Как сделать свое ивент агентство
Обновлено: 07.07.2024
Спустя полтора года после начала пандемии страны вакцинируются, а event-менеджеры смахивают пыль со своих визиток и начинают получать первые приглашения от организаторов офлайн-ивентов. Мы решили поделиться с вами опытом, который успели накопить до того, как…
Подготовка к офлайн-мероприятию (участие в профессиональной выставке) одновременно увлекательное, а также хлопотное и довольно стрессовое занятие. Она включает несколько этапов: базовый, подготовка к мероприятию, участие в мероприятии и пост-работы.
Начинать подготовку лучше как минимум за пару месяцев, в идеале за три. Так вы успеете сделать макеты, заказать раздатку и переделать бракованные сувениры, если что-то пойдет не так :)
1. Составляем концепт и бюджет. Вначале нужно определиться с форматом участия на выставке (стенд, брендированное авто и т.п.):
Стенд может быть стандартным или с уникальным дизайном. Организаторы выставок обычно предлагают арендовать стандартные выставочные модули, площадь стенда варьируется в зависимости от стоимости. Как вариант, можно заказать нестандартный стенд по индивидуальному проекту, который будет выделяться среди участников и привлечет больше внимания посетителей, но и стоимость в этом случае будет отличаться от стандартного прайс-листа. Для изготовления нестандартного стенда может потребоваться независимый застройщик.
По факту — место за столом с двумя стульями. Такой формат участия не позволяет проводить дополнительные активности (демонстрация продукта, розыгрыш призов), но вполне подходит для раздачи промоматериалов и общения с потенциальными клиентами. Правда, охват потребительской аудитории гораздо меньше, что обусловлено минимальной квадратурой арендованной площади.
Также некоторые организаторы выставок предлагают дополнительные возможности для привлечения большего внимания на мероприятии. Как правило, это спонсор регистрации, спонсор кофе-брейков или гала-ужина, Delegate Bag Sponsorship, Lanyard Sponsorship и другие.
Есть и эксклюзивные предложения для спонсоров. Например, брендированный автомобиль, который стоит на входе. Это отличный способ привлечь внимание посетителей выставки к бренду. Рядом с автомобилем можно организовать присутствие моделей в брендированной одежде, которые будут раздавать промоматериалы и приглашать на стенд компании.
Еще один вариант нестандартного участия — спонсорство главного приза, который будет разыгран организаторами среди гостей и участников выставки. Подобные активности требуют дополнительных расходов, но позволяют привлечь больше внимания к бренду и получить бесплатное упоминание в СМИ или соцсетях гостей и организаторов.
- Стоимость и формат участия (стенд и дополнительные расходы).
- Сувенирная и раздаточная продукция.
- Командировочные расходы для сотрудников, которые будут работать на стенде.
- Услуги фотографа и моделей (promo-girls).
- Дополнительные активности (розыгрыш призов на стенде и пр.).
3. Разрабатываем позиционирование и общую концепцию для оформления стенда и всей раздаточной продукции. Здесь нужно организовать встречу с креативной командой.
Лучше всего создать канал/чат в корпоративном мессенджере, где будет размещаться информация по подготовке к мероприятию для всех вовлеченных в процесс сотрудников. И первым делом разместить в нём анонс с вводной информацией: название, даты, место проведения, ответственные сотрудники по направлениям.
Определяемся со списком раздаточной продукции (печатная продукция и сувениры). Стандартный набор брендированных сувениров: буклеты, футболки, ручки, кружки.
Большой популярностью на выставках обычно пользуются практичные сувениры — например, кружки, пауэрбанки, рюкзаки или футболки. Но из-за высокой стоимости такой продукции компании необходимо иметь и бюджетные варианты сувениров, чтобы была возможность одарить памятным подарком каждого гостя корпоративного стенда.
Также важно учитывать культурные и погодные условия страны, где проводится мероприятие. В сезон дождей могут зайти брендированные зонты и дождевики, в жаркую погоду — вода, веера и солнцезащитные очки с логотипом вашей компании.
Например, во Вьетнаме из-за жаркой погоды пользуются спросом брендированные бутылки с питьевой водой. Интересным решением могут стать магниты с достопримечательностями города, где проходит мероприятие.
Находим подрядчика для изготовления раздаточной продукции (в России или в стране проведения выставки), назначаем ответственных и определяем дедлайны.
В России больше выбор подрядчиков, есть проверенные контрагенты, но нужно учитывать дополнительные расходы на транспортировку в страну проведения выставки.
Пример позиций раздаточной продукции и характеристики, которые нужно учитывать при заказе:
-
Корпоративные визитки (количество цветов, плотность бумаги, тираж).
Корпоративные буклеты (язык, размер (А5), кол-во страниц, кол-во цветов, плотность бумаги внутренних страниц и обложки, тираж).
Главное, что нужно помнить: идеальный мерч – тот, который посетитель выложит в Инстаграм.
Ставим задачи на макеты печатной и сувенирной продукции и контролируем их подготовку в соответствии с дедлайнами.
- Определяемся с офлайн-активностями на выставке (розыгрыш ценных призов, выступление спикера и т. п.) согласно утвержденному бюджету и согласовываем их со стейкхолдерами.
- Находим фотографа для мероприятия, составляем для него ТЗ и решаем вопрос с оплатой.
Решаем вопрос по команде, которая будет работать на выставке, и ставим задачу на организацию командировки для сотрудников.
Чем выше и напряженнее темп жизни, тем внимательнее люди относятся к возможности хорошо отдохнуть. Дарить положительные эмоции в такие моменты может быть довольно прибыльно, ведь качественная организация праздников всегда востребована. Если вы чувствуете в себе склонность к креативу, попробуйте открыть собственное ивент-агентство. Это сфера, в которой действительно интересно, хоть и довольно сложно, работать. Что необходимо для успешной деятельности? Какие моменты следует учесть?
Анализируем перспективы
Прежде всего стоит проанализировать ситуацию на рынке. Например, организация мероприятий в Москве актуальна уже давно, поэтому конкуренция будет очень жесткой.
В небольших же городах подобный бизнес только начинает развиваться, а значит, шанс на успех значительно выше. Конечно, можно рискнуть и в крупном городе, но тогда придется придумывать что-то совершенно необычное, чтобы привлечь клиентов.
В любом случае анализ рынка будет очень полезен. Необходимо рассмотреть примерное количество корпоративных вечеринок, свадеб, дней рождения, вечеринок и детских праздников, учесть, какие доходы у большинства жителей региона и сколько они смогут тратить.
Если поблизости есть конкурентные фирмы, их деятельность тоже следует проанализировать. На основании полученных цифр можно будет представить, насколько прибыльным будет event-бизнес в том или ином городе. Положительные данные придадут уверенности даже начинающему предпринимателю.
Конечно, можно выбрать форму индивидуального предпринимательства, но тогда о большинстве корпоративных клиентов придется забыть. Организации предпочитают работать с ООО. Если вы планируете сконцентрироваться на свадьбах и детских праздниках, это для вас не имеет значения, но если вы хотите проводить и корпоративные мероприятия тоже, открывайте именно общество с ограниченной ответственностью.
Потенциальными клиентами такой фирмы станут не только компании, но и детские сады, дома отдыха, которые тоже не всегда хотят сотрудничать с ИП. В качестве юридического лица вы сможете организовывать семинары, конференции и тематические вечера. Так что ООО все-таки гораздо более удобная организационно-правовая форма для тех, кто открывает ивент-агентство.
Офисное помещение
Составляя бизнес-план event-агентства, стоит обязательно учесть расходы на аренду помещения. Для комфортной работы потребуется площадь в сорок квадратных метров. Оформление интерьера должно быть оригинальным и уютным.
Не стоит экономить креативные идеи для бизнеса, пусть ваш творческий подход будет виден даже в стиле офиса. Даже если на оформление не хочется тратить внушительную сумму, можно подобрать яркие и веселые оттенки и выбрать симпатичную мебель. Поищите подержанные экземпляры хорошего качества, например, рабочие столы и офисные стулья вполне могут быть не новыми.
На стенах оставьте место для размещения фотографий с проведенных мероприятий. Все это поможет создать нужное настроение. Только тогда клиенты сразу будут ощущать уверенность в том, что ваше агентство справится с задачей и сможет организовать на заказываемом празднике необходимую атмосферу.
Транспортные расходы
Агентству по проведению праздников жизненно необходим автомобиль. На нем нужно будет ездить часто и много, он будет использоваться для перевозки людей и оборудования, поэтому выбирать стоит модель повместительнее. Минивэн или даже микроавтобус вполне подойдут.
Кроме того, в бизнес-план event-агентства нужно будет включить и расходы на топливо, и стоимость сервисного обслуживания и ремонта. Не стоит надеяться, что на первое время удастся обойтись без машины. Расходы на такси и транспортировку костюмов и декораций будут гораздо больше, поэтому лучше максимально вложиться сразу и потом не сталкиваться с неприятностями.
Техническое оборудование
Если бизнес-план event-агентства позволяет серьезные траты, сценические и музыкальные инструменты можно и приобрести. Но обычно в первый год работы это оказывается не самым рентабельным решением. Поэтому лучше задуматься о возможности аренды такого оборудования.
Для офисного помещения нужно приобрести компьютеры для менеджеров, принтер и факс. Такой комплектации будет достаточно для полноценной работы. Можно также приобрести ноутбук, на котором удобно будет демонстрировать клиентам портфолио в цифровом виде, хотя и бумажных рекламных проспектов может оказаться достаточно.
Подбор сотрудников
Выбор персонала является одной из наиболее важных задач, которые нужно решить перед тем, как открыть event-агентство. Прежде всего потребуются менеджеры, которые будут заниматься продажами. Человек для такой должности должен иметь опыт в данной или схожей сфере деятельности и уметь легко налаживать контакт с клиентом.
Впрочем, решать вопрос о приеме на работу нужно исключительно после личной беседы. Иногда начинающий специалист может оказаться очень талантливым работником, так что опыт работы не всегда будет основным фактором. Главное – энергичность, креативный подход и открытость в общении. Для стартового этапа достаточно будет двух менеджеров и одного водителя. Именно для такого количества сотрудников и стоит рассчитывать бизнес-план event-агентства.
Клоунов, актеров и ведущих можно привлекать по договору найма под каждое конкретное мероприятие, не оформляя в постоянный штат. Когда станет ясно, что дела идут успешно, можно будет подумать о том, чтобы собрать собственную команду творческих людей. Они не только будут проводить мероприятия, но и помогут создавать новые креативные идеи для бизнеса. Хороший актер способен на импровизации во многих сферах, так что и в деловой от него вполне можно ожидать помощи.
Поиск подрядчиков
В ходе деятельности вам постоянно будут нужны театральные костюмы и другие атрибуты. Покупать их нерентабельно, поэтому лучше озаботиться вопросом аренды. Создайте базу, в которой будут собраны все подрядчики, у которых можно найти необходимые вещи или услуги.
Если самостоятельно заниматься этим нет времени или сил, поручите поиски одному из менеджеров. Обратите внимание, что бизнес такого рода постоянно сталкивается с сезонностью спроса, поэтому база должна быть как можно более обширной. Тогда вы сможете найти оборудование или костюмы даже в самый разгар праздников, когда спрос и цены максимальны.
Начинайте подготовку к главным сезонным мероприятиям заранее, чтобы все распланировать и успеть. Так, к новогодним вечеринкам следует начинать готовиться уже в августе. Проведение свадебных торжеств тоже должно разрабатываться за три-четыре месяца до предполагаемой даты.
Дополнительные идеи
Помимо непосредственного проведения праздников, вы можете предложить клиентам и подготовку к ним, а именно оформление зала.
Например, воздушные шары пользуются очень большой популярностью. Разобраться, как продавать воздух, да еще и делать это красиво, сможет только креативный человек, но таким как раз и должен быть основатель праздничного агентства.
То же касается и оформления с помощью цветов – свежих букетов недостаточно. Нужны оригинальные идеи и художественный вкус. Так что свое воображение и творческую жилку придется использовать во всех сферах, тогда прибыль и успех у клиентов вам обеспечены.
Рекламная деятельность
Когда офис найден и персонал нанят, пора приступать к маркетингу. Не последнюю роль играет наличие собственного веб-сайта. Сейчас многие люди ищут информацию именно в сети Интернет, поэтому страница агентства может стать стабильным источником постоянных клиентов. Помимо этого, следует использовать различные каналы для продвижения.
Готовый бизнес является хорошим способом заработка на жизнь и саморазвития. Но не от каждого дела можно получать доход, над этим надо достаточно много работать. Одним из интересных вариантов может стать открытие event-агентства с целью организации праздников и мероприятий.
- Как открыть event-агенство
- Как организовать агентство праздников
- Как создать агентство праздников
- - Помещение;
- - лицензии;
- - необходимое оборудование;
- - сотрудники.
Определитесь с местом, где клиенты будут делать заказы, как будут с вами связываться, приходить. Подготовьте фотографии с вечеринок, проведенных агентством, назначьте директора и приступите к подбору актеров. Для этого можно специально взять в аренду и оформить квартиру или офис. Помещение может находиться в любом районе города, хотя место стоит выбирать в центре или поблизости от него. Вокруг должны находиться увеселительные заведения, где можно отмечать праздники.
Подберите персонал для агентства. Очень важно выбирать только хороших работников. С самого начала займитесь артистами разных жанров и направлений (клоунами, певцами, актерами и так далее). Заранее создайте "под ключ" ряд сценариев. Купите или закажите костюмы для актеров. Решите вопрос, кто займется шитьем костюмов в будущем, найдите подходящее ателье и швею.
Приобретите необходимую для развития бизнеса технику. Вам понадобятся колонки, микрофоны, усилители и т.д. Купить все это можно и с рук или же взять в прокат. Такой бизнес, как event-агентство, требует обязательного наличия компьютера или ноутбука, куда будут вноситься все сценарии, заказы, и вы сможете продемонстрировать клиентам видеозаписи с проведенных компанией мероприятий.
Бизнес-идеи запись закреплена
Бизнес-план: EVENT агентство
Стартовый капитал – 485 тыс.руб.
Прибыль в месяц – 128 тыс.руб.
Срок окупаемости – 4 мес.
Русский народ отличается своей любовью к праздникам и веселью, и чем ярче и масштабнее мероприятие, тем лучше! Именно поэтому, на сегодняшний день, продажа отличного настроения в комплекте с ярким антуражем и профессиональными ведущими, пользуется огромным спросом. Эвент услуги особенно востребованы на различных корпоративных вечеринках, свадьбах, детских праздниках, днях рождения и т.д.
Учитывая популярность такого рода бизнеса, на этом грех не заработать. Event агентство - является рентабельным бизнесом и не требует больших вложений. При грамотной организации бизнеса и при наличии профессиональной команды, агентство будет приносить прибыль, которая покроет первоначальные вложения уже через несколько месяцев.
Важно помнить, что успех будет гарантирован только в том случае, если работа будет доставлять радость, поэтому если вы хотите подарить настоящий праздник, в вас должны присутствовать хоть какие-то нотки творчества.
Организация свадьбыКонечно, открыть бизнес по организации праздников непросто. За кажущейся легкостью открытия дела, скрывается большой и кропотливый труд. Работать приходится с музыкантами, артистами - людьми по своей натуре творческими, и они, не всегда, являются пунктуальными и сговорчивыми.
Именно поэтому данный бизнес скорее подходит для молодых и энергичных людей, которые способны построить успешный бизнес на одних амбициях и целеустремленности. Где-то можно лично исполнить роль деда мороза, ди-джея или фотографа на свадьбе. Таким людям под силу открыть бизнес, основываясь на собственной оригинальности и креативной мысли.
Для того чтобы открыть event агентство, нужно предварительно провести анализ работ действующих агентств в вашем регионе. Анализируя их работу, вы сможете выявить существующие недочеты, а также составить начальную базу для формирования приемлемых цен на предоставляемые услуги.
Устав фирмыОткрытие event агентства, как и любой другой бизнес, начинается с регистрации предприятия и получения права на предпринимательскую деятельность. Выбор правовой формы ведения бизнеса остается за вами. Для этого целесообразно проконсультироваться с юристом, так как каждая форма хозяйствующего субъекта имеет свои особенности. Обычно - это общество с ограниченной ответственностью (ООО).
ООО является самым удобным вариантом, так как основными вашими клиентами будут юридические лица, будь то мелкие либо крупные компании. Второй категорией клиентов будут детские учреждения, различные дома отдыха. Третьей - частные лица, которым по карману данные услуги, и они готовы платить за то, чтобы просто наслаждаться значимым жизненным событием.
Для того чтобы зарегистрировать предприятие на территории Российской Федерации, необходимы следующие документы:
- устав;
- договор об учреждении (если учредителей 2 и более);
- протокол Собрания учредителей (если учредителей 2 и более) или решение об учреждении учредителя (если учредитель один);
- Заявление на государственную регистрацию. Форма Р11001.
Срок регистрации ООО в налоговой инспекции составляет 5 рабочих дней. Если учесть время, которое потребуется на открытие расчетного счета, изготовления печати, это составит от 10 дней до 1 месяца.
Данный план предусматривает следующие расходы на оформление организации (ориентировочно):
- Юридический адрес - 10 000 рублей.
- Услуги юриста (составление и проверка документов) 5 000 рублей.
- Уставной капитал - 10 000 рублей.
- Услуги нотариуса - 1 500 рублей.
- Госпошлина - 4 000 рублей.
- Открытие расчетного счета - 3 000 рублей.
- Изготовление печати - 1 500 рублей.
Итого: 35 000 рублей.
Офис event агентстваСледующий важный вопрос перед открытием бизнеса - определение помещения для вашего event агентства. Оптимальным решением данного вопроса будет помещение общей площадью от 30 до 50 кв. м. Данную площадь лучше разделить на 3 комнаты: переговорная, подсобное помещение, отдел продаж. Ежемесячная арендная плата составит приблизительно 1000 - 3500 рублей за 1кв. м, зависит от региона.
Так как видом деятельности будет организация праздников, то и офис лучше украсить в ярком стиле, обставив его современной и комфортной мебелью. Также помещение должно быть оборудовано необходимой техникой, а именно:
- компьютеры (учитывая количество менеджеров по продажам);
- принтер;
- телефон;
- факс;
- телевизор;
- чайник;
- кофеварка.
Расходы на покупку мебели и техники составят ориентировочно 250 000 рублей.
Можно рассмотреть вариант без офисного event агентства, но, используя такой план, уровень продаж будет намного ниже. Наличие офиса означает определенную солидность компании.
На фоне конкурентов предполагается, выделится конкретным списком услуг, простотой заказа организации праздника, системой скидок, правильно поставленная рекламная компания даст возможность нашему агентству принести стабильный доход.
Штат постоянных сотрудниковПриведенный бизнес-план на начальном этапе развития бизнеса предусматривает минимальный штат сотрудников. Важное звено успешной работы вашего event агентства - это менеджеры по продажам, креатив-менеджеры и декоратор-оформитель. Их работа предполагает организацию клиентской базы и потока клиентов буквально с первых дней открытия.
Хороший менеджер по продажам со стажем в данной сфере придет на работу с уже имеющейся клиентской базой. Что касается креатив-менеджеров, их задача состоит в написании сценариев, организации ярких событий, декораторы-оформители несут ответственность за создание антуража праздника, учитывая требования заказчиков.
Остальные сотрудники - это актеры, костюмер, ведущие, ди-джеи, декораторы, водители. Таких сотрудников проще нанимать по требованию. Заработная плата рабочего персонала должна быть сдельно-премиальной, то есть оклад + процент. Что касается наемных работников - по договоренности.
Event агентство - это сезонный бизнес. Пиком заказов является сезон свадеб (июнь - сентябрь) и период корпоративов (Декабрь). Поэтому для завоевания стартовой репутации к началу свадебных месяцев, рекомендуется составить план открытия агентства на весну.
Данный бизнес-план предусматривает оказание следующих видов услуг:
- организацию корпоративных праздников;
- организацию детских праздников;
- организацию свадеб;
- организацию вечеров досуга;
- организацию частных праздников;
- организацию семинаров и конференций.
План полного перечня услуг
Выступление наемных актеровОрганизация дней рождения, свадеб, выпускных вечеров, корпоративных вечеринок, пикников, выписка новорожденных и мам из роддома.
- услуги повара;
- услуги официанта;
- состав меню;
- закупка продуктов, напитков;
- закупка букетов;
- украшение (шарами, цветами, плакатами) банкетных залов, помещений клиента;
- оформление столов (украшение, сервировка);
- музыкальное оформление торжеств;
- обслуживание на пикниках, фуршетных вечеринках;
- видео и фотосъемка;
- доставка букетов;
- украшение свадебных машин;
- организация культурной программы;
- организация фейерверков;
- доставка клиента до места праздника и обратно (предполагается сотрудничество со службой такси).
Первоначальные затраты на агенство:
Итого - 485 000 рублей.
- Заработная плата персонала - 50 000 рублей.
- Взносы в фонд социального страхования - 12 000 рублей.
- Коммерческие расходы - 10 000 рублей.
Итого - 72 000 рублей.
Статистика действующих агентств говорит о том, что, учитывая план, на начальном этапе, вы будете отрабатывать максимум 3 заказа в месяц, что составит в среднем - 50 000 рублей.
Наработав хорошую клиентскую базу, и, завоевав хорошую репутацию клиентов, число заказов увеличится до 10 в месяц, и их стоимость тоже. Работая по такой схеме, ваш ежемесячный налогооблагаемый доход составит ориентировочно - 128 000 (200 000 - 72 000).
Годовой - 128 000 X 12 = 1 536 000 рублей.
Таким образом, срок окупаемости вашего бизнеса, учитывая представленный план, составит - 4 месяца. Данный расчет говорит о том, что бизнес по предоставлению event услуг - рентабелен.
Читайте также: