Как сделать повторяющуюся встречу в outlook
Обновлено: 29.06.2024
Государственная публичная научно-техническая библиотека СО РАН
Г.Б. Паршукова
Научная работа библиотекарей на персональном компьютере
Глава 17 Microsoft Outlook
В Microsoft Outlook отображаются собрания и напоминания о встречах. Кроме того, эта программа позволяет планировать встречи и собрания с другими пользователями. При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора наиболее удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.
Личный календарь
В едение личного электронного ежедневника (ежедневника подразделения библиотеки) � очень удобный модуль программы именно для работников библиотек, имеющих постоянную необходимость придерживаться достаточно жесткого расписания своей работы. Даже если ваш компьютер не имеет выхода в Интернет, то все равно установите Outlook и ведите Ежедневник �Календарь.
Д ля того чтобы открыть элемент календаря надо на панели Outlook нажать кнопку Календарь.
Настройка календаря:
1. Меню Сервис � Параметры � вкладка Настройка.
3. Настройте Параметры вашего Календаря:
Встречи, собрания и события
Планирование встречи
Встречи � это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы, например Методический совет, Совет дирекции, Производственное собрание .
Имеется возможность установить выдачу напоминания о встрече. Также можно установить вид календаря для его просмотра другими пользователями. Для этого время, отведенное для встречи, обозначается как занятое, свободное, под вопросом или время отсутствия на работе. Могут планироваться повторяющиеся встречи. Для выбора встречи щелкните ее. Для открытия встречи дважды щелкните левый маркер перемещения. Встречи можно просматривать по дням, неделям или месяцам.
Выбирая время начала и окончания встречи, воспользуйтесь средством автодатировки: достаточно ввести текст, например, "следующий вторник" или "полдень", и не набирать дату или время.
Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также могут быть помечены как личные.
1. В меню Файл укажите на команду Создать, затем щелкните Встреча.
2. В поле Тема введите описание.
3. В поле Место определите место встречи.
4. Введите время начала и окончания встречи.
5. Установите прочие параметры, если они необходимы.
Возможен другой способ создания встречи в календаре. Для этого выделите интервал времени, щелкните его правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Создать встречу .
Назначение собрания
Собрание � это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов.
1. На панели Outlook нажмите кнопку Календарь.
2. Меню Действия � Назначить собрание.
3. Пригласите участников и привлеките необходимые ресурсы.
4. Автовыбор � выберите нужный параметр � Организовать.
5. В поле Тема введите описание.
6. Если место проведения собрания не выбрано, введите его в поле Место.
7. Установите прочие параметры, если они необходимы.
Для отправки повестки дня или замечаний вложите файл в приглашение на собрание.
Создание события
Событие� это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов.
Примеры событий: Отпуск, Семинар и т.д. События могут быть ежегодными (например, День библиотек 27 мая, дни рождения сотрудников или годовщина создания библиотеки и т.д.), то есть происходить раз в году и протекать в течение одного или нескольких дней. Для событий простых и ежегодных время в календаре не отводится, но они указываются в титульных страницах. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время события� как свободное.
1. На панели Outlook нажмите кнопку Календарь.
2. Выберите в меню Действия команду Создать событие на целый день.
3. В поле Тема введите описание.
4. В поле Место введите место встречи.
5. Выберите другие настройки, если это необходимо.
Чтобы просматривающие календарь видели, что вас нет на работе, в предложенном списке В это время выберите значение Нет на работе .
Согласно определению, события длятся от полуночи до полуночи.
В представлении день/неделя/месяц можно быстро создать ежедневное событие, дважды щелкнув заголовок дня, на который оно приходится.
Создание отчета
Функция экспорта данных Outlook позволяет создать отчет о Встречах, Собраниях, Событиях, то есть по всем записям вашего электронного ежедневника. Для создания структурированного отчета необходимо, чтобы всем Событиям, Встречам и Собраниям были присвоены Категории.
1. Меню Файл � Импорт и экспорт.
2. В Мастере Импорта и экспорта выбрать Экспорт в файл, нажать кнопку Далее.
3. Выбрать тип файла, создаваемого в качестве отчета. В качестве формата экспортируемой информации удобнее выбрать Microsoft Excel (впрочем, можно выбрать любой удобный формат).
4. Выбрать папку, которую надо экспортировать, например Календарь, � Далее.
5. С помощью кнопки Обзор выбрать папку и задать имя файлу отчета � ОК � Далее.
6. На последнем шаге Мастера Импорта и экспорта, нажав кнопку Соответствие полей, установить, какие сведения из календаря, попадут в формируемую таблицу Отчета.
7. Нажать Готово, задать промежуток времени, за который создается Отчет � ОК.
8. Проследить благополучное создание файла отчета и открыть его. При необходимости внести редакторские правки и коррективы.
Работа с адресной книгой
Microsoft Outlook может использоваться для хранения имен, номеров телефонов и адресов вышестоящих начальников в районных и городских администрациях, коллег и партнеров, книготорговых фирм, особых групп читателей, с которыми необходим частый и постоянный контакт � например читательский актив и т.п. Кроме того, списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.
Папка "Контакты" является адресной книгой для электронной почты, а также хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь. В папке "Контакты" могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например день рождения и годовщина какого-либо события.
При вводе имени или адреса контактного лица Outlook разделяет это имя или адрес на компоненты и помещает эти компоненты в отдельные поля. Сортировка, группировка и фильтрация контактов могут выполняться по любой части имени или адреса.
При сохранении сведений о контактном лице в файле в качестве имени этого файла могут использоваться имя, фамилия, название организации, кличка контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например "книготорговая организация". Outlook предлагает несколько вариантов имени файла, в котором сохраняется контакт, может быть выбрано и другое имя. Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использоваться для создания писем нескольким адресатам.
Создание нового контакта с новыми данными:
1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Контакт.
2. В поле Полное имя введите имя контактного лица.
3. Введите все необходимые сведения о новом контактном лице.
Открытие контакта:
1. На панели Outlook нажмите кнопку Контакты.
2. Выберите контакты, которые требуется открыть.
3. В меню Файл укажите на команду Открыть и щелкните Выделенные документы.
Быстрый поиск контактных лиц:
1. Введите имя, которое требуется найти, в поле Найти контакт на панели инструментов.
2. Может быть введено сокращенное имя (например, Петр Б.), или фамилия, а также адрес электронной почты. Чтобы быстро найти контакт, поиск которого недавно уже выполнялся, щелкните стрелку рядом с полем Найти контакт и выберите его имя.
Работа с задачами
Механизм назначения задач позволяет следить за ходом выполнения работы, которую вы себе запланировали.
При использовании сетевых машин, подключенных к локальной или глобальной сети, задачи можно назначать не только себе. Например, руководитель может назначить задачу помощнику, сотрудник � коллеге по рабочей группе. В операции назначения задачи участвуют, по крайней мере, два человека: один отправляет поручение, а второй отвечает на него.
Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является организация какого-либо мероприятия в последнюю пятницу каждого месяца или написание статьи.
Повторяющиеся задачи по одной добавляются в список задач - После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия
Создание разовой задачи:
Примечание. Чтобы быстро добавить задачу к списку задач, щелк ни те поле Щелкните здесь, чтобы добавить элемент (задачу), затем наберите имя задачи и нажмите клавишу Enter.
Создание задачи, повторяющейся с равными интервалами:
1. Меню Файл � Создать � Задача.
2. В поле Тема введите название задачи.
3. Выберите нужные настройки.
4. Меню Действия � Повторение.
5. Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно) и установите соответствующие параметры.
Для повторения задачи с регулярными интервалами не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу на .
6. Если задача должна начинаться и заканчиваться в конкретные дни, введите дату начала и дату завершения.
Создание задачи, повторяющейся в зависимости от даты выполнения:
1. Меню Файл � Создать � Задача.
2. В поле Тема введите название задачи.
3. Выберите нужные настройки.
4. Меню Действия � Повторение.
5. Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).
6. Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
7. Если задача должна начинаться и заканчиваться в конкретные дни, введите дату начала и дату завершения.
Открытие задачи:
1. На панели Outlook нажмите кнопку Задачи или Календарь.
2. В списке задач найдите необходимую задачу и дважды щелкните ее значок.
Планируйте свою деятельность, следите за выполнением своих задач и встреч, ведите ежедневник и у вас не будет проблем с отчетами. Планировать свою деятельность будет проще, если вы будете точнее представлять свои временные затраты и удельный вес тех или иных работ.
Это работало для меня в версиях Outlook 2010 и 2016, а также в Office 365 Mail
Мне удалось пригласить дополнительного участника в качестве организатора встречи следующим образом:
Для Office 365 диалоговое окно будет выглядеть следующим образом:
Вместо того, чтобы редактировать событие или собрание, вы можете переслать его только этому новому человеку.
Вы можете сделать это либо из представления календаря, либо из представления элемента.
В режиме просмотра календаря выберите элемент и щелкните Forward на ленте или щелкните элемент правой кнопкой мыши и выберите Forward в контекстном меню. В представлении элемента выберите Forward на ленте. Введите адрес нового человека, и он будет приглашен на собрание.
Приведенный выше ответ применим только в том случае, если вы сами приглашенный. Это не позволяет вам переслать приглашение на встречу, организатором которой вы являетесь.
Иногда, когда этого просто недостаточно. Если вам нужно сохранить эту еженедельную встречу с вашим руководителем или взять Скраффа в groomer один раз в месяц, функция Outlook 2007 Recurring Appointment дает вам возможность напомнить себе.
Чтобы создать повторяющееся (что означает регулярно назначенное) назначение, выполните следующие действия:
7. Выберите, когда встречи прекратятся.
Вы можете выбрать No End Date, End After (определенное количество случаев) или End By (определенная дата).
Ваше назначение отображается в календаре Outlook с символом в правом нижнем углу, чтобы показать, что это повторяющаяся встреча. Символ выглядит как две маленькие стрелки, преследующие хвосты друг друга, немного похожие на людей, которые идут на слишком много повторяющихся встреч. Совпадение? Возможно, нет.
Даже повторная встреча меняется через некоторое время. Отредактируйте повторяющуюся встречу, выполнив следующие шаги:
1. Дважды щелкните запись, которую хотите изменить.
2. Выберите, хотите ли вы изменить только то, что вы нажали, или всю серию.
Появится диалоговое окно Повторяющееся назначение.
4. Отредактируйте детали встречи.
Возможно, вы захотите ввести регулярные встречи, такие как занятия или регулярные развлекательные мероприятия, даже если вы уверены, что не забудете их. Включение всех ваших действий в Outlook может помочь вам не планировать конфликтующие встречи.
Приложение Microsoft Outlook
Создание повторяющейся встречи
1. Выделите интервал времени в нужный день на панели Список встреч .
2. Щелкните по нему правой кнопкой мыши.
3. Выберите в открывшемся меню команду Создать встречу .
4. Заполните поля формы Встреча .
Помимо единичных встреч, происходят встречи периодически повторяющиеся. Например, семинар по новым информационным технологиям проводится в организаций каждый месяц.
Создадим встречу с периодом повторения 14-е число каждого нового месяца и продолжительностью повторения б месяцев.
Создание повторяющейся встречи
1. Выберите команду Создать повторяющуюся встречу в меню Действия .
2. На экране появится форма Повторение встречи .
3. В поле Время встречи вредите время начала (12.30) и время окончания (13.00).
4. В поле Повторять отметьте ежемесячно, повторять 14 числа каждого 1 месяца.
5. В поле Пределы повторения введите б в пункт Завершить после _ повторений .
7. Откроется форма Повторяющаяся встреча, похожая на форму Встреча, используемую при создании единичной встречи.
8. В поле Тема введите — семинар .
9. В поле Место введите — КУДИЦ .
10. Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть .
Создать повторяющуюся встречу можно и из единичной. В раскрытом окне Встреча (см. рис. 129) нажмите кнопку Повторение, появится диалоговое окно Повторение встречи.
Закладка Доступность участников позволяет быстро организовать собрание с участием нескольких лиц (рис. 130). При выборе времени собрания и определении списка участников формируется расписание каждого участника. Средство автовыбора позволяет найти интервал времени, удобный для всех. Если кто-то находится в другом часовом поясе, просмотрите время собрания в этом поясе. Определив время собрания, можно рассылать приглашения участникам.
Рис. 130. Закладка Доступность участников
Имеется возможность добавлять в Календарь национальные и международные праздники, быстро переключать часовой пояс в Outlook, при этом Календарь продолжает отображать и время в начальном часовом поясе.
Календарь Microsoft Outlook имеет возможность не только отображать собрания и встречи и напоминать о них, но и позволяет планировать собрания с другими пользователями. Во время планирования собрания есть возможность просмотреть сведения о занятости участников и выбрать наиболее оптимальное время.
В этой статье мы рассмотрим как создать собрание или встречу в Microsoft Outlook 2016.
Создание собрания в Outlook .
Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.
Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать собрание
В поле Кому необходимо добавить людей которых вы хотите пригласить на это собрание. Нажав кнопку Кому их можно выбрать из списка.
В поле Тема необходимо ввести тему собрания.
В поле Место необходимо ввести название комнаты или помещения где будет проходить собрание, либо выбрать его из списка нажав кнопку Помещения…
В Outlook 2016 по умолчанию кнопка Поиск комнаты включена. Если нет то включите.
Благодаря этому у нас справа появляется колонка Поиск помещений, где мы видим в какое время выбранное нами помещение свободно.
Указываем Время начала и Окончания нашего собрания.
Найдя и нажав Помощник по планированию на вкладке Собрание мы можем проверить занятость в выбранное время всех участников собрания.
Далее мы можем добавить вложения к собранию.
Можем настроить собрание, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Собрание нажмите кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.
Собрание создано и разослано всем его участникам.
Создание встречи в Outlook.
Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.
Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать Втречу
Заполняем поля Тема, Место, Время начала и Окончание.
Далее мы можем настроить встречу, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.
Также можем преобразовать встречу в собрание пригласив других пользователей. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Пригласить участников и дальше уже всё как для собрания.
Закончив все настройки жмём кнопку Сохранить и закрыть на вкладке Встреча.
Для начала работы с календарем в Outlook необходимо в области навигации кликнуть на Календарь.
Вкладка Главная содержит основные команды, необходимые для работы с календарем.
Вкладка Отправка и получение — неизменно во всех разделах Outlook.
Вкладка Папка расширенные функции для работы с календарем.
Вкладка Вид — способ отображения вашего календаря.
Создание события в календаре Outlook
Для того, чтобы создать новое в календаре, находясь в разделе Календарь необходимо на вкладке Главная выбрать, какое событие вы хотите создать
Это приведет к открытию нового окна, в котором осуществляется создание события.
В данном окне также представлен ряд вкладок: Файл, Вставка, Формат текста, Рецензирование.
В поле Тема указывается название события.
В поле Место — место его проведения.
В полях Время начала и Окончание указывается дата и время, в которые будет происходить событие. Для того, чтобы назначить событие на какой-то день без указания конкретного времени, необходимо поставить галочку Целый день.
В самое нижнее поле вводится описание события.
После создания события необходимо нажать на кнопку Сохранить и закрыть, расположенную в левом верхнем углу.
Создание встреч в календаре Outlook
Для того, чтобы создать встречу в Outlook необходимо перейти в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать встречу и заполнить появившееся окно:
Создание встречи в Outlook
Вы можете указать время начала и окончания мероприятия,настроить его повторение и сделать другие настройки.
Встречи — это мероприятия, которые появляются в календаре Outlook.
Создание собраний в календаре Outlook
В отличие от встреч, собрания в Outlook подразумевают присутствие на них других участников.
Чтобы создать собрание необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Создать собрание и заполнить появившееся окошко:
Создание собраний в Outlook
Созданное собрание будет добавлено в ваш календарь, а также направлено другие участникам.
Рабочее время в Outlook
В календаре Outlook вы можете указать границы своего рабочего времени.
Для этого необходимо перейти на вкладку Файл — Параметры — Календарь и в разделе Рабочее время указать время начала и окончания вашего рабочего дня:
Рабочее время в Outlook
Создание нескольких календарей в Outlook
Для удобства работы в Outlook вы можете создать несколько календарей. Для этого необходимо в разделе Календарь на вкладке Главная нажать кнопку Открыть календарь и выбрать пункт Создать новый пустой календарь.
В появившемся окне необходимо ввести имя нового календаря и нажать ОК.
Создание нового календаря
Совместное использование календарей в Outlook
Outlook позволяет использовать календари совместно с другими пользователями.
При этом вы можете поделиться:
- полной информацией, содержащейся в календаре;
- информацией о занятом и свободном времени (без деталей);
- только информацией о доступном времени.
Читайте также: