Как сделать справку о графике работы

Обновлено: 06.07.2024

Справка с места работы — это документ от работодателя, который подтверждает трудоустройство сотрудника. Ее заполняют по требованию других организаций, инстанций, контролирующих органов.

Кому и зачем оформляется

Справочные документы оформляет работодатель по запросу сотрудников. Работники предоставляют бумагу, подписанную руководителем, по запросу:

отдела соцзащиты населения;
ПФР;
визового центра, посольства, консульства;
судебных органов;
иных инстанций.

Цель формирования регистра — подтвердить, что конкретный сотрудник трудится в организации, обозначить его должность и период трудоустройства.

Содержание справочного письма зависит от организации, которая его запросила. В базовой форме указывается Ф.И.О, должность и период, отработанный сотрудником. А вот в справочной бумаге для суда или визового центра необходимо заверить ежемесячный оклад. Визовые центры, посольства и консульства просят дополнительно указать стаж работы и подтвердить факт отпуска работника.

Работодатель обязан оформить справочную бумагу в течение трех рабочих дней после получения заявления от работника ( ст. 62 ТК РФ ).

Как оформить

Унифицированного бланка не предусмотрено. Письмо составляют на фирменном бланке организации. Содержание зависит от характера запроса инстанции, в которую предъявляется справочная бумага.

Инструкция, как составить документ по запросу сотрудника:

Указать регистрационные сведения о работодателе: название, адрес, ОГРН или ОГРНИП, телефон.
Озаглавить документ, присвоить ему порядковый номер и проставить дату.
Написать основную часть. Указать Ф.И.О. и должность сотрудника, подтвердить факт его трудоустройства в компании, обозначить период работы.
Прописать размер ежемесячного оклада — по запросу ведомства, в которое предоставляется документ.
Указать орган, в который предоставляется документ.

Готовую справочную бумагу подписывает руководитель компании. Штамп ставится только в том случае, если организация пользуется печатью.

Образец

Это образец справки о трудоустройстве от работодателя — используйте шаблон в работе:

Дана ____________________________ (Фамилия И.О.) в том, что он (она) действительно работает в ____________________________ (наименование организации) в должности _____________________ (наименование должности).

Справка дана для предоставления в _______________________________ (наименование места предоставления).

Справка о фактически отработанном времени составляется кадровым работник в произвольной форме. В разделе можно составить образец справки о фактически отработанном времени и скачать готовую справку.

Основание составления справки о фактически отработанном времени

Рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.

Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ, на работодателя возложена обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

В организациях применяются следующие виды учета:

ежедневный;
еженедельный;
суммированный (учетный период составляет месяц, квартал, но не более года).

Учет рабочего времени ведется в табеле учета рабочего времени. Существуют две унифицированные формы табеля учета: Т-12 и Т-13 (если ведется автоматическая система контроля), которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. Помимо табеля существуют и другие документы, в которых фиксируется время отработанное каждым работником организации, например справка о фактически отработанном времени.

Справка о фактически отработанном времени – это документ, в котором указывается количество часов отработанных работником за определенный период.

Справка может предъявляться работодателем по требованию самого работника или по запросу различных органов. Например, в период участия безработного гражданина в общественных работах работодатель должен ежемесячно предоставлять в орган службы занятости справку о фактически отработанном времени в отношении данного гражданина (п.18 Положения об организации общественных работ, утв. Постановлением Правительства РФ от 14.07.1997 г. № 875).

Содержание справки о фактически отработанном времени

Унифицированной формы справки о фактически отработанном времени не предусмотрено ни одним нормативным документом, поэтому кадровые специалисты оформляют её в произвольной форме. Обычно справка оформляется на фирменном бланке организации и содержит следующие сведения:

Кадры

Что такое режим труда, из каких элементов он состоит

Отработанное время — основание для оплаты труда для сотрудников с повременым условием его проплаты

Трудовой закон обязывает нанимателя вести строгий учëт рабочего времени по каждому сотруднику, ведь именно за время (за исключением довольно редких случаев сдельного труда) происходит проплата работы. Режим же труда — определëнные в первую очередь законом, а во вторую — нанимателем по согласию с профсоюзом и работником, правила распределения времени. ТК РФ содержит раздел, посвящëнный трудовому времени, отдельная глава которого (глава 16) регламентирует именно режим.

Время работы согласно ТК РФ может быть представлено несколькими разновидностями по своей продолжительности: нормальное, сокращëнное и неполное. Кроме того, особые разновидности представляют собой ночное трудовое время, сверхурочный труд, работа при возможности ненормированного дня. Основное различие между неполным и сокращëнным рабочим временем состоит в их проплате — первое обозначает оплату пропорционально отработанному, второе — независимо от отработанного. Ночной и сверхурочный труд проплачиваются в повышенном размере, ненормированный трудовой день, как правило, компенсируется дополнительными днями ежегодного отпускного периода.

Элементы режима трудового времени — те позиции, которые в соответствии с законом должны быть определены при формировании режима для каждого трудящегося. В числе этих основных позиций ТК РФ называет:

Как и какими документами определяется трудовой режим

Распорядок труда для каждого отдельного сотрудника обязательно оговаривается с ним заранее — при заключении трудового соглашения. В целом же, по организации в разрезе структурных подразделений или должностей режим работы определяется в правилах внутреннего трудового распорядка.

ПВТР — локальный НПА организации, определяющий основные моменты отношений коллектива работников с нанимателем — правила приëма на работу и завершения трудовых правоотношений, правомочия и обязательства сторон трудового соглашения в процессе работы, общие условия относительно режима трудового времени и пр. ПВТР утверждаются нанимателем по согласию с профсоюзной организацией, с этим документом каждый работник при заключении трудового контракта должен быть ознакомлен письменно.

В ПВТР режим трудового времени организации может быть отражён путëм:

В трудовом соглашении обязательно должен присутствовать раздел, посвящëнный режиму труда. Для сотрудников, должность которых предполагает работу по обычному графику пяти- или шестидневной трудовой недели, в соглашении указывается точное расписание труда. Для тех же, кто будет работать по графику, с суммированным учëтом, с ненормированным трудовым днëм, с неполным трудовым временем, с разделением дня на части и т. д. эти обстоятельства должны быть отражены в указанном соглашении. Случаи установления неоговоренного режима трудового времени незаконны, такое нарушение может повлечь для нанимателя ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ со всеми вытекающими отсюда последствиями (штрафы и другие санкции).

Как установить новые правила режима в организации: порядок и документы

Если с уже существующим режимом для отдельной должности работник знакомится при приëме на работу путëм подписания трудового соглашения и отметки о прочтении ПВТР, то с изменением действующего режима всë несколько сложнее.

Решение об изменении ПВТР может быть оформлено в виде приказа

Порядок проведения процедуры таков:

Для начала руководитель должен принять обоснованное решение о том, для каких должностей или структурных подразделений вводятся новые правила.
Затем по всем правилам изменения локального НПА соответствующие изменения вносятся в ПВТР (проект в пятидневный срок должен быть согласован с профсоюзом, затем подписан руководителем).
На основании изменëнных ПВТР каждый работник, которого касаются изменения, предупреждается об изменении существенных условий работы (вручить уведомление под роспись следует не позднее чем за месяц до издания приказа). В случае отказа от продолжения трудовых правоотношений в изменëнных условиях сотрудник должен быть уволен по истечении срока предупреждения.
В установленный срок (спустя месяц после оповещения сотрудников) издаëтся приказ по предприятию об изменении режима для конкретных работников (на этом этапе они должны быть перечислены поимëнно). С приказом каждый работник знакомится под роспись.
В день издания распорядительного документа с каждым сотрудником заключается дополнительное соглашение к контракту, изменяющее условия по режиму трудового времени.
С даты, определëнной в допсоглашении и приказе, начинает своë действие новый режим с новым его документальным оформлением (к примеру, с составлением графиков).

График работы как документ, ежедневно регламентирующий индивидуальный режим труда

График работы — один из важнейших документов для организации труда тех сотрудников, что трудятся не по общему (производственному) календарю. Так, график каждый день регламентирует время прихода на работу, ухода с работы, время перерывов и даже закреплëнное за сотрудником рабочее место.

График составляется, как правило, на один месяц, однако законодательно этот период не регламентирован. Поэтому в зависимости от обстоятельств и особенностей производственного процесса документ может быть составлен и на неделю, и на квартал, и на год.

График, как документ, может быть составлен:

одновременно на всех работников предприятия;
на работников одного структурного подразделения;
на определëнную группу работников из разных структурных подразделений;
отдельно на одного работника.

Форма и условные обозначения

В графике сменности достаточно указывать лишь обозначение смены

График выглядит как таблица, каждая строка которой присваивается отдельному работнику, столбцы же соответствуют календарным дням периода, избранного для определения трудового режима (например, календарного месяца).

Законодательство не обязывает нанимателей при составлении графика труда использовать какую-либо типовую унифицированную форму, придерживаться какой-либо единой системы условных обозначений. А это значит, что каждый работодатель вправе разработать собственные правила составления данного документа, учитывая специфику работы своей организации, руководствуясь максимальным удобством использования графика в работе.

В график можно включать любые сведения:

в график сменности, когда непосредственное расписание работы смены уже закреплено в каком-либо ЛНПА (например, в ПВТР), удобно включать лишь указание на номер смены для работника в конкретный день;
в скользящий же график неминуемо придëтся включить все возможные элементы трудового времени — время начала и завершения трудового дня, время перерывов, общее количество часов труда за день, сведения о закреплённом месте труда (если это необходимо).

При суммированном учёте в графике обязательно должны присутствовать колонки, отражающие сумму часов за месяц, за квартал (в зависимости от учётного периода)

Процесс составления и утверждения графика

Процедура составления и утверждения графика в организации может быть регламентирована либо локальным НПА, либо приказом руководителя. Лица, ответственные за ведение, визирование и утверждение документа, определяются путëм обозначения в этих документах и внесения соответствующего пункта в должностную инструкцию.

Как правило, график составляет лицо, ответственное за это в структурном подразделении (отделе, службе), визирует — начальник структурного подразделения, представитель отдела кадров и профсоюза, утверждает — руководитель предприятия или его заместитель, курирующий соответствующее направление деятельности.

Требования, предъявляемые к графику

Составляя график работы, наниматель находится в ситуации, когда необходимо соблюсти массу правил, требований и интересов. В первую очередь, это требования трудового законодательства, защищающего права, интересы и даже здоровье работника:

Продолжительность ежедневного труда не должна превышать установленных ст. 94 ТК РФ лимитов (особенные границы установлены для несовершеннолетних сотрудников, инвалидов, трудящихся во вредных небезопасных условиях).
Число трудовых часов в неделю не должно превышать норму по производственному календарю (40 часов — по общему правилу). Для тех, кому установлен суммированный учëт за учëтный период, обязательно соблюдать норму часов этого учётного периода (квартала, месяца и т. д.).
Смены, преимущественно приходящиеся на ночное время, должны быть сокращены на 1 час.
После смены, длившейся более 24 часов, предоставляется такой же или больший период отдыха.
Если для работника не установлено условие о разделении трудового дня на части, его обеденный перерыв (или сумма нескольких в течение дня) не должен длиться более двух часов.
Минимальный обеденный перерыв — 30 минут. Он обязателен для установления ежедневно, если для работника соглашением сторон и ПВТР не предусмотрено принятие пищи параллельно с работой. Обеденный перерыв не оплачивается.
Запрещается труд в течение двух смен, следующих одна за другой.
Часы, приходящиеся на период болезни или отпуска сотрудника, также учитываются в его месячную (квартальную) норму. Другими словами, дорабатывать до нормы фактически пропущенные часы сотрудник не обязан.
Нельзя превышать лимиты, установленные ст. 99 ТК РФ для сверхурочных работ (не более четырёх часов в двухдневный трудовой период, не более ста двадцати часов в год) и пр.

Безусловно, при формировании графика учитывается и режим работы предприятия, и нормативы нагрузки, и интересы самого работника.

Ознакомление работников

С графиком труда наниматель обязан ознакомить работников не позднее одного месяца до дня вступления его в действие — это прямое требование ст. 103 ТК РФ. Нарушение этого срока грозит административной ответственностью.

Во избежание нарушения требований закона приступать к составлению графика следует не позднее полутора месяцев до начала учëтного периода. К примеру, график на декабрь следует составить до 15 октября, чтобы успеть вовремя его согласовать, утвердить и ознакомить всех работников (ведь некоторые из них на момент ознакомления могут находиться в отпуске или на больничном, однако это обстоятельство не является оправданием в случае нарушения сроков ознакомления).

Как изменить установленный график трудового времени

Так как график труда устанавливается по соглашению обеих сторон трудовых правоотношений, то и инициатором его изменения может стать любая из них. Изменение режима (как понятия более общего, постоянного) по инициативе нанимателя описано в разделе об установлении режима труда на предприятии. Изменение же графика, как разовое мероприятие или случай, касающийся одного работника, происходит:

либо путëм корректировки уже составленного графика (документа), если для сотрудника установлен режим работы по графику;
либо путëм внесения изменений в трудовое соглашение — если сотрудник работает по зафиксированному в этом документе режиму (то есть по обычному производственному календарю).

В первом случае составитель графика по заявлению работника или по собственной инициативе (обусловленной производственной необходимостью) составляет корректирующий график, визирует и утверждает его по обычной процедуре подготовки этого документа.

Изменить режим работы можно как группе сотрудников, так и одному из них (например, по его заявлению в связи с семейными обстоятельствами)

Во втором случае по заявлению работника готовится приказ об изменении режима работы — этого достаточно, если график меняется на срок до двух недель. Если период изменения режима труда более длителен — необходимо заключить дополнительное соглашение к контракту.

Если режим работы меняется более, чем на две недели, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору

Установление режима работы и составление графиков для работников — одна из первоочередных задач нанимателя в области организации трудового процесса. И дело это нелëгкое. График должен соответствовать не только производственным потребностям компании, но и условиям, определëнным законодателем. Кроме того, крайне важно вовремя ознакомить сотрудников с графиком, чтобы избежать возможных санкций со стороны государственных органов, осуществляющих контроль в сфере трудовых правоотношений.

Трудовая деятельность гражданина должна фиксироваться в установленном законом порядке. В первую очередь, это необходимо для назначения страховой пенсии по достижению соответствующего возраста. Однако сведения о работе и стаже необходимы и в ряде иных случаев. С 2020 года они должны отражаться в специальной справке по форме СТД-Р.

Что такое справка о трудовой деятельности

Бесплатно по России

Следует отметить, что в течение 2020 года работники должны определиться с тем, каким образом будет фиксироваться их трудовая деятельность. Соответственно, те граждане, которые согласятся перейти на новый формат, получат свои трудовые книжки на руки.

Работники, которые предпочтут, чтобы их рабочая деятельность фиксировалась на бумаге, не почувствуют вовсе никаких изменений. Однако соответствующие сведения будут фиксироваться как в электронном виде, так и в традиционном.

Справка! Лица, которые поступают на работу после 2021 года впервые, не смогут выбирать вид фиксации. В отношении них учет будет вестись только в электронном виде.

Соответственно, трудовую книжку для предъявления по месту требования в данном случае заменит специальная справка о производственной деятельности. Она имеет унифицированную форму СТД-Р.

Использование такого формата значительно упрощает возможность получения доступа к информации о трудовой деятельности для граждан, поскольку предусмотрено несколько вариантов путей ее получения.

Образец справки о трудовой деятельности работника на предприятии:

Что из себя представляет документ и какие сведения содержит

Справка может быть выдана как в печатном виде, так и в форме электронного документа. Оба формата имеют одинаковую силу и могут предоставляться по месту требования без каких-либо условий и ограничений.

Документ содержит в себе частично те же сведения, что трудовая книжка, а именно:

Информация о работнике: ФИО сотрудника, дату рождения, СНИЛС.
Информацию о работодателе. регистрационный номер в ПФР, наименование организации, ИНН, КПП.
Отметку о дате подачи заявления о продолжении использования бумажного формата книжки.
Отметку о дате подачи заявления о выдачи данной бумаги.

Большая часть справки являет собой таблицу, где указывается следующее:

даты приема/увольнения работника;
сведения о приеме/увольнении;
должность, характер выполняемой работы, структурное подразделение организации;
причины увольнения и реквизиты соответствующего документа (приказа).

Справка заверяется подписью уполномоченного лица и печатью.

Гражданин может заказывать данный документ неограниченное количество раз. Плата за предоставление соответствующих сведений не взимается.

Для чего она необходим документ о деятельности в организации

Данная справка необходима, в первую очередь, при трудоустройстве на новое место работы. По сути, она является некой заменой традиционной трудовой книжки, поскольку содержит аналогичные сведения.

Кроме этого, предъявлять ее можно будет в следующие учреждения:

В органы социальной защиты. Для назначения пособий и получения ряда необходимых льгот.
В кредитные учреждения. Для подтверждения наличия постоянного места работа при решении вопроса о выдаче заемных средств.
В визовые центры и консульства. При подаче заявления и комплекта документов на получение визы для поездки в иностранное государство.
В суд. При рассмотрении некоторых категорий дел суд может затребовать информацию о месте работы и трудовой деятельности участника процесса.

В целом, данный перечень не является закрытым.

Где выдают справку

Многих граждан беспокоит вопрос относительно того, где можно будет получить новый документ. Перечень возможностей для этого весьма широк. Разберем подробнее.

Получить справку в электронном виде можно мгновенно. Кроме этого, при необходимости документ допускается распечатать. Данный формат предоставления услуги является наиболее экономичным по времени.

Полезное видео

Как получить справку в МФЦ смотрите в видео:

Читайте также: