Как сделать пояснительную записку в ворде

Обновлено: 07.07.2024

Выполнение этих требований было проблемой для меня. Я даже выполнял приложения в отдельном документе, нумерация которого начиналась с последней страницы основного документа, а в оглавление вносил их вручную, что было источником неужных трудностей и ошибок. Наконец, я разработал простой метод оформления приложений, который и излагаю.

Я предполагаю, что документ изначально составляется правильно. Исползуются заголовки различных уровней, стили с автоматической нумерацией разделов и подразделов согласно требований ГОСТ. Оглавление составляется автоматически.

Для приложений создаётся новый стиль заголовка, на основе основного заголовочного стиля "Заголовок 1". Единственное изменение касается автонумерации заголовков. Выбираем в главной панели инструментов MS Word меню нумерации, выбираем стиль нумерации, в котором первый уровень нумерации имеет стиль "Заголовок 1", второй - "Заголовок 2" и т.д. Теперь разделы и подразделы записки приобретут правильную сквозную нумерацию. Любые попытки проставлять нумерацию разделов вручную должны пресекаться, т.к. в ходе редактирования документа подразделы постоянно меняются местами, добавляются, убираются и каждый раз после этого приходится менять нумерацию вручную.

Заголовки приложений тоже нужно выделять стилями, ведь нужно, чтобы они попали в оглавление. Но для них сделаем отдельный стиль "Заголовок приложения", его следует создать, основываясь на стиле "Заголовок 1", в свойствах стиля нужно выбрать пункт "Нумерация. " и убрать нумерацию заголовка, выбрав опцию "нет" в свойствах нумерации. Теперь отмечаем заголовки стилем "Заголовок приложения" и они не будут иметь сквозной нумерации разделов и, в то же время, будут попадать в автоматически собираемое оглавление.

Можно пойти дальше и добавить в стиль "Заголовок приложения" автоматическую нумерацию буквами, но Word "не умеет" пропускать буквы "Ё", "З", "Й" и т.п., так что это будет не по ЕСКД.

А под конец - я очень надеюсь, что про эти требования по оформлению разделов вскоре забудут как страшный сон. Очевидно, что требования по оформлению проектной документации должен задавать заказчик, а не бывшие общесоюзные нормативы. О том, как они появились, и какое сопротивление встретили при их обязательном введении в работу хорошо написано в книге "Советское строительное проектирование". Сегодня нормоконтроля в его советском виде не осталось почти нигде, но эксперты главгосэкспертизы продолжают давать замечания по оформлению, что совсем не их функция.

Пояснительная записка является текстовым документом проекта и содержит описание проектируемого устройства с обоснованием технических решений, а содержание и оформление ee должно отвечать требованиям Единой системы конструкторской документации, которые регламентируются ГОСТ 2.105-95.

Как оформить расчетно-пояснительную записку

Оформление пояснительной записки может быть выполнено на пишущей машинке шрифтом высотой не менее 2,5 мм (лентой черного цвета), рукописным чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304-81 c высотой букв и цифр не менее 2,5 мм тушью (чернилами или пастой) черного цвета или в компьютерной верстке в редакторе “Word” 14 кеглем через 1,2 интервала шрифтом Arial Cyr.

Пояснительную записку выполняют на одной стороне белой нелинованной бумаги формата А4 (210х297) с рамкой. Расстояние от края страницы до линии рамки слева 20 мм, а справа, снизу и сверху - 5 мм. На первом текстовом листе выполняют основную надпись (штамп) по форме 2 ГОСТ 2.104-68 (рисунок 11.1), а на всех последующих листах - по форме 2а (рисунок 11.2).

Расстояние от рамки до границ текста в начале и в конце строк - не менее 3 мм, а от рамки до верхней или нижней строки текста - не менее 10 мм. Абзацный отступ должен быть одинаковым для всего текста и равняться 15-17 мм (пять знаков).

Рисунок 10.1 - Основная надпись первого текстового лист (форма 2 ГОСТ 2.104-68).

Пример выполнения листа текстового документа приводится в приложении А.

Структура пояснительной записки

Первым листом пояснительной записки является титульный, в котором приводится полное наименование проектируемой электрической машины (приложение Б). Далее следуют содержание, включающее наименования разделов с указанием номеров страниц и введение, отражающее общее состояние вопроса. Первые три листа не нумеруются.

Нумерация текста пояснительной записки начинается со страницы 4 и должна быть сквозной. При необходимости текст разделяют на разделы и подразделы. Разделы должны иметь порядковые номера,обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа.

Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки, которые следует писать строчными буквами (кроме первой прописной) без точки в конце. Переносы слов в заголовках не допускаются.

В конце текстового документа приводится список литературы. Выполнение списка и ссылки на него в тексте - по ГОСТ 7.32. Список литературы включают в содержание пояснительной записки.

Изложение текста и расчеты

При изложении текста должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.

Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах.

Применение в одном документе разных систем обозначения физических величин не допускается. Единица физической величины одного и того же параметра в пределах документа должна быть постоянной. Не допустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин в таблицах. Между последней цифрой числа и обозначением единицы физической величины следует оставлять пробел.

Числовые значения параметров следует указывать с тремя знаками после запятой, а дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей.

Уравнения для расчета должны быть представлены сначала в общем виде (в буквенном обозначении) со ссылкой на литературный источник. Формулы выносятся ниже строки с текстом симметрично левой и правой границ текста, а в качестве символов следует применять обозначения, установленные стандартами.

Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснение каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле (приложение А).

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

После расшифровки символов подставляются числовые значения физических величин и приводится окончательный ответ.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют, а при переносе формулы на знаке умножения применяют знак “х”.

Формулы должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках в пределах границы текста (приложение А). Допускается нумерация формул в пределах раздела и в этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой.

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, а ссылки на литературные источники должны приводится по тексту в квадратных скобках. Арабскими цифрами ставят номер источника в соответствии с перечнем использованной литературы, например [2].

Ссылаться следует на документ в целом или его разделы и приложения. Сcылка на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускается, за исключением подразделов, пунктов, таблиц и иллюстраций данного документа.

Таблицы и иллюстрации. Цифровой материал оформляют в виде таблицы, которую размещают под текстом со ссылкой на эту таблицу, или на следующей странице.

Название таблицы должно отражать ее содержание и следует помещать над таблицей после номера таблицы (приложение А). Таблицы нумеруются арабскими цифрами. Допускается нумерация таблиц в пределах раздела и в этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.

Заголовки граф и строк следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят.

Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях.

При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить прочерк (тире).

Цифры в графах таблиц располагают так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе, как правило, должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

Иллюстрации (расчетные схемы и эскизы) выполняют карандашом (пастой, тушью) черного цвета в масштабе, обеспечивающим четкое представление о проектируемой электрической машине.

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Располагают иллюстрации как по тексту (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Вклеивание иллюстраций, вырезанных из научно-технической литературы или выполненных калькированием, недопустимо.

Иллюстрации нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией и обозначают “Рисунок 1”,а при нумерации в пределах раздела -“Рисунок 1.2”. При неоходимости иллюстрации могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово “Рисунок” и наименование помещают после пояснительного текста.

Например - Рисунок 5 - Каркас обмотки трансформатора.

Графики, приложения и список литературы. Графики функциональных зависимостей допускается выполнять без шкал значений величин, где оси координат следует заканчивать стрелками, а обозначения размещают вблизи стрелки.

Графики должны иметь координатную сетку. Оси координат выполняют сплошными линиями, а линии координатной сетки - тонкими сплошными линиями.

Иллюстративный материал, дополняющий текст, таблицы большого формата или текст вспомогательного характера допускается давать в виде приложения.

Приложения оформляют как продолжение документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова ”Приложение” и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово “обязательное”, а для информационного - “справочное”. Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично текста с прописной буквы отдельной строкой и обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А.

При составлении списка литературы (библиографии) в курсовом проектировании используется алфавитное расположение материала. Описание книг и статей располагается по алфавиту фамилий авторов и названий книг, не имеющих авторов. Список литературы следует размещать в конце пояснительной записки перед приложением.

Как оформить графическую часть проекта

Этот раздел проекта выполняется в карандаше согласно всех ГОСТов на формате А3 и должна содержать три проекции трансформатора с указанием габаритных и расчетных размеров (а, в, c, h), а также способа крепления трансформатора на месте установки. Кроме того, необходимо представить продольный и поперечный разрезы трансформатора с указанием размеров и расположения обмоток, межобмоточной изоляции и каркаса катушки. На чертеже необходимо привести электрическую схему трансформатора с указанием номеров выводов для распайки на клеммах, таблицу обмоточных данных с указанием числа витков и марки провода.

Чертеж выполняется в масштабе 5:1, 4:1, 2.5:1, 2:1, 1:1, 1:2, 1:2.5.

Рамка по ГОСТу для пояснительной записки в Word, формат Doc

Шаблон (пример оформления пояснительной записки по ГОСТу) с намеченной рамкой и штампами для общей части, пояснительной записки проектной документации по ГОСТу, в формате .doc. Штампы на главной и последующих страницах различаются Автоматическая удобная рамка с авто нумерация страниц. Открывайте программой Word.

Пояснительная записка является документом, включающим обобщенные сведения о бухгалтерской документации, исследовательском проекте, документах для налоговой. Текст записки является информационным и пишется он в деловом стиле. Подобный документ становится приложением к отчету, либо научной работе. Обычно в него включаются сведения о назначении работы, ее актуальности.

Что такое пояснительная записка?

Деловые бумаги играют в нашей жизни не последнюю роль. И любой сотрудник, студент или научный работник рано или поздно сталкивается с необходимостью написания пояснительной записки. Предусмотрена такая записка для разных случаев, она представляет собой документ, сопровождающий дипломную работу, а также другой научный труд, бухгалтерский отчет или документ для налоговой. Само содержание пояснительной записки определяется тем, к какому документу или научной работе она прилагается.

Документ отличается сдержанным и четким стилем, в нем используются стандартные выражения, профессиональные термины, личные местоимения исключены. В записке такого рода не дается никакой оценки повествованию.

Если мы говорим о бухгалтерской отчетности, в документе описывается:

Деятельность компании;
Доходы или расходы;
База нематериального характера и материального;
Задолженности и т.п.

Пояснительная записка, созданная для научного труда, отражает цель создания труда, его значимость и актуальность. Для технического проекта обязательно указывается область использования и технические параметры, а также данные о предназначении системы или объекта.

Такой документ изначально создавался для того, чтобы пояснять содержание других бумаг. В учебных заведениях при сдаче дипломной работы студенты всегда прикрепляли пояснительную записку, чтобы пояснить включенные в нее сведения. С такой запиской комиссии легче понять суть сложных моментов. Документ является дополнением к основной части чего-либо, тезисным описанием. Содержание записки определено типом документа, к которому ее следует приложить.

Общие требования оформления

В любом ведомстве и организации обычно есть свои образцы оформления пояснения. В заведениях образовательного плана есть методички с требованиями к форме, а также тексту записки. Действующие акты нормативного характера отражают лишь общие моменты. Большая часть сведений носит характер рекомендаций, некоторые сведения являются обязательными.

Содержание записки всегда подразделяется по смыслу на структурные компоненты, которые подчиняются друг другу. Они включают разделы, перечни, списки, приложения, сноски, а также пункты или подпункты.

Стиль обязательно приводится в соответствие с принципами общения в деловой сфере. Повествование не терпит излишеств, оно ведется лаконично, очень кратко и понятно. Если в тексте есть какие-то специальные термины, либо сокращения, они непременно должны отражать принятые в отрасли стандарты.

Иногда могут потребоваться приложения к записке. Они включают ссылки, которые присутствуют в документе, графики или формулы. Необходимо отдельно оформить список литературы, методы расчетов и их обоснования. Среди требований к пояснительной записке стоит выделить:

Точность использования наименований или терминов;
Отсутствие употребления местоимений и собирательных имен существительных (например, граждане);
Предложения строятся по стереотипу;
Используются стандартные обороты.

Документ может быть составлен от руки или на специальном бланке. Пояснение включает:

Титульный лист;
Непосредственно введение и аннотацию;
Возможные сокращения;
Содержание и выводы;
Приложение и библиографию.

Оформление документа стандартное. Очень важно пронумеровать страницы и включить выводы после каждого пункта раздела. Различия в пояснении касаются сферы использования записки.

Пояснительная записка - это документ, сопровождающий дипломную работу, а также другой научный труд, бухгалтерский отчет или документ для налоговой.

Оформление документа стандартное, которое соответствует деловой сфере. Важно пронумеровать страницы, добавить выводы. Составляется от руки или на специальном бланке.

Важно описать экономическую деятельность компании, ее доход, задолженности и прочее. Может понадобиться объяснение некоторых расхождений в учете, а также обоснование таких расхождений.

Пояснительная записка для бухгалтерской отчетности включает в себя информацию:

Об организации или предприятии;
О расходах, финансовом положении, имущественной структуре;
Анализ ликвидности компании и эффективность ее работы;
Данные за прошлые годы, а также кварталы;
О том, как ведется хозяйственная работа.

Пояснительная записка к дипломному проекту раскрывает его содержание. Важно помнить, что записка будет изучаться членами комиссии, поэтому должна быть оформлена грамотно.

Образец заполнения пояснительный записки

Все те сотрудники, которые работают с документами или занимаются разработкой проектов, должны знать, как пишется пояснительная записка. Это касается юристов и экономистов, студентов, ученых и служащих. Содержание пояснительной записки во многом определяется целями создания.

Если вы пишете бухгалтерскую записку в налоговую, то важно описать экономическую деятельность компании, ее доход, задолженности и прочее. Может понадобиться объяснение некоторых расхождений в учете, а также обоснование таких расхождений. В каждой структуре приняты свои образцы оформления документа. Очень часто в пояснительной записке к курсовой или дипломной работе появляются обозначения используемых сокращений, упомянутых в тексте.

Необходимо следить за тем, чтобы соблюден был официальный стиль, присущий деловым бумагам. Информация не должна подразумевать нескольких толкований.

Используемая терминология должна соответствовать существующим стандартам. Допустимо наличие приложений к записке. В них нередко отражены сведения о графических изображениях, которые были включены в саму записку. Подобные документы служат пояснением. Приложение включает расчеты, перечень документов, использованных при составлении. Содержание пояснительной записки не закреплено в нормативных документах, но используемый формат соответствует определенным требованиям.

В налоговую службу

Пояснительная записка в налоговую пишется исключительно по прямому требованию с ее стороны. Налоговая инспекция вправе потребовать у бухгалтерии компании составить пояснение по убыткам, отраженным в налоговом отчете. Работники бухгалтерии указывают в налоговом документе:

Название отдела налоговой службы, куда отправляется записка;
ИНН компании;
Реквизиты того письма, которое предполагает ответ в виде записки;
Необходимые данные по документу, вызвавшему наибольшие вопросы;
Уровень доходов, а также расходов компании, показатели ее баланса;
Убытки и траты на определенную дату;
Данные о расхождениях налогового и бухгалтерского отчета, если они есть.

Налоговая инспекция может попросить составить записку, если обнаружены различные нарушения, а также ошибки или другие обстоятельства, которые вызывают вопросы. Составление налогового документа необходимо, если:

В налоговой декларации найдены были ошибки;
В документах фигурируют противоречивые сведения;
Была подана декларация уточняющего типа, которая подразумевает уменьшение налога по сравнению с первоначальной суммой;
У плательщика налогов отразился убыток за отчетный период и он имеет внушительный размер;
С убытком компания работает не первый отчетный период, а несколько подряд.

Форма подачи чаще всего будет произвольная. По определенным видам пояснений предусмотрена специальная форма, но она носит исключительно рекомендательный характер.

При составлении пояснения опирайтесь на суть запроса. Он может содержать узкое требование или просьбу предоставить общую информацию. В заключении нужно написать, какие меры будут приняты для того, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем. Часто возникают вопросы относительно заработной платы работников и ее размера. Вопросы появляются относительно работников, оформленных на полставки. В данном случае сослаться надо на объем работы, штатное расписание. Инспекторы могут затребовать информацию о контрагентах и обо всех операциях, проведенных с ними. Ответ оформляется в соответствии с той информацией, которая была запрошена.

Если у компании большие убытки, то инспекция относит ее в категорию проблемных. Инспектору может показаться, что в компании намеренно занижают прибыль. Поэтому в пояснении требуется указать факторы, которые привели к возникновению убытков. Речь может идти об изменении курса валюты, о форс-мажорных обстоятельствах. В качестве доказательств прилагается налоговый документ, подтверждающий ваши слова.

К бухгалтерскому балансу

Подобная записка для бухгалтерской отчетности считается одной из наиболее распространенных. Она включает в себя определенную информацию:

О конкретной организации или предприятии;
О расходах, финансовом положении, имущественной структуре;
Анализ ликвидности компании и эффективность ее работы;
Данные за прошлые годы, а также кварталы;
О том, как ведется хозяйственная работа.

Если налоговая инспекция запросит пояснительную записку, а вы забудете ее сделать, вам грозят санкции. По приказу Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н работник бухгалтерии пишет подробный отчет об убытках и прибыли, он сопровождается пояснительной запиской.

Пояснения к подобным налоговым отчетам должны отражать сведения, которые касаются политики компании. Они позволяют оценить ее финансовое состояние. В пояснении бухгалтер непременно указывает о наличии за отчетный период:

Главных средств компании;
Активов, относящихся к нематериальным;
Прибыли или возможных затрат;
Вложений финансов;
Акций, если они были выпущены;
Задолженности.

Оформляется пояснительная записка как налоговый документ, позволяющий оценить функционирование компании.

К дипломному проекту

Надо сказать, что каждая студенческая работа непременно должна сопровождаться пояснительным документом, особенно, когда речь идет о дипломе по технической специальности. Обычно любое учебное заведение располагает своими образцами таких записок, которые всегда содержат:

Титульный лист с именем автора и названием работы;
Задание от руководителя;
Аннотацию, в которой кратко изложены разделы дипломной работы;
Постраничную разметку и оглавление;
Обозначения или сокращения приводятся списком;
Краткое обзорное введение;
Заключение, содержащие выводы по проделанной работе;
Источники, которые принимались во внимание при написании диплома;
Дополнительные приложения с графиками и другими материалами.

Важно помнить о том, что записка будет изучаться членами комиссии. Она должна быть составлена аккуратно и оформлена грамотно. Есть определенные требования и стандарты, касающиеся структурирования пояснения. Порядок оформления будет следующим:

Для начала необходимо написать план пояснительной записки, где будут строго прописаны все пункты. Сначала оформляется титульный лист, затем следует аннотация. Не забудьте про оглавление и введение. Лишь после этого будет размещен основной текст, разбитый по главам. В конце дается заключение и список литературы, которая использовалась в работе. Приложения к записке должны размещаться после списка литературы. Непременно пронумеруйте их.
Перед написанием чистового варианта следует набросать черновик. Он основан на принципах, которые были во главе всей дипломной работы. Создайте анализ трудов, которые были использованы в работе. В заключении предоставьте результат работы.
Документ начинается с разъяснений, по какой причине вы выбрали именно данную тему, почему она для вас ценна.

Помните, что пояснительная записка раскрывает содержание проекта. Составляется она исключительно в письменном виде. Чтобы создать хорошую пояснительную записку, нужно уделить внимание каждому ее пункту.

Выбирайте шаблон записки и создавайте профессиональный документ

Выберите шаблон записки, который подходит вашим личным, корпоративным и групповым потребностям. Эта коллекция отличных и легко настраиваемых шаблонов записок в Word предназначена для экономии времени и придания профессионального внешнего вида вашим документам.

Доступны различные стили шаблонов записок. Если вам требуется корпоративный внешний вид, воспользуйтесь шаблоном записки для Word с оформлением "Синие сферы". Для более динамичного варианта примените шаблон докладной записки с оформлением "Призмы". Шаблон записки в умиротворенном стиле для Word отлично подойдет для студии йоги, клиники иглоукалывания или спа. Также доступен классический шаблон деловой записки с разными стилями для любого применения.

Независимо от выбранного шаблона вы легко сможете создавать привлекательные и понятные записки.

Читайте также: