Как сделать отбивку в лотусе об отпуске
Обновлено: 06.07.2024
Электронная переписка — это один из основных средств коммуникаций между контрагентами. Большая часть обмена корресподенций (счета на оплату, консультации, запросы в службу технической поддержки, договоры и др.) проходит посредством электронной почты.
В большинстве люди хотят быть уверенными, что их электронное письмо направленное своему адресату было доставлено в его почтовый ящик. Для этого достаточно настроить функцию "Автоответ на доставленное письмо".
Корпоративная почта — это то, что чаще всего используется в деловой электронной переписке. Такая электронная почта уже только по самому адресу может идентифицировать владельца и внушить определённую уверенность.
Вернёмся к вопросу необходимости и содержания автоответчика в электронной почте.
Примеры текстов автоответчика в электронной почте
Если вы не можете отвечать на входящие письма по причине отпуска, но желаете, чтобы отправители знали об этом, приемлемы следующие варианты автоответа:
С уважением, Акмарал Букетова
Сообщаю, что в период с 9 по 20 февраля я отдыхаю, у меня отпуск. Поэтому я не могу ответить на ваше письмо. Вы можете обратиться к моему коллеге Степанову Александру — он в курсе всех дел.
Стандартный автоответ о доставке электронного письма
Порой, вашему контрагенту важно знать, было ли доставлено письмо на вашу почту. В данном случае можно настроить автоответ со следующим текстом:
Добрый день! Ваше письмо было доставлено в почтовый ящик. В ближайшее время я его рассмотрю и обязательно дам ответ.
С уважением, Корнева Ирина.
Преимущества автоответчика на входящие письма
Негативные моменты автоответа в электронной почте
Если уж вы решили настроить автоответ, вы можете ознакомиться с некоторыми примерами, которые мы приведём ниже.
Так нужен ли автоответ на почте?
Настраивать ли автоматический ответ в почте или нет, решение каждого человека. В некоторых случаях это является частью корпоративной этики, в других случаях это является желанием конкретного сотрудника.
Вариант 1. Запланировать нет на своем офисе из своего изображения профиля
В нижней части параметров выберите Запланировать нет на офисе.
На экране включите выключаель рядом с функцией Включить автоматические ответы.
Выберите кнопку Сохранить.
Вариант 2. Запланировать нет на месте в параметрах
Чтобы открыть экран вне офиса, выберите кнопку Расписание. Затем выполните шаги 3-7 выше, чтобы настроить параметры.
У вас есть два способа получить доступ к настройкам отсутствия на работе в Microsoft Teams. Поэтому для начала используйте то, что вам удобнее.
Доступ к Out of Office в Microsoft Teams
Из вашего профиля
Из ваших настроек
И помните, что это синхронизируется с Outlook. Если вы хотите узнать больше об автоматических ответах в календаре Outlook, ознакомьтесь с нашим руководством.
Сообщите другим, что вас нет в Microsoft Teams
Настроив ответ об отсутствии на рабочем месте в Microsoft Teams, другие не будут удивляться, почему они не получают ответа от вас. Это вежливый и удобный способ сообщить всем, что вы уезжаете и когда вернетесь.
Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с этими связанными инструкциями:
Автоответ в Outlook – классный инструмент, позволяющий запрограммировать отправку шаблонного письма в ответ на входящее. Если вы сейчас далеко от работы, уехали в отпуск или командировку, не можете выйти на связь, на помощь придет специальная опция.
Стандартная инструкция
Наша цель – объяснить, как в Аутлуке настроить автоответ, ведь без этой опции обойтись очень сложно. Функция есть во всех версиях почтового клиента, но работать может по-разному – конечный вариант зависит от типа используемой учетной записи пользователя.
Outlook 2007
Сначала поговорим о том, как поставить автоответ в Outlook в старой, 2007 версии программы.
Напомним, что официально она не поддерживается Microsoft, однако, многие обладатели маломощных устройств до сих пор пользуются этим сервисом.
Стоит отдельно рассказать о том, как в Аутлуке сделать автоответ на время отпуска именно в версии 2007, потому что инструкция значительно отличается от более новых выпусков почтового клиента.
Готовы? Давайте приступать, открывайте приложение и делайте следующее:
Outlook 2010 и выше
Сделаем небольшую паузу и сразу расскажем, как настроить автоответ в Outlook в более новых версиях (2010 и выше), где значительно поменялся интерфейс. Всего пара шагов:
Дальнейшая инструкция о том, как сделать автоответ в почте Outlook, отличий в зависимости от версии не имеет. Будь у вас программа 2007 или новейший 2021 сервис, алгоритм останется прежним. Готовы? Нажмите на кнопку, чтобы начать действовать дальше.
Теперь пора заполнить текстовое поле! Невозможно разобраться, как в Аутлуке сделать автоответ, если вы не придумаете письмо, которое будет отправляться в ответ на все входящие.
При необходимости вы можете менять шрифт и его размер, делать фразы курсивом, подчеркивать текст, писать полужирным. Здесь же можно менять цвет предложений и работать со списками и выравниванием.
Создание правила
Если вы не нашли в настройках кнопку, позволяющую сделать автоответчик в Outlook на время отпуска, можно создать специальное правило, срабатывающее по заданным вами условиям. То есть тогда, когда вас нет на месте!
- Вводим имя файла и сохраняем его (в стандартной папке или выбранной директории).
Теперь переходим к тому, как в Outlook сделать автоответ об отпуске через правило:
- Теперь ищем файл, который сохранили предварительно – не забудьте, где он лежит.
Дальнейшие шаги просты – еще раз подтвердите выбор этого файла, при необходимости настройте исключения из списка или пропустите этот шаг. Задайте имя для правила и сохраните его!
Вся информация про мессенджер ВК — в источнике.
Пример автоответа
Небольшой бонус: пример автоответа об отпуске в Outlook 2010 (или любой другой версии).
По всем вопросам можно обратиться к моему коллеге Андрею по электронной почте adress@adress. ru
Вот вы и узнали, как настроить автоответ при отсутствии в Outlook – опция удобная, ведь все мы порой ездим в отпуск! Но каникулы – не единственное время, когда вам могут пригодиться шаблонные письма, ведь вы можете заболеть, уехать в командировку, да мало ли других причин. Сохраняйте обзор в закладки, уверены, вы воспользуетесь нашими советами!
Читайте также: