Как сделать резервную копию гугл таблицы
Обновлено: 08.07.2024
Имеется структура из google таблиц. Упрощенно это выглядит так:
Каждый сотрудник имеет доступ только к своей таблице и заполняет ее данными. Эти данные от всех сотрудников ссылками передаются в итоговую таблицу, в которой производятся необходимые вычисления. Итоговая таблица является отчетом для руководства. Периодичность ввода исходных данных - 1 раз в месяц. И первоначально вполне устраивало заменять старые данные новыми, но теперь руководство хочет видеть ежемесячную историю.
Теоретически вижу два метода решения.
1) Создать в исходных и итоговой таблицах именные листы по месяцам, но возникает проблема ссылок на листы в итоговой таблице. (Ссылка на ячейки "Октябрь 2019! A1:B" <> "Ноябрь 2019! A1:B")
2) Каждый месяц каким-то образом архивировать весь готовый набор таблиц (с возможностью их просмотра, при необходимости) и создавать набор пустых таблиц для нового месяца.
Вообщем, просьба пнуть меня в нужном направлении. Кто то же работает с google таблицами постоянно. Помогите.
(0) Во вы извращенцы!
А тоже самое делать в учетной системе?
(1) я понимаю, что это изврат. Но руководство прикипело к этим гугл таблицам. Я пытаюсь доказать, что работать в 1С удобнее для пользователей, а если руководству хочется гугл таблиц, то они будут вам, только в виде выгрузки из 1С. Многое уже перетащил, но не всё..
(0) так, разделим задачу. Пользователи которые не руководство - могут вносить данные в 1с. Руководителю, которому гугл таблица наше все выгружаем итоговые данные в гугл таблицу за любой месяц
(0) что мешает сохранять итоговую таблицу после того, как все введут данные за месяц? Можно же сохранять не формулы, а значения. Именно значения и интересуют начальство.
(0) Что если в ссылку запилить переменную, значение которой менять когда вздумается? типа переменная = "Октябрь 2019".
Ссылка = "$переменная! A1:B"
У нас тоже на гугл-таблицах ведется учет. Сотрудники создают много таблиц. Ссылки на них кладут в одну общую таблицу, каждый месяц в новую вкладку. Эта общая таблица обрабатывается скриптом, который пробегает по ссылкам на всех вкладках, и если находит необработанные ссылки, то обрабатывает их, и данные запихивает в сводную таблицу.
Таблица со ссылками и сводная таблица у нас - это разные таблицы, в отличии от вас.
В сводной таблице понятное дело может быть много вкладок по месяцам, чтобы можно было смотреть историю.
тоже юзаем гугл таблички
итого имеем реестр ссылок - на скачку таблиц в формате эксель
любая программа менеджер закачек - будет качать по расписанию - бэкапить таблички в формат эксель
1) можно ввести доп столбец в каждой табличке, отчетный период
когда будут вбивать новый месяц, админ владелец таблиц - защищает ячейки (диапазон) предыдущего периода ввода данных от изменений - пользователь не сможет внести изменения задн. числом
все данные из первичных таблиц в итоговую попадают через importrange
либо:
вверху первичной таблицы в шапке админ пишет "октябрь 2019" - активный период
так же текущий активный отч. этот период попадает в главную таблицу - само его значение что отчет за "октябрь 2019"
как новый период начался:
бэкапим как выше указано скачкой в эксель все таблички
на гугл диске делаем папку "октябрь 2019" в нее кладем скачанное
к этой папке - доступ даем руководству readonly и ссылку на нее - пусть смотрят архивы снимки таблиц сколько влезет
после записи снятия бэкапа:
заносим новое значение периода "ноябрь 2019"
данные очищаем в первичных таблицах
вбивают данные и потом опять закрытие акт. периода, бэкап и создание начало нового периода
т.е. папка будет вида:
backup (к ней доступ даем на чтение)
--октябрь 2019 (в ней куча файлов за октябрь, первичные и одна сводная таблица)
--ноябрь 2019
Здесь можно обсудить любую тему при этом оставаясь на форуме для 1Сников, который нужен для работы. Ymryn
Как мне создать сценарий, который копирует Google Sheet в качестве резервной копии в резервную папку на Google Диске, но не делает копии Google Forms, прикрепленных к Sheet?
Он автоматически копирует исходные файлы в папку резервного копирования, но также копирует связанные с ним формы Google . поэтому я получаю 10+ копий каждый день после сохранения.
- Что произойдет, если вы отключите указанные формы?
- Мне нужно связать формы, потому что формы и листы будут активно использоваться клубом. Мне просто нужно сделать резервную копию данных внутри листов на случай, если какой-либо из них будет удален
Отличный вопрос. Для моих знаний это было немного сложно, я уловил :)
Невозможно скопировать всю электронную таблицу без формы, потому что они магически связанный (волшебным образом ==> соединение находится под любыми общедоступными возможностями API).
Вы можете использовать copy sheet to another spreadsheed характерная черта.
Я пробовал, и он не создает копию формы, да!
Но для этого случая есть громоздкий API Script & Drive. Результат выглядит слишком взломанным:
Как сделать резервную копию Google Docs - Matador Network
Видео: Как сделать резервную копию Google Docs - Matador Network
Стиль жизни
Image
Принятие как должное, что Google всегда будет там, может быть огромной ошибкой.
Image
Изображение выше: Remko va Dokkum / Feature image: cambodia4kidsorg
Я никогда не терял никаких критических файлов (стук по дереву). Потерял пару писем, может быть, несколько MP3, конечно. Но я работал в ИТ-индустрии достаточно долго, и у меня было достаточно пользователей, которые скулили мне о потере данных, чтобы знать, что это распространено и является серьезной проблемой. Дело в том, что мы обычно сами виноваты.
Поскольку Google продолжает свои планы доминирования на Земле, многие из нас становятся все более и более зависимыми от своих онлайн-сервисов. Мы в Matador используем Google Docs для хранения статей и сотрудничества с другими авторами и редакторами.
Мы не можем полагаться на Google, чтобы сохранить наши документы в безопасности. Это зависит от нас.
Если вы большой пользователь Служб Google, ваши брови лучше поднять прямо сейчас.
Так что мне делать?
Мы не можем полагаться на Google, чтобы сохранить наши документы в безопасности. Это зависит от нас. Нам нужно получить копию всех этих файлов на наши локальные жесткие диски и в наш контроль. LifeHacker имеет несколько полезных советов по загрузке данных Google. Я поделюсь с вами методом, которым я пользовался, чтобы получить мои Документы Google на моем компьютере.
Это правда, что вы можете сохранять каждый файл, один за другим, но если у вас нет много времени в руках или вы не любите монотонную работу, вы предпочтете сделать все это за один раз. Это может показаться длительным, но после первоначальной настройки каждая резервная копия будет занимать две минуты.
Прежде всего, получите на подножку Firefox
У Firefox есть несколько злых и полезных плагинов, таких как те, которые мы собираемся установить. Итак, я дам вам пять минут, чтобы загрузить и установить Firefox….. ладно. Готово? Пошли.
Установите плагин GreaseMonkey
1. Вы можете сделать это прямо на странице плагина Firefox GreaseMonkey
2. Нажмите Добавить в Firefox, затем Установить. Перезапустите браузер, и вы должны увидеть милое лиловое лицо обезьяны в правом нижнем углу.
Затем установите Google Doc Download (скрипт GreaseMonkey)
1. Посетите страницу загрузки Google Doc.
2. Нажмите Установить сейчас! ссылку, затем установить
3. После перезапуска Google Docs вы увидите новую опцию - Download Your Documents - в панели управления Google Docs:
Image
Еще не сделано. Мы должны быть в состоянии загрузить все документы одним махом. Продолжай читать…
Наконец, установите DownThemAll! плагин
1. Перейти в DownThemAll! Плагин страницу и нажмите Добавить в Firefox, затем Установить.
2. Перезапустите Firefox. Это просто.
Теперь круто
Image
Теперь вы готовы создавать резервные копии своих Документов Google. Если нет, войдите в Google Docs.
1. Нажмите Все элементы, чтобы отобразить все документы.
Теперь с удивлением наблюдайте, как все ваши документы загружаются в файлы Microsoft Office.
Image
Последний шаг
Это необязательно, но так как компьютеры, как известно, дают сбой, хорошая идея. Теперь, когда у вас есть все ваши документы на вашем компьютере, сохраните их на другой носитель, такой как CD, DVD, внешний жесткий диск или карту памяти USB для безопасного хранения.
Поскольку это не автоматический процесс резервного копирования, вам придется привыкать делать это вручную время от времени. Очевидно, что чем чаще, тем лучше, но один раз лучше, чем ничего.
Направление развития компьютерной индустрии последних лет все более подталкивает нас к использованию облачных хранилищ и сервисов. И главную скрипку играет здесь вездесущий Google, как искусный фокусник вытаскивая из рукава все новые и новые аргументы для полного перехода в онлайн. Gmail постепенно становится почтовым клиентом по-умолчанию, Google Docs уже составляет серьезную конкуренцию обычным офисным пакетам, а Google Reader по праву принадлежит звание самого удобной программы для чтения новостей. А продвигаемая Google новая операционная система Chrome OS вообще полностью построена на облачных технологиях.
Однако, как это всегда бывает в жизни, у этой медали есть и обратная сторона. Чем больше пользователи используют онлайновые сервисы, тем отдаленнее становятся их персональные данные. Личная и деловая переписка, документы и нужные ссылки, фотографии — все это хранится где-то на удаленных серверах, доступ к которым может быть нарушен по самым различным причинам — от банального обрыва связи до неожиданного блокирования аккаунта. Поэтому мы предлагаем вам исчерпывающий перечень инструментов для сохранения данных из облачных сервисов Google на свой жесткий диск.
Google Docs
Вы можете сохранить документ на свой жесткий диск прямо из интерфейса этого онлайнового офисного пакета как по одиночке, так и все сразу. Для этого выделите любой файл и в меню Действия выберите пункт Загрузить. Появится окно Преобразование и загрузка, состоящее из двух вкладок. Для бэкапа всех своих документов переходим на вкладку Все файлы и загружаем все свои документы в виде ZIP архива.
Gmail
C почтовым сервисом все обстоит очень просто. Достаточно настроить перенаправление своей корреспонденции в обычный почтовый клиент вроде The Bat, Thunderbird или Почта Windows. Для этого заходим в настройки Gmail и на вкладке Пересылка и POP/IMAP отмечаем пункт Включить POP для всех писем (даже для тех, которые уже загружены). После этого нужно просто настроить свой десктопный почтовый клиент согласно инструкции по настройке и готово — вся ваша переписка будет сохранена на вашем компьютере.
Google Reader
Если у вас в ридере несколько десятков, а то и сотен фидов, с которыми вы ежедневно работаете, то потерю этого источника информации будет довольно трудно восполнить. Поэтому будет не лишним создать резервную копию своих подписок в виде OPML файла. Для этого открываем настройка Google Reader, затем вкладку Импорт и Экспорт и жмем на ссылку Экспорт подписок в виде файла OPML. Теперь вы всегда сможете легко восстановить список своих RSS подписок в любом другом сервисе или десктопной программе.
Google Calendar
Сказать по правде, я уже давно использую этот сервис для планирования своего времени. Приложив некоторые усилия по вводу всех важных дат, я теперь всегда заранее получаю напоминания о днях рождения родственников и сотрудников, праздниках, годовщинах, текущих встречах и так далее, так что даже иногда удается удивить окружающих своей нереальной памятью и вниманием :). Так что мне было бы очень грустно потерять все эти данные. К счастью, можно легко создать резервную копию календаря. Для этого зайдите в Настройки календаря, а затем на вкладке Календари найдите ссылку Экспортировать календари.
Заключение
Мы все уже привыкли, что Google — это несокрушимый герой, который всегда рядом и надежен как скала. Однако, ничего в мире нет постоянного и в один далеко не прекрасный момент досадная техническая ошибка может в одночасье лишить вас важных данных. Поэтому сделайте бэкап своих онлайновых документов прямо сейчас. На всякий случай.
Читайте также: