Как сделать представительство иностранной компании

Обновлено: 04.07.2024

В нормах деловой переписки и судебного права ряда западных стран считается приемлемым вести переписку, выставляя счета и официальные запросы с прикреплением отсканированных копий. Предоставление отсканированных копий документов или писем, пришедших на домены компаний, может являться подтверждением в случае разногласий между сторонами в зарубежных арбитражных судах.

В российских реалиях дела обстоят иначе, хотя стоит отметить, что некоторые иностранные компании пытаются применить практику уменьшения бумажного документооборота, в том числе в рамках программ Ecosafety.

Арбитражный суд, скорее всего, вынесет негативное решение по делу, если в качестве доказательства получит электронные письма или отсканированные копии документов.

В России, как вы знаете, простые отсканированные копии не являются официальными документами, а переписка по электронной почте − надлежащим и достаточным подтверждением фактов.

Что делать

В договоре может быть прописана возможность направления некоторых документов на электронный ящик, но в основном это рабочая документация, подтверждающая процесс выполнения работ и/или оказания услуг как внешними контрагентами, так и сотрудниками внутри компании. Ознакомление с большинством кадровых документов сотрудники должны подтверждать личной подписью.

Что касается документов, поступивших по электронным каналам связи, то они должны быть завизированы ЭЦП. Либо возможность электронного документооборота должна быть закреплена в договоре.

2. Русский или иностранный? На каком языке вести деловую переписку

В российском законодательстве закреплены нормы, согласно которым вся официальная документация, трудовые распоряжения, служебные записки, отчеты и заявления должны доводиться до сотрудников российских компаний на русском языке.

Как же обстоят дела в иностранных компаниях в России? Как правило, в международных компаниях языком делового общения между сотрудниками является не русский, а корпоративный иностранный язык. Чаще всего это английский, немецкий или французский или язык, на котором общаются между собой иностранные топ-менеджеры компании. Это происходит как на внутренних деловых встречах, так и при общении в корпоративной почте.

Часть локальных нормативных актов также часто составлена на иностранном языке без перевода на русский. При этом обязательство по их соблюдению в трудовых договорах указано, как и обязательство сотрудника владеть иностранным языком. Это является грубым нарушением законодательства РФ.

Опишем классический судебный прецедент, демонстрирующий ошибку работодателя:

3. Подать документы и зарегистрировать бизнес вовремя

Такая процедура подачи документов может показаться странной и запутанной иностранным предпринимателям, которые сами занимаются регистрацией представительства своей компании.

4. Ответственность за охрану труда − какую политику брать за основу?

Когда иностранная компания приходит на российский рынок, чаще всего она уже имеет собственную разработанную политику по охране труда. Международные стандарты, например, OHSAS, в этой области значительно жестче, чем в Российской Федерации, поэтому в большинстве крупных иностранных компаний ограничиваются переводом на русский язык уже имеющихся политик и используют их в российских юридических лицах.

К сожалению, эти усилия могут оказаться напрасными, так как документы о промышленной безопасности и охране труда часто не соответствуют российским нормам.

Чаще всего несоответствия касаются вопросов определения ответственности за охрану труда и порядка действий при возникновении несчастных случаев на производстве. Таким образом, даже более жёсткая иностранная политика должна быть доработана с учетом требований законодательства РФ.

Ряд политик, принятых и используемых за рубежом, в принципе не соответствует нормам законодательства РФ и не может быть применён в России. Классический пример – правила дресс-кода, которые в России носят только рекомендательный характер и их нарушение не может являться основанием для применения мер дисциплинарного характера (в том числе для увольнения) сотрудника.

В итоге.

Очевидно, что различия в принципах ведения бизнеса в России и за рубежом есть и, работая в иностранной компании, многое нужно принимать во внимание, во многом разбираться, некоторые нюансы придется научиться просто принимать, при это помня о нормах российского законодательства.

В России многое стремительно меняется, на арену выходит новое поколение с новым подходом к жизни и работе, появляется все больше масштабных стратегических проектов в сфере экономики, науки, бизнеса, в которых мы стремимся применять лучшие мировые практики. Все больше российских компаний работают с учетом международных стандартов качества. В этой связи нужно быть готовым к новым стандартам и нормам, которые в дальнейшем могут быть закреплены на законодательном уровне.

Международные бренды и компании часто ищут местных подрядчиков на рынках своего присутствия. В целом, им это просто выгодно с финансовой точки зрения. Если вы хотели бы стать одним из таких подрядчиков, изучите этот небольшой гайд — он поможет вам найти зарубежных партнеров и сделать сотрудничество с ними максимально комфортным.

Познакомиться с новыми людьми и предложить им свои услуги можно на отраслевых конференциях. Международные бренды обычно участвуют в них — им важно быть в курсе последних новостей индустрии.

Другая отличная возможность для нетворкинга — участие в профильных и тематических комьюнити (офлайн и онлайн). Но мало просто вступить в них, важно проявлять активность и самим рассказывать о кейсах и темах, в которых вы эксперт.

Наконец, если мы говорим о крупном бизнесе, можно поучаствовать в открытом тендере. Международные компании обычно проверяют будущих партнеров, чтобы убедиться в их надежности. Вот несколько пунктов, на которые они часто обращают внимание во время тендера:

ваш бизнес старше трех лет;
все документы и банковская история в порядке или вы готовы быстро собрать все необходимое. Компании часто запрашивают обширный пакет документов — на их подготовку стоит закладывать хотя бы месяц;
вы четко понимаете, чем можете быть полезны и чем выгодно отличаетесь от конкурентов. В тендерах часто побеждают те, кто предлагают лучшую цену. Поэтому некоторые компании специально демпингуют, чтобы войти в пул подрядчиков, но качество их услуг может быть низким. Вы можете с самого начала выстроить коммуникацию так, чтобы выгодно подсветить свои преимущества.

Учтите отличия в коммуникации

Бизнес-процессы в международных компаниях часто отличаются от российских. С одной стороны, многие решения зависят от расположенного за рубежом центрального офиса. С другой, у локальных офисов есть свои амбиции, которые могут расходиться с видением заграничного менеджмента. Постарайтесь понять их цели и предложить свои решения.

Обратите внимание на следующие моменты.

Учтите, что в крупных компаниях очень строгая отчетность. Поэтому важно не просто сделать классный проект с большим брендом, но и грамотно его оформить, закрыть и выставить счет.

Обратите внимание на следующие моменты.

Крупные компании часто работают по постоплате. Так что будьте готовы получить деньги за проект через 3–6 месяцев после его завершения.
У многих компаний настроен электронный документооборот. Поэтому стоит сразу обсудить, как правильно закрывать проекты, какие документы представлять и в какие сроки. Также будут полезны встречи-знакомства ваших бухгалтеров с сотрудниками бэкофиса клиента.
Многие международные компании планируют бюджет на будущий год в конце последнего квартала. Будьте готовы представить все требуемые цифры, стратегические решения и обоснование вашей концепции в сжатые сроки.

Изучите менталитет и прокачайте soft skills

Всегда следует учитывать менталитет людей из той страны, в которой вы работаете. Например, для американцев очень важен small talk. Даже в бизнес-переписке стоит поинтересоваться у партнера, как прошли его выходные, поделиться своими новостями, а потом уже переходить к делу. В противном случае вас сочтут грубым и невежливым.

Чтобы работать с международной компанией и не выгореть, члены вашей команды должны обладать следующими навыками.

Иностранное юридическое лицо (ИЮЛ) намеревается открыть представительство в Москве. Может ли единственный участник, представляющий исполнительный орган ИЮЛ (физлицо, нерезидент РФ), быть одновременно директором представительства на территории РФ? На первые два года планируется проживание в Москве по временной регистрации.

Под представительством иностранного юридического лица в России понимается подразделение, через которое юридическое лицо постоянно осуществляет в Российской Федерации предпринимательскую деятельность. Представительство не действует как самостоятельная компания, а представляет интересы головного юридического лица и осуществляет их защиту.

В отношении представительства иностранной компании, осуществляющей деятельность в Российской Федерации, действуют российские законы и международные соглашения. Такой вывод позволяет сделать анализ ст. 4 и 76 Конституции РФ, ст. 1186 Гражданского кодекса РФ. Основными нормативными актами, регламентирующими экономический и правовой статус иностранного представительства на территории РФ, являются:

- Гражданский кодекс РФ;

- Налоговый кодекс РФ;

- международные договоры, заключенные между государством иностранного юридического лица и Россией.

В ст. 2 ГК РФ указано, что установленные гражданским законом правила применяются не только к гражданам РФ и российским юридическим лицам, но и к иностранным организациям.

Российское законодательство допускает назначение директора, генерального директора (который является единоличным исполнительным органом) на должность директора представительства.

Статья 55 ГК РФ устанавливает, что руководители представительств назначаются на должность юридическим лицом. Деятельностью организации руководит единоличный исполнительный орган. Следовательно, единоличный исполнительный орган иностранного юридического лица вправе назначить на должность руководителя представительства иностранного юридического лица, действуя от имени компании. Таким образом, директор иностранной компании может быть одновременно и директором представительства в Российской Федерации.

Указанный порядок будут действовать в случае, если соглашением с государством иностранной организации не предусмотрены иные правила.

Кроме этого, если возглавлять представительство будет иностранный гражданин, то представительство обязано встать на учет как организация, привлекающая иностранную рабочую силу. Сам иностранный гражданин вправе осуществлять деятельность в качестве главы представительства на территории РФ только при получении разрешения на работу.

Несмотря на введённые против нашей страны экономические санкции и ограничения, российский рынок остаётся весьма привлекательным для иностранного бизнеса. Это подтверждается данными статистики: на начало текущего года в РФ действовали 1,7 тысячи зарубежных фирм, и ещё 1,3 тысячи коммерческих организаций являлись совместными предприятиями с долей иностранного уставного капитала.

Российское законодательство предоставляет широкие возможности для деятельности иностранных коммерческих организаций на всей территории страны. Правда, для этого им придётся соблюсти ряд обязательных процедур, связанных с официальной регистрацией. Касается это и открытия представительств зарубежных фирм в различных регионах РФ. Рассмотрим, как производится регистрация представительств и филиалов иностранных компаний в 2018 году.

Юридические нюансы регистрации отделений иностранных компаний

Чтобы иметь возможность осуществления предпринимательской деятельности в различных городах и субъектах РФ, зарубежные компании могут открывать там свои филиалы и представительства. Данная процедура регулируется положениями федерального законодательства №160 от 1999 года. Если быть точнее, то в нём прописана возможность аккредитации филиала фирмы, но относительно регистрации представительства иностранной фирмы в данном ФЗ ничего не говориться. Однако, по умолчанию, данные правила распространяются на обе формы обособленных подразделений зарубежного контрагента.

Документы для регистрации филиала иностранной компании

Полный перечень документов, необходимых для прохождения процесса регистрации филиала или представительства, дан в приказе налогового министерства от 2014 года. Выглядит список документации следующим образом:

Письменное заявление, составленное в соответствии с формой №15-АФП.
Пакет учредительной документации иностранной компании.
Выписка из госреестра юридических лиц того государства где находится головной офис, для подтверждения правового статуса фирмы.
Идентификационный налоговый номер центрального офиса, свидетельствующий о постановке компании на учёт в российской ФНС.
Документально запротоколированное решение совета директоров или постановление руководства иностранной компании об открытии в РФ отдельного филиала или представительства.
Доверенность, выписанная руководством фирмы на имя руководства филиала, наделяющая его полномочиями вести дела от имени данной компании.
Банковский чек об оплате регистрационной пошлины.
Опись пакета документов, передаваемых в органы ФНС, составленная в двух экземплярах.
Документы, подтверждающие месторасположения филиала или представительства по определённому адресу. Ими могут являться копия соглашения об аренде офисного помещения, правоустанавливающий документ о приобретении в собственность коммерческой недвижимости и так далее.
Ксерокопия паспорта руководителя регистрируемого отделения. Если им является иностранный гражданин, то потребуется также предоставить нотариально заверенный перевод его удостоверения личности.

Срок действия документов и справок с момента их получения до предоставления в налоговые инстанции составляет не более одного года. Вся иностранная документация должна быть в обязательном порядке переведена и официально заверена. Сделать это можно в любом консульском учреждении той страны, резидентом которой является данная иностранная компания. Там же можно и официально заверить подлинность перевода.

Заявление о регистрации представительства иностранной компании

Заявление о регистрации представительства должно соответствовать определённым стандартам. Они установлены положениями ФНС, принятыми в 2014 году, и получили наименование форма-15АФП. Она достаточно проста в оформлении, для этого необходимо лишь заполнить соответствующие поля документа. Перед подачей в налоговое учреждение, заполненный бланк потребуется зарегистрировать в торгово-промышленной палате. Утверждению в ТПП подлежат данные о количестве иностранных служащих, которые будут работать в открываемом филиале.

Заявление Ф-15, вместе с перечисленным выше пакетом документации, передаётся в налоговую службу. Работникам ФНС законодательные нормативы отводят 25 рабочих дней на рассмотрение ходатайства, и вынесение своего вердикта – разрешить или отказать в регистрации отделения иностранной компании. Если вопрос о регистрации решится положительно, то компания получает от налоговой службы соответствующее свидетельство, а также справку о внесении филиала в госреестр.

Пошагово весь процесс регистрации выглядит следующим образом:

После прохождения всей процедуры регистрации, и получения необходимых документов, филиал может приступать к предпринимательской деятельности.

Стоимость регистрации представительства иностранной компании

Согласно положениям налогового законодательства, регистрация иностранного филиала на территории РФ облагается госпошлиной. Начиная с 2015 года, её размер составляет 120 000 рублей. Данная стоимость подразумевает открытие только одного представительства. То есть, если фирма пожелает открыть на территории нашей страны пять своих филиалов, то ей придётся заплатить в государственный бюджет 600 000 рублей. Помимо этого, взимается пошлина в 200 рублей за предоставление данных из государственного реестра иностранных представительств.

Кроме этого, потребуется дополнительно оплатить сопутствующие расходы. К ним относятся:

Сбор необходимого пакета документов.
Услуги по переводу иностранных документов на русский язык.
Заверка нотариусом переведённой документации.
Легализация документации в иностранном посольстве или консульстве.

Стоимость данных услуг может быть различной, в зависимости от тарифов конкретной организации.

Как открыть представительство или филиал иностранной компании в России

Нас интересует регистрация дочки копании из Венесуэлы. Хотелось бы получить информацию по срокам, стоимости и условиям.

Как зарегистрировать представительство турецкой компании для осуществления предпринимательской деятельности в Республике Крым и Севастополе? Какие нужны для этой процедуры документы и т.д.?

Читайте также: