Как сделать машиночитаемую доверенность

Обновлено: 03.07.2024

С 01.01.2022 года вступят в силу поправки в закон об электронной подписи (от 06.04.2011 № 63-ФЗ), внесенные Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Новые нормы содержат правовые основы для использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, а также доверенностей для подтверждения полномочий представителей в электронном виде.

Физлица, представляющие компанию или ИП по доверенности (например, сотрудники компании или ИП), должны будут предоставлять контрагенту к подписываемым документам электронную машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную соответственно руководителем юрлица или ИП. Возможным также будет подписание МЧД иным уполномоченным лицом в порядке передоверия.

Предполагается, что МЧД будут повсеместно использоваться в хозяйственной деятельности организаций согласно Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, подготовленной ФНС России и утвержденной решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 25.12.2020 № 34).

Минцифры России утверждены приказы, регулирующие применение МЧД:

от 18.08.2021 № 856 "О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему";
от 18.08.2021 № 857 "Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи";
от 18.08.2021 № 858 "Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях".

Данные приказы вступят в силу с 1 марта 2022 года.

Президентом РФ подписан Федеральный закон от 06.12.2021 № 402-ФЗ, который упрощает отзыв электронных доверенностей. Сведения об отмене доверенности будут публиковаться в специальном реестре, который предполагается создать в рамках единой информационной системы нотариата. Закон вступает в силу с 29 декабря 2021 года.

ФНС России информирует, что 2022 год станет переходным периодом в рамках реформы электронной подписи и машиночитаемых доверенностей. В этот период сотрудники компаний сохранят возможность использовать свои сертификаты электронных подписей без направления МЧД. Переход на применение электронной доверенности будет возможным по мере готовности информационных систем участников электронного взаимодействия к работе с МЧД.

C 1 января 2022 года вступят в силу изменения в законодательстве, которые уже повлияли на бизнес. В рамках новых нормативно-правовых актов на подписантов компании необходимо выпускать машиночитаемые доверенности. Формат и порядок работы с МЧД уже утверждён Налоговой службой РФ.

В статье подробно рассмотрим, что такое МЧД, когда и в каком формате её можно использовать.

Предпосылки появления МЧД

На основании п.3 ст. 40 №14-ФЗ только руководитель предприятия вправе совершать сделки и представлять интересы и от имени фирмы. Он является ответственным за обмен документами между контрагентами и сдачу отчётности в государственные органы.

Согласно п. 14 ст. 1 №476-ФЗ, с 2022 года работники компаний смогут получать электронные подписи (ЭП) для физлиц. Подпись для юридического лица будут выдавать только руководителям организаций.

Чтобы регламентировать работу уполномоченного сотрудника в рамках компании в сфере электронного документооборота, в организациях будут использовать МЧД.

Что такое МЧД

Это доверенность от имени руководителя организации на имя уполномоченного лица, созданная в электронном виде. Цифровой документ не требует нотариального заверения. Его подписывают ЭП доверителя и отправляют заранее в территориальный налоговый орган по ТКС. Сделать это может как руководитель, так и доверенное лицо. Её составляют для налоговых агентов, плательщиков страховых взносов и сборов.

Уполномоченным представителем может быть директор, ответственный сотрудник или бухгалтер компании, а также наёмный работник сторонней организации. С последним заключают договор на оказание соответствующих услуг.

Сроки внедрения МЧД

Формат доверенности утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 года. Документ уже вступил в силу. Согласно тексту приказа, применять МЧД можно с 30 августа 2021 года. Использовать свою электронную подпись от имени организации или ИП работникам будет запрещено с 1 января 2022 года.

Как сейчас работает система выдачи ЭП

Сегодня электронная подпись на руководителя и сотрудника выдаётся как на организацию. Она содержит в себе информацию о принадлежности физлица к конкретной компании. Уполномоченные представители используют свою подпись от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя. Цифровой документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Именно такой вид подписи делает документы юридически значимыми. Приобрести УКЭП можно только в удостоверяющем центре, который аккредитован в Минцифры.

Как работает МЧД

МЧД наделяет полномочиями работника, который представляет интересы компании. Данный вид электронной доверенности передаёт право на подписание электронных документов от имени фирмы, разрешает использовать ЭП физлица компании в рамках ЭДО.

МЧД освобождает от регистрации на информационном ресурсе ФНС, заполнения бумажных копий и личного предоставления документа в местное отделение налоговой службы.

Требования к МЧД

Формат представления сведений и единые требования к машиночитаемым формам документов о полномочиях опубликованы на Федеральном портале НПА. Согласно документам, МЧД необходимо создавать, соблюдая следующие условия:

формат XML;
формат pdf, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе;
подтверждение доверенности УКЭП доверителя;
подписание документа УКЭП, с поддержкой формата XMLDSIG или иного формата, который утверждает приказ Минцифры № 472.

Функция создания МЧД будет бесплатной.

Для начала работы руководителю организации необходимо:

Для работы с электронными документами уполномоченному сотруднику понадобится:

Если сотрудник был уволен, у него изменились полномочия или срок годности доверенности закончен, то контрагент получит уведомление о нелегитимности МЧД. Право подписания электронного документа, в данном случае закрепляется за получателем.

Также МЧД можно будет отозвать по решению руководителя. Тогда подпись электронных документов становится невозможной.

Как будет работать данный функционал

Подробности о том, как будет работать МЧД в рамках сервисов ЭДО, мы опубликуем в нашем телеграм-канале Также дополнительно уведомим, когда функционал будет в релизе и клиенты смогут им воспользоваться.

Поэтапный переход на применение машиночитаемых доверенностей начнется с 1 марта 2022 года. Соответствующие нормы содержит официально опубликованный Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ.

Напомним, с 1 января 2022 года должны были вступить в силу поправки в закон об электронной подписи (от 06.04.2011 № 63-ФЗ), внесенные Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Данные нормы содержат правовые основы для использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях физических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также доверенностей для подтверждения полномочий в электронном виде.

В частности, функции по выпуску квалифицированных сертификатов электронных подписей для организаций, ИП и нотариусов возлагаются на ФНС РФ. Также новые нормы устанавливают, что электронная подпись юридического лица выдается исключительно на имя его уполномоченного представителя (генерального директора, руководителя). Соответственно, электронная подпись для индивидуальных предпринимателей будет выдаваться непосредственно на имя ИП.

Сотрудники юрлица или ИП должны в своей деятельности применять электронную подпись физического лица. Такие электронные подписи продолжат выдавать коммерческие удостоверяющие центры. При этом физлица, представляющие компанию или ИП по доверенности (например, штатные работники компании или ИП), должны будут прилагать к подписываемым документам электронную машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную ИП или руководителем юрлица.

Теперь в данные положения внесены поправки, которые смягчают переход на новые правила применения электронных подписей (ЭП) и в течение 2022 года устанавливают добровольный характер использования машиночитаемых доверенностей.

Одновременно до конца 2022 года устанавливается переходный период, в течение которого документы можно будет подписывать, как по новой схеме (ЭЦП гендиректора, которой подписана МЧД, и электронная подпись работника, которая выдана на физическое лицо), так и по старой схеме (электронная подпись сотрудника, в сертификате которого указан ИНН компании, которую он представляет).

Аккредитованные удостоверяющие центры смогут в течение 2022 года, как и ранее выпускать для сотрудников организаций ЭП с сертификатами, в которых будет указана принадлежность сотрудника к компании, то есть с указанием ИНН компании.

После 1 января 2023 года нужно будет применять только новый порядок применения электронных подписей.

Протестируйте качество нашей работы - получите первую консультацию в подарок.

Отличная новость: с 1 января 2022 года вступают в силу дополнительные поправки к Закону об электронной цифровой подписи. Эти поправки коснутся правовых основ взаимодействия контрагентов в бизнесе с использованием квалифицированной цифровой подписи для обеспечения юридической значимости документов, в том числе и доверенностей, на основании которых подписываются эти документы.

Физические лица, подписывающие документы, смогут предоставлять электронную доверенность, подписанную поручителем: руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Стоит отметить, что при реализации этого уникального проекта электронных доверенностей была использована технология блокчейн, которая используется как основа для всех современных криптовалют.

Роль доверенностей

Как известно, огромное количество документов в организациях подписываются не первым лицом, а ответственными лицами, по доверенности. Доверенности — это отдельная тема при организации документооборота, в том числе и электронного.

Основные задачи при работе с доверенностями:

Когда доверенность используется в бумажном виде, выполнение этих задач понятно и совершенно непрозрачно, требует определенных усилий со стороны как организации, выдавшей доверенность, так и со стороны контрагента, который принимает доверенность как подтверждение полномочий поверенного на выполнение определенных действий от имени организации.

Доверенности в электронном виде позволяют вывести всю эту работу в другой формат. Доверенность, подписанная цифровой подписью, удобнее в использовании, да и оригинальных копий может быть сколько угодно для каждого пакета документов или каждого действия поверенного. Но в этом случае все также требуется предоставление электронной доверенности ко всем пакетам документов.

Распределенный реестр машиночитаемых доверенностей

Федеральная налоговая служба (ФНС) с августа 2021 года в пилотном варианте запустила распределенный реестр для электронных доверенностей или, как еще принято называть, машиночитаемых доверенностей (МЧД).

Распределенный реестр - это распределенная база данных, которая одновременно находится у всех участников проекта, а все изменения фиксируются также единовременно у них и в каждом узле сети. После записи во всех узлах (базах) МЧД регистрируется как состоявшаяся запись в распределенном реестре и, таким образом, гарантируется достоверность данных в этом реестре.

Распределенный реестр обеспечит:

оперативность получения информации;
единую технологию проверки полномочий подписанта.

Поддержка 1С функциональности использования машиночитаемых доверенностей

Благодаря технологии блокчейн система электронных доверенностей позволит оформить доверенность один раз и больше не носить ее по различным ведомствам, банкам, государственным учреждениям. Доверенность будет доступна в том месте, где она может быть использована, причем со всеми изменениями, которые могут быть в нее внесены. Эта потрясающая возможность меняет сам подход в работе с доверенностями.

Что дает участникам внедрение электронных МЧД

За счет введения в использование технологии электронных машиночитаемых доверенностей все участники работы с электронными документами получат единый стандарт:

форм доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи;
формирования и актуализации единого классификатора полномочий для доверенностей;
доступа к реестру доверенностей;
проверки полномочий машиночитаемой доверенности: сведений о доверителе, действительности МЧД, соответствия полномочий содержанию документа;
формата файлов для использования электронных доверенностей в программных продуктах.

Нормативно-правовые основы для обеспечения МЧД

Минцифрой России утверждены приказы, регулирующие применение МЧД:

Нормы применения машиночитаемых доверенностей

Данные приказы вступят в силу с 1 марта 2022 года.

Следует обратить внимание

2022 год станет ключевым для реформы электронной подписи и введения машиночитаемых доверенностей.

На протяжении всего года еще можно будет применять сертификаты электронных подписей на сотрудников компаний без необходимости формирования и направления машиночитаемой доверенности.

Также на этот год запланировано создание института операторов электронного документооборота и пополнение сети обмена машиночитаемыми доверенностями.

2022 год будет менять технологию работы с доверенностями, и важно подготовить свою организацию к этим изменениям, использовать программные продукты, которые помогут сделать переход более мягким и комфортным.

Читайте также: