Как сделать счет в битрикс24

Добавил пользователь Morpheus
Обновлено: 04.10.2024

Система распознавания полей счета

Специально для этого решения мы построили нейросеть, которая обучена определять поля счета, считывать информацию и передавать ее в поля приложения Битрикс24.

Теперь не нужно вручную переносить данные счета, все распознается автоматически. А также это позволяет в дальнейшем удобно сегментировать, фильтровать документы.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАСХОДОВ ПО ЦЕНТРАМ ЗАТРАТ

Теперь можно разделить сумму счета на части и соотнести каждую с определенным центром затрат, типом затрат, сделкой или проектом (Компанией).

Центр затрат - это уникальная сущность, с которой непосредственно связаны расходы по этому счету, например, это могут быть отделы (отдел маркетинга, отдел разработки и др. - в зависимости от того, кого расходы касаются) или направления деятельности (группы услуг) компании (например, разработка ПО, аутстаффинг, продажа лицензий и т.д.)

Типы затрат могут быть схожими для нескольких центров затрат, например, аренда серверной инфраструктуры, затраты на продвижение и т.д.

Шаблоны документов внутри CRM Битрикс24 позволяют быстро создать и завизировать файлы организации: договоры с подрядчиком или клиентом, счета или квитанции, т. д. Их настройка позволяет ускорить документооборот компании и сократить количество ошибок, допускаемых персоналом.

Сегодня мы разберем, как использовать шаблоны в Bitrix24, как добавить собственные и как правильно завизировать файлы.

Готовые шаблоны документов в Битрикс24

Корпоративный портал Битрикс24 имеет возможность использования готовых и создания собственных шаблонов. Из предустановленных вариантов доступны счета и бланки, используемые внутри этапов воронки продаж.

Использование предустановленных макетов возможно в нескольких разделах CRM-системы:

Контакты физических лиц и компании.
Сделки, заказы, счета.
Лиды и предложения.

В открывшемся списке отображаются доступные варианты, с помощью которых можно быстро создать типовой документ.

Как внести правки в стандартный шаблон?

Далее откроется окно с параметрами для редактирования, в котором производится изменение переменных в CRM. Функциональность настроек предполагает:

Определение сущностей, в которых макет будет доступен для заполнения.
Установку прав доступа для работы с бланками.
Назначение нумератора через встроенный конструктор.
Возможность изменения данных до и после создания документа.
Определение активности, визирования или привязки к стране.

Кроме того, через меню можно восстановить вариант, созданный по умолчанию, скачать загруженный файл или импортировать.

После изменения все параметры нужно сохранить, после чего отредактированный вариант станет доступный для выбранных пользователей.

Добавление собственного шаблона

Для добавления нового макета необходимо загрузить созданный файл. Загрузка шаблона в Битрикс24 возможна только в формате DOCX.

По завершении загрузки открываются настройки для редактирования добавленного варианта. Здесь можно задать имя, определить видимость в сущностях, определить права доступа сотрудников и сделать привязку к стране.

После редактирования все изменения следует сохранить, после чего файл будет отображаться в списке доступных. Видимость определяется параметрами сущностей и правами доступа для сотрудников.

Как правильно создать DOC-файл с кодами полей?

Для корректной работы перед импортом в Bitrix24 необходимо прописать коды подстановки внутри текстового файла. Чтобы перейти к библиотеке кодов, в меню создания нового файла открываем шестерню настроек и переходим в справочник полей.

Внутри библиотеки находятся символьные коды для всех пользовательских полей. Ускорить выбор нужного кода можно через строку поиска сверху, через шестерню настроек можно изменить формат отображения окна для более удобного выбора переменных.

Если создаваемый шаблон типовой, также можно скачать и отредактировать предустановленный вариант из Bitrix24. Если поля сущностей нетривиальные, либо нужно добавить более 5 кодов подстановки, рекомендуется работать через библиотеку.

Как завизировать документ?

Конструктор системы позволяет настроить визирование подписью и печатью. Для этого при редактировании необходимо определить место для несения печати и подписи, после чего завизировать можно будет картинкой-идентификатором в любом текстовом редакторе.

Место под печатью определяется символьным кодом , который нужно разместить поверх строки с подписью ответственного лица. После импорта конструктор Битрикс24 автоматически заменит код на печать, предварительно добавленную в реквизиты предприятия.

Чтобы загрузить реквизиты, переходим в конец окна настроек и загружаем изображение печати предприятия, а также подписи руководителя и главного бухгалтера. При необходимости также можно добавить логотип организации или создать новое поле для добавления данных другого доверенного лица.

Внимание! Если в параметрах CRM создавалась новая компания, необходимо указать наименование организации, а также назначить должностных лиц, которым принадлежат подписи из реквизитов.

Для корректной работы системы необходимо подставлять имена загружаемых изображений согласно справочнику кодов из библиотеки. После загрузки реквизитов сохраняем изменения — далее система автоматически будет подменять символьные коды на печать организации и подписи должностных лиц.

Использование готового документа

Готовый шаблон договора или счета в Битрикс24 ускоряет обработку данных и ведение документооборота предприятия — оператору остается только внести данные в переменные поля. Созданный макет можно:

Настройка макетов в Bitrix24 позволяет сократить время работы менеджеров на документальное сопровождение клиентов, а также исключает ошибки, совершаемые по причине человеческого фактора при ручном вводе. Настроенные шаблоны позволяют быстро создавать и визировать документы, гарантируя корректное заполнение данных и достоверность вносимых реквизитов.

Модификаторы шаблонов документов

Модификаторы в Битрикс24 — параметры данных в шаблоне, вместо которых подставляются реальные данные или реквизиты при оформлении документа. Модификаторы данных позволяют управлять внешним видом вводимых переменных — это необходимо для корректного отображения в документе параметров со склоняемыми окончаниями.

Принцип работы и настройка модификаторов переменных в шаблонах

Настройка даты и времени

Формат даты зависит от страны, для которой разрабатывался шаблон документа. Опционально параметр можно изменить с помощью идентификаторов — из возможных форматов:

d.m.y — 22.10.21.
d.m.Y — 22.10.2011.
j, n, Y — 10, 10, 2021.
H:i:s — 10:22:21.
Y-m-d H:i:s — 2021-10-22 08:12:13.
j F, Y — 22 Октября, 2021.

Если используется идентификатор последнего варианта, Битрикс24 автоматически склоняет прописные названия месяцев в системе. Чтобы изменить отображение даты и времени в шаблоне используется модификатор — , где после знака тильды прописывается необходимый формат переменных.

Отображение ФИО

Для полей с ФИО в карточках CRM можно выбрать не только формат отображения данных, но и падеж. Среди доступных параметров для раздела Формат::

Отображение денежных сумм

Для отображения суммы сделки в Битрикс24 можно настроить показ незначащих нулей, а также валюты, в которой проводится операция. Из доступных параметров:

With zeros — отображает незначащие нули в сумме, которые стоят после точки — например, 25 000.00 рублей.
No sign — отвечает за отображение выбранной валюты рядом с суммой сделки.
Words — конвертирует число суммы в пропись, все слова автоматически склоняются.

Для установки идентификаторов используются первые буквы в командах: например, NS отвечает за отображения валюты рядом с суммой, а WZ добавляет в поле незначащие нуля. Чтобы включить параметр после идентификатора используется буква Y, для отключения — N. Для Битрикс24 указывать прописью можно только суммы в рублях, гривнах и тенге. Пример заполненного модификатора для отображения суммы цифрами без использования валютного знака — .

Указание адреса в шаблонах

1 — Европейский регион.
2 — Англия и Уэльс.
3 — Все страны Северной Америки.
4 — Отображение улицы и страны (РФ).
5 — Отображение сначала страны (РФ), потом улицы.

Настройки для разделителя Separator:

1 — с использованием запятой.
2 — без использования разделителя в адресе.
3 — с переносом строки.

Пример европейского формата адреса без разделителя — .

Если вам необходима помощь с настройкой или интеграцией Bitrix24, обращайтесь к специалистам Первый Бит. Наша компания проводит обучение сотрудников, поддержку корпоративного портала, внедрение нетривиальных функций и автоматизацию бизнес процессов внутри CRM.

Битрикс24 – это CRM система, которая помогает бизнесу работать эффективно и продавать больше: берет под контроль все каналы коммуникаций с клиентами, подсказывает, что делать и автоматизирует продажи.

Благодаря интеграции Битрикс24 и Моё дело, менеджерам больше не нужен доступ к бухгалтерии, теперь можно выставлять счета и акты прямо из CRM. Сразу после создания документ готов к отправке и в 1 клик прикрепляется к письму. После этого вы сможете отслеживать оплату и формировать закрывающие документы.

Современные сервисы автоматизируют бизнес-процессы и предоставляют руководителю полную картину об эффективности работы всей компании и каждого отдельно взятого сотрудника по всем направлениям деятельности.

Получает возможность контроля работы сотрудников отдела продаж, а также оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, что значительно повышает эффективность управления компанией.

Групповые чаты в Битрикс24 находятся в том же разделе, где и индивидуальные чаты с Вашими коллегами. Поиск осуществляется аналогичным образом: по названию чата или по сотрудникам, которые в него входят. При этом стоит обратить внимание, что все групповые чаты собраны в одну подгруппу, что облегчает поиск и работу с ними.

Групповые чаты в поиске. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Групповые чаты создаются с целью собрать в одном месте нескольких сотрудников для обеспечения оперативного общения и сокращения времени на дублирование и перенос информации.

Как создать групповой чат

Создание групповых чатов в CRM Битрикс24 делается в четыре простых шага. Алгоритм имеет следующий вид:

Шаг первый: В правой панели интерфейса Битрикс24 расположено меню быстрого поиска сотрудников. В поиске находим одного из сотрудников, которые будут входить в чат.

Меню быстрого поиска чатов. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Шаг второй: При открытии диалога сотрудника, в верхней панели появится кнопка +Пригласить. Данная кнопка позволяет создать групповой чат с текущим сотрудником и другими сотрудниками компании (их можно выбрать из выпадающего списка).

Приглашение сотрудника в групповой чат. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Это Важно!

Для того, чтобы сотрудники, добавленные после начала общения в чате смогли прочитать предыдущую переписку, необходимо предоставить им доступ, выбрав опцию Показать историю диалога.

Шаг четвертый: Настройка чата. После создания группового чата Вы можете изменить его название и отображение иконки для того, чтобы облегчить поиск и понимание тематики чата. Для редактирования названия кликните по названию чата, удалите текущее и введите новое название. Для изменения иконки — кликните по ней и загрузите любое изображение с Вашего ПК (предпочтительно в квадратной ориентации).

Настройки группового чата. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Несколько инструкций по меню группового чата:

Внешние (экстранет) пользователи

Перед тем, как начать чат с экстранет-пользователем, вам необходимо пригласить его на портал. Для этого на главной странице (верхняя правая часть панели) портала Битрикс24 кликните на опцию Пригласить.

В карусели представлен процесс добавления экстранет-пользователя на портал. Стоит отметить, что экстранет-пользоатель будет обладать ограниченными правами доступа к порталу Битрикс24.

Читайте также: