Как сделать справочник в битрикс
Обновлено: 08.07.2024
В одном из недавних проектов нам потребовалось внедрить CRM для клиента. После сравнения нескольких CRM-систем мы остановили выбор именно на Битрикс 24 и рекомендуем тем, кто еще не использует CRM, также обратить внимание на нее. А чтобы было проще разобраться, приведем описание основных возможностей и инструкции по началу работы в системе.
- Первый наш аргумент в пользу Битрикс 24 – старт очень легкий, не требующий первоначальных затрат.
- Также облачная версия с количеством пользователей до 12 бесплатна, так что можно зарегистрироваться, подключить Битрикс 24, пригласить сотрудников и сразу начать работать или подробно изучить возможности и по результатам уже принять решение о переходе на расширенный тариф.
- У коробочных версий (редакции Битрикс 24 Корпоративный портал и Энтерпрайз) также есть пробный период на 30 дней.
Назвать Битрикс 24 исключительно CRM-системой будет не совсем корректно, поскольку на самом деле это приложение объединяет функции CRM и системы управления проектами.
Основные возможности Битрикс 24:
- взаимодействие между сотрудниками – общие и личные чаты, комментарии к задачам, живая лента всех последних действий в системы, голосовые и видеозвонки, обмен и совместная работа над документами в хранилище Битрикс24.Диск;
- управление проектами – постановка и отслеживание выполнения заданий, в том числе с трекингом времени, диаграммы Гантта и канбан-доски для визуализации, разнообразные отчеты, общие календари и расписания;
- CRM – создание лидов, автоматическое ведение истории контактов (для этого используется интеграция Битрикс 24 с телефонией, электронной почтой и мессенджерами), счета и сделки, инструменты автоматизации маркетинговых кампаний, отчёты;
- интеграция с сайтом на CMS Битрикс 24, с 1С, системами колл-трекинга и многими другими;
- маркетплейс приложений , расширяющих возможности Битрикс 24.
Чтобы сделать более удобным ваше первоначальное знакомство с этой системой, предлагаем краткую инструкцию по работе в Битрикс 24.
CRM Битрикс 24: инструкция для начинающих
Что делать после того, как вы зарегистрировались:
- завести структуру компании и подключить других своих сотрудников
- создавать задачи
- вести рабочую переписку в чатах, звонить прямо из CRM
- заводить лиды и начинать вести карточки клиента в Битрикс 24
Руководство по Битрикс 24: как подключить сотрудников и создать структуру компании
Чтобы ваши сотрудники тоже начали обучение Битрикс 24, а затем и совместную работу, добавьте их в систему. Для этого:
- Зайдите в меню “Компания” и там выберите вкладку “Структура компании”. Создайте все необходимые подразделения, укажите руководителя компании.
- Здесь же нажмите кнопку “Пригласить сотрудников” для добавления сотрудников в текущее подразделение. В открывшемся окне введите адрес электронной почты нужного человека и нажмите “Пригласить”.
Разумеется, работа в компании подразумевает присутствие нескольких сотрудников. Когда ваш Битрикс24 создан, необходимо пригласить ваших коллег! Сделать это можно прямо из Живой ленты с помощью кнопки в правой части экрана.
Вы можете добавить новых пользователей одним из 3х способов.
Быстрая регистрация
Быстрая регистрация – cамый простой путь добавить сотрудников. Просто скопируйте ссылку на регистрацию и разошлите всем предполагаемым коллегам любым удобным способом:)
Перейдя по этой ссылке, они смогут зарегистрироваться на вашем Битрикс24
Укажите, какой будет Формат регистрации :
- Открытая – все зарегистрировавшиеся пользователи будут сразу добавлены в сотрудники.
- Закрытая – администратор должен будет подтвердить добавление каждого пользователя.
Если вам нужна закрытая регистрация, но с некоторых доменов вы хотите добавлять без проверки, то укажите их в поле Разрешить вход без подтверждения email для доменов.
Пригласить по e-mail
Если вы хотите пригласить на ваш Битрикс24 какого-то определенного человека, то отправьте ему приглашение прямо на почту.
На указанный e-mail придет приглашение со ссылкой, и человеку нужно будет пройти по ней и авторизоваться на вашем Битрикс24.
Здесь вы можете сразу определить в какой отдел и рабочие группы будет добавлен новый сотрудник.
На тарифах Команда и Компания есть возможность пригласить не сотрудника, а внешнего пользователя (например, кого-то из ваших подрядчиков, с кем вы вместе работаете над проектом). Он будет ограничен в правах доступа, но сможет принимать участие в работе в рамках экстранет-группы.
Зарегистрировать
Вы можете самостоятельно зарегистрировать нового сотрудника на вашем Битрикс24. Это особенно полезно, если вы хотите сразу создать для него ящик в вашей корпоративной почте.
Введите почту, на которую будет отправлены все данные для входа. Либо создайте новый корпоративный ящик, с помощью которого сотрудник сможет зайти на ваш Битрикс24. Придумайте для него пароль, а после входа сотрудник сможет его поменять.
Здесь же укажите как зовут нового сотрудника, а также его будущую должность в компании.
Итак, какое решение предоставляет битрикс в такой ситуации и есть ли оно вообще? Да, действительно, такое решение существует. Хотя, стоит признаться, автору данной статьи пришлось достаточно долго просматривать форум и справку битрикса, чтобы найти его. Суть данного решения — это привязка определенного свойства к разделам. То есть, свойство создается на весь каталог, но показываться оно будет только в тех разделах, к которым привязано.
Вариант первый. Заведение свойств через административную панель Битрикс.
Шаг 1. Создание свойства для раздела
Шаг 2. Выведение свойства на странице редактирования элемента.
Для того, чтобы вывести свойства-характеристики для данной категории отдельным списком потребуется произвести перечисленные ниже манипуляции:
На данном шаге действия стандартны:
Однако, если таких свойств нужно завести, к примеру, больше тысячи в достаточно ограниченный промежуток времени и одно и то же свойство привязывается к ряду категорий одновременно. Как поступить в таком случае? Единственный рациональный выход — это заведение свойств через API битрикса.
Вариант второй. Заведение свойств через API битрикса.
В рамках данного подхода стоит воспользоваться командной php-строкой Битрикса для отправки необходимых команд на добавление и привязку свойства. В случае автора данной статьи команды выглядели следующим образом:
Данная статья является следствием многочасовых поисков в интернете. Были найдены отдельные статьи как настроить выгрузку. Отдельные как должен выглядеть выгружаемый файл. Отдельные статьи по каждой ошибке, где так и не обнаружены ответы на интересующие вопросы. Так как в результате не было обнаружено толкового описания как настроить выгрузку пользовательского справочника на сайт Битрикс, чтобы она заработала, пришла мысль поделиться собранной информацией с братьями по оружию.
Была поставлена с виду простая задача — настроить выгрузку пользовательских справочников на сайт под управлением CMS Битрикс. Сразу скажем, что модуль Битрикс не самый последний, но думаю, в данном случае это не принципиально. В обучающем видео от производителя все очень просто: настроили справочники, записали, нажали выгрузить, увидели на сайте.
Прекрасно, подумали мы, сейчас мы эту задачу решим за пять минут.
Интересно, ведь наш справочник называется по-русски. Откуда же должны взяться латинские символы? Попросили прислать наименования на сайте, они действительно английские. Родилась мысль, что на сайте должно прописываться русское соответствие, но нет. Подставили принудительно в код выгрузки наименования с сайта, результат не изменился. Сайт продолжал присылать такую же ошибку.
С этого момента пришлось отложить кодирование и заняться штудированием сайтов.
Самые главные вопросы были:
1. Каким образом русское название в выгрузке Битрикс должно стать английским
Был найден следующий очень полезный скриншот. Из которого пришло понимание, что из 1С действительно данные должны уходить в русском варианте. А при загрузке на сайт происходит автоматический перевод русского названия на английский. Сюда вставить ссылку что такое транслитерация И к тому же к названию таблицы система сама добавит префикс «b_ “ (какая умная система).
Казалось бы задача решена, но опять же не все так просто. Наш справочник — самописный. И его название не имеет ничего общего с названием таблиц на сайте. Такова текущая действительно и повлиять на нее уже нельзя.
Дальше еще веселее, как видно на скриншоте, наименования вставляются без пробелов, и для одного справочника идут два названия. Откуда они берутся?
Первый — название справочника в конфигураторе, а второй — это синоним справочника — тот, который мы показываем пользователю. И что же предлагает Битрикс — всем пользователям писать названия справочников без пробелов? По принципу — и так сойдет, главное, чтобы нам было удобно? Нас такое решение не устроило. Поэтому была дописана мини-функция, которая выдает два параметра для выгрузки по наименованию справочника.
При загрузке на сайт они автоматически превращаются в ИД — “b_avtory” и наименование — «AVTORY”.
Ответ на этот вопрос является скорее догадкой, но видимо при попытке транслитирировать английский в английский, что-то у сервера не срастается, и он предпочитает выругаться, и ничего не грузить.
Ну теперь то точно победа, решили мы, и тут же словили следующий сюрприз от программы:
«Произошла ошибка на стороне сервера. Получен неизвестный статус импорта.
И тут обнаружилось, что поля UF_VERSION , на которое ругается сервер там просто нет.
Заодно пришло понимание, что для полей есть возможность прописать русское соответствие (хоть на этом спасибо!). В результате, добавили на сайте недостающее поле. Прописали для несовпадающих (после транслитерации) полей русское соответствие, и только в результате всех плясок с бубнами получилось решить задачу выгрузки на сайт.
Проблема решения таких падений состоит в том, что происходит стык границ зон ответственности — программист 1С и администратор сайта. Естественно, каждый пытается переложить ответственность на другую сторону.
Резюмируем, что нужно сделать, чтобы выгрузить самописный справочник на сайт, когда там уже есть своя структура данных.
1. Получить от администратора сайта таблицу с наименованием и ID справочников.
Рассмотрим передачу такого справочника на сайт:
Функция будет выглядеть примерно так:
Так как у нас все справочники самописные, то пришлось прописать правила для каждого справочника.
3. Получить от администратора сайта таблицу с наименованием полей выгружаемых справочников. Проверить, если после транслитерации выгружаемое поле не совпадет с названием, то прописать явное соответствие в Highload-блоке на сайте в поле XML_ID.
Шаблон документа – это макет будущего договора, счета или иного документа, содержащий постоянные и переменные поля с данными. Для бизнеса важно иметь выстроенный процесс по сопровождению клиентов, особенно когда речь идет о документальном оформлении продаж. С Битрикс24 подготовить бумаги по сделке можно за пару секунд. В этом помогут готовые шаблоны документов. Воспользуйтесь предустановленными формами или добавьте свои. Быстро созданные по форме коммерческое предложение, счет или договор экономят время менеджеров и исключают ошибки ручного ввода данных при работе с типовыми документами.
В Битрикс24 для профильной работы с шаблоном задается доступ – устанавливается один или группа пользователей, которая будет формировать документ. Для предустановленных стандартных шаблонов по умолчанию задан общий доступ.
Обратите внимание, что документы в CRM и настройка прав к ним доступны не на всех тарифах Битрикс24.
В статье расскажем:
Стандартные шаблоны документов в Битрикс24
К предустановленным или встроенным шаблонам документов внутри Битрикс24 относятся бланки, которые доступны в системе по умолчанию. Это те документы, которые вы можете использовать сразу, или после внесения нужных вам изменений.
Для того, чтобы найти предустановленный шаблон, перейдите в один из следующих разделов CRM:
Далее найдите уже созданную сущность, например, сделку и кликните по кнопке Документ в правом верхнем углу. Вам откроется список предустановленных на ваш портал Bitrix шаблонов:
Из выпадающего списка можно сформировать документ, содержащий параметры вашей сделки.
Если вам потребуется отредактировать файл, просто скачайте его в формате doc и продолжите работу с шаблоном в уже привычном для вас редакторе.
Чтобы внести изменения в параметры встроенного шаблона для всех пользователей, нужно перейти в раздел общего редактирования. Для этого снова нажимаем на кнопку Документ и далее из списка выбираем строку Добавить новый шаблон. После этого вам откроется список доступных шаблонов, где вы сможете скачать и ознакомиться с имеющимися бланками, а также отредактировать их. Для изменения шаблона документа выберите соответствующую кнопку в строке с файлом:
После чего вы попадете на страницу для работы с настройками выбранного бланка.
Редактор шаблона документа в Битрикс24 позволяет:
- восстановить версию шаблона по умолчанию
- скачать шаблон
- загрузить новый
- отредактировать название документа
- задать активность файла и сделать его с подписью и печатью по умолчанию
- выбрать привязку к CRM – определить места, где будет доступен шаблон
- определить права доступа для работы с бланком
- сделать привязку к стране
- назначить нумератор через дополнительный конструктор
После внесения правок в шаблон – не забудьте сохранить сделанные изменения. Отредактированный документ сразу будет доступен пользователям портала, которым разрешена работа с шаблоном.
Готовые шаблоны помогут начать работу с документами внутри портала, а при желании на их основе можно разработать и использовать свой набор документации для сопровождения клиентов.
Как добавить свой шаблон документа в CRM Битрикс24?
Готовые шаблоны документов – это быстрое решение для бизнеса. В большинстве случаев предустановленных бланков недостаточно для работы компании. Как быть, когда требуется загрузить свой шаблон договора или свою форму счета в Битрикс24?
Для этого на портале предусмотрена возможность – добавить свой шаблон. Путь аналогичен тому, что используется при внесении правок в уже существующий шаблон. Заходим в имеющуюся сущность (лид, контакт, компанию или сделку), нажимаем кнопку Документ -> Добавить новый шаблон. В открывшемся окне со списком уже загруженных файлов выбираем кнопку в правом верхнем углу Загрузить и добавляем наш шаблон в формате doc.
После загрузки файла откроется уже знакомый нам редактор, где мы сможем определить дополнительные параметры для нашего бланка. Добавленный шаблон появится в списке доступных для генерации документов на портале.
Основное преимущество генератора готовых документов Битрикс24 в том, что он забирает данные, содержащиеся в полях сущности CRM, и выводит их в наш бланк.
Но где же взять шаблон для загрузки в Битрикс24 с прописанными кодами полей подстановки?
Существует 2 способа скопировать символьный код:
- взять информацию по нужным подстановкам из готового шаблона Битрикс24 и использовать у себя
- воспользоваться справочником символьных кодов Битрикс24, встроенным в конструктор документов
Первый вариант подойдет, если поля для подстановки простые, есть в предустановленных шаблонах, и вы быстро можете найти нужные параметры. Второй вариант удобен, когда вы используете для подстановки данных не только штатные, но и пользовательские поля сущностей и работаете с объемом больше 5 кодов подстановки.
Справочник символьных кодов доступен по кнопке Документ –> Добавить новый шаблон, далее переходим в шестеренку и выбираем Список полей:
Откроется список доступных символьных кодов. С помощью фильтра ищем нужный параметр:
Копируем код и используем в шаблоне создаваемого бланка для загрузки. Импортируем наш файл, настраиваем параметры доступа и готово – шаблон документа, созданный по уникальному бланку с элементами автоподстановки, будет всегда под рукой вашего менеджера внутри CRM.
Печать и подпись в документах Битрикс24
Документ, созданный с помощью встроенного в Битрикс24 генератора, можно сразу завизировать печатью и подписью компании. Для этого в шаблоне потребуется определить место для наших изображений. В разных текстовых редакторах это можно сделать примерно похожим способом – нужно использовать картинку с назначенным идентификатором (именем).
Разберем как работает подстановка печати в Microsoft Word.
Открываем наш готовый шаблон документа, в который требуется подставить печать. На добавленном рисунке, который будет отображать нашу печать, выбираем Формат –> Специальные возможности –> Замещающий текст:
Вставляем описание параметра печати - >. Готово. Можно загружать наш файл и использовать. В дальнейшем Битрикс24 заменит изображение на реальную печать из реквизитов вашей компании.
Для настройки реквизитов перейдите в раздел CRM -> Настройки -> Реквизиты ваших компаний.
В открывшемся окне выберите правую верхнюю кнопку Добавить компанию. Откроется окно для внесения данных вашей компании. В последнем блоке будут поля, куда вы сможете загрузить изображения:
- логотип компании
- печать организации
- подпись директора
- подпись бухгалтера
Используйте подстановку имени для изображений в шаблоне согласно справочнику кодов CRM.
Настройку и загрузку шаблона нужно выполнить единожды, далее использовать для генерации документов из CRM. При необходимости всегда можно внести изменения.
Отправка документов из Битрикс24
Документ из шаблона формируется в один клик. Готовый файл вы можете:
Если вы захотите повторно сформировать новый документ из шаблона внутри одной сущности, система выдаст предупреждение. Битрикс24 предложит задать для документа новый номер или выбрать предыдущий.
Примеры использования шаблонов документов и работу с генератором файлов Битрикс24 смотрите в наших проектах. Помимо штатных сценариев настройки на практике мы знаем и умеем работать с такими особенностями конструктора шаблонов как:
- склонение имен;
- сложная логика подсчета значений;
- связка с бизнес-процессами для автоматической работы по документам.
Три причины использовать шаблоны документов в Битрикс24:
- сокращение времени на документальное сопровождение клиента;
- исключение ошибок ручного ввода данных;
- под рукой менеджера всегда актуальные шаблоны компании.
Для решения задач по настройке и загрузке шаблонов в CRM Битрикс24 обратитесь в нашу компанию по телефону или через форму ниже.
Открывается шаблон счёта.
Если это необходимо, можно скачать счёт в форматах .docx или .pdf.
У клиента могут быть основные и дополнительные реквизиты. Пользователь программы может выбрать любые из них.
Подобным образом можно выбрать данные и для своей компании. Важно знать, что программа по умолчанию использует реквизиты той организации, которая была задана в настройках как основная.
Если ни одна компания не указана в качестве основной, программа выберет из списка первую созданную организацию.
Читайте также: