Как сделать пресс тур

Добавил пользователь Евгений Кузнецов
Обновлено: 04.10.2024

Содержание

Технология проведения пресс-туров

Приглашающая сторона (компания, тур-агентство, министерство, etc.) обеспечивает поездку репортёров, покрывая, как правило, большинство расходов. Иногда взамен на гарантированное (договор с редакцией) размещение информации о мероприятии.

Подготовка меропрития состоит из ряда стандартных этапов [6] :

  1. Чёткое описание целей;
  2. Определение времени проведения;
  3. Выбор персонала, несущего ответственность за его организацию;
  4. Определение объектов, а также назначение экспертов-консультантов, которые будут работать с репортёрами;
  5. Выбор маршрута;
  6. Составление списка приглашаемых журналистов, исходя из базы данных СМИ, а также предыдущих контактов с представителями прессы;
  7. За месяц-два до мероприятия необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо в зависимости от темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу;
  8. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону;
  9. Перепроверяется количество принявших приглашение;
  10. Составление программы с учётом контекста;
  11. Рассылка предварительного пресс-релиза (анонса), а затем более подробного пресс-релиза (новостного) в СМИ;
  12. Уточнение окончательного списка участников (отказавшиеся журналисты, тем не менее, могут быть заинтересованы в рассылке подробных материалов о его проведении);
  13. Подготовка пресс-кита.

Функции принимающей стороны:

  • сформировать позитивный образ;
  • нивелировать негатив;
  • обеспечить комфорт приглашенных;
  • отмониторить эффект.

Экскурсии

Самый упрощённый формат пресс-туров — экскурсии по предприятиям. Отмечаются следующие сферы [7] :

  • завершение строительства новых объектов различного назначения;
  • освоение новой технологии и открытие производства по выпуск более современной продукции;
  • совершенствование системы организации производства и управления;
  • решение природоохранных проблем;
  • открытие региональных представительств и филиалов;
  • развитие социальной сферы;
  • открытие постоянно действующей экспозиции на территории компании и др.

См. также

Примечания

Ссылки

  • Средства массовой информации
  • Связи с общественностью

Wikimedia Foundation . 2010 .

Полезное

Смотреть что такое "Пресс-тур" в других словарях:

Пресс-тур — экскурсия, организованная для журналистов, с целью привлечения внимания к региону, проекту, заводу производителю или предприятию. Пресс тур может выступать самостоятельным информационным поводом. См. также: Пресс мероприятия Финансовый словарь… … Финансовый словарь

пресс-тур — сущ., кол во синонимов: 1 • экскурсия (7) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

пресс-тур — пресс ту/р, пресс ту/ра … Слитно. Раздельно. Через дефис.

Пресс-тур — (от англ. presse – tour) – специальная экскурсия по предприятию (заводу, цеху, фабрике), организованная для журналистов, чтобы показать, как действительно работает та или иная структура. Как правило, П. Т. рассчитан на получение в дальнейшем… … Учебный словарь терминов рекламы и паблик рилейшенз

Пресс-служба — подразделение госучреждения, органа власти, суда, корпорации, крупной или средней фирмы, осуществляющее взаимодействие данной структуры с прессой и прочими СМИ. Пресс служба группа людей, занятая сбором информации, хранением, обработкой и… … Википедия

Пресс-кит — Пресс кит, медиа кит (англ. press kit комплект для прессы, англ. media kit) это комплект нескольких текстовых, аудио и визуальных документов, в которых содержится подробная информация о проекте, организации или событии[1].… … Википедия

пресс-мероприятие — Мероприятие, организованное для представителей СМИ с целью информационного обеспечения деятельности Оргкомитета, а также процесса подготовки к Олимпийским и Паралимпийским играм 2014 года в г. Сочи. Форматы пресс мероприятий: пресс конференция,… … Справочник технического переводчика

Тур Милен Фармер 2009 года — Mylène Farmer en tournée Тур Милен Фармер Место проведения Европа (Франция, Бельгия, Швейцария, Россия) К альбому Point de Suture Начало тура 2 мая 2009 Конец тура 19 сентября 2009 Концерты … Википедия

Оптимальный вариант — следовать выдержанной стратегии: новый продукт, новая технология, новая награда. Не вмешиваться в скандалы, интриги, расследования и никак не мелькать брендом в запутанных историях.

И всё-таки разнообразить посыл можно. В качестве примера — пресс-тур на молочную ферму холдинга.

Изначально перед PR-отделом стояла в большей степени организационная задача: встретить, накормить, сфотографировать, скоординировать и т.д. И закинуть релизы в партнерские СМИ.

Итак, какой был ход действий.

Меняем посыл.

Новая концепция подразумевает иную подачу: от первых приглашений до финальных текстов. Кроме отраслевых СМИ (они всегда говорят на языке профессиональных жаргонов) и партнерских изданий (им почти всегда подойдет любой готовый текст), необходимо было привлечь лидеров общественного мнения и вызвать в них искренний интерес. Тема, казалось бы, чисто b2b-шная, важная только фермерам и ветеринарам.

Несмотря на рабочий день, ранний выезд и мартовских холод, на ферму приехали 23 человека — автобус журналистов и блогеров.

Соответствуем ожиданиям.

Рассказываем и показываем все, что обещали. Про роботов: корова подходит, устройство ее идентифицирует, обрабатывает вымя (даже делает массаж), выдает вкусняшки и доит. Упомянули, что хитрые буренки могут приходить на дойку раньше положенного времени в надежде получить лакомство. В таком случае робот разоблачает животное и отказывается доить. И даже умеет прогонять самых упертых.

Даём обещанную свободу в текстах.

С целью создания и поддержания позитивного общественного мнения, обеспечения желаемого поведения общественности компании организуют многообразные мероприятия для журналистов. В практическом аспекте вербальные, или речевые, коммуникации особенно важны для высшего звена управления - на церемониальных открытиях выставок, презентаций, дней открытых дверей, торжественных приемах, конференциях, круглых столах. Использование устной речи должно постоянно совершенствоваться, поднимаясь до вершин ораторского искусства, каждое выступление перед общественностью тщательно готовится. В современных условиях развития российского бизнеса многие сложности объясняются недостатком PR-общения, информированности собственных сотрудников, низким уровнем взаимопонимания.

Общение, при котором речевое поведение будет понято правильно и принято к исполнению, должно следовать ряду правил:

Рассмотрим наиболее традиционные формы PR-общения, в том числе брифинги, приемы, конференции, пресс-конференции, презентации, дни открытых дверей, круглые столы, выставки и спецсобытия.

Пресс-конференция и брифинг.

Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия между компанией и журналистами, так как последние получают информацию из первых рук PR-специалистов компании и ее менеджмента. В ней обязательно участвуют руководство или люди, максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции. Пресс-конференцию проводят, как правило, в случае возникновения необходимости в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. Также пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло много вопросов к руководству компании, в преддверии или окончании какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция проходит с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно. Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько на первый взгляд мелких, но на самом деле весьма существенных обстоятельств.

Обстоятельства времени проведения:

  • 1. лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник - редакционный день в СМИ и желаемой явки не получится, а пятница - день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов;
  • 2. поскольку известно, что журналисты часто работают по ночам (поздние выпуски, записи, монтаж, тракты и т.п.), целесообразно назначать пресс-конференцию в промежутке от 12:00 до 14:00, так как с 15:00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.

Обстоятельства формы проведения:

Брифинг для СМИ.

Правила проведения пресс-конференций и брифингов

Пресс-туром принято называть мероприятие, подготовленное службой по продвижению организации специально для журналистов, рассчитанное на достаточно продолжительное время (несколько часов, день, несколько дней) с целью получить в результате публикацию объективных журналистских материалов о своей компании в средствах массовой коммуникации. Целью организации пресс-тура не обязательно должно быть знакомство с деятельностью всей компании или, например, жизнью населения небольшого провинциального города (если администрация последнего хочет наладить хорошие отношения с местными журналистами), для этого достаточно и довольно убедительного информационного повода.

Непосредственной работе с журналистами в день проведения пресс-тура предшествует достаточно трудоемкий период подготовки, включающий длительные переговоры как внутри организации, так и со СМИ. Отдел по связям с общественностью уточняет с руководством цели проведения пресс-тура. Это означает, что пресс-тур следует посвящать либо чему-то значительному, уже достигнутому, либо перспективному развитию организации (района, научного направления). В последнем случае (пресс-тур, работающий на перспективу) важно ознакомление общественности через средства массовой коммуникации с этими планами, а также, возможно, поиск партнеров и инвесторов.

Для специалиста по связям с общественностью важно сразу же после принятия решения о проведении пресс-тура получить от руководства документы (приказы), в которых определены цели и дата пресс-тура, а также указаны фамилии лиц, отвечающих за его подготовку и проведение. Далее (также по согласованию с руководством) определяются объекты осмотра для журналистов и назначаются специалисты, которые будут давать пояснения на каждом из объектов.

Выбирается маршрут пресс-тура, и назначаются ответственные за проведение мероприятия в каждой из запланированных остановок тура. Все обязанности по обеспечению эффективной работы и осуществлению контактов с сотрудниками административно-хозяйственного сектора компании осуществляют специалисты отдела по связям с общественностью.

Этот же отдел занимается налаживанием и поддержанием регулярной связи со средствами массовой коммуникации на основании имеющейся в организации базы данных СМИ и регулярных контактов с ними, составляет начальный поименный список журналистов, присутствие которых в указанный день было бы желательно и полезно.

Следует учесть, что, как показывает практика, примерно 50% журналистов, первоначально включенных в список, по разным причинам не смогут посетить организацию в этот день. Часть из них, поблагодарив за приглашение и выразив сожаление по поводу невозможности принять его, тем не менее проявляют заинтересованность и просят прислать все материалы, связанные с этим событием. Конечно, такую просьбу всегда следует удовлетворить. Теперь самое время остановиться на тех печатных материалах, которые готовит отдел по связям с общественностью, когда планирует пресс-тур. Все решения и договоры, которые заключаются благодаря мероприятию, оформляются на бумаге. Здесь будут названы лишь основные виды материалов, подготавливаемых отделом по связям с общественностью для проведения пресс-тура.

Весь комплекс материалов достаточно легко разделить на основании предназначения для той или иной целевой аудитории. И начиная с самого общего определения групп общественности, с которыми при подготовке и проведении пресс-тура специалистам по связям с общественностью придется контактировать, выделяем внутреннюю и внешнюю аудитории. Работа по созданию планов или, если угодно, сценариев для подключения к участию в пресс-туре отдельных подразделений самой организации начинается непосредственно после издания руководством приказа о проведении пресс-тура с указанием цели, времени и фамилии исполнителя, отвечающего за все этапы как подготовки, так и проведения пресс-тура.

Начинают обычно с составления программы пресс-тура в соответствии с общими рекомендациями, а затем устанавливают, кто, что и когда будет делать, причем эти обязанности закрепляются не только за PR-специалистами, но и за конкретными лицами тех отделов, куда будут приглашены журналисты, а также за представителями административно-хозяйственных служб. Все это оформляется в виде распоряжений с указанием сроков выполнения. Конечно, вся работа по подготовке проходит в регулярных контактах на уровне деловых встреч для решения практических вопросов.

Итак, при организации полномасштабного пресс-тура в регион необходимо продумать такие блоки мероприятий, как: встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребывания в городе; сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура; питание, вечерний досуг, культурная программа, шопинг; встреча с исполнительной и законодательной ветвями власти; посещение профильных для тематики мероприятий и объектов; посещение наиболее интересных объектов города, знакомство с их социально-экономическим развитием; итоговая встреча, подведение результатов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.

Вообще ресурсоемкость организации пресс-тура вполне компенсируется его PR-эффективностью, поскольку именно в поездках, в процессе совместной трудовой деятельности (здесь используется такой вид воздействия на журналистов, как вовлечение в совместную деятельность), возникает неформальное, доверительное общение, устанавливаются тесные контакты, образуются крепкие межличностные связи с журналистским пулом и отдельными его членами, которые в дальнейшем способны принести реальные дивиденды для PR-специалиста и компании.

С организацией пресс-мероприятия рано или поздно сталкивается любой пиарщик, ведь несмотря на бурное развитие соцсетей и мессенджеров живое общение с журналистами пока еще никто не отменял. Но какой именно формат общения со СМИ выбрать? В каком случае уместно устроить пресс-конференцию или пресс-ланч, а в каком имеет смысл организовать целый пресс-тур? Сегодня на Pressfeed постараемся в этом разобраться.

Пресс-конференция

Пресс-конференция — самый распространенный формат встречи с представителями СМИ. Цель — поделиться значимым инфоповодом, опровергнуть недостоверную информацию, предоставить журналистам возможность взять комментарии у труднодоступных в обычное время спикеров.

Основные правила

1. Средняя продолжительность пресс-конференции составляет обычно плюс-минус один час.

2. Обязательно должна быть презентационная часть.

3. В пресс-конференции обычно участвуют несколько спикеров.

4. 30-40 минут составляют выступления спикеров. В среднем 15-20 минут отводится на вопросы журналистов.

Пресс-брифинг

Пресс-брифинг — по сути, тоже пресс-конференция, только короткая. Цель — быстро проинформировать журналистов, сделать заявление или прокомментировать ситуацию, что называется, по горячим следам.

Основные инфоповоды для организации пресс-брифинга

1. Скандалы, которые так или иначе коснулись той структуры, которая вынуждена устроить пресс-брифинг. Это может быть, например, обнаружение опасного для здоровья ингредиента в производимой компанией продукции, негатив, распространяемый о компании и вызвавший большой общественный резонанс, ставшая публичной информация, порочащая репутацию руководителей компании и т. д.

2. Чрезвычайные происшествия — например, массовые отравления, производственные травмы, аварии и т. д.

3. Геополитические события, влекущие за собой значимые изменения в работе организации.

Презентационная часть в пресс-брифинге отсутствует. Спикеры сразу излагают свою позицию по заявленной теме. Само мероприятие длится не более 30 минут, включая время, которое отводится на вопросы журналистов.

Продумайте, где может проходить пресс-мероприятие. Такой формат не требует обязательной рассадки приглашенных журналистов и аренды конференц-зала, хотя и не исключает подобного варианта. Чаще всего пресс-брифинг проводится стоя, нередко в холле гостиниц, аэропорту, главном офисе компании, здании администрации и т. д.

Выберите спикера, который будет озвучивать ключевую информацию. Брифинг не предполагает большого количества выступающих, это должны быть максимум два человека. Они должны четко и аргументированно изложить позицию компании, предоставить журналистам факты, цифры и т. д.

Важно четко определить, какая именно тема будет освещаться на пресс-брифинге. Включить в повестку сразу несколько вопросов не получится, учитывая краткость формата. Готовить развернутую презентацию, содержащую аналитику, статистику, графики и т. д., для такого мероприятия, как пресс-брифинг, не нужно.


Пресс-ланч

Пресс-ланч — менее формальный, нежели пресс-конференция и брифинг, но довольно эффективный формат коммуникации с прессой. Такое пресс-мероприятие предполагает встречу журналистов с первыми лицами компании и общение во время завтрака или обеда. На встрече можно обсудить проблемы, связанные с работой компании, новый продукт или услугу, значимый спецпроект, организовать серию мини-интервью со спикерами.

Поможет наладить работу со СМИ без своего пиарщика или агентства

Увеличит число упоминаний о вашей компании

Обойдется в 2-3 раза дешевле

Концепция пресс-ланча хороша, если нужно поближе познакомиться с журналистами из своей отрасли, узнать реакцию представителей СМИ на те или иные вопросы и, исходя из этого, выстраивать дальнейшее сотрудничество. Как правило, такое пресс-мероприятие организуют для узкого круга представителей СМИ из профильных изданий.

Центральное место в процессе подготовки занимает поиск локации. Выбранная площадка должна отвечать следующим требованиям:

  • удобное территориальное расположение;
  • уютный, стильный интерьер;
  • комфортная внутренняя планировка;
  • хорошее меню и высокий уровень обслуживания.

Конечное решение принимается исходя из ряда факторов: бюджета, впечатления, которое хочется произвести, задач, стоящих перед компанией. Тематика встречи также может задавать тон общей концепции пресс-ланча.

Обязательно позаботьтесь о приветственном слове для спикеров. Речь не должна быть слишком длинной и перегруженной фактами. Достаточно будет вступления в формате знакомства.


Выбор темы встречи — это, скорее, определение общего вектора, от которого можно и нужно отклоняться в ходе беседы со СМИ. Цель пресс-ланча — доверительная беседа с журналистами на интересующие их темы. А это значит, что вопросы могут носить спонтанный характер, и предусмотреть заранее все возможные ответы, конечно, невозможно. Так что будьте готовы к тому, что на пресс-ланче вам и вашим спикерам, вероятнее всего, придется импровизировать.


Пресс-тур

Пресс-тур — продолжительное мероприятие, цель которого получить объемные публикации в СМИ. Такой формат коммуникации подойдет, если компания хочет поближе познакомить общественность со своей деятельностью, рассказать о достижениях, истории, презентовать значимый продукт или, допустим, пригласить журналистов на открытие нового производства.

Зачастую пресс-туры организуют для журналистов из других городов и стран. Само по себе мероприятие довольно масштабное, и его подготовительная часть занимает не меньше, а иногда и в разы больше времени, чем сам пресс-тур.

Важно позаботиться о встрече, трансфере, проживании, питании журналистов, сопровождении их по маршруту пресс-тура, включая все запланированные мероприятия. Особого внимания заслуживает вопрос аренды конференц-залов, оснащенных необходимой аппаратурой.

Помимо чисто организационных и технических аспектов нужно отработать контентную составляющую. На каждый день, для каждой встречи журналистов со спикерами нужно продумать, прописать и отрепетировать выступления, а также подготовить сопроводительные материалы.


Круглый стол

Круглый стол — это форма пресс-мероприятия, позволяющая обсудить какую-то идею или проблему, которая имеет высокий градус общественной значимости.

Участниками круглого стола обычно становятся представители науки, бизнеса, общественных организаций и т. д. То есть, важно найти и пригласить сведущих в той или иной проблематике спикеров. Обойтись участием только представителей компании тут не получится.

Все вопросы и топики утверждаются с участниками заблаговременно, примерно за пару недель до даты проведения круглого стола, чтобы у приглашенных было время на подготовку. Заранее составляется план и прописывается очередность выступлений, а также их продолжительность.

Число участников должно быть не более 15 человек, иначе люди просто не успеют высказать свою точку зрения и подискутировать с коллегами. У круглого стола обязательно должен быть модератор, который будет контролировать продолжительность выступлений и ход всего мероприятия.

Читайте также: