Как сделать перенос отпуска в 1с

Добавил пользователь Morpheus
Обновлено: 05.10.2024

Используя программу 1С:ЗУП 8.3., можно достаточно легко учитывать отпуска работающих в организации сотрудников. Однако, возможны и ситуации, когда компания только начинает переход к данной системе, а раньше такой учет велся в иных системах. По этой и ряду других причин достаточно часто становится необходимо внесение остатков отпусков в ручном режиме.

По закону, все работодатели должны каждый год предоставлять оплачиваемый отпуск своим сотрудникам. Как правило, продолжительность подобного отпуска равна 28 дней (календарных), но в определенных случаях она может измениться за счет назначаемых в организации дополнительных отпусков, доступных в определенных условиях. Отдельный график отпусков, при этом, составляется на каждый календарный год.

В настоящее время часто возникают ситуации, когда структура (организация, компания и т.п.) уже во время своей деятельности производит переход на 1С ЗУП 3.1 с иной информационной системы. Сотрудники уже давно зачислены в штат, и каждый имеет собственный и вполне определенный стаж отпусков, которые им положены. К тому же некоторые вполне могли уже успеть их отгулять, и эти данные вполне успешно переносятся. Но тем не менее, случаются ситуации, когда необходимо изменить вручную или внести остатки отпусков.

Данная статья посвящена инструкции, регламентирующей просмотр в 1С ЗУП 3.1остатков отпусков, их ввод изменение. Корректность отображения такого рода сведений в программе крайне важна, ведь если с этом возникнут сложности, вполне может появиться и трудности контакта с трудовой инспекцией.

Как посмотреть остатки отпусков по сотрудникам в ЗУП 3.1?

Сделать это можно несколькими способами, они будут рассмотрены детально. Каждый имеет собственные отличительные особенности, различающиеся между собой.

Первый способ

Второй способ

Третий способ

Отчет по остаткам отпусков дает возможность просмотра этих остатков в разных вариациях — по конкретному сотруднику, либо по организации в целом. Выбранная дата при этом может быть любой.

Отчет по справке по остаткам отпусков служит для формирования детальных сведений, касающихся остатков отпусков по конкретному сотруднику на определенную дату, которая задается пользователем.

Как изменить остатки отпусков в 1С?

Что бы скорректировать остатки отпусков в ручном режиме, в ЗУП 3.1 предусматривается три следующих способа:

Первый способ

Второй способ

Третий способ

После этого, использовав данный документ можно вводить по сотрудникам остатки отпусков, а также менять их в случае необходимости.

При своевременном внесении касающихся отпусков сотрудников достоверных сведений в программу, работа персонала по кадрам существенно облегчается. Крайне важно надежно контролировать остатки отпусков, поскольку это позволяет точно формировать большие объемы отчетности, состоящей из важных кадровых документов. Кроме того, это позволяет избежать лишних расходов, связанных с выплатами компенсаций в случаях увольнения сотрудников за неиспользованные ими отпуска.

Бухгалтерия периодически сталкивается с ситуацией, когда сотрудник, находящийся в отпуске, заболевает и оформляет больничный.

Статья 124 ТК. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности работника.

Если работник заболел, находясь в отпуске, и оформил лист нетрудоспособности, то он должен:

уведомить отдел кадров о больничном;
принять решение о продлении или переносе отпуска на количество дней на количество дней больничного.

Рассмотрим две ситуации, когда настройка включена (старый алгоритм работы программы) и когда настройка выключена (новый алгоритм).

Пример

Сотрудник Медведев М.М. был в ежегодном оплачиваемом отпуске с 06.07.2020 г. по 02.08.2020 г. Во время отпуска он заболел и оформил листок нетрудоспособности с 20.07.2020 г. по 25.07.2020 г. В отдел кадров он предоставил листок нетрудоспособности 03.08.2020 г.

Рисунок 1 - Начисленный отпуск

Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов включена

Настройка включается в разделе Настройка - Расчет зарплаты - Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов.

Рисунок 2 - Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов включена

Порядок действий по данному примеру при включенной настройке следующий:

1. Создать документ Больничный лист в месяце следующем за месяцем начисления отпускных

В документе Больничный лист произойдет перерасчет, часть оплаты отпуска, приходящаяся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируется.

Рисунок 4 - Документ Больничный лист

Если больничный оформляется в месяце, когда начислены отпускные, то сторнирование не производится.

Рисунок 5 - Больничный лист, оформленный в месяце начисления отпускных

Подробно посмотреть перерасчет можно на вкладке Перерасчет прошлого периода.

Рисунок 6 - Перерасчет прошлого периода в документе Больничный лист

2. Продлить отпуск

Рисунок 7 - Документ Отпуск

Указать новый период отпуска.

Средний заработок и общая сумма начислений не меняются.

Рисунок 8 - Исправление Отпуска

Указать на вкладке Продления, переносы, отзывы период, когда сотрудник болел.

Рисунок 9 - Заполнение вкладки Продление, переносы, отзывы в документе Отпуск

На вкладке Перерасчет прошлого периода можно посмотреть подробный перерасчет.

Рисунок 10 - Перерасчет прошлого периода в документе Отпуск

неверное распределение доходов для учета НДФЛ и взносов по отчетным периодам;
если отпуск был начислен и выплачен в прошлом налоговом периоде, а больничный в текущем, то сторнирование отпуска исключается из отчетности за прошлый налоговый период, а доначисление отражается в отчетности за текущий налоговый период;
в среднем заработке больничного не учитывается перерасчет отпуска, произведенный в этом же документе;
перерасчет отпускных перекрывает начисление по больничному листу и его нельзя выплатить отдельной ведомостью.

Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов выключена

Рассмотрим новые возможности программы.

Рисунок 11 - Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов выключена

Порядок действий по данному примеру при выключенной настройке следующий:

1. Создать документ Больничный лист

Рисунок 12 - Больничный лист при выключенной настройке Сторнирования

3. Указать продлевать или не продлевать отпуск

Рисунок 13 - Оповещение о продлении отпуска

Рисунок 14 - Исправленный документ Отпуск при выключенном Сторнировании

Вкладка Продления, переносы, отзывы будет заполнена автоматически. При необходимости продление можно отменить по гиперссылке Отменить продление основного отпуска.

Рисунок 15 - Отмена продления отпуска

Рисунок 16 - Документ Отпуск при отмене продления

4. Вернуться в Больничный лист после проведения Отпуска.

Там будет указано, что на основании Больничного листа исправлен Отпуск.

Рисунок 17 - Больничный лист после исправления Отпуска

Если больничный оформляется в месяце, когда начислены отпускные, то сторнирование не производится.

Рисунок 18 - Исправление Отпуска в месяце начисления отпускных

Таким образом, сейчас есть альтернатива выбора действий при пересечении отпуска и больничного. Новый алгоритм является более выигрышным в сравнении со старым. Рекомендуем регулярно обновляться до актуальной версии программы 1С:ЗУП и пользоваться новым функционалом.

Больничный в отпуске

Очень часто встречается ситуация, когда работник ушел в отпуск и заболел. В соответствии с ТК РФ, отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, который определяется работодателем с учетом пожеланий самого работника.

Для того чтобы продлить свой отпуск на соответствующее количество календарных дней, сотруднику необходимо:

получить листок нетрудоспособности;

уведомить работодателя любым удобным для него способом (например, лично, по телефону, в почте и т. п.);

в обязательном порядке сообщить, собирается ли он продлить отпуск или намерен приступить к работе сразу, как закончится больничный, а те дни отпуска, что он болел – перенести.

Продление отпуска не приводит к необходимости перерасчета отпускных, так как продолжительность отпуска не меняется, но это связано с оплатой дней, на которые отпуск продлевается. Если отпуск продлевается по болезни, то за рабочие дни, которые приходятся на период болезни, работнику в установленных случаях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Перерасчет отпускных необходим лишь при перенесении отпуска на другой срок, если при этом меняется расчетный период, который используется для исчисления среднего заработка.

Рассмотрим на примере сотрудника, который ушел в отпуск с 16 мая по 29 мая, и заболел. Временная нетрудоспособность продолжалась с 25 мая по 31 мая.

Содержание

Нередки случаи, когда сотрудник отправился в отпуск и там заболел. Законодательство защищает работников в подобного рода ситуациях и дает возможность взять больничный прямо во время течения отпуска, дабы не терять дни. То есть, человек не потеряет свой отпуск впустую, если нечаянно заболел. В приведенной статье рассмотрим, как отразить перенос отпуска в связи с больничным в 1С.

Отпуск в 1С

С чего же начать работу бухгалтеру, спросите Вы. В статье ответим на ряд Ваших вопросов и первым их них будет касаться каким документом проводится работа по введению периода отпуска. С этой целью разработчики предлагают спецформу отпуска “зарплатного” меню.

Тут имеется переключатель отпуска, и он присваивается машиной в автоматическом режиме. Вам потребуется внести сроки, когда подчиненный собрался отдыхать. Примечательна команда компенсации за неиспользованные дни и активировать ее потребуется в особых ситуациях, когда согласно трудового контракта нужно выплатить возмещение подчиненному вместо предоставления отпускных дней. Стоит внимательно прописать здесь конкретные дни в количественном выражении, за которые выплачиваются средства.

Машина предоставляет пользователю возможность посмотреть каким образом человеку насчитывается отпуск и сколько дней в запасе у него осталось. В виде справки выдается подобная информация посредством применения команды как сотрудник использовал отпуск. Здесь отражена величина среднего дохода подчиненного, на основании чего и были исчислены отпускные.

Процесс расчета отпускных

Начиная процедуру арифметического выяснения положенных отпускных начните с того, когда Вы планируете выдать сумму подчиненному:

В межрасчет.
В зарплату.
С авансированием.

От этого способа напрямую будет зависеть число выплаты отпускных, о чем необходимо информировать машину. Имеется нюанс, состоящий в том, что если Вы выплачиваете средства в межрасчет, то придется самому прописать дату выдачи средств. В случае двух других вариантов машина автоматом подтянет такие даты. Они, как известно, заданы в настроечных параметрах по выплатам заработка подчиненным.

Допотпуска и всякого рода отгулы указываются в машине при наличии права на такой отпуск и желания подчиненного объединить их с основным. В начислено (подробно) пользователь вправе в деталях изучить итоги исчислений отпуска по конкретному подчиненному компании. Открывшаяся форма содержит таблицу с суммами просчетов касательно:

Отпускных;
Заработка за период до наступления отдыха;
Компенсации отпуска;
Различные матпомощи к отпуску.

Произведенные вычисления машина разделяет по отчетным периодам, когда отдых разделен на разные месяцы.

Выплата на руки подчиненному отпускных сумм производится с применением команды отпуска по функциональной кнопке выплаты. Также создается ведомость в кассу или банк в зависимости от того, как налажен процесс выплат денег подчиненным. В ней Вы помечаете вид выплаты отпуска и подтягиваете в нее рабочую форму отпуска.

Если сотрудник заболел во время отпуска

Перенос отпуска в связи с больничным в 1С нередкий запрос бухгалтеров. Оно и объяснимо, ведь как предостеречь себя от болезней, находясь в отпуске. Это все весьма индивидуально и если такой момент настал, то надо знать как себя вести в подобной ситуации. Уже упоминалось, что закон защищает служащих и разрешает им продлять свой отдых на дни болезни либо использовать его в любой другой срок на свое усмотрение, естественно посоветовавшись с руководством компании. От подчиненного в этот момент потребуется произвести такие действия:

Шаг 1 – Получить в поликлинике больничный лист, оформленный по всем правилам и требованиям.

Шаг 2 – Сообщить о своей болезни руководству возможным для этого способом.

Шаг 3 – Четко разъясните для своего работодателя, что Вы собираетесь сделать с остатком дней отдыха. Вы вправе приступить к выполнению своего функционала сразу после закрытия больничного листа и отгулять остаток когда-нибудь позже. Другой выход из ситуации заключается в продлении отдыха сразу после болезни не выходя на работу.

Уже сообщалось, что пересчитывать отпускные в случае болезни не стоит, ведь в любом случае длина самого отпуска остается неизменной. Влияние остается лишь на дни продления отдыха. При увеличении отпуска на дни по больничному за все рабочие дни периода болезни человек получает пособие по временной нетрудоспособности. Пересчитать сумму потребуется тогда, когда сам отпуск переносится на иное время и изменяется период исчисления в целях формирования цифры среднего дохода для отпускных.

Перенос отпуска в связи с больничным в 1С

Если человек все же заболел в момент нахождения в отпуске, стоит воспользоваться специальным функционалом отпуска. Вызвать форму возможно двумя путями, и Вы знаете, что любой Ваш запрос активируется несколькими способами. Итак, для открытия рабочего окна пройдите в:

К примеру, у человека закончился отпуск, но на работу он так и не вышел по причине болезни. Служащий компании обязан провести в машине факт невыхода человека в форме прогулов и неявок кадрового меню. В поле всех отсутствий сотрудников по команде создания активируйте запрос прогула, неявки. Данное действие совершается также в зарплате во всех начислениях по команде создания того же запроса.

Далее Вы сообщаете машине почему нет на работе человека, выбирая раздел отсутствия по невыясненным причинам, потому что после окончания отпуска человек на работу так и не вышел, а придет только после закрытия листка нетрудоспособности. Пропишите здесь числа начала и окончания отсутствия подчиненного на рабочем месте.

Допустим, что менеджер строительной компании “Авеста” Смирнов И.П. вышел с больничным листом на работу уже в следующем месяце, после отпуска. Бухгалтер проводит больничный в одноименном меню зарплатного раздела. Теперь машина произведет сторнирование суммы, исчисленной за время болезни по неизвестным причинам, когда период болезни выпал на иной следующий период просчетов. Понятнее говоря, это касается того, когда уже проведен и закрыт отчетный период. Когда больничный и отпуск припали на один период о он еще не закрыт, сторно машина не делает. От Вас в таком случае потребуется только пересчитать документ отпуска, в котором Вы работали до этого.

Перерасчет ранее введенного документа отпуска осуществляется так:

Дабы продлить отпуск из-за болезни зайдите в исходную рабочую форму и произведите соответствующие поправки через команду исправления. Задайте здесь новую дату конца отпуска исходя из предоставленного подчиненным больничного.

Особенности налогообложения

В этом разделе речь пойдет о нюансах налогового учета при переносе периода отдыха подчиненного. Информация наглядно изложена в таблице.

№ п\п

Доход за отпуск работник получает в день их фактического перечисления в полном объеме за три дня до его начала и никаких повторных допвыплат не планируется. Отчетная форма 6-НДФЛ содержит сроки, когда он предоставляется и сумму уплаченного НДФЛа. Продленный период, в свою очередь, показывает лишь выплаты этого месяца. В ситуации переноса дней отдыха величина отпускной выплаты и налога подлежит пересчету и корректируется с учетом будущих выплат

Касательно налога на прибыль, суды подтверждают описанный пункт в таблице и придерживаются в своих постановлениях данной формулировки. Однако налоговики оговаривают, что средний доход за оставшиеся дни отдыха считаются затратами того периода, когда он решит отгулять свой остаток дней. Примите это к сведению в своей работе.

Нормы трудового права разрешают продлить или перенести дни отпуска, совпавшие с периодом болезни (ст. 124 ТК РФ). Это касается только случая, когда болел или получил травму сам работник. Если во время отпуска заболел его ребенок, то возможности продлить или перенести часть отпуска нет. Единственное исключение – если возможность продления предусмотрена внутренними положениями компании (ст. 124 ТК РФ, письмо Роструда от 01.06.2012г. № ПГ/4629-6-1).

Рассмотрим на примере действия по переносу отпуска.

Отпуск сотрудника с 01.02.2020 по 14.02.2020. Выплачен отпуск 01.02.2020.

Далее сотрудник сообщает, что он заболел. Перед расчетом заработной платы вводим документ отсутствия, т.к. сотрудник не вышел до конца месяца.

После того, как сотрудник сдает больничный лист, нужно перенести его отпуск.

- Вводим исправление документа отпуска – дату начала оставляем как есть, а дату окончания высчитываем и проставляем с учетом продления.

Чернышова Людмила,

Тел. (473) 202-20-10

При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна

Накопились вопросы и нужна помощь?

С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.

Читайте также: