Как сделать электронный архив документов

Добавил пользователь Алексей Ф.
Обновлено: 19.09.2024

Разбираемся, как оцифровать документы и как их систематизировать

Практически любой бизнес сталкивается с необходимостью хранения бумажной документации. Счета, накладные, договоры, отчетность, кадровые документы и прочее — всё это необходимо как-то сохранять. Кроме того, важно организовать удобное использование. Порой на поиск бумажных документов уходит много времени. А иногда нужный документ и вовсе найти не удаётся, поскольку он отсутствует или расположен в другом месте.

В кратком обзоре Open Academy читайте, как оцифровывать, систематизировать и хранить документы.

Как оцифровать документы

Оцифровка бумажной документации включает в себя три основных этапа.

1. Подготовка документов к оцифровке

Прежде всего, документы необходимо систематизировать по схожим признакам. Например, можно отсортировать документацию по следующим параметрам:

тип документов;
хронология создания;
принадлежность к конкретному подразделению.

Техническая подготовка состоит в разброшюровке документов, удалении скрепок и скоб. Необходимо обеспечить удобство сканирования.

2. Проведение оцифровки документов

Для оцифровки документации применяют планшетное либо поточное сканирование. Выбор подходящего способа зависит от качества печати и содержания документов, их формата и прочих характеристики. К примеру, нотариально заверенные сшитые документы сканируют через стекло планшета, так как их нельзя пропустить через автоматическую подачу бумаги.

Отсканировать документы можно самостоятельно при наличии подходящего сканирующего оборудования. Если нужно оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера будет достаточно.

Учтите, что функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов имеют только более дорогие профессиональные модели сканеров.

3. Верификация изображений и создание электронных документов

Готовые изображения нужно перевести в подходящий формат (pdf, doc, XLM), чтобы обеспечить возможность последующего использования и полнотекстовый поиск.

Для изменения формата документов используют специальное ПО, в том числе онлайн-программы. Например:

Чтобы изменить формат документа с помощью OCR, нужно загрузить изменяемый документ в программу и потом скачать готовый результат в нужном формате.

Как систематизировать электронную документацию

Для хранения электронных документов и их последующего использования в работе применяют СЭД — системы электронного документооборота.

На российском рынке более востребованы отечественные решения, поскольку в них предусмотрена возможность многочисленных согласований (вертикально направленный документооборот).

Docsvision. Позволяет не только создать удобный электронный архив, но и полностью перевести внутренний и внешний документооборот в электронный формат.

Directum. Система предназначена для внутреннего и внешнего документооборота. Автоматически классифицирует входящие документы, заполняет реквизиты документов. Обеспечивает быстрый поиск информации с учётом содержания документов.

Любому документу в СЭД присваивают определённые атрибуты, по которым в дальнейшем будет осуществляться поиск. Например, название и регистрационный номер документа, автор, время создания и прочее. Для разных типов документов могут применяться разные атрибуты, но для документов одного типа атрибуты неизменны. Атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных — совокупности взаимосвязанных таблиц, в которых указаны данные и характеристики объектов.

Для каждого типа документов в СЭД формируется шаблон карточки, в которой указаны наименования атрибутов документов. Когда в систему вносится новый документ, по соответствующему шаблону заполняют карточку, указывая в ней значения атрибутов. Заполненная карточка связана с самим документом. В дальнейшем, зная тип искомого документа и используя присвоенные атрибуты, можно найти необходимый документ за несколько минут.

Пример раздела с шаблонами документов в базе знаний

Пример шаблона документов

Пример карточки документа

При автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения бухгалтерских документов. Автоматизация хранения финансовой документации предприятия подразумевает под собой внедрение электронного архива.

Электронный архив (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. Также можно встретить и другие обозначения ЭА:

СЭД (СЭДО) — система электронного документооборота;
САД — система автоматизации документооборота;
СУЭД — система управления электронным документооборотом (документами);
ЭД — электронный документооборот.

Зачем же организации внедрять систему Электронного архива?

Все дело в том, что в условиях бумажного документооборота на некоторых этапах проблемы не возникают вообще или же это происходит очень редко. Например, любой квалифицированный специалист знает сроки хранения тех или иных видов документов. Но есть этапы в бизнес-процессах, где со сложностями сталкиваются многие предприятия.

Проблемы бумажного документооборота

Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:

Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов

Проблема	Описание и последствия
Потеря документа	Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса.
Медленный поиск по архиву	Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг.
Высокие затраты на аренду помещения	Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения - это лишние затраты, которых нужно избегать.
Отсутствие централизованного хранилища	Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно.
Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа	Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно?
Нет поддержки версионности документов	Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса.
Отсутствует режим работы в реальном времени	Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив.
Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности	На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов.
Крайне низкий уровень конфиденциальности	Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами.
Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям	В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным.
Низкий уровень структурированности	Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом.

Методы решения проблем бумажного архивирования документов

Для решения проблем, сопровождающих бумажное архивирование документов, существует ряд методов:

реорганизация всего бумажного архива;
наем дополнительных сотрудников;
автоматизация учета финансовой документации и автоматизация документооборота в целом.

Первый метод может дать лишь кратковременный положительный результат. Реорганизация архива — крупный проект для предприятий любого масштаба. Этому процессу должно предшествовать детальное обследование существующей системы с привлечением специализированных аналитиков. Далее следует анализ полученных результатов и разработка плана действий, которые будут предприняты во время реорганизации. После этого архивация документов будет проходить по новой схеме.

Чем плох процесс реорганизации архива

Рассмотрим, с какими проблемами и трудностями могут столкнуться организации, которые захотят использовать реорганизацию архива документов.

После обследования архива возникают те же проблемы (нехватка компетентных сотрудников), но уже во время разработки новой внедряемой системы архивирования бумаг.

Новая система может решать существующие проблемы не в полной мере или решать их временно. На адаптацию сотрудников к новым правилам уйдет много времени, а до этого момента они будут допускать немало ошибок. То есть, нет гарантии того, что решив одни проблемы, не возникнут новые.

По этим причинам реорганизация процесса архивирования может принести негативный результат, принеся бизнесу немалый ущерб.

Наем дополнительных сотрудников — не лучший метод

Наем дополнительных сотрудников — это метод, который способен оптимизировать только отдельный локальный процесс. Снова нет гарантий, что новый сотрудник окажется квалифицированным. Помимо этого, под новых сотрудников необходимо расширять фонд оплаты труда и повышать расходы компании.

Автоматизация — самый эффективный метод

Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.

При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.

Внедрение системы электронного архива

После успешного внедрения СЭД схема движения документа выглядит иначе, нежели при бумажном документообороте:

Схема работы с документом после внедрения ЭА

Преимущества нашей системы

Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора.
Интеграция с учетной системой с привязкой электронных копий документов к транзакциям.
Надежность и защищенность базы данных.
Разграничение прав доступа к разным документам.
Возможность групповой работы с одной скан-копией документа.
Поддержка версионности.
Возможность создавать различные отчеты.

Потоковое сканирование пакетов бумаг с автоматическим разделением на документы.
Автоматическое исправление перекосов, поворотов документа при сканировании.
Удаление помех и загрязнений документов.
Оптимизация размера конечного файла.
Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе.
Уведомление работников о поступлении новых документов.

Для разработки и внедрения проектов мы привлекаем высококвалифицированных аналитиков, программистов, разработчиков и консультантов. Цена и сроки автоматизации зависят от масштаба проекта: сколько будет привлечено специалистов, потрачено ресурсов и автоматизировано мест.

Узнать подробнее о системе электронного архива вы можете здесь.

Внедрение системы Электронного архива требует участия группы квалифицированных аналитиков, консультантов и программистов.

Сотрудники компании EFSOL являются экспертами
в области внедрения Электронного архива.

Многие российские компании уже перешли на работу с электронными документами. Правда объем бумажной документации по-прежнему масштабен, а еще практикуется обмен скан-копиями между контрагентами. Расскажем, как упрощает работу электронный архив документов и программы для работы со сканами.

Чем отличается электронный архив от бумажного

Есть два варианта работы с архивом электронных документов. Первый случай — архив хранит оригиналы. У электронной накладной или акта нет бумажного подлинника, документ сразу создается в электронном виде. В архиве он хранится в зашифрованном виде, для доступа и внесения изменений в документ нужна электронная цифровая подпись.

И есть другая ситуация: в электронном архиве хранятся цифровые копии бумажных документов. Оригиналы при этом могут лежать на полках и стеллажах в компании, которой эти документы принадлежат, или же в платных архивах, которые заботятся о сохранности бумаг. Архивы скан-копий документов популярны, потому что они облегчают работу с документами компании: в цифровом архиве документ легче найти по тэгам, просмотреть нужные данные.

Как работают с электронным архивом

С электронным архивом все иначе: бумажные документы отсканированы или в виде цифровых оригиналов загружены на защищенные сервера, к которым у сотрудников компании есть круглосуточный доступ. При размещении документов в электронном архиве информация в них индексируется: в каждом документе задаются данные для быстрого поиска. Например, номер договора, адрес офиса, ФИО или название контрагента. Вы можете в любое время быстро искать, передавать, распечатывать сканы документов или отправлять цифровые оригиналы в контролирующие органы по запросу — это экономит время и силы.

Для работы с электронным архивом не нужны дополнительные программы или оборудование. Может понадобиться разве что сканер, но во многих архивах сканирование — это часть услуги по загрузке документов. Доступ в архив происходит через интернет, так что смотреть и пересылать документы можно из любого офиса в любой точке мира. Нужно будет только выдать нужным сотрудникам пароли для входа в архив, настроить уровни доступа и работать с цифровыми копиями, как с бумажными документами, только быстрее и проще.

Как легко вводить документы в систему учета

Работу с цифровым архивом удобно совмещать с другим типом автоматизации — автоматическим вводом в учетный софт первички. Есть два способа:

Оба способа можно комбинировать: часть документов вы получаете по ЭДО, а часть вводите в учет с помощью системы распознавания. В современных бухгалтерских веб-сервисах — например, в Контур.Бухгалтерии — есть оба эти инструмента. А еще в Бухгалтерии сканы первички и электронные документы можно прикрепить к соответствующим документам в учете для быстрого поиска.

Как электронные архивы обеспечивают безопасность

Данные в архивах хранятся и передаются в зашифрованном виде. Базы данных находятся на серверах в охраняемых дата-центрах. Для повышенной безопасности сведений архивы применяют те же технологии, что и банки.

Для доступа в архив требуют логин и пароль, затем подтверждение через смс-код, а для работы с электронными документами (а не цифровыми копиями-сканами) нужна электронная цифровая подпись.

В чем удобство работы с электронным архивом

Экономия. Сотрудники быстрее находят нужные документы, освобождается время для полезной работы. Любой документ можно найти в течение минуты, так что все процессы в компании ускоряются. А если вы работаете с электронными документами, а не цифровыми копиями, то экономите также время и деньги, потому что у вас становится меньше бумажных документов, которые надо распечатывать, пересылать и хранить.

Простота. Для работы с электронным архивом не нужно специальное обучение: как правило, интерфейс интуитивно понятен, и сотрудники сразу могут пользоваться системой.

Безопасность. Сведения хранятся в защищенных дата-центрах с одной или двумя резервными копиями, в зашифрованном виде. Каждому сотруднику создают учетную запись с индивидуальными настройками доступа: например, только для просмотра, или также для пересылки, редактирования документов.

Контроль. Вы видите, какие документы добавлены, историю работы с ними, обращение сотрудников к конкретным документам.

Любой объем. Вы можете хранить в электронном архиве любое количество документов, в нем не кончится место.

Подключайте удобный веб-сервис Контур.Бухгалтерия для учета, работы с документами, налогов, зарплаты, отчетности через интернет. Большинство функций сервиса автоматизированы, интерфейс понятен и прост, есть подсказки и напоминания. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.

Легко ведите учёт и заводите первичку
Отправляйте отчётность через интернет
Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

Расскажем, из чего состоит первичный учет и какие сервисы помогут бухгалтеру быстрее справляться с первичными документами и не делать ошибок.

Первичные документы — основа бухгалтерского и налогового учета. Они подтверждают доходы, расходы и правильность расчета налогов. Разберемся, какие бывают первичные документы и в каких случаях их используют.

Обработка первичных документов не требует особых навыков и умений. Обычно эту работу поручают рядовому бухгалтеру, который получает первичку, проверяет ее и делает бухгалтерскую проводку. Но даже в этом деле бывают ошибки. Расскажем, как происходит обработка первичных документов и как ее автоматизировать.

Настоящая статья более подробно раскрывает еще один подход к долгосрочному архивному хранению (ДАХ) – формирование усовершенствованной электронной подписи (УЭП), а именно ЭП в архивных форматах CAdES-A и XAdES-A.

Немного теории

Электронная подпись типа CAdES

CAdES стал развитием CMS, в котором были исправлены такие основные недостатки предшественника, как отсутствие штампа доверенного времени создания ЭП, отсутствие типа содержимого ЭП и отсутствие возможности долгосрочного сохранения свойств юридической значимости ЭП.

Стандарт определяет несколько форматов CAdES, каждый из которых включает в себя предыдущий (в соответствии с представленной ниже последовательностью) и расширяет его:

1. CAdES-BES (Basic Electronic Signature) — основной и простейший формат стандарта, обеспечивает базовую проверку подлинности данных и защиту их целостности. Он содержит следующие атрибуты:

подписываемые данные пользователя (ЭД отправителя);
набор обязательных подписываемых атрибутов (атрибуты называются подписанными, если генерация ЭП происходит от совокупности этих атрибутов и данных пользователя);
значение ЭП, вычисленное для данных пользователя и подписываемых атрибутов;
набор дополнительных атрибутов;
набор необязательных подписываемых атрибутов.

3. CAdES-T (Timestamp) — это формат ЭП типа CAdES, в который добавлено поле для фиксации доверенного времени.

4. В CAdES-C (Complete) содержится полный наборо проверочных данных. Она отличается от CAdES-T добавлением неподписываемых атрибутов complete-certificate-references и complete-revocation-references.

Первый атрибут содержит идентификаторы всех сертификатов, используемых при проверке ЭП. Второй атрибут содержит идентификаторы сертификатов из списка отозванных сертификатов (Certificate Revocation Lists, CRL, СОС) и/или ответы, полученные по протоколу проверки актуального статуса сертификатов (Online Certificate Status Protocol, OCSP).

Включение этих атрибутов облегчает получение сведений о сертификатах ключей проверки ЭП, которые необходимы получателю для проверки ЭП, так как при этом данные о действительных и недействительных сертификатах уже будут содержаться в самой ЭП.

5. CAdES-X (Extended) — это формат ЭП типа CAdES, включающий в себя следующие подформаты, включаемые в тип CadES-C:

CAdES-X Long — формат долгосрочной расширенной ЭП, который добавляет атрибуты certificate-values и revocation-values. Они представляют собой полные данные сертификатов и СОС, необходимых для проверки подписи CAdES-C даже если их исходный источник недоступен и исключает возможность утери этой информации.
CAdES-X Type 1 — добавляет атрибут time-stamp, который содержит штамп времени на всей подписи CAdES-C. Это обеспечивает целостность и наличие доверенного времени во всех элементах ЭП. Тем самым, этот атрибут позволяет защитить сертификаты, СОС и ответы, полученные по протоколу OCSP, информация о которых записана в ЭП (актуален при компрометации ключа центра сертификации, ключа издателя СОС или ключа сервиса OCSP).
CAdES-X Type 2 — добавляет в CAdES-C штамп времени, но не на всю ЭП, а только на полные ссылки на сертификаты и СОС.

7. CAdES-X Long Type 2 — этот формат ЭП представляет собой объединение формата CAdES-X Long и CAdES-X Type 2.

Архивная форма ЭП CAdES-A состоит из следующих элементов:

полный набор проверочных данных (CAdES-С);
значения сертификатов и СОС (CAdES-X Type 1 или CAdES-X Type 2), если они используются;
подписанные данные пользователя и дополнительный архивный штамп времени, примененный ко всем данным.

Рисунок 1 – Схема формирования ЭП в формате CAdES-A

Вопросы организации ДАХ связаны не только с ограниченным сроком действительности пользовательского сертификата, установленным российским законодательством в 1 год 3 месяца, но и модификациями криптографических алгоритмов, что в свою очередь обусловлено ухудшением свойства их стойкости в связи с развитием методов криптоанализа и вычислительной отрасли.

Поверх ЭП в формате CAdES-A может быть наложен дополнительный штамп времени, что защитит ее содержимое при выявлении уязвимостей используемых криптографических хеш-функций, при взломе используемых криптографических алгоритмов и при компрометации ключей. При этом не стоит забывать, что последовательность штампов времени может предоставить защиту от подделки ЭП при условии, что эти штампы были применены до компрометации ключа службы штампов времени. Таким образом, ЭП в формате CAdES-A позволяет сохранить её подлинность на очень большие периоды времени, а периодическая простановка архивных штампов обеспечит возможность проверки ЭП при обновлении криптографичексих стандартов.

Также важно отметить, что дополнительные данные, необходимые для создания описанных выше форм архивной ЭП, передаются как неподписанные атрибуты, связанные с отдельной ЭП за счет размещения в поле unsignedeAttrs структуры SignerInfo. Таким образом, все атрибуты архивной ЭП являются неподписанными за счет чего не нарушается ее математическая корректность.

Представим все, что было описано выше, в более наглядном табличном виде:

Сравнительный анализ форматов ЭП типа CAdES

Электронная подпись типа XAdES

Аналогично ЭП типа CAdES, для ЭП типа XAdES определено несколько форматов, каждый из которых включает в себя предыдущий (в соответствии с представленной ниже последовательностью) и расширяет его:

XAdES-BES (Basic Electronic Signature)
XAdES-EPES (Explicit policy electronic signatures)
XAdES-T (Timestamp)
XAdES-C (Complete)
XAdES-X (Extended Validation Data)
XAdES-X-L (Extended Long Term)
XAdES-A (Archival)

Сравнительный анализ форматов ЭП типа XAdES

Новые возможности продуктов Litoria по обеспечению ДАХ

Рассмотрим, процесс формирования архивных УЭП на базе данных продуктов.

Рисунок 6 – Подготовка ЭД к формированию ЭП в формате CAdES

3. По завершении процедуры на экране у пользователя в консоли будет выдано соответствующее уведомление (рисунок 7).

Рисунок 7 – Успешное формирование УЭП в формате CAdES-A

Еще раз подчеркнем, что формат подписи CAdES-A предполагает добавление в исходную ЭП неподписанных атрибутов, что не нарушает математической корректности исходной ЭП.

Рисунок 8 – Сформированный утилитой Gis.ArchUpgrade файл с архивной подписью

Для большинства предприятий целесообразным решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является создание электронного архива. Реализация этого проекта требует значительных инвестиций и высокой компетенции.

Для большинства предприятий целесообразным решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является создание электронного архива. Реализация этого проекта требует значительных инвестиций и высокой компетенции.

Внедрение информационных технологий во все сферы человеческой деятельности ознаменовалось не только очевидным ростом эффективности, но и высветило уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов.

Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

Целесообразным для большинства предприятий решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является перевод востребованной части (а лучше — всей) документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. Именно электронные архивы становятся необходимыми условиями эффективной информационной поддержки работы предприятия в XXI веке.

Профессиональная система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему предприятия (например, ERP-систему). В дальнейшем электронный архив может стать единой основой всех информационных систем предприятия (ERP, CRM, CAD/CAM и др.).

Технология создания электронного архива документов предусматривает три этапа работы.

Экспертиза и массовое сканирование

Каждому проекту предшествует экспертиза архивов и документных потоков предприятия. Это позволяет исключить значительные затраты за счет правильного выбора стратегии создания и наполнения электронного архива предприятия.

Документация переводится в электронный вид с использованием массового сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) документов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т. д.). Для сканирования отдельных листов и расшитых документов применяются протяжные скоростные документные сканеры, обладающие производительностью в несколько сотен страниц в минуту. Хорошие сканеры способны перевести в электронный вид десятки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами. Для сканирования крупноформатных документов, нерасшитых дел и других сброшюрованных документов, а также книг и альбомов используются так называемые планетарные (или иначе — книжные) сканеры. В планетарных сканерах документ неподвижен и расположен лицевой стороной вверх на значительном удалении от оптической системы и сканирующего элемента. При таком методе оцифровки, кроме высокого качества сканирования, достигается высокая сохранность документов, поскольку отсутствует контакт сканирующих элементов с оригиналами.

Индексация документов

Далее электронные документы подвергаются индексации по различным информационным полям (таким, например, как тип, название, номер, дата создания и др.).

При всей кажущейся простоте процесс индексации документов довольно сложен как с организационной, так и с технологической точки зрения. В случае необходимости обработки больших документальных массивов автоматическое распознавание специальными программами применяется крайне редко, поскольку процент ошибок достаточно велик. Часто на практике при индексации требуется обеспечить не более одного ошибочного символа на тысячу введенных, что является недостижимой пока точностью для подобных систем. Поэтому, как правило, отсканированные материалы поэтапно обрабатываются специально обученными сотрудниками.

При необходимости электронная форма может быть дополнительно обработана: тексты распознаются, а графика (чертежи, схемы и т. п.) преобразуется в векторное представление. Это весьма актуально для научно-исследовательских и проектных организаций, ряда промышленных предприятий, так как позволяет создать на основе электронного документа математическую модель и затем использовать ее в инструментальных средах или системах автоматизированного проектирования.

Наполнение электронного архива

Наконец после перевода документов в электронный вид они заносятся в электронный архив. Процедура его дальнейшего наполнения в значительной степени зависит от специфики предприятия.

Создавать самостоятельно или заказать?

Для многих предприятий вопрос о создании и использовании электронного архива уже не стоит. Он решается положительно, потому что дальнейшее использование только бумажной документации становится препятствием развитию, снижает эффективность работы подразделений, вносит недопустимо большие временные, человеческие и материальные затраты.

Другой вопрос — создавать его собственными силами или поручить выполнение этой ответственной задачи специализированному исполнителю? Однозначного ответа на этот вопрос нет, все зависит от ряда объективных факторов, среди которых следует отметить:

специфику создаваемого электронного архива (общий объем, типы и форматы документов, дистанционная распределенность архива, вопросы авторизации и разграничения прав доступа и др.);
особенности дальнейшего сопровождения созданного архива (интенсивность текущего документооборота на предприятии, средний темп пополнения электронного архива новыми документами, стыковка электронного архива с другими информационными системами предприятия и др.);
наличие на предприятии административных, материальных и кадровых возможностей для ведения всех работ по созданию электронного архива собственными силами и ряд других определяющих факторов.

Для многих предприятий самостоятельное создание электронного архива может оказаться непозволительной роскошью: реальные затраты на перевод документации в электронный вид собственными силами могут оказаться в несколько раз больше планируемых затрат, и не исключено, что эту работу не удастся выполнить в намеченный срок.

В приведенной ниже таблице дан примерный экономический расчет реального проекта создания электронного архива объемом 11 млн. документов формата А4, включающего расшивку сброшюрованных документов, их перевод в электронный вид, индексацию по дате создания и номеру, исчерпывающую верификацию.

Проект планировалось осуществлять собственными силами. Продолжительность первоначально оценивалась в два года. Тот же объем работ удалось выполнить в течение одного года благодаря привлечению специализированного подрядчика. При этом стоимость проекта оказалась почти в два раза ниже — 577 тыс. долл.

Для обработки накопленных массивов бумажной документации и последующего создания электронного архива весомые преимущества имеет привлечение профессионального исполнителя, имеющего необходимую инфраструктуру и опыт. Если речь идет именно о проекте по массовому преобразованию в электронный вид уже накопленных документов (объемы дальнейшей оцифровки сравнительно невелики), передача его исполнения на аутсорсинг снимет проблемы оплаты персонала и расходы на его обучение, закупку дорогостоящей техники сканирования, аренду рабочих помещений и последующее использование оборудования массового ввода.

Кроме того, в процессе самостоятельного выполнения работ по проекту может обнаружиться множество дополнительных статей расхода, которые не были предусмотрены или казались малозначительными (обучение персонала, оборудование рабочих мест, пусконаладочные работы, высокий процент брака в начале работы, приобретение аксессуаров и расходных материалов, дополнительные работы по подготовке к поточному сканированию: переборка, расшивка, нумерация и т. п., а также работы по собственно сканированию). Это приводит к превышению запланированной суммы без гарантий получения качественных результатов. В случае же с внешним подрядчиком оплачивается лишь конечный результат, а риск минимизируется.

Создавать большой электронный архив собственными силами нерационально с учетом всех упомянутых статей расходов. Это требует значительных стартовых капиталовложений, знания различных технологий и практического опыта. Своими силами имеет смысл пополнять созданный электронный архив и то, если прирост объема документов относительно невелик — до 10 тыс. листов в квартал. В любом случае для принятия взвешенного решения о том, создавать электронный архив самостоятельно или заказать его создание партнеру, обладающему богатым опытом реализации подобных работ, следует провести тщательную экспертизу объемов, трудоемкости и стоимости проекта.

Эффективность и цвет

В очередном отчете из серии, издаваемой OKI Printing Solutions совместно с Райт, отмечается, что цветовая психология является мощной формой коммуникации, которая основывается на скрытых инстинктах и всегда имеет место. Например, хорошая порция зеленого в дизайне документа успокоит его получателя. Красный листок, напротив, вызовет ощущение трепета. Агентства, выставляющие счета, используют красный цвет, чтобы повлиять на отклик получателей. Практика свидетельствует, что этот прием срабатывает: красные счета оплачиваются на 80% быстрее других.

Известно также, что цветные документы в среднем получают на 60-70% больше откликов, чем черно-белые. Однако результат будет зависеть от способа использования цветов. Простое включение, например, красного и желтого в черно-белый документ — без обдумывания конкретного тона или яркости цвета — снижает положительный эффект. Использование многих цветов только ради цвета зачастую оказывается вовсе непродуктивным.

Гармония — это самое важное

Цветовые стереотипы

Как бы то ни было, если компании, заботящиеся о своем корпоративном имидже, уделят немного внимания выбору совместимых цветов для печатных бизнес-коммуникаций, это, безусловно, пойдет на пользу их бизнесу.

Преимущества электронного архива

Существующий опыт показал, что преимущества электронного архива документации перед архивом бумажным достаточно многочисленны и убедительны.

Оперативность в работе с документами. Электронный архив позволяет принципиально решить проблему оперативного доступа к документам (а точнее, к их электронным образам). Вся информация в архиве четко структурирована — поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создания тематических отчетов, сортировки документов по хронологии и т. д.
Надежность и долговечность. Все цифровые документы не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств со временем. Электронная копия на оптических носителях может храниться практически вечно. В профессиональных архивных накопителях используются высококачественные диски, их производители дают следующие гарантии: для DVD-RAM — 30 лет, UDO — 50 лет, DVD-R — 100 лет; кроме того, реальная смена поколений носителей происходит раньше истечения гарантийного срока, и информация переписывается на новые носители, тогда как ветхие и поврежденные бумажные документы, находящиеся в активной эксплуатации в течение десятилетий, неминуемо приходят в негодность. Вместе с тем система электронного архива позволяет решить очень важную для бумажного архива проблему целостности документации и защищает данные от несанкционированного доступа: исключаются удаление по неосторожности или по злому умыслу, фальсификация или неумышленная модификация.
Многопользовательский режим и дистанционный доступ. Эффективность работы с электронными документами повышается на порядок — электронный архив предоставляет возможность нескольким сотрудникам работать с одними и теми же документами одновременно (в том числе сотрудникам филиалов), что абсолютно невозможно при использовании бумажного архива, в котором в конкретный момент времени каждый документ доступен только одному пользователю.

Кроме того, системное ведение архива включает сохранение всех промежуточных версий документов после внесения каждого изменения, без возможности уничтожения версий (только исключение из доступа). Электронный архив имеет средства восстановления данных после сбоев. Немаловажное качество — безопасность данных: профессиональная архивная система, во-первых, предоставляет доступ к документам строго в соответствии с политикой безопасности, а во-вторых, ведет подробный протокол работы с архивом.

Читайте также: