Как сделать работу в организации эффективнее
Добавил пользователь Алексей Ф. Обновлено: 04.10.2024
Благополучие сотрудников, гибкость руководителей и готовность компании меняться. Международный HR-эксперт Джош Берсин считает, что именно от этих трёх факторов зависит жизнестойкость бизнеса — способность организации успешно сопротивляться трудностям и оперативно реагировать на изменения.
Эксперты TalentTech пообщались с российскими работодателями и составили список из 35 идей для повышения жизнестойкости бизнеса и сотрудников. Некоторые из них можно моментально внедрить в работу!
Чтобы облегчить жизнь сотрудников и помочь им сконцентрироваться на работе, попробуйте действовать следующим образом:
Каждый руководитель хотя бы раз сталкивался со снижением инициативности коллектива, а то и вовсе полным безучастием персонала. Что с этим делать? Ведь от поведения людей в компании напрямую зависит не только успех одного проекта, но и дальнейшее развитие бизнеса.
Несколько полезных и проверенных на практике советов о том, как создать эффективную команду и мотивировать работать каждого специалиста на вас.
1. Поставьте задачу, а потом создавайте команду
Команды не возникают сами по себе. Нас с детства учат быть индивидуальными игроками, лучшими в классе или на работе. А потому команда возможна лишь тогда, когда от вас поступит задача трудиться сообща. Когда же задача решена, то и команда больше не нужна.
Таким образом, процесс создания команд должен быть оперативным и технологичным. Люди повышают свою результативность, когда понимают, что ограничены во времени.
2. Ориентируйтесь на профессиональные навыки, а не на характеры
Создавая рабочую группу под проект, подбирайте сотрудников исключительно по профессиональным навыкам, а не личностным качествам. Доверие, контакт и гибкое перераспределение ролей возникнет само по мере их общения между собой.
Исключение составляют команды, создаваемые на длительный срок. Творческие экстраверты, генерирующие каждый час по новой идее, так же быстро загораются, как и перегорают. Костяк же должен состоять из толерантных, уживчивых, терпеливых и неконфликтных сотрудников.
3. Установите четкие правила с первого дня
Команда без четкого свода правил подходит для похода в кино или корпоративного выезда на природу, но никак не для решения бизнес-задач. А потому с первого дня:
- продумайте структуру команды;
- закрепите за каждым участником задачи;
- объявите материальную мотивацию и обдумайте нематериальную;
- организуйте эффективное использование рабочего времени — такое, чтобы ни один из сотрудников не просиживал без дела, ожидая выполнения задач от других;
- определите зону ответственности каждого из участников.
4. Реагируйте на вопросы
Создайте у сотрудников ощущение крайней необходимости их работы и веру в правильность выбранного направления. Все должны быть убеждены в том, что перед командой действительно стоят серьезные и срочные задачи. При этом члены команды должны ясно понимать, чего от них ждут.
Важна и обратная связь. Доказано, что сотрудники, регулярно получающие отклик о своей деятельности, работают эффективнее и допускают меньше ошибок.
5. Позвольте почувствовать вкус победы
Начните с амбициозных, но достижимых за короткое время задач. Пусть команда почувствует свою эффективность и увидит возможности.
Снабжайте команду свежей информацией и необходимыми ресурсами. Но только теми ресурсами, которые группа не в состоянии добыть сама.
Ни один руководитель не застрахован от конфликтов. И важно разрешать подобные ситуации на перспективу.
Помните, что большинство недоразумений, происходящих в коллективе, можно поделить на три типа:
Ссоры между сотрудниками, как и объединения против кого-то, — самые частые явления, требующие безотлагательного вмешательства.
Не решайте за сотрудников и уж тем более не занимайте чью-либо позицию. Предложите противодействующим сторонам самим найти варианты разрешения конфликта или спросите, сколько времени им нужно на обдумывание вариантов. Дождитесь ответа в установленный срок и действуйте.
7. Хороший руководитель — опытный модератор
И вот вы достигли желаемого: кризисы в становлении команд пройдены, а корпоративная культура процветает. Ваша задача как руководителя — развиваться вместе с командой.
Вы переходите на стиль модерации, то есть начинаете руководить с помощью вопросов. Поверьте, этот стиль руководства очень результативен, когда вам нужно, чтобы сотрудники принимали решения самостоятельно, когда вы хотите, чтобы они проявляли креативность и активность.
Стимулируйте команду не просто советовать, как следует делать, а задавать дополнительные вопросы, чтобы находить лучшие решения.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Почти каждую неделю даже лучшие команды сталкиваются с проблемами, которые пагубно сказываются на эффективности. Безрезультатные совещания, завалы в почте и отсутствие информации о том, над чем работают коллеги — всё это мешает сотрудникам выполнять задачи из списка дел и работать качественно.
Эффективность команды — это объём результативной работы, который она может выполнять, если перестанет отвлекаться от самого важного. Эффективность команды — это не продуктивность ради продуктивности, скорее, это построение качественного рабочего пространства, способствующего плодотворной командной работе и улучшению производительности в целом.
Как повысить эффективность команды?
Руководство по повышению эффективности команды за девять шагов
Если вы хотите повысить эффективность своей команды, воспользуйтесь приведёнными далее девятью советами, чтобы улучшить свои навыки управления проектами, а также повысить скорость и качество работы своих сотрудников.
1. Откажитесь от ненужных совещаний
Один из самых простых способов повысить эффективность команды — избавиться от ненужных совещаний. Не то чтобы все они так плохи. Совещания могут быть продуктивными, когда есть чёткая повестка, на них присутствуют правильные люди, и все готовы принять участие в решении проблемы, но так бывает не всегда.
Когда чёткой повестки или цели нет, даже короткие тридцатиминутные совещания отбирают у команды то время, которое она могла бы потратить на выполнение осязаемых задач. Поэтому спросите себя и коллег, а действительно ли вам нужно это совещание.
Вопрос: как понять, что совещание важно?
Перед тем, как назначить встречу, спросите себя, действительно ли она необходима. Иногда мы созываем собрания просто по привычке, даже когда другие способы обмена информацией были бы эффективнее. Избавившись от ненужных совещаний, вы дадите всем возможность сконцентрироваться на по-настоящему важной работе. Например, когда вы назначаете встречу, чтобы рассказать о статусе проекта, подумайте, не проще ли будет разослать коллегам актуальную информацию в цифровой форме?
Вместо встречи для рассказа о последних новостях отправьте отчёт о статусе проекта.
Вместо встречи для командного мозгового штурма используйте для него виртуальную доску.
Вместо проведения встречи для обмена информацией делитесь контекстом асинхронно.
Вы также можете быть приглашены на встречу, которая не кажется вам необходимой. Нужны ли вы там, если вам не было чётко указано, зачем вас пригласили? Возможно, стоит спросить организатора совещания, действительно ли вам стоит принимать в нём участие?
2. Повысьте эффективность совещаний
Некоторые совещания действительно важны, и совместная работа даёт отличные результаты. Какие бы встречи вы ни планировали, есть простые способы сделать их более продуктивными и эффективными:
Подготовьте повестку заранее и поделитесь ею перед встречей. Чтобы повысить эффективность работы во время совещания, у каждой встречи должна быть цель. Также полезно определить, что не является целями встречи, чтобы обсуждение не ушло в сторону. Подготовьте повестку совещания и поделитесь ею, чтобы все понимали, о чём пойдёт речь. Если у вас есть какие-либо дополнительные материалы, прикрепите их к повестке.
Определитесь со стандартами проведения совещаний. Как бы ни проходили встречи, лично или виртуально, команде или компании стоит определить некоторые правила. Должны ли сотрудники убирать ноутбуки? Если это конференц-связь, нужно ли включать видео? Если несколько человек хотят что-то сказать, кто должен начать первым? Доведите эти правила до всех перед встречей.
Делайте полезные заметки. Перед встречей выберите человека, который будет вести протокол. В идеале протокол должен храниться там же, где и повестка. Кроме заметок, записывайте поручения со сроками выполнения и исполнителями.
Прислушивайтесь к мнениям, чтобы повысить продуктивность. Почаще спрашивайте у сотрудников, насколько им важны совещания. Если окажется, что некоторые встречи мало кому приносят пользу, подумайте о том, чтоб изменить формат на рассылку информации в электронной форме или отчёт о статусе проекта.
3. Определяйте приоритет работы по ключевым результатам
В любой день у сотрудника может быть десяток разных задач из разных проектов. Каждая из них может казаться важной и срочной. С чего начать? Чему посвятить большую часть своего времени и интеллектуальных ресурсов, чтобы хорошо сделать работу?
Разумеется, одни задачи и проекты важнее других. Как раз для этого и нужно иметь чётко определённые цели и понимание того, как с ними связана работа команды. Краткосрочные цели формируют основание для достижения долгосрочных целей, таких как дорожная карта продукта или его запуск. Иметь чёткое представление о том, какие задачи связаны с целями всей компании или подразделения, важно для того, чтобы все работали слаженно и могли принимать решения, которые будут позитивно влиять на общее состояние дел.
Как связать цели компании и работу конкретных сотрудников
Сосредоточьтесь на таких задачах, и только потом переходите к менее существенным. Если задачи или проекты не связаны с более крупными и общими целями или миссией вашей компании, задумайтесь, а нужно ли их вообще выполнять.
4. Удаляйте, откладывайте, делегируйте или сокращайте работу с низким приоритетом
Избежать ситуаций, когда у участников команды будет слишком много задач, невозможно. Без надлежащей системы, позволяющей им удалять, откладывать, делегировать или сокращать работу с низким приоритетом, их продуктивность будет страдать. По данным недавно проведённого исследования, 85% сотрудников говорят, что испытывают перегрузки, а 42% считают, что моральный дух коллектива страдает из-за слишком большого объёма работы.
Повысить эффективность команды и улучшить психологический климат в коллективе можно с помощью качественного управления загрузкой. Один из самых простых способов управления загрузкой заключается в том, чтобы удалять, откладывать, делегировать задачи с низким приоритетом или сокращать время на их выполнение. Посмотрите на общую картину проекта и определите, какую работу необходимо выполнить, и какие задачи являются приоритетными:
Следуя принципу, описанному во втором совете, если какая-то часть проекта не связана с общей целью компании — удалите её.
Если есть более насущный проект, который намного важнее для достижения целей команды, отложите менее важную задачу. Ей можно будет заняться, когда у вас будет больше времени.
Если одному человеку назначены две задачи одинаковой степени важности, делегируйте одну из них менее загруженному коллеге.
Если у вас есть задача, которую нельзя отложить, удалить или делегировать, найдите способ сократить количество затрачиваемого на неё времени. Избавьтесь от связанных с этой задачей совещаний либо, хотя бы, сократите их длительность или количество. Также можно работать над наиболее важной частью проекта, отложив остальное на потом.
Вопрос: как начать управлять загрузкой?
Управление загрузкой — это процесс распределения работы внутри команды. Чтобы начать управлять загрузкой, сначала нужно определить объём имеющейся у сотрудников работы и производительность команды. Вы можете отслеживать эту информацию с помощью платформы для отслеживания загрузки, которая предоставляет возможностью с лёгкостью видеть загрузку команды. Затем, составив полный список всех задач и работ, возложенных на ваших специалистов, можно будет распределять ресурсы команды, исходя из её производительности. Эта информация также поможет регулировать загрузку коллектива по мере необходимости, чтобы никто не был перегружен и не сидел сложа руки.
5. Учитывайте сильные стороны участников команды при назначении задач
Нет двух одинаковых сотрудников. У всех разный опыт, разные слабые и сильные стороны, которые делают людей ценными участниками команды. Кроме того, разные люди любят разную работу. Например, одному человеку нравится проводить исследования и формировать отчёты о них, другой же скорее выстрелит себе в ногу, чтобы только не заниматься подведением итогов исследования.
Зная, кто в команде лучше всего владеет тем или иным навыком, и находя способы предоставлять людям возможность заниматься тем, что им нравится, можно оптимизировать работу над задачами и проектами. Кроме того, если человеку особенно интересны определённые задачи, то над ними он, скорее всего, будет работать лучше и быстрее. Давая специалистам задачи, которые их вдохновляют, вы помогаете им работать максимально качественно.
6. Продумайте схему работы команды до начала проекта
Прежде всего, позаботьтесь о том, что у каждого проекта команды был чёткий план. Планирование проекта с самого начала обеспечивает наличие реалистичных временных рамок для каждой вехи проекта до самого его завершения. Все будут знать, кто за какой элемент пазла отвечает, и понимать, над чем идёт работа сейчас и что уже завершено. После этого распланируйте все свои проекты в соответствии с программой, которая позволит использовать время команды наиболее эффективно.
Семь важных элементов плана проекта
Заинтересованные стороны и роли
Вехи и ожидаемые результаты
Хронология и графики
Использование платформы для управления работой поможет вам создать все мелкие задачи, выполнение которых ведёт к достижению большой цели. Применение шаблонов в Asana позволяет повторять процесс, который уже хорошо показал себя ранее, чтобы не пропустить ни одного важного шага.
7. Поощряйте взаимодействие разных подразделений
Тот факт, что вы относитесь к разным отделам, не означает, что вы не можете работать вместе. В конце концов, все вы делаете это, чтобы достичь одной общей цели. Информация о том, чем занимаются другие подразделения, способствует совместной работе участников разных команд в ситуациях, когда их цели и задачи пересекаются.
Инструменты управления работой позволяют сотрудникам получать информацию о работе, ведущейся в других подразделениях, связывая каждый этап проекта с единым набором целей. Эти инструменты могут служить единым центром, где вы делитесь информацией о своей работе с коллегами и определяете области, в которых могут взаимодействовать сотрудники разных отделов. Используя единый источник достоверной информации, можно улучшить командную работу и снизить количество барьеров для эффективного выполнения важных задач.
Джина Ким — специалист по комплаенсу компании Carta, сертифицированного Комиссией по ценным бумагам и биржам США агента по передаче, который помогает открытым и закрытым акционерным обществам выпускать ценные бумаги и управлять ими, использует Asana, чтобы поощрять совместную работу всех бизнес-подразделений, видеть, кто над чем работает, и понимать, как проекты разных команд влияют друг на друга.
8. Устраивайте дни без совещаний
Необходимость присутствовать на совещаниях может отрицательно влиять на продуктивность, потому что это сбивает с ритма и не даёт завершить проект. Когда у вас есть хотя бы один день, отведённый на важную работу — прекрасный период времени, который можно целиком посвятить проекту — это существенный вклад в повышение эффективности и продуктивности.
9. Определите назначение разных каналов обмена информацией
У любой команды есть целый набор средств коммуникации, но они по-настоящему полезны только, если сотрудники знают, как и когда их использовать. У большинства коллективов уже слишком много инструментов; в среднем сотрудникам приходится переключаться между 10 приложениями каждый день. Это метание между программами не только утомляет, но и ведёт к тому, что в дальнейшем становится всё сложнее искать нужную информацию.
Чтобы не оказаться в такой ситуации, необходимо чётко определить назначение каждого канала коммуникации. Для обмена информацией с поставщиками и клиентами используйте электронную почту. Чтобы быстро отвечать на вопросы, пользуйтесь Slack. А для планирования, управления и обсуждения рабочих задач используйте инструмент управления работой, например, Asana.
Вопрос: как понять, что инструментов слишком много?
Инструменты обмена информацией могут сделать команду более эффективной, однако их непоследовательное применение может стать источником лишней работы. Если вы видите, что назначение приложения выполняет другая программа (к тому же имеющая дополнительные преимущества), от него нужно отказаться. В результате у вашей команды будет меньше инструментов для взаимодействия, каждый из которых будет использоваться с пользой.
На платформе для управления работой, такой как Asana, можно интегрировать все нужные вам бизнес-инструменты. Тогда у команды будет доступ ко всей нужной информации в одном месте.
Помогите команде достичь максимальной эффективности
Повышение эффективности процесс постоянный. Он может показаться очень сложным, но простые инструменты и методики способны повысить продуктивность каждого сотрудника. А когда вы и ваша команда научитесь использовать эти инструменты, эффективность станет обыденностью и неотъемлемой частью любого проекта. Узнайте больше о том, как повысить эффективность своей работы с помощью Asana и найдите идеи, которые сможете реализовать в своей организации.
Все еще используете кнут, чтобы заставить подчиненных работать лучше? Тем временем Илон Маск дарит своим работникам скидки 35% на поход в кино, а в Google — бесплатная еда с пивом и винишком по пятницам. Мы составили подборку из 10 лайфхаков, как повысить эффективность работы сотрудников — приготовьтесь к разрыву шаблонов.
Содержание
Мотивирующие бонусы
Не торопитесь увеличивать зарплату в надежде на повышение эффективности персонала. Исследование рекрутингового ресурса Glassdoor за 2015 год показывает, что людей больше мотивируют бонусы, а не повышение оклада.
Читать по теме
Как еще повысить энтузиазм работников, узнайте из нашей статьи
Способы мотивации персонала: 30+ эффективных методов
Соцсети — неожиданный союзник
Не даёте сотрудникам сидеть в социальных сетях, чтобы не отвлекались? А зря. Согласно данным Высшей школы менеджмента в Лэйк-Форесте (США), менеджеры, которые постоянно пользуются соцсетями, в среднем закрывают на 1,6% больше сделок. Цифра небольшая, но она доказывает, что активное использование соцсетей в рабочее время не только не снижает продуктивности, но и даже немного увеличивает ее.
Пусть сами решают, что делать
Контролировать персонал надо, но в разумных пределах. Руководитель консалтинговой компании Accelawork Робби Слотер рекомендует давать больше свободы: пусть сотрудники сами решают, как распределять свое рабочее время. Тогда они смогут работать максимально эффективно. Ну а если они сами не могут себя контролировать — нужны ли вам такие работники?
Ваша задача — установить чёткие показатели успешной работы. Вот совет от Джима Мэттерса, как сделать это правильно.
Дистанционная работа
Да, вы платите за офис, раскошелились на недешёвое оборудование, но это не повод заставлять людей сидеть там постоянно. Если человек заболел, пусть работает удаленно: и работу сделает, и людей не заразит — повышение эффективности труда персонала налицо! И даже если сотрудник здоров, но просто хочет поработать из дома, запрещать ему это не стоит. Согласно эксперименту, проведённому в Стэндфордском Университете, удаленные работники выполняют на 9,5% больше задач.
Хотите прокачать отдел продаж?
Внедрите CRM-систему S2!
Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!
Низы говорят — верхи слышат
В компании не должно быть барьеров общения между руководством и подчинёнными — иначе любая нештатная ситуация, требующая консультации с руководством, затормозит работу. Глава маркетинговой компании YP Дэвид Крэнтц советует отвечать на письма подчиненных в течение 24 часов. Также регулярно нужно выделять время на общение с командой. Согласно данным компании-разработчика ПО для мотивации персонала Officevibe, 4 из 10 работников начинают менее активно работать, если не получают фидбэк.
Читать по теме
Как создать корпоративную культуру: 5 фишек для малого бизнеса
Нет стрессу
Вопреки шуткам и стереотипам, стресс вовсе не помогает быть продуктивнее и не способствует повышению эффективности работы персонала. Согласно данным Американского Института Стресса, 65% людей испытывали проблемы из-за рабочего стресса, а 12% даже болели из-за этого. Создавайте в офисе атмосферу, в которой будет приятно и спокойно работать: даже такие мелочи, как неудобное ПО или медленные компьютеры могут вывести работника из равновесия.
Не бойтесь похвалить
Чтобы добиться повышения эффективности деятельности сотрудников и работников, важно словесно поощрять их. Данные опроса упомянутой выше компании Officevibe показывают: 83% персонала считают, что поощрение за хорошую работу и признание заслуг ценнее призов или наград.
Похвала важна не только от руководства, но и от коллег: 76% опрошенных заявили, что чувствуют себя более мотивированными, если получают комплимент от сослуживца. Так что повышение эффективности работы сотрудников — дело коллективное.
Не поощряйте переработку
Ошибочно считать, что чем больше сотрудник работает, тем лучше. Исследования Университета Торонто показали, что когда вы даёте себе расслабиться и сделать паузу, вы работаете эффективнее коллеги, который трудится даже во время обеденного перерыва.
Читать по теме
Тайм-менеджмент: 9 принципов управления временем
Обучайте и получайте
Кто-то считает проведение тренингов для сотрудников пустой тратой денег, но это принесёт свои плоды в будущем. Так, согласно исследованию Американской ассоциации обучения и развития, 900$, вложенных в доп. образование сотрудника, увеличивают его показатели продаж на 57%.
Отслеживайте показатели
Чтобы понимать, как повысить эффективность ваших офисных сотрудников, нужно видеть, какова она сейчас. Иначе как вы поймете, насколько продуктивнее стали ваши менеджеры?
Отслеживать статистику удобно при помощи CRM-системы: сколько новых клиентов привел менеджер, как часто он звонит покупателям, какова сумма его сделок, сколько заявок он обработал, а сколько клиентов упустил.
Доска с отчетами в CRM-системе SalesapCRM
В SalesapCRM Вы можете ставить цели и планы по количеству звонков и сделок, а также помогать сотруднику, загрузив в программу шаблоны скриптов и чек-листы. CRM можно интегрировать с почтой и телефонией, чтобы ускорить работу и автоматизировать общение с клиентами. Хотите узнать больше? Прочитайте обо всех возможностях для вашего бизнеса на нашем сайте.
Читайте также: