Как сделать рандомную сортировку в excel

Обновлено: 07.07.2024

При работе с данными в Excel может понадобиться их упорядочить. Например, в большой организации нужен список сотрудников в алфавитном порядке фамилий, а также списки их в порядке убывания или возрастания стажа работы, возраста или размера зарплаты. Для решения этой задачи не требуется вводить данные несколько раз. С помощью механизма сортировки в Excel легко отсортировать имеющиеся данные в нужном порядке.

Сортировать данные можно по одному условию (например, сортировка списка сотрудников по фамилии) или нескольким (например, сортировка списка сотрудников по занимаемой должности, а внутри каждой должности фамилии отсортировать в алфавитном порядке). Данные можно сортировать по столбцу (или нескольким столбцам) или по строке.

Сортировка по одному критерию

В столбце, по которому должна быть выполнена сортировка, нужно выделить любую ячейку (весь столбец выделять не надо).
На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter].

Отметим, что буквы на этой кнопке указывают только на направление сортировки, а вид кнопки остается один и тот же и при текстовых, и при числовых данных.

Существует и другой удобный способ сортировки данных: щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке столбца, по которому будет выполняться сортировка, в контекстном меню выбрать пункт Сортировка [Sort], а далее – требуемый вариант сортировки.

Многоуровневая сортировка

Выделить одну ячейку из сортируемого массива данных.

Если диапазоне данных имеются пустые столбцы или строкой, то Excel автоматически воспринимает их как границы сортируемого массива данных. В таком случае следует выделить все данные, подлежащие сортировке.

На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter] и на ней выбрать команду Сортировка [Sort].
Последовательно задать уровни сортировки (определяемые именем столбца).

Нажимая на стрелку возле трех полей (Столбец, Сортировка, Порядок) необходимо выбрать:

Имя столбца для сортировки.
Тип критерия (в зависимости от того, будет ли вестись сортировка по значениям данных в столбце, или по оформлению ячейки, или по значку ячейки).
Порядок сортировки (по убыванию или по возрастанию).

Если выбранный для сортировки столбец содержит названия месяцев или дней недели, то в списке поля Порядок можно выбрать опцию Настраиваемый список и в новом окне отметить один из предлагаемых вариантов сортировки.

Сортировка по форматированию

Часто для анализа данных делается заливка ячеек (или шрифта) цветом. С помощью сортировки можно также упорядочивать данные на основе их форматирования.

Пошаговый порядок действий:

Щелкнуть по любой ячейки из столбца, по которому будет выполняться сортировка.
На вкладке Данные [Data] выбрать группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter], а затем выбрать команду Сортировка [Sort].
В поле Столбец [Column] укажите столбец по которому будет проводиться сортировка.
В поле Сортировка [Sort On] из всплывающего меню выбрать критерий сортировки: цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки.
Поле Порядок [Order] содержит два выпадающих списка. В первом нужно выбрать тип критерия, а во втором – размещение ячеек, отсортированных по данному критерию (строку Сверху [On Top] или Снизу [On Bottom]).
При необходимости добавить еще один критерий сортировки, в окне Сортировка нужно выбрать кнопку Добавить уровень.

В этой статье я покажу Вам, как в Excel выполнить сортировку данных по нескольким столбцам, по заголовкам столбцов в алфавитном порядке и по значениям в любой строке. Вы также научитесь осуществлять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Думаю, всем известно, как выполнить сортировку по столбцу в алфавитном порядке или по возрастанию / убыванию. Это делается одним нажатием кнопки А-Я (A-Z) и Я-А (Z-A) в разделе Редактирование (Editing) на вкладке Главная (Home) либо в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data):

Однако, сортировка в Excel имеет гораздо больше настраиваемых параметров и режимов работы, которые не так очевидны, но могут оказаться очень удобны:

Сортировка по нескольким столбцам

Я покажу Вам, как в Excel сортировать данные по двум или более столбцам. Работа инструмента показана на примере Excel 2010 – именно эта версия установлена на моём компьютере. Если Вы работаете в другой версии приложения, никаких затруднений возникнуть не должно, поскольку сортировка в Excel 2007 и Excel 2013 работает практически так же. Разницу можно заметить только в расцветке диалоговых окон и форме кнопок. Итак, приступим…

Сортировать данные по нескольким столбцам в Excel оказалось совсем не сложно, правда? Однако, в диалоговом окне Сортировка (Sort) кроется значительно больше возможностей. Далее в этой статье я покажу, как сортировать по строке, а не по столбцу, и как упорядочить данные на листе в алфавитном порядке по заголовкам столбцов. Вы также научитесь выполнять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Сортировка данных в Excel по заголовкам строк и столбцов

Я полагаю, что в 90% случаев сортировка данных в Excel выполняется по значению в одном или нескольких столбцах. Однако, иногда встречаются не такие простые наборы данных, которые нужно упорядочить по строке (горизонтально), то есть изменить порядок столбцов слева направо, основываясь на заголовках столбцов или на значениях в определённой строке.

Вот список фотокамер, предоставленный региональным представителем или скачанный из интернета. Список содержит разнообразные данные о функциях, характеристиках и ценах и выглядит примерно так:

Нам нужно отсортировать этот список фотокамер по наиболее важным для нас параметрам. Для примера первым делом выполним сортировку по названию модели:

Выбираем диапазон данных, которые нужно сортировать. Если нам нужно, чтобы в результате сортировки изменился порядок всех столбцов, то достаточно выделить любую ячейку внутри диапазона. Но в случае с нашим набором данных такой способ не допустим, так как в столбце A перечисляются характеристики камер, и нам нужно, чтобы он остался на своём месте. Следовательно, выделяем диапазон, начиная с ячейки B1:
На вкладке Данные (Data) нажимаем кнопку Сортировка (Sort), чтобы открыть одноимённое диалоговое окно. Обратите внимание на параметр Мои данные содержат заголовки (My data has headers) в верхнем правом углу диалогового окна. Если в Ваших данных нет заголовков, то галочки там быть не должно. В нашей же таблице заголовки присутствуют, поэтому мы оставляем эту галочку и нажимаем кнопку Параметры (Options).
В открывшемся диалоговом окне Параметры сортировки (Sort Options) в разделе Сортировать (Orientation) выбираем вариант Столбцы диапазона (Sort left to right) и жмём ОК.
Следующий шаг – в диалоговом окне Сортировка (Sort) под заголовком Строка (Row) в выпадающем списке Сортировать по (Sort by) выбираем строку, по значениям которой будет выполнена сортировка. В нашем примере мы выбираем строку 1, в которой записаны названия фотокамер. В выпадающем списке под заголовком Сортировка (Sort on) должно быть выбрано Значения (Values), а под заголовком Порядок (Order) установим От А до Я (A to Z).

В результате сортировки у Вас должно получиться что-то вроде этого:

В рассмотренном нами примере сортировка по заголовкам столбцов не имеет серьёзной практической ценности и сделана только для того, чтобы продемонстрировать Вам, как это работает. Таким же образом мы можем сделать сортировку нашего списка фотокамер по строке, в которой указаны размеры, разрешение, тип сенсора или по любому другому параметру, который сочтём более важным. Сделаем ещё одну сортировку, на этот раз по цене.

Наша задача – повторить описанные выше шаги 1 – 3. Затем на шаге 4 вместо строки 1 выбираем строку 4, в которой указаны розничные цены (Retail Price). В результате сортировки таблица будет выглядеть вот так:

Обратите внимание, что отсортированы оказались данные не только в выбранной строке. Целые столбцы меняются местами, но данные не перемешиваются. Другими словами, на снимке экрана выше представлен список фотокамер, расставленный в порядке от самых дешёвых до самых дорогих.

Надеюсь, теперь стало ясно, как работает сортировка по строке в Excel. Но что если наши данные должны быть упорядочены не по алфавиту и не по возрастанию / убыванию?

Сортировка в произвольном порядке (по настраиваемому списку)

Если нужно упорядочить данные в каком-то особом порядке (не по алфавиту), то можно воспользоваться встроенными в Excel настраиваемыми списками или создать свой собственный. При помощи встроенных настраиваемых списков Вы можете сортировать, к примеру, дни недели или месяцы в году. Microsoft Excel предлагает два типа таких готовых списков – с сокращёнными и с полными названиями.

Предположим, у нас есть список еженедельных дел по дому, и мы хотим упорядочить их по дню недели или по важности.

Начинаем с того, что выделяем данные, которые нужно сортировать, и открываем диалоговое окно Сортировка (Sort), точно так же, как в предыдущих примерах – Данные >Сортировка (Data > Sort).
В поле Сортировать по (Sort by) выбираем столбец, по которому нужно выполнить сортировку. Мы хотим упорядочить наши задачи по дням недели, то есть нас интересует столбец Day. Затем в выпадающем списке под заголовком Порядок (Order) выбираем вариант Настраиваемый список (Custom list), как показано на снимке экрана ниже:
В диалоговом окне Списки (Custom Lists) в одноимённом поле выбираем нужный список. В нашем столбце Day указаны сокращённые наименования дней недели – кликаем по соответствующему варианту списка и жмём ОК.

Готово! Теперь домашние дела упорядочены по дням недели:

Замечание: Если Вы планируете вносить изменения в эти данные, помните о том, что добавленные новые или изменённые существующие данные не будут отсортированы автоматически. Чтобы повторить сортировку, нажмите кнопку Повторить (Reapply) в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data).

Как видите, сортировка данных в Excel по настраиваемому списку – задача вовсе не сложная. Ещё один приём, которому мы должны научиться – сортировка данных по собственному настраиваемому списку.

Сортировка данных по собственному настраиваемому списку

В нашей таблице есть столбец Priority – в нём указаны приоритеты задач. Чтобы упорядочить с его помощью еженедельные задачи от более важных к менее важным, выполним следующие действия.

Повторите шаги 1 и 2 из предыдущего примера. Когда откроется диалоговое окно Списки (Custom Lists), в одноимённом столбце слева нажмите НОВЫЙ СПИСОК (NEW LIST) и заполните нужными значениями поле Элементы списка (List entries). Внимательно введите элементы Вашего списка именно в том порядке, в котором они должны быть расположены в результате сортировки.

Нажмите Добавить (Add), и созданный Вами список будет добавлен к уже существующим. Далее нажмите ОК.

Вот так выглядит наш список домашних дел, упорядоченных по важности:

Подсказка: Для создания длинных настраиваемых списков удобнее и быстрее импортировать их из существующего диапазона. Об этом подробно рассказано в статье Создание настраиваемого списка из имеющегося листа Excel.

При помощи настраиваемых списков можно сортировать по нескольким столбцам, используя разные настраиваемые списки для каждого столбца. Для этого выполните ту же последовательность действий, что при сортировке по нескольким столбцам в предыдущем примере.

И вот, наконец, наш список домашних дел упорядочен в наивысшей степени логично, сначала по дням недели, затем по важности 🙂

Есть несколько способов как сортировать таблицу с данными в Excel. Все зависит от задачи, которую необходимо выполнить. Рассмотри на примере таблицы с двумя столбцами: Города и Значения. Это название заголовков столбцов. Города расположены хаотично. Каждому городу присвоено условное значение по порядку (Рис. 1).

Первый способ сортировать.

Нам просто нужно отсортировать города по алфавитному порядку. Для этого выбираем закладку Данные, находим кнопку Сортировка от А до Я. Выбираем ячейку с названием столбца Города. Как правило название столбца есть в любой таблице. Нажимаем на кнопку Сортировка от А до Я. Города отсортировались по алфавиту от А до Я. В столбце Значения тоже изменился порядок расположения данных. Изначальное соответствие сохранилось (Рис. 2).

Если нажать кнопку Сортировать от Я до А (она находиться под кнопкой Сортировка от А до Я), то города отсортируются в обратном порядке, от Я до А.

Такой способ сортировки подходит и для числовых значений. Если выбрать сортировку от А до Я, в верху списка будут меньшие числа. Если выбрать сортировку от Я до А, наоборот, в верху списка будут большие числа. Но всегда лучше проверить, насколько верно произошла сортировка.

Второй способ сортировать

Выбираем диапазон ячеек, которые соответствуют Вашей таблице. В таблице содержится столбец, который необходимо отсортировать. Выбираем закладку Данные. Нажимаем кнопку Сортировка.

Появляется диалоговое окно Сортировка.

В нем есть пункты:

Мои данные содержат заголовок. Так как в диапазон сортировки могут попасть заголовки столбцов (в нашем примере это Города, Значение), программа может сортировать их со всеми остальными данными столбца, либо не сортировать. Если галочка стоит, то заголовки столбцов стоят на месте и не сортируются со всеми остальными данными. Если галочка не стоит, то заголовки сортируются то же.

Столбец. Сортировка по. Здесь можно выбрать название столбца, в котором будет происходить сортировка. Если в пункте Мои данные содержат заголовок, стоит галочка, варианты для выбора будут из Вашей таблицы (Города, Значение). Если галочка не стоит, то вместо Ваших названий столбцов, будет выбор между названиями столбцов самой таблицы программы (Столбец А, Столбец В и так далее). В любом случае, выбор название столбцов будет в пределах выбранного диапазона, который должен соответствовать Вашей таблице.

Сортировка. Здесь можно выбрать принцип, по которому будет происходить сортировка. Например, Значение ячеек или по цвету ячейки, или по цвету шрифта.

Порядок. Возможный Порядок сортировки будет соответствовать тому принципу сортировки, который Вы выберете в пункте Сортировка. Например, если Сортировка происходит по Значения ячеек, то на выбор буте Порядок от А до Я или от Я до А.

Выбираем Сортировка по Значение ячеек. От А до Я. Нажимаем Ок Города расположились в алфавитном порядке (Рис. 3).

Добавить уровень сортировки.

Это опция позволяет добавит дополнительные условия (уровни) для сортировки. Рассмотрим на простом примере. Зальем наши ячейки с названием городов разными цветами (Рис. 4).

Отсортируем ячейки в столбце Города по цвету ячейки (заливке). Данная сортировка позволяет нам отсортировать таким образом, что нужный нам цвет ячейки был вверху столбца или в его низу. Отсортируем так, что бы ячейки синего цвета были вверху столбца (Рис. 5).

Теперь, нажмем Добавить уровень. Появляется еще одна строка, в которой мы можем выбрать еще один дополнительный фильтр для нашей таблице. Выбираем Затем по столбцу Значение. Сортировка по Значения ячеек. Порядок от Я до А. Нажимаем Ок. Сортировка произошла только среди тех ячеек столбца Значение, которые соответствуют городам с синей заливкой. Теперь Воронеж с Значением 9, переместился в верх столбца, так как его Значение 9, самое большое среди городов с синей заливкой. Астрахань переместилась в низ списка городов с синей заливкой, так как ее Значение 1. При необходимости можно добавлять уровни сортировки в зависимости от задачи, которая перед Вами стоит (Рис. 6).

С помощью кнопки Удалить уровень и Копировать уровень, можно проводить соответствующие манипуляции с дополнительными фильтрами (уровнями)

Третий способ.

С помощью функции Фильтр. Устанавливаем Фильтр в нашей таблице. Для этого выбираем необходимый диапазон. Закладка Данные. Нажимаем на кнопку Фильтр. В ячейки с названием столбца появляется знак Фильтр (Рис. 7).

Теперь просто нажимаем на значок Фильтр в ячейки с названием нужного нам столбца. Например Города. Появляется контекстное меню. В нем есть варианты сортировки: сортировать от А до Я, сортировать от Я до А, Сортировать по цвету. Выбираем нужный нам вариант. Например сортировать от Я до А (Рис. 8).

ВАЖНО.

Если Ваша таблица состоит не из одного столбца, то в диапазон сортировки должны попасть вся таблица, а не только столбец, который Вы сортируете. Если диапазон выбран неправильно, то вся таблица собьётся, и данные в ней перемешаются. Рассмотрим на нашем примере (Рис. 9). Городу Екатеринбург соответствует Значение 4. Ячейки, для удобства выделены желтым цветом.

Если у вас есть большие объемы данных, это может быть ошеломляющим, если они неправильно отсортированы в вашей книге. Изучите различные методы сортировки данных в Excel, чтобы повысить производительность и упростить управление электронными таблицами.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Office 365, Excel Online и Excel для Mac.

Выберите данные для сортировки

Прежде чем данные могут быть отсортированы, Excel должен знать точный диапазон, который должен быть отсортирован. Excel выберет области связанных данных, если данные удовлетворяют следующим условиям:

В области связанных данных нет пустых строк или столбцов .
Пустые строки и столбцы находятся между областями связанных данных.

Excel определяет, есть ли в области данных имена полей, и исключает строку из записей для сортировки. Разрешение Excel выбирать диапазон для сортировки может быть рискованным, особенно с большими объемами данных, которые трудно проверить.

Чтобы убедиться, что выбраны правильные данные, выделите диапазон перед началом сортировки. Если один и тот же диапазон будет отсортирован несколько раз, лучшим подходом будет присвоить ему имя .

Ключ сортировки и порядок сортировки в Excel

Сортировка требует использования ключа сортировки и порядка сортировки. Ключ сортировки — это данные в столбце или столбцах, которые вы хотите отсортировать, и определяется заголовком столбца или именем поля. На рисунке ниже возможны следующие ключи сортировки: идентификатор ученика, имя, возраст, программа и месяц начала.

Быстрая сортировка данных

Для быстрой сортировки выберите одну ячейку в столбце, содержащем ключ сортировки. Затем выберите способ сортировки данных. Вот как:

Выберите ячейку в столбце, содержащем ключ сортировки.
Выберите Дом .
Выберите Sort & Filter, чтобы открыть раскрывающееся меню параметров сортировки.
Выберите способ сортировки данных. Выберите восходящий или нисходящий порядок.

При использовании сортировки и фильтрации параметры порядка сортировки в раскрывающемся списке изменяются в зависимости от типа данных в выбранном диапазоне. Для текстовых данных возможны следующие варианты: Сортировка от А до Я и Сортировка от Z до А. Для числовых данных: Сортировка от наименьшего к наибольшему и сортировка от наименьшего к наименьшему.

Сортировать несколько столбцов данных в Excel

Как и в случае быстрой сортировки, ключи сортировки определяются путем идентификации заголовков столбцов или имен полей в таблице, содержащей ключ сортировки.

Пример сортировки по нескольким столбцам

В приведенном ниже примере данные в диапазоне от A2 до E12 сортируются по двум столбцам данных. Данные сначала сортируются по имени, а затем по возрасту.

Чтобы отсортировать несколько столбцов данных:

Первый ряд: заголовки столбцов или данные

Excel использует форматирование, чтобы определить, содержит ли строка заголовки столбцов. В приведенном выше примере заголовки столбцов отличаются от шрифта данных в остальных строках.

Если первая строка не содержит заголовков, Excel использует букву столбца (например, Столбец D или Столбец E) в качестве вариантов в параметре Столбец диалогового окна Сортировка.

Сортировать данные по дате или времени в Excel

В дополнение к сортировке текстовых данных по алфавиту или по номерам от наибольшего к наименьшему, параметры сортировки в Excel включают значения даты сортировки. Доступные заказы сортировки на даты включают в себя:

По возрастанию: от старейшего к новейшему.
По убыванию: от самого нового к старому.

Пример сортировки по дате

Чтобы выполнить быструю сортировку по дате в порядке возрастания, от самого старого до самого нового:

Если результаты сортировки по дате не получаются, как ожидалось, данные в столбце, содержащем ключ сортировки, могут содержать даты или время, сохраненные как текстовые данные, а не как числа (даты и время являются просто отформатированными числовыми данными).

Смешанные данные и быстрые сортировки

При использовании метода быстрой сортировки, если записи, содержащие текстовые и числовые данные, смешаны вместе, Excel сортирует числовые и текстовые данные отдельно, помещая записи с текстовыми данными в нижней части отсортированного списка.

Excel также может включать заголовки столбцов в результаты сортировки, интерпретируя их как просто еще одну строку текстовых данных, а не как имена полей для таблицы данных.

Возможное Сортировка Предупреждение

Сортируйте все, что выглядит как число, как число.
Сортировка чисел и номеров хранится в виде текста отдельно.

Если вы выберете первый вариант, Excel попытается разместить текстовые данные в правильном месте результатов сортировки. Выберите второй вариант, и Excel поместит записи, содержащие текстовые данные, внизу результатов сортировки, как это происходит с быстрыми сортировками.

Сортировать данные по дням недели или по месяцам в Excel

Вы также можете сортировать данные по дням недели или месяцам года, используя тот же встроенный настраиваемый список, который Excel использует для добавления дней или месяцев на лист с помощью маркера заполнения . Эти списки позволяют сортировать по дням или месяцам в хронологическом порядке, а не в алфавитном порядке.

Как и в случае с другими параметрами сортировки, значения сортировки по пользовательскому списку могут отображаться в порядке возрастания (с воскресенья по субботу или с января по декабрь) или в порядке убывания (с субботы по воскресенье или с декабря по январь).

На изображении выше были выполнены следующие шаги для сортировки выборки данных в диапазоне от А2 до Е12 по месяцам года:

Выберите стрелку вниз рядом с отображаемым списком, например, январь, февраль, март, апрель, чтобы открыть раскрывающееся меню.
В меню выберите параметр пользовательского списка, который отображается в порядке убывания, например, декабрь, ноябрь, октябрь, сентябрь .
Нажмите OK, чтобы отсортировать данные в порядке убывания, используя пользовательский список.

Сортировать по строкам, чтобы изменить порядок столбцов в Excel

Как показано с предыдущими опциями сортировки, данные обычно сортируются с использованием заголовков столбцов или имен полей. Результатом является переупорядочение целых строк или записей данных. Менее известный и, следовательно, менее используемый параметр сортировки в Excel — это сортировка по строкам, что приводит к изменению порядка столбцов слева направо на рабочем листе.

One reason for sorting by row is to match the column order between different tables of data. With the columns in the same left to right order, it is easier to compare records or to copy and move data between the tables.

Customize the Column Order

Very seldom, however, is getting the columns in the correct order a straightforward task due to the limitations of the ascending and descending sort order options for values. Usually, it is necessary to use a custom sort order, and Excel includes options for sorting by cell or font color or by conditional formatting icons.

The easiest way of telling Excel the order of columns is to add a row above or below the data table containing numbers that indicate the order of columns from left to right. Sorting by rows then becomes a simple matter of sorting the columns smallest to largest by the row containing the numbers.

Sort by Rows Example

In the data sample used for this series on Excel sort options, the Student ID column has always been first on the left, followed by Name and then Age.

In this instance, as shown in the image above, numbers have been added to the columns to prepare the worksheet to reorder the columns so that the Program column is first on the left followed by Month Start, Name, Age, and Student ID.

Here’s how to change the column order:

In this new row, enter the following numbers left to right starting in column A: 5, 3, 4, 1, 2.
Highlight the range to be sorted. In this example, highlight A2 to E13.
Select Home.
Select Sort & Filter to open the drop-down list.
Select Custom Sort to open the Sort dialog box.
Select Options to open the Sort Options dialog box.
In the Orientation section, select Sort left to right to sort the order of columns left to right in the worksheet.
Select OK to close the Sort Options dialog box.
With the change in Orientation, the Column heading in the Sort dialog box changes to Row.
Select the Sort bydown arrow and choose Row 2. This is the row containing the custom numbers.
Under the Sort On heading, choose Cell Values.
Under the Order heading, choose Smallest to Largest from the drop-down list to sort the numbers in row 2 in ascending order.
Select OK to close the dialog box and sort the columns left to right by the numbers in row 2.
The order of columns begins with Program followed by Month Start, Name, Age, and Student ID.

Use Excel’s Custom Sort Options to Reorder Columns

While custom sorts are available in the Sort dialog box in Excel, these options are not easy to use when it comes to reordering columns in a worksheet. Options for creating a custom sort order available in the Sort dialog box are to sort the data by cell color, font color, and icon.

Unless each column has already had unique formatting applied, such as different font or cell colors, that formatting needs to be added to individual cells in the same row for each column to be reordered.

Читайте также: