Как сделать приказ о возложении обязанностей на время больничного

Обновлено: 04.07.2024

На каждом предприятии случается такая неприятность, когда ответственный сотрудник заболел и требуется его замещение на время больничного. Расскажем, как действовать.

Варианты

Когда работнику открыт листок нетрудоспособности, а весь или часть производственного процесса из-за этого могут встать, компании целесообразно найти ему замену. Исходя из положений Трудового кодекса, оформление может пойти по двум путям:

замещение (перевод на время);
совмещение другим сотрудником работ.

Замещаем сотрудника

В этом случае человек, который будет заменять временно отсутствующего, целиком вникает в свои обязанности на новой должности вместо болеющего коллеги. И зарплата ему будет выдана именно за этот временный участок работы.

Имейте в виду: заместить временно болеющего специалиста – это право, а отнюдь не обязанность коллеги. Всё зависит от его воли, заставить никто не может. Как правило, это оформляют допсоглашением к трудовому контракту. А трудовая книжка при этом остается без изменений.

Оформляем приказ

Заметим, что компания может сама составить стандартный для себя образец приказа о замещении на время больничного. В то же время, можно применить уже утвержденным государством бланк – Т-5 либо Т-5а.

Так выглядит пример образца приказа о замещении на время больничного:

Оформлению приказа о замещении могут предшествовать еще два документа: служебная записка на замещение на время больничного и/или заявление о замещении на время больничного. Указанная записка на имя высшего начальства должна исходить от руководителя/куратора подразделения, задача которого – срочно найти подмену заболевшему специалисту.

Обязательная форма этих двух внутренних документов законом не регламентирована, поэтому можно довериться принятой в компании деловой практике.

Совмещение вместо замещения

Как было сказано выше, второй путь – подыскать совместителя на эту должность из числа сотрудников компании, наиболее близких по трудовой функции к отсутствующему коллеге.

При совмещении человек не освобожден от своей основной работы и становится своего рода многостаночником. За это к основному заработку ему положена добавка. Ее величину прописывают в отдельном соглашении.

Оформление практически аналогично замещению: делают отдельное допсоглашение. А на содержании трудовой книжки это никак не сказывается.

Распоряжение о совмещении на время больничного может выглядеть так:

Приказ на замещение на время отпуска - образец этого документа потребуется при возложении обязанностей временно отсутствующего отпускника на другого сотрудника. Разобраться с тонкостями его оформления поможет наш материал.

Оформляем приказ о возложении обязанностей на время отпуска

Прежде чем оформить приказ на замещение, работодателю придется потрудиться – необходимо подобрать подходящую кандидатуру для возложения обязанностей отсутствующего отпускника и получить согласие этого работника (кроме случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).

Образец согласия на совмещение должностей можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Затем оформляется приказ на замещение – внутрифирменный локальный акт, специальная форма которого законодательно не установлена.

В тексте приказа необходимо предусмотреть следующие важные аспекты:

причину, вызвавшую необходимость замещения;
данные сотрудников: временно отсутствующего и его замещающего;
сроки, на которые часть обязанностей отсутствующего сотрудника возлагается на его коллегу;
уточнение трудовых функций, которые подлежат исполнению;
размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника;

обязательные реквизиты приказа: номер, дата, подпись ответственного лица;
подпись сотрудника, чьи трудовые функции обременяются дополнительными обязанностями.

Для облегчения процесса оформления приказа на замещение можно воспользоваться готовым бланком, размещенным на нашем сайте, а также заполненным образцом. Переходите по ссылке, кликнув на картинку ниже, и скачивайте документы:

Когда чужие обязанности требуется перепоручить

Основная причина, по которой оформляется приказ на замещение – отсутствие на своем рабочем месте во время законного отдыха сотрудника, обязанности которого подлежат замещению.

ВАЖНО! Работающему лицу Трудовой кодекс предоставляет возможность воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст. 116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), по уходу за ребенком (ст. 256), без сохранения зарплаты (ст. 128).

Приказ на замещение на время отпуска оформляется одновременно с отправлением в отпуск сотрудника, чьи трудовые функции требуется исполнять в его отсутствие.

Однако если этот же сотрудник уйдет в декретный отпуск, а следом за ним планирует 3-летний период ухода за ребенком – без возложения его обязанностей на другого сотрудника не обойтись.

Сотрудник может быть специально для этого принят по трудовому договору – в этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу.

Принять на работу человека на время отсутствия основного работника вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к Путеводитель по кадрам.

Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если же перечисленные способы не используются, к примеру, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника.

Оформить временный перевод, чтобы на период ежегодного отпуска работника возложить его обязанности на другого работника, вам поможет Готовое решение от К+, перейти в которое можно, получив бесплатный пробный доступ.

Итоги

Приказ о возложении обязанностей на время отпуска не имеет законодательно установленной формы и составляется в произвольной виде. Помимо обязательных реквизитов любого внутрифирменного документа (номера и даты), в приказе на замещение необходимо предусмотреть сроки замещения и уточнить дополнительные обязанности сотрудника. Завершают оформление приказа подписи руководителя и работника.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Заболеть может каждый сотрудник, что является достаточно обыденной ситуацией, которая регламентирована и на законодательном уровне.

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Однако предприятие не может ждать выздоровления работника, учитывая, что подобный подход может негативно сказаться на ходе производственной деятельности, в связи с чем и допускается временное замещение, но только в порядке, определенном законом.

Причины для замещения

Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:

уход одного из сотрудников на больничный;
уход в декретный или плановый обычный отпуск;
отъезд в командировку и т.п.

Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.

Обычно это требуется, когда отсутствие длится более трех рабочих дней или тогда, когда обязанности работника настолько значимы, что без них нормальная текущая деятельность фирмы невозможна.

Возложение обязанностей

Совмещение вместо замещения Как было сказано выше, второй путь – подыскать совместителя на эту должность из числа сотрудников компании, наиболее близких по трудовой функции к отсутствующему коллеге. При совмещении человек не освобожден от своей основной работы и становится своего рода многостаночником. За это к основному заработку ему положена добавка. Ее величину прописывают в отдельном соглашении.

Это важно знать: Можно ли открыть или закрыть больничный в другом городе

Кого можно назначить

Для того, чтобы запустить процесс по замещению временно отсутствующего сотрудника, необходимо сначала подобрать правильную кандидатуру на замену.

Это должен быть человек, обладающий достаточной квалификацией, уровнем образования и опытом.

Когда лучше выбрать совмещение?

В большинстве случаев труженики болеют непродолжительное время от 7 до 10 дней, и, тем не менее, даже такое краткосрочное отсутствие может негативно отразиться на ходе производственной деятельности.

Именно поэтому при отсутствии в течение всего нескольких дней на предприятии целесообразнее оформить совмещение должностей, а не замещение, которое, по сути, является переводом, в то время как совмещение представляет собой расширение зон обслуживания путем исполнения дополнительных обязанностей, причем без освобождения от собственных.

Сравнение с замещением

Замещение	Совмещение
С освобождением от прежних обязанностей	С сохранением прежнего круга обязанностей
Оплата производится за фактически выполненный объем работы из расчета оклада по занимаемой должности, но ниже среднего заработка по прежней должности	Производится доплата за выполнение дополнительных обязанностей
От 30 дней до года в зависимости от обстоятельств, потребовавшихся для оформления замещения либо до выхода основного сотрудника	До выхода основного работника
Труженик может остаться на должности по замещению автоматически без издания дополнительного приказа, если основной работник так и не вышел на работу по истечении года, а сменщик не потребовал себе прежнего места	Сотрудник занимает только свою должность и выполняет дополнительную работу, при этом для того чтобы перейти на должность, обязанности по которой выполнялись дополнительно, потребуется заявление и приказ о переводе

Как оформить?

В рамках закона, совмещение наряду с замещением является еще одним способом временной замены отсутствующего труженика.

При этом, учитывая, что обе процедуры имеют некоторые отличия, порядок оформления тоже будет иметь некоторые особенности.

Образец приказа о совмещении должностей

В частности, на начальном этапе, как и при замещении будет оформлена докладная записка либо же заявление от работника, который по собственной инициативе готов взять на себя обязанности отсутствующего работника, на основании которых и будет издан приказ.

При этом законом форма приказа не утверждена, поэтому он составляется в свободной форме, но с учетом документации подобного вида.

Как составить заявление?

Конечно, далеко не все работники изъявляют желанием трудиться за временно отсутствующих сотрудников, но деньги нужны всем.

Поэтому в ряде случаев многие соглашаются из финансовых соображений путем подачи заявления, которое составляется в свободной форме по следующему образцу.

Требуется ли оформление трудового договора или допсоглашения?

По сути, при совмещении должностей сотрудник не занимает другую штатную вакансию, поэтому оформление трудового договора и не требуется.

Но ввиду того, что с момента издания приказа о совмещении труженик будет исполнять обязанности, которые в его договоре о сотрудничестве не закреплены, заключение дополнительного соглашения является обязательным, учитывая, что сотрудник должен знать предел своей компетенции и заданий, которые ему могут быть поручены хотя и в виде дополнительной нагрузки.

Отражение в других кадровых документах

В связи с тем, что совмещение носит временный характер, даже если предстоит работа на еще 1 ставку данные о подработке в других кадровых документах, к примеру, таких как личная карточка не отражаются, а вот сведения об оформлении еще одного допсоглашения регистрируются в специальном журнале.

Оплата

Одним из самых значительных отличий совмещения от замещения является порядок оплаты. Ведь при замещении труженик получает либо свою прежнюю среднюю оплату либо же оклад заменяемого сотрудника, а вот при совмещении цена вопроса заключается в финансовых возможностях предприятия и согласовании с руководством.

От чего зависит размер?

В порядке ст.151 ТК РФ размер оплаты при совмещении двух должностей определяется по соглашению сторон, что подразумевает два варианта, а именно:

размер доплаты изначально закрепляется в локальных актах предприятия либо определяется в нормах Федерального законодательства РФ, если речь идет об отдельных категориях тружеников, таких как государственные служащие;
размер устанавливается исходя из финансового положения предприятия.

Устанавливается ли испытательный срок по совместительству? Что такое счетная ошибка при начислении заработной платы? Узнайте тут.

Налоги и сборы

Доплата в виду исполнения дополнительных обязанностей также является доходом, следовательно начисления облагаются и НДФЛ и страховыми взносами в рамках Налогового законодательства РФ.

Пример

Допустим, оклад сотрудника составляет 18000 тысяч рублей. В силу норм коллективного договора за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника полагается доплата в размере 30% оклада, причем того, который выше. То есть если служащий является обычным бухгалтером, а заменять предстоит главного бухгалтера 30% доплаты будут рассчитываться из оклада главбуха.

Бухгалтерские проводки

Дебет	Кредит	Содержание операции	Примечание
20,23,25	70	Начисление доплаты
70	68	Удержание из доплаты	НДФЛ
20.26.29	69	Страховые взносы
70	51	Перечисление доплаты
68	51	Перечисление НДФЛ
69	51	Перечисление взносов

Сроки

В рамках ст.60.2 ТК РФ срок исполнения дополнительной работы ввиду отсутствия основного работника по болезни определяется по согласованию с работодателем.

То есть не обязательно утверждать совмещение на весь срок болезни.

Но ведь могут быть и срочные отчеты либо завершение проекта, к которому сменщика и привлекут.

Хотя учитывая, что совмещение применяется в основном при легких заболеваниях, которые длятся непродолжительное время, совмещение оформляется до выхода заболевшего на предприятие.

Прекращение

Конечно, доплата за исполнение работы заболевшего сотрудника компенсирует интенсивность труда и повышенную нагрузку, но не всегда, ведь в ряде случаев 30% могут и не стоить огромного напряжения, которое приходиться испытывать сотруднику в попытке успеть выполнить обязанности по двум должностям в течении одной смены.

То есть если на каком-то этапе работы труженик не желает более выполнять дополнительные обязанности, у него есть право от них отказаться путем направления письменного уведомления работодателю за три рабочих дня.

Кстати, у руководство компании тоже есть такое право. Ведь после завершения того же проекта оплачивать сотруднику надбавку за обязанности, которые более не исполняются либо могут быть отложены до выхода основного сотрудника, нет необходимости.

В связи с этим снять дополнительную нагрузку можно и досрочно, опять же посредством письменного уведомления сотрудника в тот же срок, то есть за 3 рабочих дня.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

через форму (внизу), либо через онлайн-чат
Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Что взять за основу для приказа

Все разрабатываемые приказы должны на чем-то базироваться. В частности, у каждого подобного распоряжения должно быть документальное основание и обоснование.

В качестве основания может быть указана либо статья закона, имеющего непосредственное отношение к сути приказа, либо внутренний документ компании (например, какой-то акт, Положение учетной политики, служебная или докладная записка). С обоснованием все проще – это реальная причина, в связи с которой издается распоряжение.

Кто должен подписать приказ о замещении временно отсутствующего работника

Приказ относится к тем документам, которые всегда исходят от высшего руководства предприятия.

Поэтому данный документ должен быть подписан либо директором организации лично, либо сотрудником, который временно исполняет его обязанности. Также под приказом должны расписаться все лица, в отношении которых он издан и те, кто ответственен за его исполнение.

Таким образом все вышеупомянутые работники засвидетельствуют то, что ознакомлены с распоряжением и готовы его выполнить.

Как оформляют замещение на время больничного

На каждом предприятии случается такая неприятность, когда ответственный сотрудник заболел и требуется его замещение на время больничного. Расскажем, как действовать. Когда работнику открыт листок нетрудоспособности, а весь или часть производственного процесса из-за этого могут встать, компании целесообразно найти ему замену. Исходя из положений Трудового кодекса, оформление может пойти по двум путям:. В этом случае человек, который будет заменять временно отсутствующего, целиком вникает в свои обязанности на новой должности вместо болеющего коллеги. И зарплата ему будет выдана именно за этот временный участок работы. Имейте в виду: заместить временно болеющего специалиста — это право, а отнюдь не обязанность коллеги.

Уход на больничный является проблемой не только заболевшего сотрудника, но и всей организации, поскольку для нормального осуществления трудовой деятельности исчезновение рабочего звена, скорее всего, создаст непреодолимые помехи.

Замена болеющего сотрудника может производиться временным переводом другого сотрудника на освободившуюся должность, совмещением рабочих функций или же заключением срочного договора с иным лицом.

При этом в двух первых случаях необходимо согласие работника на осуществление им дополнительных трудовых функций вместо болеющего сотрудника.

приказа на замещение на время больничного;
дополнительного соглашения с действующим сотрудником организации или трудового договора с временно нанятым работником.

При переводе на место болеющего другого сотрудника может применяться унифицированный бланк распоряжения о переводе.

Форма Т-5 заполняется работником кадрового отдела при наличии согласия работника на его перевод, и содержит данные о временном переводе сотрудника.

прежнее место работы и должность, а также новое, на которое сотрудник переводится;
оклад;
основание перевода.

О замещении издается приказ руководителя – локальный акт организации, кроме случаев, когда такой акт не требуется.

Например, когда в трудовом договоре больного было прописано, что его замещение в случае болезни производится конкретным человеком.

Основанием издания приказа является выход сотрудника на больничный. Документальным подтверждением, служащим юридическим основанием, является лист нетрудоспособности, выданный в больнице или ином лечебном учреждении.

Приказ издается в форме специально разработанной внутри организации, а при отсутствии такой формы – в свободной.

реквизиты организации;
сведения о факте заключения: дате, месте составления и утверждения руководителем.

замещающее лицо;
срок замещения;
форму и размер оплаты труда. Оплата может существовать в форме надбавки к заработной плате при совмещении сотрудником своих трудовых функций с обязанностями больного или же в установленной зарплате для нового или переведенного сотрудника.

Ниже расположен типовой бланк и образец приказа на замещение на время больничного, вариант которого можно скачать бесплатно.

Читайте также: