Как сделать реестр на выплату зарплаты через банк в 1с
Добавил пользователь Алексей Ф. Обновлено: 04.10.2024
Все процессы распределения денег по заранее открытым банковским картам сотрудников отражаются в учетной программе 1С. Рассмотрим подробнее, как по шагам настроить зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Шаг 1. Настройка справочников
Как известно, работать без справочников невозможно – система выбирает контрагента, если он предварительно введен. Так что добавляем данные и вносим изменения в следующие справочники:
Такая практика существует обычно на крупных предприятиях, где работают десятки, сотни и даже тысячи сотрудников. Это дает возможность загружать зарплатные ведомости в банк и получать от финансового учреждения подтверждение о переводе денег.
Шаг 2. Открытие лицевых счетов сотрудников
Для того, чтобы каждый сотрудник мог получать зарплату на свою карту, на него должен быть открыт лицевой счет. В процессе внедрения 1с 8.3 это делается на всех сотрудников, которые уже оформлены на предприятии, впоследствии заявку на открытие нужно будет отправлять в банк в случае появления каждого нового сотрудника, устраивающегося на работу.
Сотрудничество с банками по зарплатным проектам включает в том числе в вводе сотрудникам лицевых счетов. Процедура открытия лицевых счетов сотрудников в 1С 8.3 Бухгалтерия зависит от того, будет ли использоваться электронный обмен с банком. Поэтому рассмотрим два варианта.
Вариант 1. Без использования электронного обмена
Вариант 2. С использованием электронного обмена
Шаг 3. Выплата зарплаты
Следующие действия зависят от того, налажен ли электронный обмен с банком. А потому возвращаемся к имеющимся вариантам.
Вариант 1. Без использования электронного обмена
Вариант 2. С использованием электронного обмена
Во-первых, тут есть возможность создать заявки на открытие новых лицевых счетов (если на работу устраивается новый сотрудник) либо закрытие существующих (если, к примеру, сотрудник увольняется). В результате, когда банк провел все необходимые операции, можно выгрузить автоматически подтверждения о выполненных операциях.
Во-вторых, легче решается вопрос с передачей в банк форм ведомостей. В-третьих, подтверждение зачисления денег также происходит автоматически.
Надеемся, наша пошаговая инструкция будет Вам полезна при работе с зарплатными проектами в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Выплата заработной платы в программе может осуществляться через банк и через кассу. Для этого в программе реализовано несколько вариантов ведомостей на выплату для выбора:
- ведомость в кассу;
- ведомость в банк;
- ведомость на счета;
- ведомость через раздатчика.
Выплата через банк может осуществляться одним из следующих способов:
- без зарплатного проекта;
- в рамках зарплатного проекта:
- без использования электронного обмена с банком;
- с использованием электронного обмена с банком.
Также в программе есть возможность указать, каким именно способом сотрудникам выплачивается зарплата.
В КА 2.4 реализовано возможность указать способ выплаты как в целом для организации, для подразделения так и для каждого сотрудника отдельно.
Способ выплаты для всей организации указывается в разделе НСИ и администрирование – НСИ – Организации - закладка Зарплата и кадры - Бухучет и выплата зарплаты - ссылка Изменить - закладка Выплата зарплаты.
Для того, чтобы указать способ выплаты для отдельного подразделения организации нужно зайти в раздел Кадры - Штатное расписание - Подразделения организации - Бухучет и выплата зарплаты.
Для указания способа выплаты по конкретному сотруднику в программе необходимо зайти в раздел Кадры - Сотрудники - ссылка Выплаты, учет затрат.
Если сотруднику выплачивается зарплата на личную карту без зарплатного проекта, то сотрудник должен самостоятельно открыть счет в банке и сообщить в свою организацию полные реквизиты своего счета. Зарплата перечисляется по каждому сотруднику отдельными платежными поручениями на указанные им реквизиты. В таком случае выплата зарплаты оформляется документом Ведомость на счета.
Рассмотрим пример
Выплата заработной платы в организации в целом осуществляется через кассу. Необходимо настроить отдельно выплату по сотруднику Иванов на личную карту сотруднику без зарплатного проекта. Необходимо подготовить документ на выплату зарплаты.
Для указания способа выплаты по сотруднику Иванов в программе зайдем в раздел Кадры - Сотрудники и выберем сотрудника Иванов. В его карточке откроем ссылку Выплаты, учет затрат.
При этом необходимо установить переключатель в положение Перечислением на счет в банке и указать номер банковского счета сотрудника. Банковский счет можно указать из этой же каточки нажав на кнопку Создать или зайдя в ,b>НСИ и администрирование – НСИ - Банковские счета. После создания банковского счета необходимо указать все реквизиты и сохранить изменения.
Выплата заработной платы в нашем примере перечислением на банковский счет без использования зарплатного проекта производится с помощью документа Ведомость на счета. Заходим в раздел Зарплата –Выплаты - Ведомости на счета.
Создаем новую ведомость на счета, указываем месяц выплаты (декабрь 2020), организацию и дату. Также указываем вид выплат, в нашем примере Зарплата за месяц и вид дохода 1 - Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания. Далее укажем банк (ПУ БАНКА РОССИИ ПРОЛЕТАРСКОЕ). Нажимаем Заполнить и табличная часть заполняется суммой, которую необходимо выплатить сотруднику Иванов, суммой НДФЛ и в колонке Банковский счет указывается счёт, на который будет перечислена зарплата данному сотруднику.
В настоящей статье будет рассмотрена настройка зарплатного проекта в конфигурации 1С:Бухгалтерия редакция 3.0 при использовании системы Сбербанк бизнес онлайн, в случае если у всех сотрудников уже открыты карты в данном банке. В рассматриваемом примере использовалась конфигурация релиза 3.0.64.42. В конце публикации представлена подробная видеоинструкция.
Заходим в подсистему "Зарплата и кадры", подменю "Справочники и настройки", меню "Зарплатные проекты"
В открывшемся журнале жмем кнопку создать, для создания нового зарплатного проекта
В открывшейся форме выбираем из классификатора банк, ставим галочку "использовать обмен электронными документами", заполняем сведения о договоре(номер, дата), сведения о банке в котором открыт счет в вашей организации, указываем номер расчетного счета и заполняем используемую систему расчетов по банковским кармам(в нашем случае это будет Visa)
Переходим в справочник сотрудники, открываем карточку "сотрудник", вид выплаты зарплаты ставим "по зарплатному проекту", станет активной ссылка Заполнить лицевой счет
Переходим по этой ссылке и попадаем в форму заполнения лицевого счета(номер вводится вручную, он же является номер счета карты сотрудника), вводим номер счета, выбираем из списка ранее созданный зарплатный проект и жмем кнопку "ок"
Записываем карточку сотрудника и переходим к вводу данных по лицевым счету по остальным сотрудникам работающим в организации
После проделанных действий настройка завершена, переходим в журнал ведомости в банк, жмем кнопку "создать ведомость по зарплатному проекту"
В открывшейся форме выбираем вид выплаты, месяц за который производиться выплата, выбираем зарплатный проект(в случае если у нас их несколько) и жмем кнопку заполнить. При необходимости корректируем сумму выплаты вручную и жмем на кнопку выгрузить, выгрузится файл формата xml, который необходимо будет загрузить в систему Сбербанк Бизнес онлайн. После того как оплата пройдет ,необходимо будет выгрузить из Сбербакнк бизнес онлайн подтверждение оплаты и по ссылке внизу документа загрузить его
Среди учетных программ, которые облегчают труд бухгалтеров, экономистов и учетчиков в области работы с заработной платой, выделяют 1с ЗУП. Это приложение позволяет наладить кадровый учет в организации, сделать выдачу зарплаты простым и экономящим рабочее время действием. Сегодня мы остановимся на том, как реализовать зарплатный проект в этой программе.
Добавляем зарплатный проект
В открывшейся вкладке необходимо дать название зарплатному проекту, а также указать банковские реквизиты. Банк можно подобрать через специальный классификатор банков, который уже встроен в стандартную версию 1с ЗУП. Следует правильно расставить значки, тогда будет корректно настроен обмен электронной информацией с банком. Многие данные будут браться из договора, который на тот момент с банком уже будет заключен.
Настраиваем зарплатный проект
Следующим шагом после добавления зарплатного проекта считается ввод в программу лицевых счетов сотрудников. Это можно сделать двумя способами:
Это следует сделать по каждому сотруднику организации. Хорошо, если их немного и данные можно ввести за 10—15 минут. Если же организация большая, то ввод может растянуться надолго, и, что самое главное, ошибаться тут нельзя — это чревато сложностями с дальнейшим начислением и выплатой денег в банке.
Можно ли реализовать внутри компании два или более зарплатных проекта?
В принципе это возможно, поскольку законодательство не запрещает подобные действия. Насколько удобно ведение нескольких проектов на практике, каждый бухгалтер решает для себя сам. Бывает такое, что руководитель разделяет зарплатные проекты для рядовых сотрудников и для топ-менеджмента, и никаких сложностей с этим в учете не возникает.
Проблемы начинаются тогда, когда у сотрудника появляется два или более лицевых счета. Здесь у ЗУП есть определенные запреты: в одном месяце выплат по двум лицевым счетам у сотрудника не бывает, так настроена программа. Так что если сотрудник совмещает две должности и получает деньги в рамках двух разных зарплатных проектов, то объединить его данные в одно начисление и выплату не получится.
Зарплатный проект – это договоренность между организацией и банком о перечислении сумм зарплаты на лицевые счета работников, открытые в этом же банке.
В 1С 8.3 конфигурации Бухгалтерия 3.0 зарплатный проект целесообразно вводить в следующих случаях:
- Если у организации более одного зарплатного проекта;
- Или сведения о выплатах по заработной плате выгружаются в электронном формате.
Зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия – пошаговая инструкция
Шаг 1. Настройка зарплатного проекта в 1С 8.3 Бухгалтерия
Настройки зарплатных проектов в 1С 8.3 хранятся в разделе Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Зарплатные проекты.
Новый зарплатный проект вводится по кнопке Создать:
- В поле Банк указывается банк из Классификатора банков РФ. Корректнее будет найти в справочнике банк по БИК;
- Флажок Использовать обмен электронными документами устанавливается в случае, если планируется электронный обмен с банком сведениями о перечислении сумм заработной платы;
- Если этот флажок установлен, то необходимо заполнить номер и дату договора с банком, валюту по расчетам с персоналом и сведения о банке. Все эти данные необходимо для корректного заполнения файла в банк;
- В поле Название проекта указывается произвольное название, понятное пользователям;
- В полях Формат файла и Кодировка необходимо указать те значения, которые требует банк;
- В табличной форме Системы расчетов по банковским карточкам, кликнув правую кнопку мыши, добавляются сроки с видами расчетных систем, которые будут доступны при оформлении заявки на открытие лицевых счетов:
Шаг 2. Договор с банком на перечисление заработной платы в 1С 8.3
По ссылке Договоры создаем договор с банком на перечисление заработной платы:
Шаг 3. Лицевые счета сотрудников по заработной плате в 1С 8.3
Ввод лицевых счетов работников в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 возможен тремя способами.
Способ 1. Ввод лицевых счетов непосредственно в карточке сотрудника
Раздел Зарплата и кадры – справочник Сотрудники – карточка Сотрудника – раздел Выплаты и учет затрат:
Вводим лицевой счет сотрудника:
Способ 2. Через обработку Ввод лицевых счетов
Раздел Зарплата и кадры – Зарплатные проекты – Ввод лицевых счетов:
- В поле Зарплатный проект выберите действующий зарплатный проект;
- в поле Месяц – месяц начала действия лицевых счетов;
- Кнопка Заполнить заполняет в табличную часть ФИО сотрудников, у которых не введен лицевой счет в карточке сотрудника или введен некорректный лицевой счет.
После заполнения колонки номер лицевого счета и нажатии Сохранить и закрыть, лицевой счет записывается в карточку сотрудника:
Способ 3. Через обработку Обмен с банками (зарплата)
Если используется электронный обмен документами с банком, то можно воспользоваться данной обработкой в 1С 8.3. Раздел Зарплата и кадры – Зарплатные проекты – Обмен с банками (зарплата).
При открытии данной обработки, в разделе Открытие лицевых счетов, в табличной форме отражаются сотрудники, у которых отсутствуют действующие лицевые счета в соответствующем зарплатном проекте:
Необходимо поставить курсор на строчку с сотрудником и нажать Редактировать анкету. Откроется окно с данными сотрудника. На всех закладках необходимо заполнить строки, выделенные красным цветом и провести документ.
Либо использовать другой вариант – создать вручную документ Заявки на открытие лицевых счетов на несколько сотрудников сразу и после этого все сотрудники из документа отразятся в обработке Обмен с банком по зарплатным проектам со статусом Готов к выгрузке:
После этого статус заявки сменится на Готов к выгрузке:
Если по каким-либо причинам пока сотруднику не нужно открывать лицевой счет, то нужно нажать Отложить в строке с данным сотрудником. Снова сделать видимыми сотрудников, со статусом Отложено, можно по кнопке .
После того, как все сотрудники будут иметь статус Готов к выгрузке, в 1С 8.3 можно выгрузить данные в файл через одноименную кнопку в каталог, прописанный в поле Каталог файлов обмена, и передать его в банк. После этого у выгруженных сотрудников статус изменится на Выгружен в банк:
Когда банк пришлет файл-подтверждение, его нужно загрузить по кнопке Загрузить подтверждения. База 1С 8.3 сформирует документ Подтверждение открытия лицевых счетов и номер счета запишется в карточку сотрудника. Сформированные документы можно найти в журнале документов Подтверждения открытия лицевых счетов через Главное меню – Все функции.
Как сформировать отчет по открытым лицевым счетам в 1С 8.3
Перейдем в раздел Отчеты – Стандартные отчеты – Универсальный отчет осуществим следующие настройки:
Выберите нужный период формирования отчета. По кнопке Показать настройки установим такие настройки:
Выплата зарплаты при наличии зарплатного проекта в 1С 8.3
Независимо от того ведет ли организация электронный обмен с банком или не ведет, в 1С 8.3 формируется документ Ведомость в банк через раздел Зарплата и кадры – Зарплата.
- В поле Зарплатный проект выбирается текущий проект из справочника Зарплатные проекты;
- В табличную часть вносятся работники, по которым имеется задолженность за организацией по зарплате и открыты лицевые счета в соответствующем зарплатном проекте:
Перечисление зарплаты при отсутствии электронного обмена с банком в 1С 8.3
На основании Ведомости в банк оформляется Платежное поручение:
- Поле Банковский счет заполняется автоматически, на основании данных из карточки организации;
- Получатель – из справочника Контрагенты выбирается банк, в котором есть зарплатный проект;
- Счет получателя – указывается счет зарплатного проекта:
Для регистрации факта зачисления зарплаты на лицевые счета работников, в 1С 8.3 вручную вводится документ Списание с расчетного счета на основе Платежного поручения:
Перечисление зарплаты при наличии электронного обмена с банком в 1С 8.3
В Ведомости в банк по кнопке Выгрузить в файл откроется окно выбора каталога, в который сформируется файл для передачи в банк. Сформированный файл можно открыть и посмотреть через раздел Присоединенные файлы прямо из Ведомости в банк:
Важно: в конфигурации 1С Бухгалтерия 3.0 реализована возможность формирования файла выгрузки только для Сбербанка РФ.
Обмен с банком по зарплатным проектам в 1С 8.3
- Выгрузить ведомости на оплату в файл для передачи в банк;
- Вывести на печать список перечислений;
- Загрузить подтверждение банка о перечислении сумм на карточки сотрудников;
- Закрыть лицевые счета по уволенным сотрудникам.
Чтобы выгрузить ведомости в файл для банка, необходимо предварительно создать Ведомость в банк. Ранее мы уже создали такую ведомость и выгрузили ее в файл, поэтому в обработке напротив нее значится статус Выгружен в банк. В поле Показать можно установить отбор по не подтвержденным или по не выгруженным Ведомостям в банк:
По кнопке Печать существует возможность распечатать Список перечислений либо сохранить как документ Word:
Важно: если в печатной форме Список перечисляемой в банк зарплаты отсутствуют ФИО, то необходимо проверить заполнение Истории ФИО в карточке сотрудника:
Затем по кнопке Выгрузить файл выгружается либо в папку, прописанную в поле Каталог файлов обмена. Либо если данное поле не заполнено – открывается окно выбора каталога для выгрузки.
После получения файла из банка с подтверждением о зачислении сумм на карточки сотрудников, в обработке необходимо нажать Загрузить подтверждения и только после этого программа 1С 8.3 сформирует соответствующие движения по регистрам. При загрузке 1С 8.3 сформирует документы Подтверждение зачисления зарплаты. Их можно найти через Главное меню – Все функции – Документы.
Что делать, если зарплата сотруднику не поступила
Могут возникать ситуации, когда сумма не зачислена сотруднику. После загрузки подтверждения об этом говорит статус в строке сотрудника. В этом случае задолженность перед сотрудником считается невыплаченной и по ссылке Оформить повторно можно создать новую ведомость и снова выгрузить в файл и загрузить по ней подтверждение.
Как закрыть лицевые счета уволенным сотрудникам в 1С 8.3
Если в карточке Зарплатного проекта имеется формат файла версии 3.3 или выше, то в обработке Обмен с банками по зарплатным проектам доступна для работы таблица Закрытие лицевых счетов. В таблице отражаются уволенные сотрудники, у которых в карточке указан открытый лицевой счет по соответствующему зарплатному проекту. По кнопке Выгрузить файл можно выгрузить файл о закрытии лицевых счетов:
Более детально как без проблем оформить начисление и выплату зарплаты сотрудникам через кассу, через банк, с помощью зарплатного проекта (на карточки) рассмотрено на курсе по работе в 1С 8.3 Бухгалтерия ред. 3.0 в модуле Кадры и заработная плата.
Как правильно сформировать “зарплатную” отчетность 4-ФСС, РСВ-1, отчетность по НДФЛ в программах 1С 8.3 Бухгалтерия и ЗУП смотрите в следующем видео:
Читайте также: