Как сделать нотариально заверенный перевод документов

Обновлено: 05.07.2024

Когда я был еще моложе, меня направляли в командировки из Дубны в ЦЕРН - Центр Европейских Ядерных Исследований. Все просто- вручают в Министерстве билеты до Женевы и обратно, загранпаспорт с визами. Прилетаешь в ЦЕРН_ получаешь франки, ключи от квартиры и машины - и через пять минут работаешь на компьютере. На иностранном языке только Аттестасьон (удостоверение сотрудника ЦЕРНа), Никакой отчетности…

Время прошло, ушел на пенсию- она оказалась маленькой. Даже очень маленькой. Пришлось открыть бюро переводов. А тут…. Налоги, фонды, комиссии и вычеты, и и Пришлось бухгалтера принят в штат и самому на форумы бухгалтеров заглядывать. До сих пор не пойму, как можно работать бухгалтером - честное благородное слово - создавать огромные установки, работать на ускорителях, переводить на 100 языков легче, чем потом сводить дебет-кредит.

Честь и хвала нелегкому труду бухгалтера!

На форуме увидел, что бухгалтеры, также как и смертные, плохо понимают - какие переводы имеют юридическую силу.

Мы не будем касаться вопроса, кто переводит - специализированное бюро или штатные полиглоты фирмы, перевод построчный или оформлен по другому, переводить полностью или выдержку. Нужно-не нужно переводить документ на русский определяют приказами и письмами Минфин, Минздравсоцразвития , ФНС, ФАС, Арбитраж. Сказать, что их инструкции ясны не рискну, но другого источника нет, нужно переводить или нет – решайте, опираясь на них. И будьте готовы отстоять свое решение, вплоть до суда.

Юридическая сила иностранных документов в России

В России гарантированно дает переводам юридическую силу только нотариальный перевод.

Если нотариус знает иностранный язык, он может заверить верность перевода. Или нотариус заверяет подпись переводчика. Нотариус должен проверить квалификацию переводчика (как это он должен сделать- определенности нет). Лицензирования переводчиков в нашей стране нет, и обычно нотариусы полагают, что если есть диплом лингвистического вуза, в котором написана квалификация “переводчик… языка” этого достаточно, его вносят в реестр. В самом деле, не экзамен же ему устраивать. Даже если у вас есть диплом и нотариус заверяет переводы постоянных переводчиков, захочет ли он вносить вас в реестр из-за одного вашего документа- вопрос, который он решает лично.

Переводчик в присутствии нотариуса подписывает перевод - заранее подготовленный, сшитый, прошнурованный, занесенный в реестр. Нотариус удостоверяет его подпись и накладывает печать. Схема работоспособна, когда речь идет об английском, немецком или других европейских языках. А вот как насчет хинди - одного из самых распространенных языков мира? Власти Индии ставят своей целью снизить роль английского языка в делопроизводстве, приплачивает чиновникам, которые могут не использовать английский. Запись о переводе вносится в регистр по установленным законом правилам, всегда можно по регистрационному номеру подтвердить, когда. Кем перевод выполнен, какое документ с какого языка переведен.

Хорошо, не все 7000 языков мира официальные — языки государственного управления, законодательства, судопроизводства. Но и этих хватает - 131 язык. На любом из них может появиться документ, требующий заверенного перевода, а значит и переводчика с дипломом.

На территории России имеют силу только должным образом легализованные иностранные документы. Тут три варианта- 1) страна, выдавшая документ подписала с Россией двухсторонний договор о взаимном признании документов; 2) двустороннего договора нет, но страна подписала Гаагское соглашение. Тогда документы должны иметь штамп Апостиль; 3) документы всех остальных стран должны пройти консульскую легализацию. В таблице ниже написано, как документы надо легализовать в РФ. Учтите, что легализовать документ можно только в выпустившей его стране, в России это сделать невозможно. Документы непризнанных стран - общего рецепта нет.

Ни в одном законе нет запрета заверять перевод не легализованного документа. Но в большинстве нотариусы думают что запрет есть. Многие требуют при заверении перевода предъявить им оригинал, - увы - это не всегда возможно. Поводов отказать у нотариуса достаточно, и заверяют переводы только немногие из 703-х нотариусов Москвы.

Нотариально заверенный перевод обязаны принимать все организации России.

Они недешевы, нотариальные. Часто достаточно заверить подписью переводчика (руководителя бюро переводов ) и печатью агентства переводов. Юридической силы в России такой перевод не имеет. Но многие учреждения их принимают - банки, таможня, пенсионный фонд. Каждый раз надо спрашивать принимающего, который часто не видит разницы между печатью нотариуса м и печатью бюро, внешне они похожи.

При приеме на работу паспорт иностранца должен быть переведен нотариально. Поскольку УФМС не установило общеизвестных правил перевода. мы переводим опираясь на свой опыт, избегая многочисленных ошибок, которые широко распространяются, в том числе и через википедию. Пришлось даже писать специальную страницу об ошибках перевода паспортов.

Могут принять перевод заверенный руководителем вашей фирмы. Могут, но не обязаны.

Могут принять перевод заверенный печатью бюро переводов. Могут, но не обязаны.

Могут принять перевод заверенный не российским нотариусом. Могут, но не обязаны.

Могут принять не легализованный документ. Могут, но не обязаны.

Юридическая сила российских документов за рубежом

Оставим в стороне переводы для организации заслуженного отдыха вне России - справок для получения виз, водительских прав и т.д. Посвятим этому отдельную статью. Сейчас наши интересы - корпоративные документы.

Сверяемся с приложением- какая форма легализации нужна для данной страны.

Оригиналы можно апостилировать в Управлении ЗАГС, Министерстве образования, Министерстве внутренних дел - все это личные документы. Мы рассмотрим документы бизнес-организаций.

Первый этап легализации корпоративных - удостоверение нотариусом (доверенность например) или нотариальное копирование иных документов. По опыту знаем, что не все нотариусы вовремя обновляют в Минюсте образцы подписи и печати, в результате - на территории России нотариальная копия действительна, а апостилировать документ не удается. Черный список нотариусов у нас есть, но он наверняка не полон. Нотариальное копирование тоже достойно отдельного рассмотрения.

Итак, получили нотариальный документ:

Если апостиль не нужен, все ОК, можно отправлять в другую страну;

Если апостиль нужен, обратитесь в Министерство юстиции региона, к которому относится нотариус. Московский нотариус - в Минюст Москвы, нотариус Московской области - в Минюст Московской области. Штамп действителен во всех странах, подписавших Гаагское соглашение. Если апостилируете сами - заплатите пошлину 2500 рублей. Поручите другим- заплатите больше.

Если нужна консульская легализация: Минюст удостоверяет своей отметкой подлинность подписи и печати нотариуса. Поставьте отметку МИДа, удостоверьте подлинность подписи должностного лица Министерства юстиции. Легализуйте в консульстве той страны, куда направите документ (платите консульский сбор). Силу документ приобретет только в этой стране. Если документ коммерческий , отметку надо ставить не в Минюсте, а Торгово-промышленной палате. Размер консульского сбора отличается от страны к стране и зависит от вида документа, может доходить почти до 100 000 рублей.

Прекрасно, документ, написанный на русском языке легализован. Чтобы его использовать в другой стране, нужен перевод, заверенный перевод. Не умеют там читать на русском. Ни статьи, ни книги не хватит, чтобы описать как надо заверить перевод в каждой из стран, да еще и разные организации могут предъявлять разные требования (В Канаде переводить юридические или медицинские документы - не все равно).

Можно заверить подписью переводчика, печатью переводческой компании, нотариально с нотариальной надписью на русском языке или даже нотариально у российского на иностранном языке. Но:

Могут принять перевод. Могут, но не обязаны.

Во многих странах определен законом статус присяжного (или судебного) переводчика. Они сдают экзамены, внесены в списки государственного органа (суда, магистратуры, мэрии и т д) имеют свою печать. Перевод, заверенный ими имеет свойство нотариальной копии, их примут все организации страны. В самой этой стране найти присяжного легко, есть списки, в которых приведены их адреса, контакты.

Чтобы легализовать перевод не выезжая из России, следует обратиться в компетентное бюро переводов, описать задачу, вам помогут. Возможно и переводить с одного иностранного на другой иностранный.

Приложение:

Апостиль не нужен (и невозможен, Минюст не поставит, хотя бывает что чиновники страны из этого списка все таки требуют апостилирование): Азербайджан. Албания, Армения, Белоруссия, Болгария, Босния и Герцеговина, Венгрия, Вьетнам, Грузия, Испания. Казахстан, Кипр, Куба, Латвия, Лесото, Литва, Македония, Молдавия, Польша. Республика Корея, Румыния, Сербия, Словакия, Словения, Узбекистан, Украина, Хорватия, Черногория, Чехия, Эстония.

Апостиль нужен (страна подписала Гаагское соглашение, но не подписала соглашение о правовой помощи): Австралия, Австрия, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Багамы, Барбадос, Белиз, Бельгия, Бермуды, Ботсвана, Бруней, Великобритания, Венесуэла, Германия, Гонконг (Китай), Гондурас, Греция, Дания, Доминиканская Республика, Израиль, Индия, Ирландия, Исландия, Италия. Колумбия, Либерия, Лихтенштейн, Люксембург. Малави, Мальта. Мексика, Монако, Намибия, Нидерланды, Новая Зеландия. Норвегия, Панама. Португалия. Сальвадор. Самоа, Сан-Марино, Свазиленд, Сейшельские Острова, Сент-Китс и Невис. США, Суринам, Тонга, Тринидад и Тобаго. Турция, Фиджи, Финляндия. Франция. Швейцария. Швеция, Эквадор, Южно-Африканская Республика, Япония.

Нужна консульская легализация- все остальные страны. Приведенный список не полный: Алжир, Афганистан,Бангладеш, Бенин, Бразилия, Буркина-Фасо, Габон. Гватемала, Египет, Иордания, Йемен, Камерун, Канада, Катар, КНР. Конго, Кот-д’Йвуар, Кувейт, Мавритания, Мадагаскар, Марокко, ОАЭ, Оман, Саудовская Аравия, Сирия, Таиланд, Уругвай, ЦАР. Шри-Ланка.

1. Зачем переводить паспорт, если вся информация и так на русском языке?

Для подачи документов в государственные учреждения требуется нотариально заверенный перевод всех страниц паспорта.

Любой документ, выданный не на территории Российской Федерации, подлежит полному нотариальному переводу перед подачей в официальные органы для дальнейшего делопроизводства.

Согласно статье 81 главы XIII Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика либо верность перевода. Это означает, что перевод должен быть верным, точным и полным, что все штампы и записи оригинала документа должны быть отражены в переводе. Информация на русском языке полностью перепечатывается.

2. Можно ли перевести только первую страницу паспорта с основной информацией?

Можно перевести любую страницу паспорта, но нотариус не заверит такой перевод, а значит, его не примут в официальных органах. Каждый штамп и каждая отметка паспорта несёт в себе какую-либо важную информацию – о предыдущей или нынешней прописке, визах других государств, о смене фамилии в результате заключения брака, о наличии детей. Поэтому перевод паспорта следует выполнять полностью. Даже если нет ни одной отметки после страницы с фотографией, всё равно необходимо нотариально подтвердить, что данные страницы пусты.

3. Если я уже делал перевод ранее, но при подаче в УФМС оригинал перевода забрали, а сейчас требуют вторую копию, могу ли я получить его повторно?

Паспорт является основным документом, удостоверяющим личность гражданина, поэтому согласно политике конфиденциальности в нашем Бюро не сохраняются переводы паспортов. К тому же, технические работы по изготовлению ксерокопий, прошивке, нумерации страниц и подготовке перевода к нотариальному заверению каждый раз проводятся заново. Но перевод паспортов осуществляется крайне быстро, принесите оригинал в наш офис, мы выполним перевод и отправим Вас к нотариусу или сами сходим к нему.

4. У меня в паспорте нет записей, неужели нужно переводить все страницы?

Да, нужно, так как нотариусам, а вслед за ними и отделам УФМС, ЗАГС, ПФР и прочим органам необходимо официальное подтверждение того, что страницы пусты, не содержат ни впечатанных, ни рукописных отметок, ни испорченных штампов, и что ксерокопия с паспорта полностью совпадает с переводом. Когда в Ваш документ будут внесены любые новые штампы, отметки и записи, перевод необходимо будет сделать и заверить заново.

5. В миграционной карте на пункте КПП мою фамилию написали неверно, что делать в таком случае? Как вы укажете в переводе?

Написание фамилий, имён и отчеств в переводе паспорта должно совпадать с написанием их в миграционных картах. Даже если Ваши данные там указаны неверно, лучше повторить данную неточность в переводе, чем обрекать себя на долгие и безрезультатные споры с теми инстанциями, куда Вы будете подавать готовые переводы.

6. Есть ли скидки при переводе паспорта в 2х и более экземплярах?

При переводе 2х – 9ти экземпляров одного и того же паспорта предусматриваются скидки в 150-500 рублей за каждый готовый нотариально заверенный экземпляр после первого, в зависимости от государства, в котором выдан паспорт.

7. В паспорте плохо пропечатался штамп регистрации, а в переводе он обязательно должен быть впечатан, сможете ли вы указать его полностью?

Да, мы обладаем огромным опытом перевода паспортов с различными географическими названиями и всегда можем уточнить хотя бы по половине штампа, как именно следует записать тот или иной орган выдачи/населённый пункт/улицу, район, квартал.

8. В заграничном паспорте гражданина Украины, с которым я проживаю в России уже 1,5 года, нет отчества, а в отделе ЗАГС у меня требуют документ, именно паспорт, где должно быть указано полное ФИО. Внутренний паспорт находится в Украине. Что делать в таком случае? Возможен ли перевод по ксерокопии?

Да, нам от Вас нужна будет только ксерокопия паспорта. Для этого необходимо сделать копию всех его страниц, при этом информация должна размещаться на верхних половинах листов А4, так как на нижних половинах листов будет наш перевод.

9. Я делала перевод паспорта на Родине, в Харькове, но в УФМС у меня отказываются его принимать, подскажите, что делать в таком случае?! Имею ли я право предоставить свой перевод, ведь это нотариальный перевод на русский, только сделанный в Харькове!

Отделы УФМС, ЗАГС, ПФР и другие официальные органы Российской Федерации принимают только такие переводы, которые заверены российскими нотариусами. Согласно статье 68 Конституции РФ, государственным языком Российской Федерации на всей её территории является русский. А Ваш перевод, заверенный в Харькове, в любом случае будет содержать хотя бы одну запись на украинском – печать нотариуса. Вам придётся сделать новый перевод в РФ, зато Вы точно будете спокойны, что в УФМС и других органах его примут без вопросов.

10. При подаче документов в УФМС выяснилось, что во внутреннем паспорте указано неверно моё имя (вместо Наталья- НаталИя), но во всех документах я НаталЬя, что делать в таком случае? Имеете ли вы право перевести моё имя верно на русский?

11. Штамп РВП поставлен неправильно (вверх тормашками) повлияет ли это на нотариальное заверение?

Наши сотрудники постоянно работают с такими паспортами из разных государств, на заверение перевода данная неточность не влияет, так как в переводе всё будет оформлено верно.

12. Я не понимаю, зачем переводить Белорусский паспорт, там ВСЕ записи на русском есть! Можно ли просто снять копию и сдать? Или это просто прихоть сотрудника УФМС?!

Так как Ваш паспорт выдан не на территории России, пусть даже на территории соседнего дружественного государства, по всем нотариальным правилам он должен быть переведён. Нет юридической возможности просто снять с него нотариальную копию в России и сдать её в УФМС. Ваш паспорт всё равно содержит записи на белорусском языке на странице с фотографией, по правилам они подлежат нотариальному переводу. Записи на русском языке также будут отображены в переводе.

13. У меня не приняли перевод паспорта, т.к. фамилия не совпадает с новой миграционной карточкой, которую выдали, когда я пересекал границу.

Основным документом, на который переводчики ориентируются при написании имён и фамилий, является миграционная карточка. Перевод паспорта следует сделать заново, все технические работы по изготовлению ксерокопий с оригинала Вашего паспорта также будут произведены повторно.

14. После перевода, который у меня на руках, в паспорте добавился штамп о пересечении границы, в УФМС отказываются принимать перевод, почему?

Так как в Ваш паспорт добавили штамп, оригинал теперь отличается от ксерокопии, сделанной нами для перевода в предыдущий раз. Расклеивать и расшивать готовый паспорт, вкладывая только одну новую страницу, нельзя, это порча готового заверенного нотариусом документа. Необходимо заново производить все технические работы с оригиналом – ксерокопировать каждую страницу, включая страницу с изменениями. В новом переводе обязательно будет указано, что на этой странице есть отметки контрольно-пропускного пункта.

15. Есть ли льготы беженцам?

Да, стоимость перевода документов для граждан Украины снизилась на 35 % по сравнению с ценами до 2014ого года. Также у нас регулярно проходят акции, при которых стоимость перевода становится ещё ниже на 30-50%

16. Требуется ли перевод паспорта гражданина Казахстана? Я читала, что у нас двухстороннее соглашение и документы могут быть приняты без какой-либо легализации!

Согласно статье 68 Конституции РФ, государственным языком Российской Федерации на всей её территории является русский. Если документ выдан не на территории Российской Федерации, он подлежит обязательному переводу. Затем нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика и ставит на прошитом переводе свою печать. Только после этого можно будет подавать такой перевод в официальные инстанции.

17. Переводите ли вы копию паспорта гражданина Израиля, снятую и удостоверенную Канадским Нотариусом? Нам предоставлять в ЗАГС для регистрации брака.

Да, Ваш документ полностью подлежит переводу. Все записи, содержащиеся в нём, должны быть переведены на русский язык с иврита и английского, включая те, которые относятся к нотариусу Канады. Затем готовый перевод на русский пришивается нитками прямо к Вашему документу или же к его ксерокопии (согласно Вашему желанию или требованиям принимающих инстанций). После этого наши нотариусы проставляют на переводе свои печати, и Вы можете подавать такой документ в ЗАГС.

18. У меня гражданство Узбекистана, но у меня есть РВП, а в банке, для получения обычной карты, у меня требуют перевод паспорта! Имею ли я право отказаться от перевода и предоставить только моё РВП?!

Паспорт является основным документом, удостоверяющим личность гражданина. Если паспорт выдан на территории другого государства и содержит записи на иностранных языках, то он в обязательном порядке должен быть полностью переведён, все страницы должны быть отксерокопированы и прошиты. Только такой перевод может заверить нотариус, а без нотариального заверения у Вас в банке перевод не примут.

19. Я буду находиться в Краснодаре один день, успеете ли вы сделать перевод паспорта и заверить его нотариусом до 15:00 буднего дня?

Да, успеем, в таком случае лучше всего принести паспорт в 9.00-9.30 утра. Мы выполним перевод в течение часа и отправим Вас к нотариусу, чтобы Вы не ждали общую очередь до вечера.

20. Возможно ли сделать перевод паспорта в воскресенье?

Без нотариального заверения перевод паспорта практически нигде не примут. Поэтому лучше всего сдавать документы на перевод в будние дни, так как у нотариусов пять рабочих дней в неделю. В крайнем случае, Вы можете просто отдать документ сотрудникам бюро в субботу или воскресенье (по предварительной записи), но перевод всё равно будет готов только в понедельник, Вам придётся приезжать в Бюро два раза вместо одного.

21. Я делал перевод паспорта в Ростове-на-Дону, и Нотариус заверил перевод за 350 рублей, почему у вас нотариальное заверение стоит 450 рублей?!

Цены на нотариальные услуги не должны различаться и являются едиными по всей России. Поэтому, удостовертесь, что перевод, выполненный ранее не является документом 2016-2017 или более раннего года, т.к. госпошлины повышаются с каждым годом.

22. При регистрации филиала существующей компании возник вопрос: один из учредителей – грек, запросили перевод его паспорта, сделаете ли вы специализированный перевод для ФНС?

Мы выполняем переводы паспортов по всем правилам, принятым у нотариуса и в таких учреждениях, как ФНС, ЗАГС, ФМС и прочих. С каждой страницы паспорта будет снята обычная ксерокопия, и на каждой такой копии будет соответствующий ей перевод. Затем все эти страницы сшиваются вместе и подписываются переводчиком, проставляются печати. Финальная стадия – заверение перевода нотариусом.

23. Я по образованию переводчик с английского, Диплом Киевского национального лингвистического университета, почему мой перевод отказываются принимать в УФМС? И можно ли у вас произвести только нотариальное заверение?

24. Нам требуется НЕ нотариальный перевод страницы паспорта с информацией о владельце, возможно ли это?

Да, если Вы точно уверены, что Вам не понадобится нотариальное заверение перевода, мы можем выполнить перевод любой части паспорта, даже одной печати или одного штампа. В этом случае перевод может быть заверен печатью нашей организации, подписями переводчика и директора.

25. Если мы проживаем в пригороде Краснодара, возможно ли осуществить перевод в кратчайшие сроки, чтобы не ездить несколько раз?

26. В армянском паспорте страница с информацией о владельце двуязычная: одна на армянском, вторая на английском языках. Требуется ли перевод обеих сторон? Или достаточно только английской?

Информация на страницах с английскими и армянскими записями несколько различается, к примеру, на странице с записями на армянском языке практически всегда указывается отчество гражданина/гражданки. К тому же, как указывалось в ответе на 1ый вопрос, согласно статье 81 главы XIII Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика либо верность перевода. Это означает, что перевод должен быть верным, точным и полным, что все штампы и записи оригинала документа должны быть отражены в переводе.

27. Во внутреннем Украинском паспорте отклеилась фотография владельца, возможно ли сделать перевод для дальнейшего предоставления в УФМС? И насколько это может повлиять на приём документов?

Как Бюро переводов, мы имеем право принимать в работу любые документы, в каком бы виде они ни были на момент приёма. Мы несём ответственность за перевод и его нотариальное заверение, и для нас отклеенная часть документа, дополнительные приписки или зачёркнутые слова не имеют значения, проблем с переводом как таковым у Вас не возникнет. Но операционисты ФМС могут и потребовать у Вас заменить паспорт/устранить какую-либо проблему, связанную с ним.