Как сделать открытие смены на кассе

Обновлено: 02.07.2024

Общий сценарий применения фискальных регистраторов в клинике

В начале смены выполняется открытие кассовой смены на ФР
В течение дня выполняются операции по регистрации чеков
В конце смены выполняется закрытие смены
После закрытия смены выполняется обнуление кассы ККМ ФР

Подробное описание применения онлайн-касс в клинике

Применение в клинике одного или нескольких фискальных регистраторов (онлайн-касс), далее ФР, требует выполнения некоторых регулярных регламентных операций.

Основной регламентной операцией является открытие и закрытие кассовой смены на каждом из подключенных фискальных регистраторов.

Открытие и закрытие кассовых смен

Кассовую смену можно открывать и закрывать несколько раз в сутки, однако частое открытие и закрытие смены может вызвать вопросы у контролирующих органов. Закрытие смены по прошествии 24-х часов может вызвать наложение административного штрафа на организацию. Если клиника работает круглосуточно, во избежании штрафов, мы рекомендуем делать перерыв между закрытием и открытием новой смены как минимум полчаса для возможности принять меры к закрытию кассовой смены в случае возникновения нештатных ситуаций с ФР.

Открытие и закрытие кассовых смен выполняется в разделе "Взаиморасчеты/Кассовые смены".

Каждой открытой смене соответствует документ "Кассовая смена". Документ создается при открытии смены и дополняется данным Z-отчета при ее закрытии.

Открытие смены

Для открытия смены следует кликнуть на ссылку "Открыть смену"

При открытии смены нужно выбрать фискальный регистратор, а так же можно указать пароль кассира. Пароль кассира является идентификатором кассира для ФР. В зависимости от указанного пароля в чеках будет фигурировать имя и ИНН кассира связанного с данным паролем. Пользователи и пароли для касс "Атол" настраиваются с помощью утилиты "Тест драйвера ККТ" входящую в состав драйверов касс "Атол".

Программа сохраняет введенный ранее пароль кассира и выполняет открытие и закрытие смены с введенным ранее паролем, однако, в зависимости от настроек ФР закрытие смены может быть разрешено только пользователю "Администратор", по умолчанию имеющему пароль "30", в таком случае при попытке закрыть смену будет выведена ошибка "Не верный пароль кассира". При данной настройке ФР пароль кассира необходимо вводить при каждом открытии и закрытии смены - при открытии - пароль кассира (1,2,3 и т.д.), при закрытии - пароль администратора (30).

В случае успешного открытия смены на ФР будет распечатан отчет об открытии смены и ФР будет готов к работе.

На фискальных регистраторах "Эвотор" открытие смены будет сопровождаться печатью и аннулированием нулевого чека.

Закрытие смены

Закрытие смены выполняется в том же разделе, что и открытие смены. Для закрытия смены следует кликнуть по ссылке "Закрыть смену". Далее следует выбрать фискальный регистратор и при необходимости ввести пароль кассира.

При закрытии смены программа контролирует соответствие суммы наличности числящейся в фискальном регистраторе с суммой в кассе ККМ программы. В случае совпадения сумм выполняется попытка закрытия смены.

Суммы к ФР и в кассе программы могут не совпадать по различным причинам, что не является ошибкой, а является сигналом к необходимости предпринять некоторые дополнительные шаги.

Если сумма в ФР превышает сумму в кассе программы, это может означать то, что на данном ФР были пробиты чеки с использованием другой программы. Это не является проблемой, и можно продолжить закрытие смены. Сумма в кассе программы может превышать сумму в ФР и в том, случае, если перед открытием текущей смены не было выполнено обнуление кассы ККМ программы, что тоже не является проблемой а свидетельствует об ошибках в учете.

Если суммы не удается привести к равенству нужно выполнить закрытие смены в любом случае и попытаться выяснить причину несовпадения, при необходимости обратившись в службу технической поддержки.

В случае успешного закрытия смены на ФР будет распечатан отчет о закрытии смены (Z-отчет).

Мы рекомендуем при каждом закрытии смены контролировать наличие документов не переданных в ОФД, в z-отчете присутствует соответствующий раздел. Если ФР потеряет связь с ОФД в нем начнут скапливаться непереданные документы (чеки, отчеты). Через месяц ФР будет заблокирован.

Обнуление кассы ККМ (инкассация)

По умолчанию на кассах "Атол" включен режим обнуления суммы наличности в ФР при закрытии смены. В данном случае, для соблюдения целостности учета, необходимо выполнять обнуление кассы ККМ связанной с данным ФР после закрытия смены или перед открытием новой.

Для обнуления кассы необходимо зайти в раздел "Взаиморасчеты с клиентами (Р) / Кассы клиники / Кассовые документы" и создать документ "Перемещение" или "Выдача" по данной кассе ККМ. Перемещение средств выполняет перенос указанной суммы из кассы источника в кассу получателя, к примеру в основную кассу филиала. Выдача средств выполняет простое уменьшение средств в кассе программы.

При составлении документа рекомендуется в поле "Основание" указать "Инкассация при закрытии смены".

Если на момент открытия кассовой смены в кассе ККМ программы будет числится какая либо сумма это может привести к неравенству сумм в кассе ККМ и в ФР на момент закрытия смены.

В программе регистрируются чеки по следующим операциям:

Прием оплаты по акту выполненных работ наличными, по банковским картам и по лицевому счету
Пополнение лицевого счета клиента
Оплата розничной продажи
Возврат по розничной продаже
Внесение наличных в ФР
Изъятие наличных из ФР

Согласно настройкам программы регистрация чека может производиться только при наличной оплате, только при оплате по картам или в обоих случаях. Так же можно регистрировать чеки на разных ФР в зависимости от типа оплаты.

Все чеки созданные в программе сохраняются и доступны в виде списка в разделе "Взаиморасчеты/Чеки ККМ". По каждому чеку можно получить его содержание и состояние. Чеки по которым регистрация закончилась неудачей имеют статус "Ошибка" и по ним можно предпринять повторную попытку регистрации.

Режимы печати чека на частичную оплату акта выполненных работ

Согласно требованиям ФФД чеки на частичную оплату должны содержать информацию о всей сумме покупки. Суммы оплат сделанных ранее отражаются как авансовые платежи и зачет авансов.

В случае если в настройках программы в рамках одного филиала регистрация и наличных платежей и электронных выполняется на одном ФР в чеке будет содержаться расширенная информация об оплате, в частности о суммах платежей сделанных ранее по данному акту выполненных работ. В противном случае в чеках будет фигурировать только сумма текущего платежа.

Особенности регистрации чеков при операциях по лицевым счетам

В программе реализован механизм лицевых счетов владельцев животных. Данный механизм позволяет принимать деньги от клиентов авансом, вести учет этих средств и оплачивать услуги средствами на лицевых счетах. Согласно законодательству кассовый чек необходимо выдавать на любую операцию по приему денег от покупателей, включая и авансовые платежи.

В программе существует настройка позволяющая включить или отключить регистрацию чеков на операции по лицевым счетам. При регистрации чека на операцию по внесению средств на лицевой счет в чеке фигурирует строчка "Пополнение лицевого счета" с признаком способа расчета "Аванс". При оплате с лицевого счета способом оплаты в чеке значится "Предварительная оплата (Аванс)", т.е. оплата осуществляется зачетом внесенного ранее аванса.

К сожалению мы пока не можем предложить качественного решения данной проблемы, в связи с этим рекомендуем не использовать функционал лицевых счетов в конфигурации с несколькими филиалами, дополнительно отключив регистрацию операций по лицевым счетам на ФР.

Управление фискальным регистратором

Для получения информации о состоянии подключенного фискального регистратора и выполнения действий связанных ним в программе реализован раздел "Взаиморасчеты/Управление фискальным регистратором".

В разделе отображается текущая информация о состоянии устройства, а так же кнопки операций разделенные на группы.

В данном разделе можно выполнить следующие операции:

Изменить пароль кассира
Аннулировать чек
Внести наличные в ФР
Изъять наличные из ФР
Распечатать отчет о текущем состоянии счетчиков (X-отчет)
Выполнить аварийное открытие/закрытие смены

Действия при нештатных ситуациях

При возникновения нештатных ситуаций при работе с ФР можно попытаться восстановить нормальную работу устройства воспользовавшись рекомендациями представленными ниже. Если восстановить работу не удается необходимо обратиться в службу технической поддержки.

Чеки не печатаются, смена не закрывается, общая ошибка

Программа "Вет-Ассист Менеджер оборудования" не запущена, или произошло ее зависание. Необходимо убедиться что программа запущена и работает нормально.
Фискальный регистратор выключен/не подключен/завис/не работает. В этом случае следует проверить его подключение, выключить и включить его через несколько секунд. При включении регистратор должен выдать чек о готовности к работе.
Отсутствует доступ в интернет. Для доступа к устройствам используется интернет-канал, необходимо убедиться что доступ в интернет существует.

Не удается открыть/закрыть смену

Если смена не закрывается/не открывается по каким либо причинам, при этом доступ к устройств осуществляется можно воспользоваться функцией аварийного открытия/закрытия смены в разделе "Управление фискальным регистратором". При этом программа попытается выполнить данную операцию минуя дополнительные проверки и прочие операции. О подобных ситуация рекомендуется уведомить службу поддержки программы для выяснения причин их возникновения.

Такое происходит когда чек на фискальном регистраторе открыт и по каким либо причинам не может быть закрыт. Устройство блокируется для принятия мер. В данном случае следует в разделе "Управление фискальным регистратором" в блоке "Чек" выполнить операцию "Аннулировать чек". После чего попытаться пробить "ошибочный" чек повторно

Как же обезопасить себя, и что грозит за нарушение кассовой дисциплины — расскажем в статье.

Закрытие смены на онлайн-кассе: когда и как сделать

Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе, если она начинается сегодня, а закончится завтра? Однозначно да. Превышение максимальной отметки в 24 часа приведет к штрафу . При этом минимального временного порога нет, вы можете закрыть смену даже через пару часов после открытия, закон этого не запрещает.

Процедура закрытия онлайн-кассы зависит от конкретной модели вашей ККТ , но в общем алгоритм примерно одинаков:

После закрытия смены на онлайн-кассе можно сразу же открывать новую смену и продолжать работать в стандартном режиме.

Что делать, если не закрыл смену на онлайн-кассе

К сожалению, нередко возникают ситуации, когда кассиры забывают закрыть смену на онлайн-кассе. Что может грозить в этом случае, и есть ли возможность избежать наказания?

Причина в том, что в случае незакрытия смены возможности ККТ резко сокращаются, на чеках не печатаются фискальные реквизиты, сами чеки не отправляются ОФД, а значит и в ФНС.

Если при незакрытой смене не печатать чеки, это не будет считаться серьезным нарушением, и можно избежать наказания. Но если продолжится выдача чеков, то без административных санкций не обойтись. Организацию могут оштрафовать на сумму от 5 до 10 тысяч рублей, ИП — от 1,5 до 3 тысяч. Но иногда можно избежать взыскания в денежном эквиваленте и отделаться лишь предупреждением.

Порядок действий, если на онлайн-кассе не была вовремя закрыта смена:

прекратить печатать чеки;
сразу же сформировать отчет о закрытии смены;
если чеки все же выдавались, максимально быстро сообщить о своем нарушении в ФНС до того, как в инспекцию поступит оповещение от ОФД;
рассказать об обстоятельствах случившегося.

Если налоговые инспекторы сочтут ваши доводы убедительными , вы можете рассчитывать либо на уменьшение размера штрафа до минимальной суммы, либо на отмену денежного наказания .

Доказательством невиновности считаются обстоятельства, которые исключают злоумышленный характер нарушения кассовой дисциплины, например, авария или иная чрезвычайная ситуация. Хорошо, если вы сможете предоставить документы, удостоверяющие уважительную причину.

А вы уже сталкивались с наказанием за незакрытые смены? Получали штраф или отделывались предупреждением?

Подписывайтесь на канал ЗДЕСЬ — так вы не пропустите новое и полезное!

Если кассир забыл это сделать, и смена длится уже более 24 часов, то нельзя начинать печатать чеки, иначе за этим последуют санкции со стороны ФНС. Максимальная продолжительность смены не должна превышать данного значения согласно 54-ФЗ, ст.4.3, п2.

Время смены отсчитывается с момента отчета об ее открытии и до формирования отчета о закрытии.

После составления отчета о завершении рабочего дня итоги за день обнуляются, а данные о проведенных операциях за данный временной отрезок уходят в ОФД.

Если смена не закрыта

Такие случаи бывают, и поводом для них является человеческий фактор. Обычная забывчивость, следствием которой является нарушения кассовой дисциплины, выраженная в превышении установленной длительности смены. А это приводит к блокировке фискального накопителя. То есть, онлайн-касса просто перестает выдавать на чеки фискальную отчетность. Отправка данных в ОФД также прекращается.

Блокируются практически все функции онлайн-кассы, оставляя только возможность формирования отчета о закрытии смены.

Как поступать в таком случае

Если произошла блокировка, то уже сама логика, судя по данной выше информации, подсказывает единственно верное решение – необходимо закрыть смену, устранив тем самым причину блокировки и используя единственную оставшуюся функцию. При этом формируются х- и z-отчеты (о закрытии смены).

Как закрыть смену

Ответственность за нарушение

Современное оборудование позволяет ФНС в режиме реального времени узнавать о случившемся нарушении. То есть, сразу же по формированию отчета о закрытии смены онлайн-касса отсылает его в ОФД, откуда он уходит в налоговую службу. В отчете содержится информация о времени закрытия предыдущей смены и открытия новой.

Таким образом, фиксируется нарушение правил использования ККТ. За это предусмотрено наказание в виде штрафных санкций либо предупреждения – согласно КоАП, ст. 14.5, п.4.

Если новые чеки при незакрытой смене не выбивались, то нарушение не является серьезным. В противном случае основания для наложения штрафа являются существенными. Размер штрафа в таком случае колеблется в пределах:

для ИП/должностного лица – 1500 – 3000 рублей;
для ЮЛ – 5 000 – 10 000 рублей.

Однако, если будут предоставлены разъяснения насчет того, что нарушение случилось не по вине ответственного лица, а вследствие чрезвычайной ситуации, то штрафа можно будет избежать – ФНС обойдется предупреждением. Можно также уменьшить размер штрафа, написав ходатайство.

Современные онлайн-кассы способны формировать не только привычную бумажную версию фискального чека, но и его электронную копию. Кроме того, при необходимости кассир может создать дубликат любого чека: например, если этого требует покупатель или возникла производственная необходимость. Разберемся вместе, что такое дубликат чека онлайн-кассы и как можно его получить.

Когда необходим повторный чек

Повторный чек может понадобиться в разных случаях. Чаще всего за дубликатом чека обращаются покупатели или потребители услуг: для отчетности или при утере первой версии чека. Также дубликат может понадобиться, если в кассовом аппарате закончилась чековая лента, а кассир либо не заметил этого вовремя, либо не смог вовремя заменить ее. Еще одна ситуация, при которой распечатывается повторный чек — технический сбой в работе онлайн-кассы.

Что такое дубликат чека

Современные онлайн-кассы способны сформировать дубликат как бумажного, так и электронного чека. Бумажная копия будет распечатана, а электронная версия - отправлена на контактный адрес покупателя (электронную почту или номер телефона). Если покупатель настаивает на выдаче бумажной версии чека (например, у него нет электронной почты), то не запрещается распечатать электронную версию чека на обычном принтере.

Как сделать дубликат чека

Способов, как сделать повторный чек, несколько. Все они имеют свои достоинства и недостатки. Меньше всего хлопот вызывает создание повторного чека в том случае, если покупатель обратился за ним в день покупки. Если смена на кассе не закрыта, то кассир распечатает дубликат всего за пару минут. Если же покупатель обратился на следующий день, когда смена уже закрыта, потребуются более изощренные способы. Важно знать, как повторно выбить чек, поэтому разберем каждый из них подробно.

Закон ФЗ-54 гласит, что все организации и индивидуальные предприниматели (за редким исключением), которые занимаются розничной торговлей, обязаны устанавливать контрольно-кассовую технику (ККТ, онлайн-кассы). Нарушение этого требования влечет за собой наложение штрафов.

Ключевая особенность современных онлайн-касс – наличие принтера чеков, фискальной памяти и связи с интернетом, что дает возможность дистанционно передавать отчеты оператору фискальных данных (ОФД), а затем – в Федеральную налоговую службу. Все данные, которые хранятся в памяти накопителя, называются фискальными.

ККТ, которые применяются для учета финансовых операций в России, состоят на учете в ФНС. Порядок использования кассовых аппаратов регулируется в законодательном порядке. Согласно действующим нормам данные о розничных продажах должны ежесуточно передаваться контролирующим органом. Для этого предусмотрены операции по открытию и закрытию смены.

Открытие знаменует начало торгового дня, а закрытие – окончание. После того как касса закрыта, формируется приходной кассовый ордер (ПКО, Z-отчет), который подкрепляется соответствующей записью, вносимой в кассовую книгу организации.

Помимо передачи отчетностей в контролирующие органы, Z-отчеты выполняют несколько дополнительных функций:

Сигнализируют о необходимости скорой замены фискального накопителя. Если накопитель заполнен на 99 %, это отображается в ПКО.
Информируют о чеках, которые не получил ОФД. Это является основанием для того, чтобы сверить фискальные данные, хранящиеся на ККТ с теми, которые переданы в ФНС.

Как открывать смену: ликбез для кассира

Поскольку розничной торговли без ККТ почти не осталось, знать о порядке открытия торгового дня через онлайн-кассу должен каждый кассир. Сделать это можно несколькими способами:

Как закрыть?

Необходимость каждый день закрывать смену продиктована ФЗ-54 (п.2 ст. 4.3). В этом положении сказано, что касса не может быть открыта более 24 часов.

Порядок шагов, которые нужно выполнить для закрытия, зависит от модели онлайн-кассы. Чтобы узнать точную последовательность действий, воспользуйтесь инструкцией по эксплуатации. Впрочем, можно выделить обобщенный алгоритм для смарт-касс и кнопочных аппаратов.

Через кнопочную онлайн-кассу:

Можно ли закрыть с опозданием?

В розничной торговле зачастую приходится работать в авральном режиме. При большом наплыве покупателей закрытие кассы сулит потерю прибыли. Тем не менее, закон не делает исключений – Z-отчет нельзя формировать с опозданием. Это касается, в том числе, организаций, которые торгуют ночью, открывая кассу в один день и закрывая в другой. То есть, привязки к времени суток здесь нет. Главное правило – торговый день не может длиться более 24 часов.

Что, если закрытие все-таки не произошло вовремя?

Если ККТ работает более 24 часов, это расценивается как дисциплинарное нарушение. ОФД автоматически передает информацию об этом нарушении в Налоговую службу.

Если смена окончена, кассир теоретически может продолжить печатать чеки (также есть ККТ, которые блокируют возможность выбивать чеки). Но, дело в том, что на них не проставляются фискальные реквизиты, а сведения о продажах не передаются в ФНС. Вместе с этим, повышается риск возникновения программных ошибок в работе ККТ.

Само по себе несвоевременное закрытие не является серьезным нарушением. Другое дело, если кассир продолжает выбивать чеки. Узнав об этом, ФНС обязательно примет меры. Предусмотрены такие штрафы:

для индивидуальных предпринимателей – от 1 500 до 3 000 рублей;
для юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.

Если продаж после просрочки не было, есть вероятность, что наказание будет заменен на предупреждение. Также есть шанс избежать штрафных санкций или снизить штраф, если организация сама сообщит в ФНС, что смена была закрыта не вовремя. Смягчающими обстоятельствами считаются аргументы, которые исключают злоумышленный характер действий. Например, аварийное отключение света или чрезвычайная ситуация на торговой площадке. Хорошо, если эти аргументы можно подтвердить документально.

Как Налоговая может узнать о том, что смена не закрыта вовремя?

Как мы уже упоминали, владелец кассы передает данные не напрямую в ФНС, а к ОФД. ФНС получает уже структурированную информацию и обрабатывает ее автоматически. И даже если сразу же сведения о несвоевременном закрытии смены не будут рассмотрены, штрафа избежать не удастся, поскольку срок давности дел о нарушении кассовой дисциплины составляет 1 год с того момента, когда это нарушение было допущено. Поэтому не стоит тянуть, а лучше сразу обратиться в Налоговую. Так шанс на благоприятный исход будет гораздо выше.

Чтобы избежать разбирательств с Налоговой службой, можно настроить автоматическое закрытие кассовой смены. Данное решение реализуется при помощи программного обеспечения 1С.

Читайте также: