Как сделать рассылку файлов
Добавил пользователь Alex Обновлено: 04.10.2024
Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:
- легки в использовании
- малоизвестны
- приносят охрененную пользу
и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.
Применение инструмента
Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.
Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.
В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.
Что необходимо
В первую очередь нам нужны:
- Документ-шаблон в Word’е
- Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением…)
У меня для примера простенькое письмецо:
Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:
Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.
Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать
Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).
Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.
Постановка задачи
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge). Поехали…
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
- В таблице не должно быть объединенных ячеек.
- В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):
В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:
Ссылки по теме
Сегодня массовые рассылки почти по умолчанию предполагают персонализацию. Это касается любых рассылок, от корпоративных новостей до массовых маркетинговых кампаний. И любого способа отправки, от стандартного слияния почты в MS Word до специализированных SendGrid или MailChimp. Зачастую единственный общий знаменатель — это список получателей в Excel. Так возможно ли отправлять массовые персонализированные рассылки без помощи Word или других программ?
Подходит для: Microsoft Excel 2016 – 2007, desktop Office 365 (32-бит и 64-бит).
Как работать с надстройкой:
Как работает слияние почты в Excel
Как создать список получателей в Excel
Чтобы создать создание список получателей с нуля:
Чтобы использовать свой существующий список контактов:
Сделать красивую рассылку сейчас легко, например, в конструкторе писем Tilda. Но как выбрать сервис, через который вы отправите рассылку? Количество программ увеличивается каждый день. Все обещают удобные функции, а на поверку просят заполнить банковские данные даже для пробной версии. И не факт, что выбранный почтовый сервис подойдет именно вам.
В статье собраны 10 сервисов рассылок, у которых есть бесплатные версии. Сервисы проверены командой Tilda Publishing и расположены по популярности согласно данным сервиса аналитики трафика сайтов SimilarWeb.
Ограничения бесплатной версии: до 2000 подписчиков, до 12 000 писем в месяц
Язык интерфейса и поддержки: английский
Интеграция с внешними сервисами: Tilda, Google, Facebook, Shopify. Полный список. Также через API.
Совместимость с Tilda: аккаунты легко связать в настройках Tilda
Самый популярный в мире сервис рассылки — и поэтому сложно найти приложение, которое не интегрируется с MailChimp.
Много шаблонов, на стадии верстки вы можете посмотреть, как выглядит ваша рассылка в браузерах и мобильных приложениях. В бесплатной версии доступна статистика, есть возможность сегментировать аудиторию по поведению — например, кто бросил корзину, просмотрел, но не купил или не прочитал статью до конца. Есть мобильное приложение, в котором удобно что-то поменять, когда под рукой нет компьютера. В бесплатной версии есть DKIM.
Метод email аутентификации — гарантирует почтовым сервисам, что письмо отправлено с вашего домена. DKIM помогает удостовериться, что письмо действительно отправлено компанией, а не мошенниками, и улучшает доставляемость писем.
Шаблоны, предпросмотр для мобильных устройств, интеграция с Google Analytics, доступ нескольких пользователей в аккаунт.
Высокая стоимость подписки (от $ 20 в месяц, если вам не подходит бесплатная версия) и англоязычный интерфейс.
Ограничения бесплатной версии: до 2500 подписчиков, до 15 000 писем в месяц
Язык интерфейса и поддержки: русский
Интеграции: Яндекс. Касса, Bitrix, AmoCRM, Zapier и другими CRM и CMS; через API
Совместимость с Tilda: через вставку html кода
Простой и понятный сервис для отправки рассылок на русском языке. Бесплатный тариф дает возможность попробовать разные функции — например, авторассылки, push уведомления или провести A/B тестирование.
Email-рассылка адаптируется под мобильные устройства, можно заранее посмотреть, как это выглядит. Есть мобильное приложение. Недавно появилась интеграция с Яндекс.Кассой. Можно связать сервис с онлайн-магазином и, например, зашить в письмо моментальную оплату.
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge) . Поехали.
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- Шапка таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
- В таблице не должно быть объединенных ячеек.
- В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая). " Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества ("а" или "ч"), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .
В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие "умные таблицы" можно почитать тут.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :
В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис - Письма и рассылки - Мастер слияния (Tools - Letters and Mailings - Mail Merge) .
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы - она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания "ый"/"ая" к слову "уважаем" (как в нашем примере), но был обычный столбец "Пол" с классическими "муж" и "жен", то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову "уважаемый/ая" выберем третий пункт IF. THEN. ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:
Шаг 1. Подготовка основного документа
Шаг 2. Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.
Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.
Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.
Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Выберите Рассылки > Строка приветствия.
Выберите нужный формат.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Вы можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.
Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.
В поле Кому выберите столбец электронного адреса или поле из списка рассылки.
Все записи (по умолчанию).
В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да, когда появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.
См. также
Шаг 1. Создание основного документа в Word
Шаг 2. Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.
Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.
Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.
Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Выберите Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле для добавления.
В основном документе выберите область Перетащите поля в эту область или введите текст и щелкните или нажмите текст, чтобы удалить его.
Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.
Чтобы добавить или удалить поля слияния, еще раз выберите элемент Просмотреть результаты.
После завершения выберите Рассылки > Найти и объединить > Слияние по электронной почте.
Параметр Слияние по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.
Читайте также: