Как сделать кп в битриксе 24
Обновлено: 07.07.2024
Отвечаем на вопрос руководителя отела продаж, как можно быстро получить информацию о том сколько коммерческих предложений было отправлено сотрудниками отдела за отчетный период.
- Открыть модуль Задачи и проекты.
- Войти в модуль Конструктор отчетов.
- Настроить нужные колонки и выбрать фильтры для работы с отчетом.
Визуализации, отображения результатов форме графика.
Во всех тарифах где есть роботы и задачи.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
У нас отличная новость: стартовала постакселерационная программа для участников треков AI Factory, T&M, Digital health, ArchTech. И он отличается от тех постакселераторов, какие были до этого. Чем? Сейчас расскажем.
Зачем — рассказывают дизайнер, логопед и агентство.
Инвестиции в IPO: научно доказанный способ зарабатывать 18% в день, или как акулы Уолл-стрит наживаются на Цукербергах
Профильные Телеграм-каналы и брокеры уверяют, что на вложениях в IPO легко получать по 100% годовых, и даже больше. В этой статье я разбираю, почему ученые-финансисты в чем-то склонны с ними согласиться — и кто на самом деле зарабатывает огромные деньги на IPO (спойлер: скорее всего, это будете не вы).
Burger King, Audi, Twitter, Starbucks и другие.
Почему отключение SWIFT не разрушит российскую банковскую систему, и чего действительно стоит бояться
С 2014 года мы слышим о возможном отключении России от системы SWIFT. В последние недели эти разговоры все чаще звучат в медиа и серьезно влияют на настроения в банковской среде. CBDO Банка 131 Анна Кузьмина рассказала, почему блокировка SWIFT в России не смертельный сценарий, и какие санкции против банков на самом деле вызывают беспокойство.
Шаблон документа – это макет будущего договора, счета или иного документа, содержащий постоянные и переменные поля с данными. Для бизнеса важно иметь выстроенный процесс по сопровождению клиентов, особенно когда речь идет о документальном оформлении продаж. С Битрикс24 подготовить бумаги по сделке можно за пару секунд. В этом помогут готовые шаблоны документов. Воспользуйтесь предустановленными формами или добавьте свои. Быстро созданные по форме коммерческое предложение, счет или договор экономят время менеджеров и исключают ошибки ручного ввода данных при работе с типовыми документами.
В Битрикс24 для профильной работы с шаблоном задается доступ – устанавливается один или группа пользователей, которая будет формировать документ. Для предустановленных стандартных шаблонов по умолчанию задан общий доступ.
Обратите внимание, что документы в CRM и настройка прав к ним доступны не на всех тарифах Битрикс24.
В статье расскажем:
Стандартные шаблоны документов в Битрикс24
К предустановленным или встроенным шаблонам документов внутри Битрикс24 относятся бланки, которые доступны в системе по умолчанию. Это те документы, которые вы можете использовать сразу, или после внесения нужных вам изменений.
Для того, чтобы найти предустановленный шаблон, перейдите в один из следующих разделов CRM:
Далее найдите уже созданную сущность, например, сделку и кликните по кнопке Документ в правом верхнем углу. Вам откроется список предустановленных на ваш портал Bitrix шаблонов:
Из выпадающего списка можно сформировать документ, содержащий параметры вашей сделки.
Если вам потребуется отредактировать файл, просто скачайте его в формате doc и продолжите работу с шаблоном в уже привычном для вас редакторе.
Чтобы внести изменения в параметры встроенного шаблона для всех пользователей, нужно перейти в раздел общего редактирования. Для этого снова нажимаем на кнопку Документ и далее из списка выбираем строку Добавить новый шаблон. После этого вам откроется список доступных шаблонов, где вы сможете скачать и ознакомиться с имеющимися бланками, а также отредактировать их. Для изменения шаблона документа выберите соответствующую кнопку в строке с файлом:
После чего вы попадете на страницу для работы с настройками выбранного бланка.
Редактор шаблона документа в Битрикс24 позволяет:
- восстановить версию шаблона по умолчанию
- скачать шаблон
- загрузить новый
- отредактировать название документа
- задать активность файла и сделать его с подписью и печатью по умолчанию
- выбрать привязку к CRM – определить места, где будет доступен шаблон
- определить права доступа для работы с бланком
- сделать привязку к стране
- назначить нумератор через дополнительный конструктор
После внесения правок в шаблон – не забудьте сохранить сделанные изменения. Отредактированный документ сразу будет доступен пользователям портала, которым разрешена работа с шаблоном.
Готовые шаблоны помогут начать работу с документами внутри портала, а при желании на их основе можно разработать и использовать свой набор документации для сопровождения клиентов.
Как добавить свой шаблон документа в CRM Битрикс24?
Готовые шаблоны документов – это быстрое решение для бизнеса. В большинстве случаев предустановленных бланков недостаточно для работы компании. Как быть, когда требуется загрузить свой шаблон договора или свою форму счета в Битрикс24?
Для этого на портале предусмотрена возможность – добавить свой шаблон. Путь аналогичен тому, что используется при внесении правок в уже существующий шаблон. Заходим в имеющуюся сущность (лид, контакт, компанию или сделку), нажимаем кнопку Документ -> Добавить новый шаблон. В открывшемся окне со списком уже загруженных файлов выбираем кнопку в правом верхнем углу Загрузить и добавляем наш шаблон в формате doc.
После загрузки файла откроется уже знакомый нам редактор, где мы сможем определить дополнительные параметры для нашего бланка. Добавленный шаблон появится в списке доступных для генерации документов на портале.
Основное преимущество генератора готовых документов Битрикс24 в том, что он забирает данные, содержащиеся в полях сущности CRM, и выводит их в наш бланк.
Но где же взять шаблон для загрузки в Битрикс24 с прописанными кодами полей подстановки?
Существует 2 способа скопировать символьный код:
- взять информацию по нужным подстановкам из готового шаблона Битрикс24 и использовать у себя
- воспользоваться справочником символьных кодов Битрикс24, встроенным в конструктор документов
Первый вариант подойдет, если поля для подстановки простые, есть в предустановленных шаблонах, и вы быстро можете найти нужные параметры. Второй вариант удобен, когда вы используете для подстановки данных не только штатные, но и пользовательские поля сущностей и работаете с объемом больше 5 кодов подстановки.
Справочник символьных кодов доступен по кнопке Документ –> Добавить новый шаблон, далее переходим в шестеренку и выбираем Список полей:
Откроется список доступных символьных кодов. С помощью фильтра ищем нужный параметр:
Копируем код и используем в шаблоне создаваемого бланка для загрузки. Импортируем наш файл, настраиваем параметры доступа и готово – шаблон документа, созданный по уникальному бланку с элементами автоподстановки, будет всегда под рукой вашего менеджера внутри CRM.
Печать и подпись в документах Битрикс24
Документ, созданный с помощью встроенного в Битрикс24 генератора, можно сразу завизировать печатью и подписью компании. Для этого в шаблоне потребуется определить место для наших изображений. В разных текстовых редакторах это можно сделать примерно похожим способом – нужно использовать картинку с назначенным идентификатором (именем).
Разберем как работает подстановка печати в Microsoft Word.
Открываем наш готовый шаблон документа, в который требуется подставить печать. На добавленном рисунке, который будет отображать нашу печать, выбираем Формат –> Специальные возможности –> Замещающий текст:
Вставляем описание параметра печати - >. Готово. Можно загружать наш файл и использовать. В дальнейшем Битрикс24 заменит изображение на реальную печать из реквизитов вашей компании.
Для настройки реквизитов перейдите в раздел CRM -> Настройки -> Реквизиты ваших компаний.
В открывшемся окне выберите правую верхнюю кнопку Добавить компанию. Откроется окно для внесения данных вашей компании. В последнем блоке будут поля, куда вы сможете загрузить изображения:
- логотип компании
- печать организации
- подпись директора
- подпись бухгалтера
Используйте подстановку имени для изображений в шаблоне согласно справочнику кодов CRM.
Настройку и загрузку шаблона нужно выполнить единожды, далее использовать для генерации документов из CRM. При необходимости всегда можно внести изменения.
Отправка документов из Битрикс24
Документ из шаблона формируется в один клик. Готовый файл вы можете:
Если вы захотите повторно сформировать новый документ из шаблона внутри одной сущности, система выдаст предупреждение. Битрикс24 предложит задать для документа новый номер или выбрать предыдущий.
Примеры использования шаблонов документов и работу с генератором файлов Битрикс24 смотрите в наших проектах. Помимо штатных сценариев настройки на практике мы знаем и умеем работать с такими особенностями конструктора шаблонов как:
- склонение имен;
- сложная логика подсчета значений;
- связка с бизнес-процессами для автоматической работы по документам.
Три причины использовать шаблоны документов в Битрикс24:
- сокращение времени на документальное сопровождение клиента;
- исключение ошибок ручного ввода данных;
- под рукой менеджера всегда актуальные шаблоны компании.
Для решения задач по настройке и загрузке шаблонов в CRM Битрикс24 обратитесь в нашу компанию по телефону или через форму ниже.
Задачи и проекты являются важными инструментами, которые позволяют легко планировать и регулировать выполнение работы сотрудниками. CRM система Битрикс24 для этого и создана, чтобы облегчить работу всего отдела продаж, сделать ее прозрачной для руководства и не тратить время на то, что может выполняться роботами автоматически.
Задачи в Bitrix24 позволяют:
- контролировать работу сотрудников (отслеживать их продуктивность за день, неделю, месяц и любой промежуток времени);
- указывать комментарии с пояснениями к выполнению или другими указаниями;
- выставлять индивидуальные или групповые задачи;
- указывать сроки и получать уведомления при их просрочке;
- управлять стадиями проектов и задач;
- планировать и расставлять задачи с поэтапным планом;
- следить за общей работой на предприятии, выполнением планов и т.д.
Задачи функционально связаны с другими инструментами Bitrix24, поэтому доступны из других различных разделов (живая лента, диск, календарь и т.д.).
Роли в задачах Битрикс24
Наблюдателем может быть работник компании, который не имеет возможности просматривать результат работы и ход ее выполнения. Он может видеть только статус задачи и писать комментарии. Как правило, роль наблюдателя занимает руководитель или ответственный.
Постановщиком является сотрудник, который контролирует выполнение задачи в Битрикс24. То есть постановщиком автоматически становится создатель задачи. При необходимости можно назначить другого сотрудника из компании, который будет осуществлять контроль.
Назначается на работника, который будет дополнительно отвечать за ее исполнение. Соисполнители могут писать комментарии, оставлять ссылки, редактировать чек-лист и т.д. Они могут помогать либо вообще не вмешиваться в процесс, просто следя за его исполнением.
Работник, которого назначает исполнитель. Он вправе приглашать дополнительных наблюдателей (только сотрудники компании) или менять статус задачи. Все зависит от настройки прав доступа.
Наблюдателей и соисполнителей может быть много, а вот постановщиком и ответственным может быть только один.
Откуда можно поставить задачу в Битрикс24
В основном все задачи ставятся из Меню или Канбана, но также существует более нестандартные и удобные варианты постановки, к которым можно отнести:
- Живая лента - при общении в живой ленте, вы без труда и различных переходов можете оставить не только комментарий, но и поставить задачу. К посту будет прикреплено уведомление о создании и ссылка на нее.
Как создать задачу в Битрикс24
Существует несколько вариантов добавления задачи после интеграции с CRM Битрикс24. Рассмотрим сначала самый простой. Перейдите в режим “Канбан” и нажмите синюю кнопку ”Добавить задачу”. Перед вами откроется задача с полями, которые необходимо заполнить:
- тема;
- неограниченное по символам описание;
- назначить ответственного, наблюдателя, постановщика и соисполнителя при необходимости;
- указать сроки выполнения.
При составлении описания вы можете добавлять различные материалы и документы (таблицы, макеты и т.д.). В любой момент описание легко редактируется, а при составлении нескольких подзадач можно составить чек-лист.
При создании задачи в Битрикс24 можно добавить некоторые функции, найдя опцию “Дополнительные настройки”. С помощью раздела вы можете вести учет времени, делать задача подзадачей, автоматически дублировать задачу до необходимого времени, выставлять теги, связывать задачи между собой и многое другое.
После того, как вы заполнили необходимые поля, выставили настройки - нажмите кнопку “Поставить задачу”.
Как создать шаблон задачи в Битрикс24
Шаблон всегда ускоряет процесс работы, особенно если у вас ежедневные рутинные задачи, то зачем тратить время на заполнение полей. Для этого нужно перейти в Меню, найти в нем вкладку “Задачи и проекты”, далее вкладка “Еще” и затем вкладка “Шаблоны”. После этого нажмите кнопку добавить. Шаблоны легко редактировать и удалять, что очень удобно и упрощает работу отдела продаж.
Также следует упомянуть о повторяющихся задачах. Они тоже несут большую пользу и не требует регуляныъ написаний отчетов. Всё это можно автоматизировать, выбрав в дополнительных настройках “Сделать задачу регулярной”. Вам останется установить время, дату и срок. Такие задачи редактируются, удаляются и экономят ваше время.
Как поставить задачу в Битрикс24, если сотрудника нет в CRM
- Через почту по e-mail специалиста
Создаем задачу по аналогичному принципу как и через “Канбан”, только в поле ответственный вставляем почтовый ящик нужного стороннего специалиста. Если вы настроены на долгосрочное сотрудничество с ним, тогда нажмите галочку “Запомнить”.
Возле заполненных вами данных появится конвертик. Он обозначает сотрудника, который работает удаленно.
После постановки, специалист получит письмо на почту с уведомлением в стиле Битрикс24. В уведомлении будет кнопка со ссылкой на задачу. Далее откроется форма, как в CRM системе и появится возможность комментирования, что также будет дублироваться через почту.
Как контролировать работу отдела продаж
в Битрикс 24 CRM
В этой статье рассмотрим и посмотрим способы контроля работы отдела продаж с точки зрения выполнения
показателей интенсивности :
количество успешных исходящих звонков
кол-во принятых заявок/сделок
кол-во проведенных встреч
отправленных писем
кол-во отправленных КП или других целевых действий, которые важны для вашей воронки продаж
сумма оплаченных счетов/выполнение плана продаж
конверсия из КП в счет/сделку
средний цикл сделки
1. как посмотреть Количество успешных звонков в Битрикс24
В Битрикс24 оценить показатели по кол-ву звонков можно в двух местах:
1. Раздел Телефония >> Детализация звонков
2. Раздел CRM >> Отчеты >> Отчет по выполненным делам
Смотрите подробно, как это сделать в нашем видео.
2. как посмотреть Количество отправленных КП или счетов, посчитать конверсию
Разбираемся, как проконтролировать количество отправленных КП сотрудниками за период, посчитаем конверсию, цикл сделки и средний цикл сделки.
Для этого добавляем поле с датой отправки КП, построим отчет и рассчитаем средний цикл сделки.
Смотрите подробно в нашем видео.
3. как НАСТРОИТЬ ПЛАН ПРОДАЖ/ОТЧЕт ПО ОПЛАЧЕННЫМ СЧЕТАМ
Настраиваем план продаж и отчет по оплаченными счетам.
1. Раздел CRM-аналитика >> План продаж
2. Раздел CRM >> Отчеты >> Отчет оплаченным счетам
Смотрите подробно, как это сделать в нашем видео.
КТО всем этим должен заниматься ?
Контроль показателей отдела продаж находится в зоне ответсвенности РОПа (руководителя отдела продаж).
Если у вас его пока нет или текущий вас не устраивает, то вы можете взять РОПа в аренду. Это так называемый "РОПшеринг"- управление отделом продаж с оплатой за результат.
- 71% вознаграждения в РОПшеринге привязано к факту выполнения менеджером плана продаж. План устанавливает заказчик.
- Стоимость РОПшеринга плавно меняется в зависимости от количества менеджеров и всегда меньше зарплаты РОПа.
- Цена проверки гипотезы при найме РОПа - от 200 тыс. руб. в месяц, в РОПшеринге - от 40 тыс. руб. по безналичному расчету.
- РОПа нужно подобрать, в РОПшеринге руководители уже подобраны и проверены в других проектах.
Наш партнер оказывает услуги РОПшеринга.
Если вам интересно, заполните заявку и вам проведут презентацию или экспресс-аудит по поиску скрытых ресурсов вашего отдела продаж.
Читайте также: