Как сделать отдел кадров

Обновлено: 06.07.2024

Действия кадровика на новом рабочем месте определяют, насколько эффективно он будет выполнять свои задачи в дальнейшем, насколько быстро освоится в новой системе документооборота.

ДЕЛАЙТЕ ОПИСЬ СУЩЕСТВУЮЩИХ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В идеале нужно провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко. Даже в крупных организациях кадровые документы не всегда передаются по акту. Еще хуже, если новый работник вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании.

Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня. Опись можно оформить в виде таблицы (см. пример).

Последняя колонка этой таблицы особенно важна, если документы оформлены с недочетами: отсутствуют подписи работников, пропущены номера приказов, неправильно заполнены унифицированные формы и т. п.

Подобная опись не помешает при вступлении в любую должность (бухгалтера, например), которая связана с ведением определенного массива документов.

Составление описи не займет много времени, но зато даст ясную картину состояния документации на момент начала вашей деятельности в организации и станет отправной точкой вашей работы.

ОПРЕДЕЛИТЕ, КАКИХ ДОКУМЕНТОВ НЕ ХВАТАЕТ

В таблице приведен основной массив кадровых документов.

Этот перечень не исчерпывающий. Есть еще обязательные приказы по основной деятельности (например, о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек), другие обязательные документы.

Окончательный перечень документов, в том числе кадровых, составляется для каждой компании индивидуально. Например, если микропредприятие перешло на упрощенный документооборот, то локальные акты могут отсутствовать (позиции 2–5 в таблице), как и штатное расписание и график отпусков (позиции 1 и 10 в таблице).

Итак, определите по таблице, какие документы (дела) должны быть в вашей новой организации, и сравните с тем набором документов, которые вы нашли, составляя опись. Если не повезло и вы обнаружили, что каких-то документов нет (локального акта, журнала регистрации, графиков и т. д.), то придется их оформлять и вводить в действие.

ИСПРАВЬТЕ ОШИБКИ ПРЕДШЕСТВЕННИКА

Недочеты, допущенные прежним работником кадровой службы, конечно, нужно исправлять, ведь они могут стать причиной административного взыскания. Но исправлять можно по-разному.

Нельзя задним числом оформлять документы, которые должен был сделать, но не сделал ваш предшественник — это фальсификация. В большинстве случаев можно оформить нужные бумаги с обратной силой действия во времени.

Mozilla/5.0 (Macintosh; Intel Mac OS X 10_10_1) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/37.0.2062.124 Safari/537.36

Кто отвечает за кадровые документы организации

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

Трудовые договоры с сотрудниками
Личные карточки работников
Трудовые книжки
Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
Штатное расписание
Должностные инструкции
Правила внутреннего трудового распорядка
График отпусков
Положение о персональных данных
Согласия на обработку персональных данных
Положение об оплате труда
Табель учета рабочего времени
Расчетный листок и документ об утверждении его формы
Приказы

Трудовые договоры

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ).

Важно!

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии ( постановление Правительства от 19.06.2020 № 887 ). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

ВАЖНО!

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Нужна консультация? Мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

В этой статье разберёмся, какие функции должен выполнять HR-отдел, как нанимать сильных специалистов по кадрам и выстроить процедуру адаптации новых сотрудников.

С ростом в любой компании появляется потребность в квалифицированных кадрах, а также в обучении и адаптации новых сотрудников. Для этого в компании необходимо создать HR-отдел. Когда предприниматель впервые строит отдел кадров, то рискует совершить много ошибок. В этой статье мы расскажем о том, на что обратить внимание, когда вы строите HR-отдел с нуля.

Для начала определимся, какие функции выполняет отдел кадров. Ключевые — подбор персонала, адаптация и ввод в должность и фактически качество специалистов. Когда мы получаем организацию, укомплектованную продуктивными сотрудниками, хорошо знающими, как выполнять свою работу, можно считать, что отдел кадров готов.

1. Наймите сильного HR-специалиста

Каналы привлечения

Для того чтобы найти одного идеального сотрудника, нужно провести собеседования с десятками кандидатов. Чтобы создать хороший поток откликов на вакансию, необходимо подключить как можно больше каналов поиска. Я рекомендую подключить следующие каналы:

Телефонное интервью

Посветите телефонное интервью изучению квалификации кандидата. Предварительная проверка того, подходит ли он вам или нет. Здесь нужно задавать вопросы, которые помогут разузнать о личной этике и профессиональных качествах кандидата. В любом телефонном интервью мы задаём несколько важных вопросов:

Под результатами здесь подразумевается, какую пользу он в итоге принёс. Сколько людей нанял. Сколько из них на текущий момент работают. Сколько выросло до руководителей, какие у них были результаты. При этом важно увидеть разницу между действиями и конечным результатом. Можно много звонить, много собеседовать, но что в итоге? Эти вопросы позволят оценить продуктивность кандидата. Нам нужен тот, у которого за спиной есть результат.

Специалист, который последний раз учился несколько лет назад и всё знает, нам явно не подходит. Так как это чревато тем, что будут приходить такие же сотрудники, как и он — неготовые постоянно учиться и развиваться.

Собеседование

На собеседовании ещё раз можно задать кандидату квалифицирующие вопросы, позволяющие понять, действительно ли он вам подходит. Как только убедились в этом, приступайте к продаже компании. В рамках собеседования я рекомендую рассказать очень подробно о:

компании, её виде деятельности;
развитии и темпах роста бизнеса;
коллективе;
функционале HR-специалиста;
том, кого нужно будет нанимать;
инструментах, которые будут в распоряжении сотрудника (сайты для поиска работы, наработки по объявлениям, помощь руководителя);
перспективах роста;
обучении и прочих условия;
заработной плате, подробно и понятно.

Стажировка

Как правило, это достаточно простое задание, но оно хорошо показывает, насколько вам подходит кандидат. Насколько хорошо он продаёт компанию, слышит собеседника, понимает суть вакансии и, конечно, какую конверсию в приходы он покажет на следующий день. Вполне нормальная конверсия, когда у новичка из десяти приглашённых приходит четыре. Если меньше, то стоит задуматься, насколько он вам подходит.

Основной критерий завершения испытательного срока — это результаты, которые сотрудник показывает на посту. Сформулируйте ваши ожидания к работе до старта стажировки и обсудите их. Убедитесь, что работнику понятны все задачи.

В нашей компании есть два шага прохождения стажировки. Это тестовый период и испытательный срок.

Тестовый период длится от одного до трёх дней. Это время мы и кандидат смотрим друг на друга и принимаем решение о сотрудничестве. Задача стажировки с нашей стороны — проверить стажера, насколько он подходит на выбранную позицию, а его — решить, подходит ли компания ему.

После стажировки идёт испытательный срок от одного до трёх месяцев. Здесь сотрудник должен пройти базовое обучение и показать результаты. Если мы говорим про HR-специалиста, то, к примеру, вывести на стажировку четырёх продавцов или двоих сотрудников, которые должны завершить испытательный срок.

2. Начните подбор персонала

Первый шаг для запуска подбора персонала — составить штатное расписание и определиться, какие сотрудники нужны в первую очередь. Перегруженные работой департаменты будут видны сразу.

После штатного расписания нужно сформировать представление о том, кто нужен на заявленную позицию. Для этого руководитель отдела, в который требуется специалист, составляет заявку. Цель заявки — точно обрисовать образ сотрудника, который нам нужен, чтобы составить объявление. Посмотрите гугл-документ с примером заявки, которую используют в нашей компании.

После того, как составлена заявка на найм, начинается цикл подбора.

Мы используем в своей деятельности так называемую воронку рекрутинга.

Воронка продаж — маркетинговая модель, которая описывает движение покупателя на всех этапах процесса продаж: от первого контакта до заключения сделки. Воронка рекрутинга — это то же самое, только относительно процесса найма. Она показывает движения потенциального кандидата от этапа заинтересованности в компании и до заключения трудового договора или окончания испытательного срока.

Воронка — главный инструмент рекрутера. Это список этапов, на каждом из которых есть конкретная задача и инструмент, который позволяет продвигать соискателей дальше. К примеру, чтобы получить большое количество откликов, нужно продающее объявление, которое с высокой конверсией будет собирать отклики.

3. Заведите систему адаптации и ввода в должность

После того как мы начали привлечение потока соискателей, наша задача — быстро вводить их в курс дела, объяснять специфику процесса, знакомить со всеми функциями. Новый сотрудник должен быстро понять основные правила компании:

распорядок дня
как и когда выплачивается заработная плата
внешний вид
каким образом и через какие программы идёт коммуникация между сотрудниками
как планируется рабочий день и проходят координации
сотрудник должен сориентироваться в организации, понять, что где находится и к кому обращаться вопросами

Каждый сотрудник при выходе на стажировку изучает то, что нужно прямо сейчас. Сотрудник, который понимает правила игры, не создаст проблем внутри компании.

Важно всегда помнить про организацию рабочего места. Оно должно быть подготовлено заранее. Если мы, например, говорим о позиции менеджера по продажам, то должны быть готовы следующие инструменты:

компьютер и гарнитура
логин и пароль от CRM
подключённая телефония

Всё это должно быть подготовлено заранее, чтобы не терять драгоценное время. Хаотичность со стороны компании может очень сильно отпугнуть кандидата.

По каким основным моментам мы проходимся с сотрудником:

цель поста или цель должности
какой результат от сотрудника ожидается
статистики поста (показатели роста или KPI)

Стажёру выдаётся план на испытательный срок, в рамках которого чётко обозначены сроки его прохождения, описаны ожидаемые результаты и дополнительное обучение. Благодаря плану сотрудник чётко понимает, что нужно делать для завершения стажировки.

Резюме

Отдел кадров начинается с талантливых HR-специалистов. Чтобы найти таких, придётся провести собеседования с десятками кандидатов. У вас получится создать достаточный поток, если задействуете сразу несколько каналов привлечения:

оповестите весь коллектив и пообещаете поощрить сотрудников, которые помогут закрыть вакансию;
разместите объявления сразу на нескольких сайтах для поиска работы;
задействуйте социальные сети и попросите репостить вашу вакансию.

Проведите телефонное интервью, затем личные собеседования с понравившимися кандидатами. Спрашивайте об их опыте и результатах на прошлом месте работы. Поинтересуйтесь, что они ждут на новом месте, какую сейчас ищут компанию.

Ваша задача — продать кандидату вакансию. Подробно расскажите о вашей компании, коллективе, условиях, перспективах для роста. Чтобы проверить кандидата, можно устроить ему стажировку.

Две основных задачи HR-специалистов — поиск персонала и проведение адаптации новых сотрудников. Обеспечьте их всеми инструментами и чётко объясните, какой ждёте результат. Используйте воронку рекрутинга, чтобы следить за результатами отдела кадров.

Ввод в должность или адаптация — это процесс обучения персонала и передачи всех инструкций. Новые сотрудники должны изучить все правила, которые приняты в компании, разобраться в своих функциях, занять рабочее место и приступить к своим обязанностям.

Читайте также: