Как сделать приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск

Добавил пользователь Skiper
Обновлено: 05.10.2024

Делать это можно не всегда. Минимальное количество дней отпуска должны отдыхать все. Это 28 дней. Заменять их деньгами до увольнения нельзя ни при каких обстоятельствах. И если работнику положен только минимум в 28 дней, то и компенсировать ему нечего.

А вот если сотруднику положен удлиненный отпуск, то часть, превышающую 28 дней заменить компенсацией можно. На такой отпуск, например, имеют право учителя и работники-инвалиды. Такие работники должны 28 дней отдохнуть, а оставшуюся часть полностью или частично заменить деньгами, если работодатель не против.

Начальнику отдела Карамаеву Е.П. положены 28 дней основного отпуска и еще 3 за ненормированный рабочий день. Итого 31 день. В 2017 году он не был в отпуске, значит по состоянию на 2018 год он имеет право уже на 62 дня отдыха. Но заменить денежной выплатой он может только 62 – 28х2 = 6 дней.

Особые правила действуют для:

1. Работников, которые трудятся во вредных и опасных условиях труда. Они по закону имеют право минимум на 7 дополнительный дней отдыха. Их компенсировать деньгами нельзя. А вот если дополнительных дней им полагается больше, чем 7, то часть, которая превышает минимум, можно заменить на денежную выплату.

2. Беременных и несовершеннолетних работников. Они должны отдыхать все положенные дни и для них замена отдыха деньгами запрещена.
Как оформить

Сотрудник пишет заявление о замене части отпуска деньгами. Если работодатель не против, он издает приказ или распоряжение, в котором указывает:

• фамилию, имя, отчество и должность работника, желающего получить компенсацию;
• количество дней, подлежащих замене;
• реквизиты заявления (письменного согласия) работника.

Информацию о замене части отпуска компенсацией нужно внести в личную карточку работника и в график отпусков.

Как рассчитать компенсацию

По тому же алгоритму, что и отпускные. То есть определить:

• расчетный период;
• число отработанных дней в расчетном периоде;
• заработок, начисленный в расчетном периоде;
• среднедневной заработок.

Количество дней отпуска, которые заменяются на денежную выплату, умножают на среднедневной заработок.

При расчете компенсации работникам с вредными и опасными условиями труда, нужно руководствоваться положениями отраслевых (межотраслевых) соглашений и коллективных договоров.

Сотрудников, которые покидают место работы, всегда волнует выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Расскажем, как её выплачивают в различных случаях и ситуациях.

Законодательные правила

Вопрос о порядке подсчета неиспользованных дней отпуска при увольнении регулируют нормы Трудового кодекса РФ. Налоговый кодекс описывает только вопросы налогообложения данных выплат.

Порядок расчета дней оставшегося отпуска вытекает из ст. 121 ТК РФ. А вот про выплату компенсации за эти дни отпуска отвечает ст. 126 и ст. 127 ТК РФ.

Порядок и срок выплаты компенсации при увольнении могут меняться в зависимости от того, при каких обстоятельствах уходит работник. Разберем несколько типовых ситуаций для понимания вопроса.

Увольнение по собственному желанию в отпуске

Сотрудник, находящийся в отпуске, сообщает о своем желании уволиться. Как посчитать неиспользованный отпуск при увольнении в этом случае?

С даты получения письменного заявления работника об увольнении у работодателя есть 2 недели, чтобы подготовить документы и найти нового сотрудника на замену. Конечно, увольняющийся сотрудник, находящийся в отпуске, не может передать дела должным образом своему преемнику. Но здесь, как говорится, ничего не попишешь. Получив надлежаще оформленное заявление по собственному желанию, нанимателю ничего другого не остается, кроме как начать считать положенный срок отработки до увольнения, даже если эти дни совпадают с отпуском.

Напоминаем, что срок отработки может быть сокращен или вообще отменен по соглашению сторон трудового договора.

В последний рабочий день сотрудник должен получить все положенные ему выплаты, включая компенсацию за неотгулянный отпуск.

При этом есть некоторые особенности исчисления компенсации исходя из правил определения последнего рабочего дня:

ПОСЛЕДНИЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ

НЕОТГУЛЯННЫЕ ДНИ ДЛЯ РАСЧЕТА КОМПЕНСАЦИИ

Если же между окончанием отпуска и датой увольнения остаются дни, работник должен их отработать. Тогда последний рабочий день определяют в обычном порядке.

Выплата за неиспользованный дополнительный отпуск

Нередки ситуации, когда увольняющийся работник накопил дни дополнительного отпуска. Например, когда за ненормированный рабочий день положен доп. отпуск. Работы много, и работник просто не успевает их истратить. Знакомая ситуация? Для бухгалтеров это обычная практика.

В данной ситуации надо помнить, что подсчет неиспользованного отпуска при увольнении за дополнительные дни производят аналогично общему порядку — как если бы это был обычный ежегодный оплачиваемый отпуск.

Данный вывод следует по смыслу ст. 127 ТК, которая гласит, что работодатель должен компенсировать все неиспользованные отпуска работника. Работодатель тем самым как бы оплачивает отдых работнику, который не успел сходить в отпуск, работая в компании.

Итоги

Выплату компенсации за неиспользованный отпуск (основной или дополнительный) производят работникам в день увольнения.

Есть некоторые нюансы расчета компенсации, когда работник находится на отдыхе и решил уволиться.

Также есть правила расчета дополнительного оплачиваемого отпуска в случае, если работник имеет на него право.

От бухгалтеров требуют управленку: что делать?

Научитесь всему: от настройки аналитики доходов и расходов до работы с финансовым анализом и внедрением всего в 1С. Записаться на курс можно тут.

Старт потока — 15 февраля, успейте записаться уже сейчас, программу курса смотрите здесь.

Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, а также дополнительные дни при наличии оснований. Для замены неиспользованной части законного отдыха денежной выплатой, нужен приказ о замене отпуска денежной компенсацией. В каких случаях он будет правомерен, как правильно составить и хранить документ, рассмотрим в статье.

В каких случаях можно и нельзя заменить отпуск денежной компенсацией?

Отпуск работника может состоять из двух частей – основной в 28 календарных дней и дополнительной, например, из-за вредных условий работы, ненормированного рабочего дня или выслуги лет на гражданской госслужбе.

На основании ст. 126 ТК РФ руководство организации имеет право произвести замену основного оплачиваемого отпуска на финансовую компенсацию в двух случаях:

При увольнении любого сотрудника независимо от причины расторжения трудового договора. В данном случае в окончательный расчет входит сумма за неиспользованные, но начисленные дни отпуска, в том числе основного (ст. 127 ТК РФ). Специальный приказ в этом случае не требуется.
При превышении гарантированного размера отпуска за счет того, что сотрудник не ходил в отпуск в предшествующие один или два года.

Важно! В процессе осуществления трудовых функций денежная замена отпуска возможна только в отношении дополнительной части отпуска, превышающей 28 дней. Замена основного отпуска, не предоставление отпуска на протяжении двух лет подряд – это грубые нарушения ТК РФ.

Заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией нельзя:

трудящимся на вредном или опасном производстве, участникам мероприятий по устранению последствий аварии на ЧАЭС.

Чтобы получить выплату, работник должен обратиться с письменным заявлением в отдел кадров. Предоставление компенсации – это право работодателя, а не его обязанность. Если принято положительное решение, то необходимо издать распоряжение, на основании которого бухгалтерия сделает расчет и произведет перечисление.

Особенности оформления приказа о замене отпуска

На законодательном уровне отсутствует унифицированная форма приказа о замене отпуска денежной компенсацией. Поэтому документ может быть составлен в произвольной форме, но с соблюдением требований к подобной документации.

Приказ можно написать собственноручно или напечатать на компьютере, использовать простой лист бумаги или фирменный бланк с заранее напечатанными реквизитами. Чтобы избежать ошибок, можно скачать образец приказа в конце статьи, составленный профессиональными юристами с учетом всех последних изменений в законодательстве.

Как правило, распоряжение подготавливают в одном экземпляре. При необходимости делают заверенные копии для заинтересованных структурных подразделений. Оригинал остается в отделе кадров, копия направляется в бухгалтерию для произведения расчетов и перевода денег.

Внимание! Чтобы во время проверок не возникало вопросов со стороны надзорных органов, в каждой организации необходимо разработать и утвердить локальным актом собственную форму приказа.

Что должен содержать приказ о замене отпуска денежной компенсацией в 2022 году?

Каждый приказ в сфере регулирования данного вопроса должен иметь единую структуру и в обязательном порядке содержать:

Официальное название организации и ее реквизиты. Данные берутся из учредительных документов, Устава.
Название, присвоенный номер, указание цели приказа;
Дату и место издания;
Основание для составления со ссылкой на нормы ТК РФ;
Фамилию, имя и отчество работника, пожелавшего заменить отпуск компенсацией;
Сведения о работниках, на которых возложена ответственность исполнять распоряжение и контролировать данный процесс;
Подписи директора организации и лиц, перечисленных в приказе, в знак подтверждения факта ознакомления с текстом документа.

Вам также будет интересно:

Подробная инструкция по составлению приказа о замене отпуска денежной компенсацией, приведенная ниже, поможет подготовить его быстро и правильно.

Как составить документ: поэтапная инструкция

После получения заявления на компенсацию от работника необходимо убедиться в законности его волеизъявления. Далее, если руководитель не возражает против замены, ответственному лицу поручается подготовка соответствующего распоряжения.

Вам также будет интересно:

Внимание! Распоряжение, в котором отсутствуют подписи, не имеет законной силы и может быть опротестовано в надзорных инстанциях.

Если руководитель по какой-либо причине отсутствует, то правом подписи обладает назначенное им лицо.

Печать организации не является обязательным атрибутом подобных приказов, так как они являются внутренними локальными актами.

Для учета важных бумаг используют специально заведенный журнал. В него вносят название распоряжения с номером и датой издания. Хранится журнал учета у секретаря, юрисконсульта или начальника кадровой службы предприятия.

Срок хранения приказа определяется внутренними нормативными положениями каждой организации. Место хранения – отдел кадров. Если период хранения документов данного вида не зафиксирован, то его необходимо сохранять не менее трех лет. Впоследствии бумаги направляются в централизованный архив и хранятся там в соответствии с российским законодательством.

Таким образом, компенсировать деньгами основной ежегодный отпуск можно только при увольнении. Дополнительные дни отдыха по заявлению работника можно заменить на финансовую компенсацию. В этом случае работник должен не относится к особым категориям работников и написать заявление на имя руководителя.

Компенсацию производят на основании приказа, который может быть составлен в свободной форме, но должен содержать всю необходимую информацию и подписи заинтересованных лиц.

Бывают случаи, когда работодатели получают от своих подчиненных заявление о замене части или всего отпуска денежной выплатой. Если руководитель одобряет просьбу подчиненного, тогда издается соответствующее распоряжение. Важно понимать, как правильно оформить приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск.

В каких случаях составляется приказ о предоставлении денежной компенсации?

О денежных выплатах за неиспользованный отпуск говорится в статьях №126 и 127 Трудового кодекса (ТК) России. Приказ о предоставлении компенсации отпускных дней оформляется в любом случае.

Это основание для замены отпуска денежной выплатой, фиксирует волю работодателя и желание подчиненного, а также подтверждает правомерность совершенных действий. Его разрабатывают на базе одобренного директором компании письменного заявления сотрудника.

Выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск могут в таких случаях:

работнику по закону положен отпуск, продолжительность которого больше стандартной. Подчиненный не хочет использовать полностью весь отдых. Он вправе отгулять 28 календарных дней за год, а вместо оставшейся части получить денежную выплату.

Надо отметить, что по закону работник может в течение двух лет не пользоваться по своему усмотрению правом на ежегодный обязательный оплачиваемый отпуск. В этом случае выходные дни накапливаются. При этом заменить часть их денежной компенсацией законом запрещено.

Неиспользованный ранее и накопленный отпуск стандартной продолжительности работнику нужно будет полностью отгулять. Поэтому заявление сотрудника на замену части отдыха финансовой выплатой останется не удовлетворено. Соответственно не будет оформляться и приказ.

Можно ли получить деньги вместо дополнительного отпуска?

Многие работники стремятся зарабатывать по возможности больше денег. Некоторые даже отказываются от оформления ежегодных отпусков. Вопрос, можно ли получить финансовую компенсацию вместо дополнительных дней отдыха, является достаточно актуальным.

Все зависит от типа отпуска. Дополнительные выходные могут быть оплачиваемыми или предоставляться без материального возмещения. Получить компенсацию сотрудник по закону имеет право только в первом случае.

На ежегодный дополнительный отпуск с содержанием имеют право такие лица:

сотрудники, характер труда которых признан особым. Этот момент закреплен статьей №118 ТК;
лица, занятые в районах Крайнего Севера и местностях, которые к ним приравниваются. Им предоставляется от 16 до 24 дополнительных оплачиваемых дней. Об этом говорится в статье №321 ТК РФ;
работникам, которые принимали участие в ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС и пострадали от радиации.

Расширить перечень сотрудников, которым каждый год положен оплачиваемый дополнительный отдых, имеет право работодатель. Этот момент следует закрепить в локальных нормативных актах.

Нельзя заменять компенсацией дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск таким группам работников:

Такие категории лиц должны отгулять отпуск в полной мере.

Как правильно оформить распоряжение о замене отпуска компенсацией?

Если руководитель предприятия не против замены работнику части отпуска денежной выплатой, отсутствуют законные основания для отказа, тогда на базе заявления оформляется соответствующее распоряжение. Надо отметить, что выбор, соглашаться или нет на компенсацию выходных дней, остается за работодателем.

Сотрудник не имеет права принудить директора фирмы к выплате денег, вместо предоставления отдыха. Об этом говорится в статье №126 ТК и в письме Минтруда России №966-10 от 25.04.2002.

Приказ о замене части отпуска денежной компенсацией составляется в произвольной форме. Можно использовать разработанный и утвержденный фирменный бланк. Разрешается писать документ от руки либо при помощи печатной техники. Главное, чтобы была приведена требуемая информация и присутствовали необходимые подписи.

Многие руководители берут за основу формы бланков других приказов. Важно придерживаться определенной структуры.

Распоряжение, как и другие локальные нормативные акты, должно состоять из таких частей:

шапка. Приводятся реквизиты организации. Находится в верхней части;
наименование документа. Располагается по центру листа;
основная часть. Приводятся основания для издания приказа. Дается указание руководителя компании по выплате денег сотруднику вместо отпуска;
заключительная часть. Это дата составления распоряжения, подписи лиц.

Приказ должен содержать следующие сведения:

основание для замены отпуска компенсацией;
ссылка на трудовое законодательство;
наименование документа;
номер распоряжения;
название организации;
ФИО сотрудника, которому предоставляются деньги вместо отпуска;
ФИО исполнительного лица (обычно это сотрудник отдела бухгалтерии);
тип отпуска;
должность и структурное подразделение работника, которому назначается денежная выплата и лица, ответственного за исполнение приказа;
количество выходных дней, подлежащих компенсации;
срок исполнения распоряжения;
дата и место составления документа.

Приказ должны подписать такие лица:

руководитель предприятия;
лицо, ответственное за исполнение приказа;
работник, которому часть отпуска (ежегодного обязательного или дополнительного) заменяется денежной компенсацией.

Подписи должны быть сделаны лично. Электронные цифровые аналоги не подходят. Если отсутствуют подписи, тогда приказ будет считаться недействительным.

Печать на документе ставить необязательно. Тем более, что не все компании используют штемпельные изделия.

Основные правила оформления приказа о замене отпуска компенсацией приведены ниже:

составлять документ надо грамотно;
перед подписанием, текст распоряжения нужно внимательно прочитать, проверить на наличие ошибок;
документ обязательно должен иметь номер;
оформлять приказ следует на стандартной офисной бумаге;
в конце названия документа точку ставить не нужно.

Приказ – это акт управления, издаваемый руководителем предприятия и являющийся распорядительным документом обязательным к исполнению.

Это быстро и бесплатно!

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Пример заполнения бланка

Если на предприятии используется фирменный бланк приказа о замене деньгами отпуска работника, тогда оформление распоряжения упрощается. Ответственному лицу необходимо лишь заполнить пустые строки.

Вносится следующая информация:

дата составления;
номер приказа;
ФИО, должность, структурное подразделение работника;
основание для выдачи компенсации (заявление сотрудника, дата его составления);
ФИО, должность, структурное подразделение лица, ответственного за исполнение приказа;
период, за который предоставляется отпуск; .

Гораздо проще оформлять распоряжение, имея в наличии пример. Образец приказа о выплате компенсации за неиспользованный отпуск приведен ниже.

Приказ №144-к

о замене ежегодного дополнительного

оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

г. Москва 30 октября 2019 год

На основании заявления старшего специалиста отдела мониторинга, Ветрова Игоря Алексеевича, от 29 октября 2019 года, и в соответствии со статьей №126 Трудового кодекса Российской Федерации,

Заменить денежной компенсацией неиспользованную часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за период работы с 1 ноября 2018 года по 1 октября 2019 года в количестве трех календарных дней старшему специалисту отдела мониторинга, Ветрову Игорю Алексеевичу.
Главному бухгалтеру, Авериной А.П., рассчитать и выплатить компенсацию не позднее 12 ноября 2019 года.

Контроль исполнения настоящего распоряжения оставляю за собой.

С приказом ознакомлены:

старший специалист отдела мониторинга (подпись) И.А. Ветров 30.10.2019

главный бухгалтер (подпись) А.П. Аверина 30.10.2019

Где регистрируется и сколько хранится?

Все документы получаемые компанией извне, отправляемые ею в другие организации, а также те, которые разрабатываются и действуют внутри предприятия, фиксируются в специальных журналах.

Это подтверждает факт получения, отправки важных документов. Также дает возможность при необходимости легко и быстро найти нужную бумагу. Приказы о компенсации отпуска денежной выплатой регистрируются в журналах внутреннего документооборота.

наименование документа;
номер распоряжения;
дата издания;
краткое содержание.

Такой журнал может находится в ведении секретаря руководителя, юриста, начальника кадрового отдела либо другого работника, который входит в ближайшее окружение директора фирмы.

Приказ о замене отпуска финансовой выплатой хранится в течение периода, установленного нормативными локальными актами предприятия. Если подобного указания нет, тогда нужно ориентироваться на стандартные сроки для подобных документов.

[expert_bq закону приказы следует хранить в архиве не меньше трех лет. Что касается журнала регистрации, его период сбережения составляет 75 лет.[/expert_bq]

Таким образом, работники имеют право получить компенсацию вместо всего или части отпуска. Важно, чтобы соблюдались определенные условия: человек хочет заменить часть удлиненного, дополнительного отдыха, является совершеннолетним, не трудится во вредных и опасных условиях, работодатель дал согласие на начисление денежной выплаты.

Оформляется компенсация приказом. Распоряжение составляется в свободной форме. При этом важно придерживаться определенной структуры и установленных правил делопроизводства. Приказ регистрируется в специальном журнале и хранится в архиве предприятия в течение трех лет.

Читайте также: