­ления: Поле со списком и установить вручную все значения свойств. Установим подстановку из списка значений.

1. В столбце Тип данных выберите Мастер подстановок. В первом окне Мастера установите переключатель Будет введен фиксирован­ный набор значений.

2. В следующем окне нужно ввести список возможных значений поля. Устано­вите курсор в первую строку столбца и начинайте вводить значения: книга, журнал, газета.

3. В последнем окне введите подпись: Тип издания и нажмите кнопку Готово. Посмотрите значения свойств на вкладке Подстановка. Свойство Тип источника строк имеет значение Список значений, а Источник строк содержит сами значения.

Включение флажка "Обеспечение целостности данных "позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Целостность данных – система правил, используемых в MS Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

1. Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс.

2. Связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем в свойстве "Размер поля "(FieldSize) указано значение "Длинное целое". А также поле счетчика можно связать с числовым полем, если и в обеих ячейках свойства "Размер поля" (FieldSize) задано значение "Код репликации".

3. Обе таблицы принадлежат одной базе данных MS Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами MS Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных стандартными средствами MS Access невозможно.

Установив целостность данных, необходимо следовать следующим правилам:

1. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод пустых значений, показывающих, что записи не являются связанными. Например, нельзя сохранить запись, регистрирующую заказ, сделанный несуществующим клиентом, но можно создать запись для заказа, который пока не отнесен ни к одному из клиентов, если ввести пустое значение в поле "Код Клиента".

2. Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице. Например, невозможно удалить запись из таблицы "Сотрудники", если в таблице "Заказы" имеются заказы, относящиеся к данному сотруднику.

3. Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной. Например, невозможно изменить код сотрудника в таблице "Сотрудники", если в таблице "Заказы" имеются заказы, относящиеся к этому сотруднику.

Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Параметры объединения таблиц

При добавлении таблицы в запрос в MicrosoftOfficeAccess 2007 создаются объединения, которые базируются на связях между таблицами. Объединения в запросах можно создавать вручную, даже если они не отражают заранее определенные связи. При использовании других запросов (независимо от таблиц или вместе с ними) в качестве источника данных для запросов можно создавать объединения между исходными запросами, а также между запросами и таблицами, которые используются в качестве источников данных.

Существует четыре основных типа объединений:

Внешние объединения представляют собой запросы, в которые включаются все строки одной таблицы, а также строки другой таблицы, значения которых в первой и второй таблице совпадают, несмотря на то, что некоторые из строк с обеих сторон полностью совпадают. Внешние объединения являются направленными, они могут быть левыми или правыми. При левом объединении в запрос включаются все строки таблицы из первой таблицы в предложении FROM инструкции SQL, и только те строки из другой таблицы, в которых значения связанных полей совпадают. При правом объединении в запрос включаются все строки из второй таблицы в предложении FROM инструкции SQL, и только те строки из другой таблицы, в которых значения связанных полей совпадают. Внешнее объединение используется, когда возникнет необходимость, чтобы в результаты объединения были включены все строки одной из таблиц и только те строки другой таблицы, значения связанных полей в которых соответствуют значениям связанных полей в первой таблице. Внешние объединения создаются путем изменения внутренних объединений.

Перекрестное объединение: каждая строка из одной таблицы объединяется с каждой строкой из другой таблицы, в результате это приводит к тому, что называется полным объединением или декартовым произведением. Используйте перекрестные объединения, чтобы проверить все возможные комбинации строк двух таблиц или запросов. Перекрестное объединение создается каждый раз, когда в запрос включаются таблицы или запросы и при этом не создается явного объединения для каждой таблицы или запроса.

Дважды щелкните линию связи. Откроется диалоговое окно Изменение связей. Установите флажок Обеспечение целостности данных. Установите флажок Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных записей или оба эти флажка.

Как открыть связи в Access?

  1. Щелкните "Файл",выберите"Открыть", а затем выберите и откройте базу данных.
  2. На вкладке Работа с базами данных в группе Отношения нажмите кнопку Схема данных.
  3. На вкладке Конструктор в группе Связи нажмите кнопку Все связи. Будут отображены все связи, определенные в базе данных.

Как установить поддержку целостности данных?

Как настроить связи в Access?

Дважды щелкните названия таблиц, которые вы хотите связать, а затем закройте диалоговое окно Показать таблицу. Чтобы создать связь между одной и той же таблицей, добавьте эту таблицу два раза. Перетащите поле, которое вы хотите связать, из одной таблицы в связанное поле в другой таблице.

Как проверить целостность базы данных?

В SQL-сервере есть команда DBCC, чтобы проверять целостность базы. Существует несколько вариантов этой команды, но сейчас мы поговорим только про DBCC CHECKDB. Эта команда проверяет внутренние структуры, метаданные, и данные в базе.

Зачем нам нужна целостность данных?

Целостность и истинность данных в БД

Целостность БД не гарантирует достоверности (истинности) содержащейся в ней информации, но обеспечивает по крайней мере правдоподобность этой информации, отвергая заведомо невероятные, невозможные значения.

Что такое связь в базе данных?

Маловероятно. В справочнике [2] связь определяется так: "Соединение, данных двух таблиц, с помощью общего поля (или нескольких полей) — идентификатора записи" (стр.

Каким образом производится расчеты в базе данных MS Access?

В Access существует множество агрегатных функций, включая Sum, Count, Avg (для вычисления среднего значения), Min и Max. Суммирование данных производится путем добавления в запрос функции Sum, подсчет данных — путем использования функции Count и т. д.

Зачем для связанных таблиц используется механизм поддержки целостности данных?

Целостность данных означает систему правил, используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

Какое поле можно считать уникальным в базе данных?

Какое поле можно считать уникальным? поле, значения в котором не могут повторятся; поле, которое носит уникальное имя; поле, значение которого имеют свойство наращивания.

Что означает на схеме данных 1 и бесконечность?

Таблицы на стороне "1" называются главными, а на стороне "Бесконечность" - подчиненными или связанными. Например, таблица Группы - главная, а таблица Студенты подчиненная. Тип связи между ними "один-ко-многим". Это обозначает, что в одной группе может быть много студентов, а может и ни одного.

Для чего нужны связи в базе данных?

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Читайте также: