Как сделать уведомление об отпуске

Обновлено: 04.07.2024

В соответствии с действующим трудовым законодательством, за каждым официально трудоустроенным человеком закрепляется право на ежегодный оплачиваемый отдых.

При этом работодатель обязан заблаговременно известись работника о точной дате начала отпуска. В рамках данной статьи отражены порядок и правила уведомления о выходе в отпуск.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87 . Это быстро и бесплатно !

Как согласно графику и за сколько дней до начала отдыха оповещается работник?

В свою очередь адресат должен подписать данный документ. Это будет означать, что он поставлен в известность о предстоящем отдыхе и возражений не имеет.

Направлять оповещение необходимо только в том случае, если речь идет о выходе работника в отпуск, согласно графику.

СПРАВКА! Обязанность составления графика отпусков также установлена ТК РФ. В данном документе закрепляется очередность выхода в ежегодный оплачиваемый отпуск всех сотрудников предприятия.

В случае если работник написал заявление о выходе в отпуск по собственному желанию, направлять уведомление нет смысла.

Оформление и содержание документа

Следует отметить, что в настоящее время отсутствует унифицированная форма о предоставлении отпуска. Как правило, предприятия самостоятельно разрабатывают бланк документа, чтобы уведомить работника. Этим может заняться отдел кадров.

В общем виде содержание извещения должно включать следующую информацию:

Если извещение составляется на фирменном бланке, то, как правило, он уже содержит наименование компании и все ее реквизиты.

Смотрите видео про извещение об отпуске:

Способы ознакомления адресата с извещением

ВАЖНО! Датой оповещения будет считаться то число, когда сотрудник организации получил на руки документ.

Что делать, если сотрудник отказывается подписать документ?

Порой бывают случаи, когда сотрудник, по тем или иным причинам, отказывается подписывать уведомление. Столкнувшись с подобной проблемой, необходимо действовать следующим образом:

Оформление ежегодного оплачиваемого отдыха сопровождается некоторыми документами, и одними из них, о которых мы подробно рассказали на нашем сайте, являются приказ на отпуск и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме Т-60.

Подводя итог, следует отметить, что знание порядка и правил оформления, а также передачи уведомления о предоставлении очередного оплачиваемого отдыха, как работодателем, так и работником, существенно упростит их взаимодействие по данному вопросу. Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций, зная и делая так, как должно быть, можно без труда отстоять свою правоту в суде.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

8 (800) 350-29-87 (Москва)
8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)

Читатель Юрий спрашивает:

Сотрудник не пришел в понедельник. Когда я спросил, где это он, сотрудник ответил: “В отпуске”. Я на него очень рассчитывал, а он ушел в отпуск без предупреждения. Да еще сказал, что необязан напоминать об отпуске. Это законно?

Отвечаем: законно, если сотрудник в графике отпусков

Трудовой кодекс об отпуске:

Каждый сотрудник вправе отдыхать от любимой работы, право на отпуск защищает Трудовой кодекс.

Чтобы определить, кто идет в отпуск в августе, а кто отдыхает в ноябре, работодатель составляет график отпусков. График отпусков — требование Трудового кодекса, нельзя отказаться его составлять, иначе штраф.

Работодатель составляет график раз в год на всю компанию, не позже 16 декабря. В графике отпусков — должности сотрудников, даты и длительность отпусков. Шаблон графика отпусков — на сайте Роструда

Есть работодатели, которые считают, что сотрудник обязан предупреждать об отпуске, отпрашиваться и писать заявление. По Трудовому кодексу у сотрудника нет такой обязанности. Если секретарь Маша есть в графике отпусков, Маша вправе не выйти на работу без предупреждения, заявлений и любых других действий. А вот у работодателя полно дел.

Документы, чтобы отпустить в отпуск

По Трудовому кодексу не сотрудник предупреждает компанию об отпуске, а работодатель напоминает сотруднику, что пора идти отдыхать. Для этого понадобятся уведомление и приказ.

Уведомление. Это официальное напоминание, что такого-то числа надо идти в отпуск, а такого-то возвращаться.

У уведомления есть срок: работодатель передает сотруднику документ за две недели до начала отпуска. Пример уведомления:

Сотрудник расписывается в уведомлении об отпуске. Если нет подписи, это ошибка работодателя: нельзя запретить сотруднику идти в отпуск из-за того, что нет подписи. Шаблон уведомления на сайте Роструда

Приказ. Приказ нужен для бухгалтерии и налоговой, без него не получится рассчитать налоги и доказать, что сотрудник отдохнул положенное время. Приказ должен быть готов за три дня до начала отпуска.

Сотрудник расписывается в приказе, но не оставляет себе. Приказ понадобится на случай проверки и расчета отпускных. Шаблон приказа — на сайте Роструда

Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не подготовил приказ, сотрудник вправе пожаловаться в инспекцию труда.

Когда сотрудник пишет заявление на отпуск

Есть случаи, когда сотрудник обязан составить заявление на отпуск и спросить разрешение, можно ли идти отдыхать. Случаи описывает Трудовой кодекс:

Отпуск не по графику. График отпусков — обязательный документ для сотрудников. Обязательный — значит, что сотрудники ходят в отпуск строго по графику, а не когда вздумается. Если у секретаря отпуск в декабре, а хочет уйти в марте, работодатель вправе отказаться переносить отпуск.

Некоторые сотрудники могут уходить в отпуск в любое время, несмотря на график:

Но заявление всё равно нужно.

В заявлении сотрудник пишет, почему имеет право на отпуск не по графику. Шаблон заявления на отпуск на сайте Роструда

Отпустить сотрудника отдыхать за свой счет или нет, решает работодатель. Шаблон заявления на отпуск за счет сотрудника — на сайте Роструда

Отпуск нового сотрудника. Сотрудник, который отработал меньше полугода, может попросить отпуск, и для этого понадобится заявление.

Трудовой кодекс разрешает работодателю отказывать без объяснения причин: может, сейчас работы много или сотрудник работает так себе, зачем баловать.

Штрафы, если ошибиться с отпуском

Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не отпускает без заявления, сотрудник вправе пожаловаться в Роструд или обратиться в суд.

Инспекция труда оштрафует, если работодатель:

не сделал или задержал график отпусков, приказ, уведомление;
не отпустил сотрудника в отпуск по графику.

Штраф для индивидуального предпринимателя — до 5000 рублей, для компании — до 50 000 рублей.

Штрафы — не самая большая проблема. Если сотрудник пожалуется в Роструд или работодатель попробует уволить за якобы прогул, начнутся разбирательства с инспекцией. Скорее всего, будет большая проверка всего, что связано с сотрудниками. А это минимум три месяца вопросов, пересылки документов и штрафы.

Мой совет — отпускать сотрудников в отпуск по графику или договариваться так, чтобы они не жаловались в Роструд.

Рано или поздно любой бизнес сталкивается с процедурой предоставления отпусков. Для этого нужно правильно оформить приказ, вовремя уведомить сотрудника о начале отпуска, заполнить записку-расчет и правильно рассчитать отпускные.

Если работник идет в отпуск по графику, то заявление на отпуск ему писать не нужно. Задача работодателя — только уведомить его о начале отпуска за две недели.

Если сотрудник согласовал с работодателем перенос отпуска, то есть уходит отдыхать вне графика, то тогда ему нужно написать заявление. Работодателю при этом важно не забыть внести изменения в график отпусков. Как это сделать?

Если о переносе получается договориться с руководителем, работодатель готовит приказ о переносе отпуска и вносит соответствующие изменения в график отпусков.

Приказ можно составить в свободной форме. При этом важно отразить в нем причину переноса и внесения изменений в график отпусков, а также поручение перенести даты отпуска и внести изменения в график. Приказ подписывается руководителем компании и сотрудником.

В целом предоставление отпуска включает несколько шагов.

1. Уведомление работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска

Согласно ст. 123 ТК РФ у работодателя есть обязанность — известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели.

В Письме Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 отмечается, что работодатель должен довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков. Но помимо этого он еще должен напомнить каждому работнику о времени начала его отпуска. Причем извещать нужно не только тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и сотрудников, которые решили взять дополнительный отдых. Это можно сделать с помощью уведомления, оно составляется в свободной форме.

отдельные извещения;
ознакомительные листы и ведомости;
проекты приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков.

2. Оформление приказа о предоставлении отпуска и составление записки-расчета

Для предоставления отпуска нужно выпустить приказ (распоряжение). Как правило, работодатели используют для этого форму № Т-6 (если в отпуск отправляется один работник). Также есть списочная форма – № Т-6А.

В приказе указываются: ФИО работника, структурное подразделение, к которому он относится, его должность, даты отпуска и другая информация.

Записка-расчет о предоставлении отпуска необходима для расчета зарплаты и других выплат, причитающихся работнику при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Она заполняется по форме № Т-60.

3. Расчет и выплата отпускных

При расчете отпускных учитываются различные детали, определяется отпускной стаж. Иногда приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями. Например, когда на отпуск накладывается больничный или отпуск совпадает с праздником.

Расчет отпускных в 2021 году: правила и особенности

4. Внесение сведений в личную карточку работника

В личной карточке (форма Т-2) отражается вся информация о работнике, в том числе и о предоставленных ему отпусках.

Информация вносится на основании приказов на отпуск. Это касается всех отпусков: и ежегодного оплачиваемого, и дополнительного, и отпуска по уходу за ребенком, и отпуска по беременности и родам, и др.

5. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Обязанность работодателя — письменно предупреждать работника о предстоящем ежегодном оплачиваемом отпуске не менее чем за недели, например, сделать это можно посредством передачи индивидуального уведомления.

Уведомлять сотрудников нужно, если отдых работника заранее спланирован на основании графика. Если не установлены четкие даты, например, работник принят в текущем году, то отпуск предоставляется на основании заявления трудящегося.

Обязательно ли уведомлять работника о начале отдыха

Требования Роструда о необходимости соблюдения норм ст.123 ТК РФ (уведомление трудящихся о дате начала отпуска) однозначны и неизменны уже на протяжении нескольких лет.

Любой сотрудник вправе оформить ежегодный отпуск в соответствии со статьями 114 и 122 ТК РФ, данное право возникает в первый год трудоустройства после 6 месяцев непрерывной работы в организации.

Если со стороны работодателя нет возражений о предоставлении отдыха в более ранние сроки, то ст. 122 ТК РФ этот факт допускает.

За второй и последующие годы отдых предоставляется в соответствии с утвержденным графиком, который должен соблюдаться и работодателем, и сотрудником. После утверждения документа весь персонал под роспись знакомится с его содержанием. Процесс ознакомления можно оформить с помощью индивидуальных уведомлений.

За сколько дней

Уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске администрация предприятия обязана не позднее 14 дней до наступления события.

Если в этот день специалист не находится по каким-либо причинам на рабочем месте и не может ознакомиться с уведомлением, то документ пересылается ему на адрес регистрации заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении. Датой передачи документа сотруднику будет считаться отметка о получении в почтовом извещении.

Если работник не был оповещен работодателем об отпуске, то у него возникает право на перенос отдыха на любой другой месяц, наиболее удобный.

Как оформить уведомление об отпуске по графику

Оптимальный способ извещения специалиста о начале отпуска — уведомление в письменном виде. Данный документ помогает работодателю в полной мере соблюсти все обязательства перед законом, а при возникновения каких-либо спорных моментов предоставить соответствующие факты своевременного оповещения.

Утвержденной формы документа нет, обычно предприятия печатают его на фирменном бланке, текстовая часть составляется с учетом производственных особенностей компании.

Верхняя часть бланка содержит наименование фирмы и ее реквизиты. Далее прописывается дата составления документа и населенный пункт. Правая часть уведомления предназначена для фиксирования информации об адресате (ФИО, должность сотрудника).

Под указанным наименованием документа проставляется порядковый номер, в соответствии с журналом регистрации бланков. Стиль написания текста деловой.

Данные, содержащиеся в уведомлении:

ссылка на статью ТК РФ, обязывающую работодателя выдать уведомление;
сведения о дате начала и окончания отпуска;
общая продолжительность отдыха;
реквизиты утвержденного графика, где зафиксированы сведения об отпуске в данный период;
информация о необходимости ознакомления сотрудника с документом.

Уведомление подписывается ответственным специалистом, руководителем кадровой службы. Внизу бланка обязательно предусматривается строка для проставления работником ознакомительной подписи и даты. При необходимости документ дополняется другой информацией.

Для исключения обременения дополнительной нагрузкой кадровики и бухгалтеры в качестве оповещения специалиста о предстоящем отпуске могут использовать приказ об отпуске, но дата его издания должна быть не позднее 2-х недель до начала отпускного периода.

В приказе присутствует графа для подписи сотрудника, все обязательства перед законом выполнены, сотрудник письменно оповещен.

При проверке трудовой инспекцией обращается внимание на наличие уведомления сотрудника об отпуске.

Перед плановой или внеплановой проверкой специалистом кадровой службы необходимо проверить и привести в порядок документацию, в том числе и по отпускам. Если уведомление на предприятии не формируется, то приказы по форме № Т-6 или Т-6а должны быть изданы и подписаны за 14 дней до отдыха, это позволяет утверждать об исполнении норм ст. 123 ТК РФ.

При отсутствии оповещения работника работодатель не вправе отказать подчиненному в переносе отдыха на другой период.

Также данное правонарушение предусматривает административную ответственность по п.1 ст. 5.27 КоАП в сумме от 1 до 5 тыс.руб. для ИП и руководителей компаний, от 30 до 50 тыс.руб. — для юридических лиц.

Роструд разъяснил, обязан ли работодатель дополнительно уведомлять работника о начале отпуска, если работник ознакомился с графиком отпусков при его утверждении.

В письме от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 ведомство напоминает, что согласно статье 123 ТК РФ, очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Он должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до начала очередного календарного года.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. При этом утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников.

Кроме этого работодатель должен дополнительно известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за 2 недели.

Таким образом, по ТК РФ работодатель обязан предоставить документ (уведомление) сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха.

Эту обязанность работодатель должен исполнить не только в отношении тех, кто уходит в очередной отпуск, но и в отношении работников, которые решили взять дополнительный отдых.

Читайте также: