Как сделать таблицу в notion
Обновлено: 04.07.2024
В первую очередь, статья написана для коммьюнити блога @daria_check. Здесь собран личный опыт использования: философия, идеи и подход. Здесь нет подробных инструкций по использованию приложения, зато будут готовые шаблоны и идеи в конце.
Notion — это как приложение для заметок, таблиц, менеджмента задач и для создания стратегий проектов в одном окошке. Сервис доступен на Windows, macOS, Android, iOS и в виде расширений для Chrome и Firefox.
Если вы никогда не открывали Notion, здесь есть короткий видеогид на русском языке, здесь в виде текста и тут на английском языке.
Это как Trello, Google Docs и Evernote на стероидах
Я активно использую Notion для:
- создания стратегии, ведения спринтов и трекера привычек
- ведение всех проектов (список задач команде и себе, тексты, планы)
- ведение личных финансов
- списков (фильмов, книг, новых гипотез, мыслей, цитат)
- выписывание из головы всего, что наваливается
- еженедельного чекина со своими целями и анализа недели
Есть критика приложения, о которой, я считаю, вы обязаны знать. C недавнего времени я заметила, что Notion теперь работает и в оффлайне, то есть можно что-то записать, а сохранит он при подключении к интернету. Стартап развивается, поэтому отсутствие каких-то фич пока что меня не особо расстраивает.
Важное уточнение: я использую Notion, в основном, на Mac и iPad. Мне не очень нравится дизайн на iphone, а также я стараюсь выстроить более рабочие ассоциации с Notion: на телефоне очень легко переключиться на что-то ещё и из-за этого с течением времени будет тяжелее концентрироваться на работе. Когда же я открываю Notion на ноутбуке, то я знаю, что это для анализа, креатива или работы.
Сделаю оговорку, что Notion мы нашли для работы в команде экошколы, но арсенал инструментов мне так понравился, что я перевезла туда (почти) всю свою жизнь.
Опыт использования программы похож на создание сайта, только здесь не нужно уметь в программирование. Есть достаточно обширный список функций и шаблонов, которые помогут создать удобную минималистичную станицу, таблицу или список. Список функций обширный, но конечный, что важно для того, чтобы в какой-то момент остановить создание страниц и приступить наконец-таки к созданию контента внутри:)
Недавно я переборола боязнь формул и научилась ими пользоваться в Notion. Теперь могу делать более сложные таблицы, но пока лишь использовала такую для планирования финансов (шаблон ниже).
Таблицы можно смотреть в разном стиле: как таблицу, как список, как блоки — удобные варианты, всегда можно найти самый эффективный. А ещё из топовых функций — это, конечно, сортировка и фильтр. Сортировка помогает отображать ячейки в заданном порядке (например, задачи по критичности дедлайна), а фильтр позволяет отображать в таблице только определенные ячейки по фильтру (например, только задачи Даши в общем списке задач).
Знакома ли вам ситуация, когда вам дали задачу, определили срок выполнения, но вы понимаете, что не успеете выполнить её качественно, сделать что-то творческое и инновационное? Нужные мысли и примеры не приходят в голову, времени на тщательное исследование информации в интернете и других источниках не хватает. Появляется страх чистого листа и часто в этот момент возникает чувство прокрастинации. В результате вы делаете что-то посредственное либо не укладываетесь в сроки. Как изменить эту ситуацию?
Поскольку творческая работа, предполагающая некоторое исследование — это нелинейный процесс, то выполнить её в срок, когда задача уже поставлена бывает очень и очень проблематично. Чтобы соблюдать сроки выполнения задач, связанных с изучением тем, обучением, нужно выбрать подход, когда вы не начинаете работу с чистого листа, а собираете полезные мысли и материалы заранее. Но и этого недостаточно.
Предположим вы постоянно делаете заметки в блокноте или в приложении для заметок, подчёркиваете интересные мысли в книгах в процессе чтения, сохраняете полезные документы из интернета, но когда нужна конкретная информация, вы не можете её найти, потому что не помните, куда именно её сохранили. Постоянно возникает ощущение, что вы эти идеи уже когда-то обдумывали и делали те же самые выводы и даже сохраняли их куда-то, но оно потерялось. Чтобы этого не происходило, вам нужна простая и понятная система хранения заметок, которой можно доверять.
Таким образом, вам нужно заранее искать полезные мысли, идеи, материалы и сохранять эту информацию сразу в одном месте, где её потом легко будет найти.
Подобная система ведения заметок уже была придумана и использована немецким социологом Никласом Луманом, который известен своей продуктивностью. За свою профессиональную карьеру он опубликовал более 58 книг и несколько сотен статей. Своей продуктивностью он во многом обязан придуманной им системе ведения умных заметок Zettelkasten.
У него было несколько стеллажей:
- Библиографический стеллаж, где он хранил информацию об источниках и интересные мысли из них (Reference box);
- Основной стеллаж с его личными размышлениями (Slip box);
- Стеллаж со списком тем (Index), который по сути представлял оглавление основного стеллажа.
В интернете есть несколько статей и видео с подробным описанием, как Никлас Луман организовывал работу со своими бумажными карточками, которую вы без труда найдёте. Здесь же я лишь напомню основные моменты.
Он брал источник и начинал его читать. В библиографический стеллаж (Reference box) он добавлял карточку, с одной стороны которой он записывал данные об источнике (название, автор, год издания и т.п.), а с другой стороны — краткое резюме, о чём данный источник. Если он находил какие-то важные мысли, то выписывал каждую мысль на отдельную карточку и ставил следом после карточки с названием источника.
По окончании чтения, он перечитывал выписанные из источников мысли и записывал уже свои размышления на новых карточках. Карточки со своими размышлениями он помещал уже в основной стеллаж (Slip box) и группировал их по темам. Названия тем он хранил в стеллаже с оглавлением (Index), на которые ссылались карточки из основного стеллажа. Луман использовал уникальный номер карточки (ID), чтобы ссылаться по нему на другую заметку.
Важной частью работы было указание на каждой заметке ключевых слов, по которым потом он находил и отбирал нужные карточки. Кроме ключевых слов, карточка должна была обязательно ссылаться на любую другую заметку, связанную с ней по смыслу.
Саму задачу по исследованию разных тем по методу Zettelkasten вы разбиваете на маленькие шаги, которые легко выполнить за короткое время. Рекомендуется создавать заметки постоянно, читая разные источники и сохраняя интересные мысли и идеи. Луман создавал всего 6 заметок каждый день и к концу жизни его стеллаж насчитывал более 90000 карточек. Он использовал информацию из заметок для написания книг и статей.
Атомарный подход к заметкам, когда каждая отдельная мысль сохраняется в отдельной заметке, позволяет использовать одну заметку в разных контекстах и находить в будущем интересные взаимосвязи разных мыслей. Вам не нужно придумывать сложную систему папок, в которой можно легко запутаться и сложно что-то найти. Именно поэтому любая заметка у Лумана обязательно содержала только одну мысль, которая должна была поместиться на одной стороне бумажной карточки формата A6.
Современные приложения могут упростить работу, которую Луман делал вручную. Вы можете выбрать какую-то специализированную программу для Zettelkasten или любое приложение, которое позволяет добавлять ключевые слова (теги) к заметкам и ставить ссылки между заметками. Зачем это нужно рассмотрим далее. Для своей базы знаний Zettelkasten я выбрала популярное сейчас приложение Notion.
Данный подход предполагает, что у вас есть чёткая система хранения заметок и определённый выверенный процесс работы. Суть метода Лумана заключается не в его системе стеллажей, а в организации самого процесса работы над созданием заметок. Важнее, даже не то, куда вы сохраняете заметки, а какую умственную, аналитическую работу нужно при этом выполнять.
Рассмотрим, как можно построить свой процесс работы по созданию системы Zettelkasten в Notion. В конце статьи вы сможете найти шаблон для Notion, который поможет быстрее и проще начать работать по данному методу.
Шаг 1. Выписываете идеи из источника
В процессе чтения вы решаете сохранить информацию о том, какие виды контрастов встречаются в композиции. Для этой заметки, как и для любой другой важно сформулировать её таким образом, чтобы, прочитав текст даже спустя большой промежуток времени, вы бы поняли, о чём идет речь.
Дочитав книгу до конца, вы также добавляете заметку с кратким резюме, о чём данная книга. Эти две заметки вы сохраняете уже в таблицу с мыслями из источника.
С организацией полей внутри таблицы я практически повторяю систему Лумана, отказавшись только от уникального номера карточки (ID). Чтобы что-то менять в его системе, нужно сначала попробовать с ней поработать, а уже после этого при желании можно перестроить её под себя.
Я связала таблицы с перечнем источников и с мыслями из источников между собой. Поэтому вы можете ссылаться с заметки одной таблицы на любые заметки из другой таблицы. Если у вас несколько заметок на основе одного источника, то вам не придётся вводить данные о нём несколько раз. В каждой заметке вы ссылаетесь на название источника в специально отведённом поле. Плюс таблица с источниками содержит ряд дополнительных граф, которые помогут в дальнейшем находить источники по авторам, году издания, тегам и т.д.
Шаг 2. Создаёте новую тему
Шаг 3. Создаёте заметку с вашими мыслями
Шаг 4. Развиваете темы в Zettelkasten
Важно также записывать возникающие вопросы. Вы можете сразу создать пустую заметку с вопросом, слинковать её со связанными по смыслу заметками и указать ключевые слова. Когда вы заполните заметку ответом на вопрос, то нужная информация уже будет указана.
Вы можете найти подходящие заметки следующими способами:
Поскольку и темы и ключевые слова (теги) вы формулировали с точки зрения контекстов, где вам та или иная информация может пригодиться, то вы без труда найдёте то, что вам нужно. Кроме того, поиск в Notion ищет и по тексту самой заметки.
Мы перечитываем заметки и накидываем черновик. Когда черновик готов, то мы перечитываем и переписываем его для чистовика. Если вам нужно указать список источников в статье, то у вас есть все необходимые данные в связанных заметках с мыслями из источников.
Ниже вы можете скачать шаблон Notion для работы по методу Zettelkasten. Вы можете свободно его использовать в таком виде или настроив под себя. Просто скопируйте шаблон в свой Notion и начинайте творить. Надеюсь, моя статья будет для вас полезной!
Notion – универсальное приложение. У Trello и Notion похожие судьбы. Первая версия Notion вышла в 2013 году — ее создателем стал Айван Чжао, талантливый программист из Сан-Франциско. Он объединил в Notion функции Google Docs, OneNote, Word, Confluence, GitHub Wiki и Asana, сделав его универсальным инструментом для планирования.
В Notion можно писать и хранить текстовые документы, коды программ, списки дел. Он похож на конструктор, работающий в режиме реального времени. В нем нет правил и ограничений. Есть то, за что мы все любим Notion – практически неограниченная пользовательская свобода. Рассмотрим эти возможности подробнее.
Notion – что можно сделать с документами
Notion – это кроссплатформенный блокнот, позволяющий организовывать и структурировать свои заметки, синхронизируя их с другими устройствами. Самое простое, что вы можете сделать с заметкой:
• опубликовать в сети в виде веб-страницы;
• загрузить на PC или Mac;
• пригласить коллег для совместной работы над проектом, как делается во многих сервисах для совещаний.
Сервис чрезвычайно удобен для коллективной работы. Созданные документы синхронизируются в режиме реального времени. Их можно отправлять другим пользователям, оставлять комментарии и осуществлять совместное редактирование. Для предотвращения утечки данных предусмотрено управление доступом.
Notion – блочная система редактирования
Весь контент в Notion хранится на страницах, разделенных на разнообразные блоки: коды, списки, тексты, изображения, ссылки и т.д. Таким образом всего за пару секунд маркированный список можно трансформировать в контрольный, а текст в цитату или отдельную страницу.
Блок памяти — это ключевая сущность Notion, единица информации, которую пользователь может использовать по своему усмотрению: разместить в ней фотографию, текст, код, список задач, шаблон для голосования или модуль для работы с веб-камерой.
Notion – веб-клиппер и сниппеты
С помощью Notion можно создавать и экспортировать документы в форматах MD и PDF. Есть веб-клиппер, удобные сниппеты добавляемых ссылок, редактор, поддерживающий вставку медиафайлов и Markdown-разметки.
С помощью веб-клиппера пользователь может сохранить в программе любую картинку, текст и страницу из интернета. Это расширение можно использовать как на десктопной версии, так и на смартфоне.
Сниппеты являются важной частью поискового продвижения. Это программный код, используемый в поисковых системах. Об этом мы узнали на этом курсе по SEO от Skillbox. В Notion вы сможете хранить сниппеты и применять их в дальнейшем, комментировать и группировать между собой.
Notion – управление проектами
Для сложных проектов в Notion есть канбан-доски, для простых – контрольные и вложенные списки дел. Канбан-доски работают по принципу Trello. Из этого ресурса в них можно перенести любой проект – передача файлов осуществляется буквально за один клик. Сервис оснащен шаблонами календаря, дорожных карт и планировщиком на неделю, он легко заменит любой планировщик задач.
База знаний и структура
Это очень важная сущность для систематизации информации. Чтобы создать базу знаний в Notion, достаточно просто сформировать пустую страницу. Все остальные страницы, размещенные сверху, будут иметь кликабельные заголовки, внутри которых может быть все что угодно. Каждую из них можно визуально отредактировать с помощью эмодзи и обложек. Система работает по принципу строгой иерархии: верхняя страница – самая главная, все, что ниже – подстраницы. Оглавление формируется автоматически. Если из него удалить какой-либо пункт с названием, удалится и сама страница. Поэтому кстати очень важно продумывать структуру заранее.
Таблицы
Сервис дают возможность создавать таблицы с нуля, размещать их на страницах, вставлять в документы и переносить информацию из других приложений. Эта программа вполне может соперничать с Excel, если дело касается базовых задач, не требующих сложных вычислительных формул и сводных табличек.
Лично мы уверены — есть вещи, в которых Excel не переплюнуть. Допустим, сводные таблички или диаграммы. Стать профи в Excel можно на курсе в Skillbox — доступ по этой ссылке.
Приложение Notion — как установить и пользоваться
Чтобы установить бесплатную версию сервиса, нужно перейти на официальный сайт Notion (смотрите ссылку в конце статьи) и пройти процесс регистрации:
• ввести адрес своей электронной почты в специальном окне;
• пройти по ссылке, полученной в письме;
• если у вас есть Google-аккаунт, сервис автоматически перебросит вас на экран входа.
Далее пользователь попадает в аккаунт, где ему предлагают ввести персональную информацию и произвести базовые настройки. После завершения этого этапа открывается доступ к главному экрану приложения и панели навигации.
Основные разделы Notion
• рабочее поле – основное пространство для работы;
• новая страница – это обыкновенное создание страницы нового уровня;
• профиль – содержит настройки интерфейса, новые рабочие пространства;
• обновления – отчетность об изменениях в документах;
• рабочее пространство – документы с уже установленными настройками;
• приватная область – файлы, доступные только пользователю;
• импорт – все что связано с переносом документов;
• настройка страницы – шрифты, блокировка, экспорт и многое другое.
Цена вопроса
Bear, Simplenote, Quip, Zoho Notebook, Any.do, Evernote – мы уже видели десятки вариантов заметочников, каждый из которых имеет определенные недостатки и преимущества. Безусловно, Notion – это тоже платный сервис с ограниченным бесплатным доступом. В рамках базовой версии пользователь получает 1000 блоков памяти и доступ ко всем основным функциям программы. Стоимость пользования программой для частных лиц – от 4 долларов в месяц, для команд – от 8 долларов за сотрудника.
Notion и Evernote — что лучше?
В чем подвох — минусы
Как и любое другое приложение для заметок, Notion имеет свои минусы. Может это прозвучит странно, но основной недостаток программы – это глубина ее функционала. Новичок, открыв ее, может потеряться в массе возможностей. Для неподготовленного пользователя она достаточно сложна в освоении.
Второй минус – скорость (медленный скроллинг, небольшое торможение при работе). Notion не хватает плавности, хотя в целом это не очень заметно.
Подводя итоги
Как сервис для работы над командным проектом Notion обойдет многих конкурентов. Это прекрасный инструмент для наведения порядка в записях, делах. С помощью него можно в буквальном смысле этого слова разложить все по полочкам. Если вы привыкли решать поставленные задачи детально до нюансов, то присмотритесь к Notion. Используя его, вы избежите организационных лимитов и ненужных барьеров. Это по-настоящему продуктивный инструмент.
Чтобы вести учет книг, которые вы прочли, необязательно искать специальное приложение или онлайн-сервис. Если вы уже пользуетесь Notion, сделать книжный трекер можно там.
1. Создайте таблицу — Create table.
2. Первый столбец Name — для названий книг. Еще добавьте эти столбцы (их можно переименовать):
- Tags — отметки по жанрам
- Select — статус (прочитано/читаю)
- Date — дата прочтения
- Select — рейтинг
Дополнительные пункты, которые можно добавить:
- Relation — привязав список к таблице с неделями/месяцами, на странице каждой недели/месяца вы будете видеть, какие книги читали в этот период.
- Files & media — фото обложек
- Text или Select — автор
Добавлять Number для порядковой нумерации книг не обязательно. Notion автоматически считает количество строк в таблице: внизу нажмите Calculate — Count all.
Рейтинг можно обозначать по-разному: цифрами, звездами, словами.
Заполните таблицу. Вы можете адаптировать ее под себя, сокращать и расширять.
Читайте также: