Как сделать моделирование процесса

Обновлено: 08.07.2024

Простым языком об управлении бизнес процессами. Все, что необходимо знать для повышения эффективности и оптимизации.

Когда мы говорим о создании бизнес процессов, многие имеют в виду построение блок-схем бизнес процессов. В связи с этим один из частых вопросов — какие инструменты лучше использовать? Ведь без хороших инструментов моделирование бизнес процессов становится непростой задачей.

Я подготовил для вас подборку и краткое описание инструментов по управлению и моделированию бизнес процессов.

Конечно, существует большое количество разных инструментов моделирования и управления процессами. Моей задачей было рассказать о тех, которые не требуют огромных проектов интеграции и могут быть использованы с минимальными затратами. Кстати, по этой причине я не стал рассматривать платформы ARIS, IBM и т.д.

Заголовок каждого раздела — это название инструмента и ссылка на страницу производителя. Можете сразу знакомиться с подробностями.

BizAgi Suite

Если вы хотите получить не только модели и описания бизнес процессов, но и создать исполняемые приложения по ним, то это именно то, что нужно. BizAgi Suite состоит, по сути, из двух модулей — BizAgi Modeler, который используется для моделирования и описания бизнес процессов, и BizAgi Studio, который позволяет превратить модели в исполняемые приложения. Классно то, что это не требует навыков программирования, т.е. каждому по силам делать приложения.

Исполняемое приложение — это приложение на базе BizAgi Engine, которое превращает модель в программу. Например, вы можете создать модель согласования заявки на закупку и превратить ее в приложение, которое позволит участникам процесса выполнять в этом приложении все операции процесса — создание заявки, прохождение заявки через разные стадии согласования, комментирование, доработки заявки и т.д.

Короче, BizAgi Suite — это крутое средство автоматизации и контроля процессов. Оно позволяет гарантировать выполнение процессов в соответствии с описанием. Переоценить такую возможность с точки зрения управления невозможно.

Функционал и особенности

Моделирование бизнес процессов, их проверка и анализ
Создание описания бизнес процессов
Создание исполняемых приложений на базе моделей
Выполнение и отслеживание процессов в реальном времени
Назначение процессов сотрудникам
Назначение других ресурсов бизнес процессам
Программа на русском языке

Стоимость

Резюме

Очень рекомендую всем, кто не знает, с чего начать, хочет попробовать свои силы в управлении бизнес процессами и стремится получить инструмент, заточенный под ваши уникальные процессы.

Кстати, я провожу обучение по работе с BizAgi. Если интересно — вам сюда 🙂

ELMA BPM

Изюминка программы заключается в возможности интеграции с платформой 1С, что, безусловно, весьма привлекательно для российских компаний. Что это значит? Это значит, что все происходящее в 1С будет отражено в ELMA. И наоборот)

ELMA позволяет исполнять и отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0. Кстати, именно благодаря сотрудникам ELMA нотация была переведена на русский язык. За что им большое человеческое спасибо.

Очень мощно работает система документооборота в системе. Все документы имеют классификацию по типам, рассортированы по папкам, имеют правила создания и работы и т.д. Конечно, потребуется время, чтобы привести ваши документы в требуемый вид и соответствие системе, но оно того стоит. Если все сделано правильно, то вы запросто сможете отследить жизненный цикл любого документа.

Существуют дополнительные модули — Проекты, CRM и т.д. Но их не пробовал, поэтому ничего не могу сказать.

Интеграцией и обучением по работе с ELMA компания занимается самостоятельно. Судя по реализованным проектам, можно сказать, что они знают свое дело.

Функционал и особенности

Стоимость

77 000 рублей за 10 лицензий ELMA Standart. Это минимальное количество. На мой взгляд, стоимость вполне адекватна функционалу.

Резюме

Вы твердо приняли решение заниматься управлением бизнес процессами, их автоматизацией и улучшением? Вы привязаны к 1С? Тогда ELMA — это то, что нужно.

Business Studio

Так же как и ELMA, это российская разработка. Наверное, самый раскрученный инструмент для управления бизнес процессами на отечественном рынке. Первая версия увидела свет в 2004 году. Впервые я столкнулся с этой программой в 2006. На тот момент это было самое лучшее решение.

В принципе, в программе все довольно стандартно — определяем цели компании, моделируем процессы, которые позволяют достигать целей, назначаем ответственных из дерева оргструктуры, отмечаем используемые в процессах ресурсы.

Очень примечательно, что для постановки целей используется концепция Системы сбалансированных показателей. Это одна из самых успешных методик перевода стратегии компании в осязаемый и понятный вид.

Построение бизнес процессов, как часто происходит, производится сверху вниз. Программа поддерживает несколько нотаций моделирования: IDEF, eEPC, BPMN и еще несколько других.

Присутствует возможность имитационного моделирования, проведения функционально-стоимостного анализа и автоматической генерации документов, например, должностных инструкций. Документы соответствуют требованиям законодательства, что существенно облегчает работу. Выполнение и мониторинг процессов происходит через интеграцию с другими системами, например, ELMA.

Функционал и особенности

Моделирование процессов в разных нотациях
Автоматическая генерация документов
Постановка целей компании по Системе сбалансированных показателей
Интеграция со сторонними системами.
Контроль выполнения процессов
База знаний

Стоимость

Ценообразование гибкое, так что для определения стоимости необходимо обратиться к консультантам компании. Т.к. я не сталкивался с покупкой данного ПО в последние пару лет, то порядок цифр мне неизвестен.

Резюме

Система мощная. Но сложная. Потребуются серьезные затраты, в первую очередь временные — для отладки и интеграции системы. Лучше всего, если у вас будет отдел или просто несколько бизнес-аналитиков, которые возьмут на себя эту работу. Работа с программой требует глубокого понимания методик и специфики программы.

Visual Paradigm

Скажу откровенно, это лучшая программа для моделирования и описания бизнес процессов. Более удобного, функционального и гибкого инструмента для моделирования я не встречал.

Начнем с того, что VP поддерживает большое количество нотаций, блок-схем и моделей. Начиная от стандартных нотаций IDEF, eEPC и BPMN и заканчивая схемами баз данных, диаграмм взаимодействия и матриц.

Непосредственно моделирование выполнено очень удобно. В программе полностью отсутствуют недостатки, свойственные другим, например: наплывы элементов диаграммы друг на друга, пересечение стрелок, сбои при перетаскивании объектов, пулов и т.д. Интерфейс удобен, понятен и может настраиваться пользователем.

Все модели могут быть связаны друг с другом, так что провести моделирование всей системы бизнеса не проблема. Кроме того, возможно провести имитационное моделирование и проверку диаграмм.

VP позволяет детально управлять атрибутами элементов, что, в свою очередь, позволяет автоматически генерировать отличные описания. Т.к. программа изначально ориентирована на разработчиков информационных систем, каждому элементу можно задать условия поведения в системе, бизнес-правила и т.д. Кстати, шаблоны документов также настраиваются.

И наконец, программа позволяет выгружать полученные модели в виде программного кода. Причем в разных языках! Безусловно, данная функция имеет высокую ценность при разработке информационных систем и автоматизации бизнес процессов.

Функционал и особенности

Моделирование бизнес процессов в разных нотациях
Построение других моделей
Проверка моделей
Автоматическая генерация документов
Управление атрибутами элементов моделей
Создание и назначение правил поведения моделей
Возможность добавлять свои элементы в модели
Взаимосвязь моделей
Выгрузка моделей в виде программного кода
Выгрузка модели в графическом виде
Версия для Mac OS X

Стоимость

По подписке — 35$ в месяц
Полная лицензия — 800$

Резюме

BizAgi Modeler

Это часть вышеупомянутого BizAgi Suite. Программа независима от полного комплекта и может быть поставлена отдельно.

Очень простой, лаконичный и удобный интерфейс.

Хороший рабочий инструмент для моделирования, который к тому же часто обновляется и совершенствуется. Модели, построенные в BizAgi Modeler, полностью совместимы с полной версией — Suite. Существуют определенные и свойственные только этой программе ограничения при моделировании, которых нет в нотации BPMN, но они в принципе обходятся.

Работать с моделями весьма удобно. Правда, иногда могут возникать досадные смещения элементов модели. Особенно при перетаскивании большого количества элементов. На мой взгляд, недостаточно проработана оптимизация расположения стрелок и элементов. Это приводит к тому, что иногда приходится немного повозиться для гармоничного расположения элементов.

Недостаточно проработана взаимосвязь диаграмм. Т.е. связать можно, но не напрямую. Атрибуты элементам можно назначать любые — вы сами определяете название и свойства атрибута.

Возможна проверка моделей и генерация описания по шаблону.

Несмотря на некоторые недостатки, данный инструмент заслуживает твердую пятерку и подойдет небольшим компаниям. Особенно в свете того, что инструмент полностью бесплатный.

Функционал и особенности

Нотация BPMN
Проверка моделей
Автоматическая генерация документов
Управление атрибутами элементов моделей
Возможность добавлять свои элементы в модели
Выгрузка модели в графическом виде
Удобный интерфейс
На русском языке
Возможна совместная работа над моделями

Стоимость

Резюме

Подойдет как начинающим, так и компаниям, уже занимающимся моделированием и описанием процессов. Прост в освоении. Очень рекомендую.

В апреле в Москве я провожу курс Управление бизнес процессами в организации, в котором рассматривается моделирование бизнес процессов в BizAgi Modeler. Запись еще открыта.

ARIS Express

В своем распоряжении имеет несколько вариантов моделей — в частности: модели бизнес процессов в нотации eEPC и BPMN, организационные модели, карты процессов и т.д. Примечательна наличием функции Smart Design, которая позволяет быстро забить необходимые данные в таблицу и программа самостоятельно создаст диаграмму. Для быстрых набросков весьма удобно.

К сожалению, Express это только графическое средство. Модели нельзя связать друг с другом, атрибуты не назначишь и тому подобное. Состав элементов диаграмм весьма ограничен, так что не получится создать модель в Express и экспортировать в ARIS BA. Кстати, ни в коем случае не используйте это ПО для работы с нотацией BPMN. Несмотря на то, что такие модели можно здесь создавать, их ограниченность задает кардинально неверное впечатление о функционале BPMN.

Однако мне известны весьма серьезные компании, которые используют этот инструмент. Причем некоторые утверждают, что он удобнее MS Visio. Это не так. Visio — мощный инструмент, который позволяет фактически создать свою среду для управления процессами. Но об этом как-нибудь в другой раз.

Функционал и особенности

Нотации eEPC и BPMN
Карта процессов
Организационная структура
Функция Smart Design
Выгрузка модели в графическом виде
Простой интерфейс

Стоимость

Резюме

Выбирайте ARIS Express, если все вышеперечисленные ограничения вас не волнуют. Ну и если вы предпочитаете нотацию eEPC.

В конце марта в Москве пройдет курс по обучению моделированию бизнес процессов на базе ARIS Express. Запись открыта.

Онлайн-сервисы для моделирования бизнес процессов

Gliffy

Отличный сервис с разнообразным функционалом. Позволяет создавать не только модели в нотации BPMN, но и рабочие потоки, проектировать пользовательский интерфейс, создавать диаграммы UML, организационные диаграммы, карты сайтов и т.д.

Что очень важно, сервис позволяет проводить коллективную работу над диаграммами, притом сохраняются все версии модели. Кроме того, вы можете вставить диаграмму в виде шорткода на ваш сайт. Кстати, моя карта статей сделана именно в этом сервисе.

При моделировании процессов возможно связывать диаграммы друг с другом посредством гиперссылок, ведь одна диаграмма — это, по сути, одна страница.

Все элементы нотации BPMN уже присутствуют в сервисе. Также возможно самостоятельно изменять внешний вид элементов и добавлять свои. В бесплатной версии экспортировать диаграммы можно только в виде графических файлов.

Функционал и особенности

Полная поддержка BPMN
Взаимосвязи моделей через гиперссылки
Удобное построение моделей
Гибкая настройка внешнего вида элементов

Стоимость

Бесплатно с небольшими ограничениями
4.95$ в месяц для стандартной версии и 9.95$ для бизнес-версии

Резюме

Удобный и функциональный сервис для создания диаграмм бизнес процессов и не только.

BPsimulator

Ну ооочень интересный сервис, в котором упор сделан не на модели, а на симуляцию и оценку модели.

Работает это следующим образом: моделируете процесс -> задаете свойства потоков, стоимости, длительности и занятости сотрудников -> запускаете симуляцию -> смотрите показатели процесса по результатам симуляции.

Что это дает? На самом деле многое. Симуляция позволяет с легкостью обнаруживать узкие места процесса, рассчитать стоимость ресурсов в процессе, оценить загрузку ресурсов и т.д.

Симулятор несложный, точнее, имеет определенные ограничения, но пользу из него извлечь можно. А при умении и немалую.

Управление достаточно удобное. Стрелки имеют туннели (я всегда обращаю внимание на этот момент). Полученные отчеты и модели можно сохранить на компьютер, Google Drive или One Drive.

Функционал и особенности

Моделирование процесса
Оценка стоимости / длительности процесса
Симуляция
Удобное построение моделей
Отчеты
Сохранение моделей в Google Drive или One Drive

Стоимость

Бесплатно с рекламой
300 руб/мес без рекламы и с небольшими плюшками

Резюме

Очень советую попробовать.

Draw io

Сервис позволяет строить огромное количество диаграмм и имеет большой набор элементов. В том числе наборы для построения BPMN и eEPC диаграмм.

Возможно связывать модели через гиперссылки. Кроме того, можно к элементам присоединять файлы из облачных хранилищ данных.

Работа с моделями относительно удобна. Можно всячески настраивать внешний вид элементов. Но и это неудобно, отсутствует туннелирование стрелок, а также отталкивание объектов. Т.е. один элемент может размещаться на другом. Что приводит к тому, что необходимо тратить время на ручную расстановку элементов диаграммы.

Сервис позволяет сохранять модели в Google Drive, Dropbox, One Drive или на компьютер. Возможен экспорт моделей в форматах графических файлов, PDF, HTML, XLS.

Функционал и особенности

Построение различных диаграмм
Сохранение моделей в Google Drive, Dropbox или One Drive
Отсутствует возможность коллективной работы

Стоимость

Резюме

Простая и бесплатная рисовалка. Благодаря интеграции с облачными хранилищами может быть использована в рамках группы сотрудников.

ПОХОЖЕЕ

23.09.21 Диаграмма SIPOC представляет собой высокоуровневое представление процесса. Диаграмма позволяет определить и компактно отобразить самое главное: поставщиков, входы, процессы, продукты и… 11.02.21 Наверное, я никогда устану повторять фундаментальные принципы, на которых основывается процессный подход к управлению. Причина тому проста — не усвоив… 30.09.21 … на мой вопрос, что для вас важнее, производительность или эффективность, я снова получил ответ: разве это не одно и…

19 comments

Спасибо за положительную оценку нашего сервиса БП Симулятор.

Дмитрий, спасибо вам за интересный и полезный сервис. Как видите, обзор непредвзятый, поэтому положительная оценка — полностью ваша заслуга.

Роман, спасибо за статью! Вы писали, что проводите обучение по работе с BizAgi, но ссылка не работает. Подскажите пожалуйста — где можно ознакомиться?
Спасибо!

Юрий здравствуйте. На данный момент сайт находится в процессе изменения, поэтому не все старые ссылки работают. Отправил программу курса вам на почту

Частично найти ответы на эти вопросы помогает понимание техник моделирования бизнес-процессов. Как подготовиться к моделированию и какие ошибки чаще всего допускают бизнес-аналитики, рассказала Юлия Загоруйко, CEO в Risepreneur Украина, Agile и организационный коуч, спикер курса Supreme BA .

Как моделирование бизнес-процессов помогает сэкономить время заказчика и команды

Ответим на самые частые вопросы, которые студенты задают на лекциях по моделированию.

Бизнес-процесс — это последовательность работ, направленных на создание продукта или услуги для потребителей.

Моделирование — описание действий, участников с помощью языков моделирования (BPMN 2.0, UML, ARIS, IDEF и других) в графическом или текстовом виде. Собранные данные трансформируются в картинку или список, которые позволяют понять суть и структуру бизнес-процесса в целом.

Визуальная картина процессов и требований помогает:

Проанализировать структуру и поведение системы, чтобы выявить взаимосвязи и зависимости.
Визуально увидеть схему взаимодействий между модулями и участниками процесса и благодаря этому понять, что можно улучшить.
Разобраться, почему что-то в системе не работает, выявить потенциальные проблемные зоны в действиях, ветках или событиях.
Улучшить понимание существующей или будущей системы как бизнесом, так и командами разработки.
Увидеть проблемные зоны и зоны роста еще на этапе проектирования.

Пример: вы моделируете работу отдела бизнес-анализа и ожидаете трех новых сотрудников. Как построить максимально эффективную структуру отдела? Опишите все бизнес-процессы в отделе, как их можно распределить между людьми, — и сможете увидеть зоны для масштабирования.

Для моделирования есть место на всех этапах SDLC цикла:

На старте проекта модели помогают структурировать решения и разбавить требования. Когда требования написаны не только текстом, но и дополнены картинками, их легче обсуждать с клиентом.
При подготовке артефактов ВА составляет описания для продуктов и находит пробелы.
На этапе коммуникации моделирование помогает выстроить эффективное взаимодействие с целевой аудиторией.

Давайте рассмотрим основные системные модели:

Функциональная — сценарии использования или Use Cases. Они помогают описать все функции системы с точки зрения пользователя. Если процесс нужно описывать со стороны клиента, в 90% случаев будем использовать Use Case.
Объектная — структура объектов, связанных между собой с помощью определенных атрибутов и операций.
Диаграмма взаимодействия — динамическая модель, которая показывает переходы внутри системы.

Функциональную модель выбирают для описания взаимодействия пользователя и системы. Объектную и динамическую модели используют для описания структуры и процессов внутри системы.

Подготовка к моделированию

После того, как вы ресурсы подготовлены и бизнес-цели определена, важно оценить доступные факторы и выбрать тип диаграммы для моделирования, к примеру BPMN или Activity.

Есть основные сценарии, по которым мы определяем, когда используется тот или иной тип диаграмм

Activity Diagram — это UML-диаграмма, на которой показаны действия, их связь и последовательность и используется:

Для описания несложных бизнес процессов
Для описания процессов, внутри системы
Когда необходимо ответить на вопрос, как система должна выполнять заранее определенные функции.

Business process modeling notation (BPMN) – графическая нотация для моделирования бизнес-процессов. BPMN считают универсальным языком для моделирования, но активнее применяют в больших компаниях, где много процессов, которые нужно автоматизировать.

Описание процессов, исключающее двойные трактовки.
Основа для эффективной автоматизации процессов.
Общий язык для всех участников процесса.
Подтверждение высокого уровня квалификации аналитика .

Можно ли заменить одну диаграмму другой? Универсального ответа нет — есть ряд кейсов, которые доказывают, что диаграммы взаимозаменяемы, но BPMN решает более сложные задачи по автоматизации, в ней больше возможностей, элементов, событий и типов задач.

Алгоритм моделирования

Независимо от языка моделирования, алгоритм состоит из четкой последовательности шагов:

Определите задачу, которую нужно моделировать.
Обозначьте начало и конец процесса, а также все задачи, сначала только на верхнем уровне.
Укажите последовательность элементов в нужном порядке.
Детализируйте модель.
Определите исключения.

Основные ошибки в моделировании

Рассматривайте факапы как лучший способ чему-то научиться и не относитесь к себе слишком критично — я тоже допускала некоторые ошибки из этого списка и хочу ими поделиться:

Описание процесса ради описания

Эту ошибку допускают начинающие бизнес-аналитики, когда не ставят моделированию цель. Выучили, почитали нотацию, разобрались в языке, — и начали рисовать, вместо того чтобы понять, для чего вы моделируете и кто это будет использовать.

Неверно выбран язык моделирования процесса

Иногда случается, что команды из разных сторон описывают процессы разными языками, например, Activity и BPMN. Поэтому, если вы понимаете, что рисовать и читать модели будут больше одного человека, еще на старте убедитесь, что люди смогут прочитать вашу модель и ничего не нужно будет перерисовывать. Есть ли у команды знания UML или BPMN? Выберите язык, на котором модель будет понятна и читаема.

Слишком подробное описание бизнес-процесса

Старайтесь оставлять только главное. Что делать, если заказчик требует прорисовать процесс более детально? Например, сделайте диаграмму высокого уровня, а дальше расписывайте детализированно. Даже в начале можно максимально объединить подпроцессы в процессы. Несмотря на то, что в таком случае у вас получится много диаграмм, рекомендую максимально использовать и объединять.

Комментарии перекрывают тексты

Некрасивая ошибка, которая характеризует бизнес-аналитика не с лучшей стороны. Поэтому перед тем как поделиться диаграммой, конвертируйте формат и проверьте, чтобы работы не перекрывались описаниями или комментариями.

Недостаточный анализ моделируемой области

Сначала разберитесь, как работают текущие процессы и только после этого начинайте моделировать, иначе ошибок не избежать.

Забытая документация

Эта ситуация возникает, если не обсудили результат на выходе — не прописали, что сервис или продукт должны иметь какую-то документацию.

Разрозненные бизнес-процессы

Такая ошибка случается, когда вместо отлаженного процесса есть только отдельные действия и разные люди выполняют их по-своему. Например, участники команды пишут документацию в разных приложениях: Google Docs, Confluence или в описаниях задач в Jira. Самое сложное в этой ситуации — построить единый бизнес-процесс для всех из несочетаемых документов.

Расскажу недавний кейс. В текущих процессах компании были несоответствия. Сначала клиент говорил, что все правильно, но через три дня пришел ко мне снова: «Юля, ты была права. Исторически, у нас есть Redmine, которым во всей компании пользуются только два человека. И они вносят сумятицу в бизнес-процесс. С точки зрения процесса у нас все сложилось только тогда, когда мы выяснили, откуда появляются задачи и кто до сих пор пользуется Redmine.

Процессы в никуда

Нарисуйте сколько угодно красивые процессы — они не будут работать, если не подумать о реализации. На фоне каждой задачи, которую вы рисуете, должно быть понимание, как это будет работать. Если слишком уйти в процесс и забыть об удобстве и понятности, то возникает риск, что команда не разберется в нарисованном.

Подводим итоги

Моделирование помогает визуально изобразить последовательности, связи бизнес-процессов, а также главных актеров и структуру. Этот инструмент помогает бизнес-аналитику в выявлении проблемных зон и зон роста, а в дальнейшем и в оптимизации работы команды.

Чтобы правильно смоделировать, нужно собрать информацию и ресурсы, прописать последовательность работ, поставить цель. Как избежать главных ошибок? Придерживайтесь алгоритма и учитесь моделировать процессы без софта — хороший специалист умеет рисовать решения даже на салфетке.

Ошибки — отличная возможность научиться и стать лучше, но если факапы мешают вам профессионально расти, на курсе Supreme BA вы получите недостающий опыт и сможете перейти от простого сбора и документирования требований к поиску самого оптимального для всех решения.

Юлия Загоруйко

Co-Founder в Gallantra Business Intelligence с 15 годами опыта в IT. Сертифицированный Agile Professional и SAFe specialis. Умеет работать с самыми сложными заказчиками и анализировать запутанные требования. Спикер курсов I am BA и Supreme BA.

Читайте также: