Как сделать маршрутный лист в экселе

Обновлено: 04.07.2024

норма расхода вероятно известна, умножить два числа не долго

Калькулятор не подойдёт, там формула чуть сложнее)))
По методичке минтранса предполагается считать?

В эксель забейте формулы:

Согласно приказа Минтранса АМ-23р ,для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D), где:

Qн - нормативный расход топлива, л;
Hs - базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;
S - пробег автомобиля, км;
D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %

Hs - 8,6 л/100км (согласно справочных данных из приказа Минтранса АМ-23р )

Эксель можно использовать для решения широкого спектра задач, в том числе, для нахождения наилучшего способа осуществления перевозок от производителя (продавца) к потребителю (покупателю). Давайте посмотрим, каким образом это можно реализовать в программе.

Транспортная задача: описание

С помощью транспортной задачи можно найти наилучший вариант перевозки с минимальными издержками между двумя взаимодействующими контрагентами (в рамках данной статьи будем рассматривать покупателей и продавцов). Чтобы приступить к решению, нужно представить исходные данные в схематичном или матричном виде. Последний вариант применяется в Эксель.

Транспортные задачи бывают двух типов:

Закрытая – совокупное предложение продавца равняется общему спросу.
Открытая – спрос и предложение не равны. Чтобы решить такую задачу, нужно сначала привести ее к закрытому типу. В этом случае добавляется условный покупатель или продавец с недостающим количеством спроса или предложения. Также в таблицу издержек следует внести соответствующую запись (с нулевыми значениями).

Подготовительный этап: включение функции “Поиск решения”

Чтобы решить транспортную задачу в Эксель, нужно воспользоваться функцией “Поиск решения”, которую нужно предварительно активировать, т.к. изначально она не включена. Алгоритм действий следующий:

Пример задачи и ее решение

Чтобы лучше понять, как решать транспортные задачи в Excel, давайте рассмотрим конкретный практический пример.

Условия задачи

Допустим, у нас есть 6 продавцов и 7 покупателей. Предложение продавцов составляет 36, 51, 32, 44, 35 и 38 единиц. Спрос покупателей следующий: 33, 48, 30, 36, 33, 24 и 32 единицы. Суммарные количества по спросу и предложению равны, следовательно, это транспортная задача закрытого типа.

Также, мы имеем данные по издержкам перевозок из одного пункта в другой (ячейки с желтым фоном).

Алгоритм решения

Итак, приступи к решению нашей задачи:

в поле для ввода значения напротив первого аргумента “Массив1” указываем координаты диапазона ячеек матрицы затрат (с желтым фоном). Сделать это можно, используя клавиши на клавиатуре, или просто выделив нужную область в самой таблице с помощью зажатой левой кнопки мыши.
в качестве значения второго аргумента “Массив2” указываем диапазон ячеек новой таблицы (либо вручную, либо выделив нужные элементы на листе).

Заключение

Таким образом, с помощью программы Эксель достаточно просто решить транспортную задачу. Самое главное – правильно заполнить начальные данные и четко следовать плану действий, и тогда проблем быть не должно, т.к. программа все расчеты выполнит сама.

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Порядок оформления маршрутных листов

Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.

Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:

приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
отчет работника о понесенных расходах;
четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.

В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.

Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.

Образец маршрутного листа в 2021 году

Маршрутный лист — это документ, подтверждающий расходы работника, произведенные им при разъездном характере работы. Является основанием для возмещения расходов работника и их списания.

Штрафы за непредоставление документов по требованию налоговой
Код 36 в больничном: что означает и как оплачивать
Новый отчет для работодателей о вакцинации работников. Внимание, штрафы!
Вакцинация медработников
Как пользоваться калькулятором пенсии ФСИН в 2021 году

Для чего нужен маршрутный лист

Чтобы ответить на вопрос, что такое маршрутный лист, необходимо определить цели его создания и использования. Многие сотрудники в организации: водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны подтверждаться соответствующими документами. Одним из них является маршрутный лист.

С его помощью сотрудники подтверждают, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.

В дальнейшем бланк вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег является основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он является документом бухгалтерского и налогового учета.

В некоторых случаях такие отчеты помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальные маршруты доставки, то есть проработать логистику. Эти действия существенно снижают затраты организации на передвижение сотрудников по городу.

Пример заполнения маршрутного листа водителя грузового ТС:

Порядок оформления

Порядок движения документа в организации:

Составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
Данные о выдаче заносятся в журнал.
По ходу движения делаются отметки.
По возвращении бумагу сдают в бухгалтерию или отдел логистики.

К нему прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.

Расходы проверяет бухгалтер организации, директор подписывает приказ о возмещении затрат. После этого работнику возмещают расходы, если он потратил собственные деньги, либо бухгалтерия оформляет подотчетные суммы, которые были выданы.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как списать расходы на ГСМ . Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила заполнения

Так как нет унифицированного бланка и правил его заполнения, оформление маршрутного листа производится по внутренним правилам предприятия. Рекомендуется предусмотреть указание основных реквизитов для идентификации расходов, графы, отражающие маршрут, и заполнять его следующим образом:

вверху по центру строки пишут наименование организации. Ниже указывают населенный пункт и дату оформления;
записывают Ф.И.О. и должность работника, на которого составляется маршрутный лист, вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты, подтверждающие затраты на поездку, сумма затраченных средств;
подписывает бланк сотрудник, на которого он оформлен, и его непосредственный руководитель.

После того как бланк оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам в бухгалтерии. В случае налоговых проверок его вправе рассмотреть контролирующие структуры.

На что обратить внимание

Порядок работы с данным бланком утвердите ЛНА, где перечислены и лица, ответственные за его регистрацию, выдачу и хранение.
Исключите из маршрутного листа тот пункт, который является необязательным и дополняющим.
Печать ставить не обязательно, но если печать есть, то это не нарушение и добавит солидности.
Заносимые расходы должны обосновываться и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возместить расходы.
Не является путевым листом, и отметки медицинских работников в нем не ставят.

Порядок хранения

Полностью оформленные бланки должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

Mozilla/5.0 (Windows NT 5.1) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/35.0.2117.157 Safari/537.36

⏬Маршрутный лист - документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.

Маршрутный лист – формальное подтверждение транспортных расходов сотрудников организации. Если работник был отправлен в командировку или другую запланированную поездку, то лист поможет вернуть потраченные деньги на проезд – компенсацию от работодателя. В первую очередь документ необходим водителям и курьерам.

Шаблон маршрутного листа содержит список населенных пунктов или других географических мест, где побывал работник по указу работодателя. Оформляется на стандартном листе А4. В листе отображаются сведения о сотруднике. Подробно в виде таблицы обозначаются места поездки. Делаются отметки о прибытии и убытии. Документ подписывается работником.

После возвращения на место работы акт сдается в бухгалтерию. Бухгалтер удостоверяет бумагу своей подписью. Акт составляется в 2 вариантах. После командировки документ станет основанием для получения компенсаций со стороны работодателя.

Маршрутный лист Маршрутный лист. Скачайте правильный образец и пустой бланк для заполнения.

Читайте также: