Как сделать корпоративный портал

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 04.10.2024

Получить дополнительное конкурентное преимущество в наше время необходимо чтобы иной раз просто выжить бизнесу. Его можно достичь несколькими способами: повышая эффективность управления или оптимизируя ключевые бизнес-процессы. Оптимизация системы управления и оперативного руководства компанией в кризисный период может позволить сократить персонал без ущерба для основной деятельности, повысить скорость реализации управленческих решений в компании, повысить качество управленческих решений, производства продукции и реализации услуг.

Средством решения этих проблем может стать такой программный инструмент как корпоративный портал.

Что такое корпоративный портал?

Корпоративный портал (КП) - это программное обеспечение, предоставляющее сотрудникам компании, клиентам и простым пользователям доступ к различной информации из внутренних и внешних сетей с целью организации производственной деятельности, в соответствии с имеющимся уровнем прав. Корпоративный портал, как правило, предоставляет возможности внутренних коммуникаций и интеграции сторонних приложений.

доступ к корпоративному порталу в полном объеме, как правило, ограничен только сотрудниками компании;
КП имеет функции, нетипичные для Web-сайтов, но необходимые для функционирования компании.

Основная функция портала - создание и поддержка единой интегрированной информационной среды компании. Перечислим детально эти функции:

Обеспечение безопасного, персонализированного доступ к данным (с рабочего места, удаленно, и с мобильных устройств);
Обеспечение единой точки аутентификации сотрудника для доступа ко всем приложениям и ресурсам компании;
Хранение данных, управление ими (сбор, поиск, систематизация.);
Управление потоками информации внутри системы и потоками, поступающими из-вне;
Управление бизнес процессами (например, система подачи заявки на ремонт оборудования) и их автоматизация;
Совместная работа сотрудников в рамках постоянных и/или временных групп;
Создание корпоративных сообществ по интересам или задачам;
Организация внутрикорпоративных коммуникаций (мессенджер, форумы, блоги, комментарии);
Обеспечение "обратной связи" в социальном плане между руководством и сотрудниками.

Нас сегодня интересует корпоративный портал как образец применения технологий Web 2.0 в корпоративном ПО.

Web 2.0 в корпоративном портале

Основное отличие Web 2.0 от обычного интернета – принцип привлечения пользователей к наполнению проектов контентом. Иными словами, контент проекта создается самими пользователями. Несмотря на то, что термин пришел из Интернета, технологии Web 2.0 чрезвычайно актуальны для корпоративных порталов.

Технологии Web 2.0, которые применяются в корпоративных порталах:

Социализация: социальные сети, блоги и форумы, сообщества по различным тематикам (коммьюнити). В случае с КП – это, как правило, производственные коммьюнити. Но совершенно не исключаются, а чаще всего только приветствуются сообщества непроизводственные, которые сплачивают коллектив.
Web-службы. Программы, доступ к которым осуществляется через Интернет.
AJAX. Подход к построению пользовательских интерфейсов Web-приложений, при котором Web-страница, не перезагружаясь, асинхронно загружает нужные пользователю данные.
RSS и другие протоколы. Одновременное распространение информации на различные страницы проектов.
Web mash-up. Сервис, который полностью или частично использует в качестве источников информации другие сервисы, предоставляя пользователю новую функциональность для работы.
Теги. Своего рода метки, которые присваиваются объекту, чтобы определить его место среди других объектов.
Сервис вики. Сервис, который позволяет создавать контент коллективными усилиями.

Теперь посмотрим, как эти технологии реализованы в корпоративном портале от компании "1С-Битрикс". Это решение – фактически готовое решение. В отличие от другого известного продукта этой компании – "1С-Битрикс: Управление сайтом" – "1С-Битрикс: Корпоративный портал" практически не требует работ по его кастомизации.

Технологии Web.2.0 в "1С-Битрикс: Корпоративный портал"

Рассмотрим технологии в том же порядке, в котором они перечислены.

Социализация

Персональные блоги и всеобщие форумы – давно отлично зарекомендовавшая себя технология интернета, без каких либо изменений переместившаяся в корпоративные порталы. Естественно, что в "1С-Битрикс: Корпоративный портал" эти сервисы общения тоже присутствуют, причем в нескольких видах.

Во-первых, это общие форумы, блоги компании. Общение в рамках этих сервисов ограничивается только доступом в сам корпоративный портал. То есть, если вы сотрудник компании, то можете высказываться и общаться столько, сколько вам позволяет интерес и рабочее время.

Вторым уровнем использования блогов, форумов и фотогалерей можно назвать индивидуальные страницы каждого сотрудника. Индивидуальная страница сотрудника в "1С-Битрикс: Корпоративный портал" - это подобие личного сайта, где сотрудник может не просто вести личный блог, форум, фотогалерею, календарь, работать с задачами, хранить личные файлы, но и управлять доступом к этой личной информации. Личная страница – настраиваемая, где сотрудник может отключить какие-то возможности или изменить настройки по умолчанию.

Третий уровень – это коллективная работа в рамках рабочих групп. Рабочая группа – это такая маленькая социальная сеть, которая охватывает сотрудников (и не только сотрудников компании) в единую группу для выполнения какой-либо задачи (или по интересам).

Коллективная работа в рамках рабочей группы возможна не только среди сотрудников компании. Если используется редакция "1С-Битрикс: Корпоративный портал. Экстранет", то создание рабочих групп возможно и с привлечением участников со стороны, из Интернета. Это очень удобно если нужно обеспечивать контакты по каким-либо видам деятельности с теми, кто не работает непосредственно в вашей организации.

Рабочая группа в рамках корпоративного портала обладает разной степенью доступности. Ее можно сделать открытой или закрытой, видимой или не видимой, можно назначить разное количество модераторов. Различна и иерархия членов группы. Все это дает широкие возможности для организации работы в составе группы. Вступление в группы сотрудников зависит от статуса группы.

Функциональность рабочей группы – этой соцсети в рамках корпоративного портала – достаточна для комфортной и полноценной работы любого количества участников с любыми потребностями:

Блоги группы;
Форумы группы;
Календарь событий группы;
Задачи группы;
Файловое хранилище.

Рабочую группу можно настроить под потребности задач, для которых она создавалась: отключить часть функционала, изменить степень доступности.

Кроме индивидуальной страницы каждый сотрудник может создать и индивидуальное представление корпоративного портала на специальной странице Мой портал в том смысле, что Главную страницу портала формирует администратор портала, но и сотрудник может задать на странице Мой портал свой набор гаджетов, которые ему удобны, и начинать ежедневную работу с порталом именно с этой страницы.

Как и в любой другой социальной сети есть функция списка друзей, когда пользователю можно устанавливать доверительные отношения с некоторыми из сотрудников компании. Но если вдруг руководство компании посчитает, что не должно быть особых, доверительных отношений между сотрудниками, то всегда есть возможность отключить "друзей" в настройках модуля "Социальная сеть".

Общая настройка функционала социальной сети осуществляется в настройках модуля Социальная сеть. В настройках этого модуля можно задать:

Разрешение или запрет на определенные функции для личных страниц пользователей;
Установить исходные настройки для страниц пользователей;
Разрешение или запрет на определенные функции для Рабочих групп;
Установить исходные настройки для Рабочих групп.

К сервисам общим для всей компании надо отнести и многопользовательскую фотогалерею, в которой каждый из сотрудников компании сможет публиковать свои фото на всеобщее обозрение. Администратор же может формировать одну, общую галерею на основе либо собственных предпочтений, либо наиболее популярных фотографий, либо новых, только что поступивших.

И хотя такие функции не относятся в полной мере к Web 2.0, отметить такую особенную возможность просто необходимо, особенно, если учесть, что на портале имеется возможность создавать свой видеоархив.

Веб-службы

Видеоконференции и видео звонки в "1С-Битрикс: Корпоративный портал" осуществляются с компьютеров пользователей через веб-клиента. Веб-клиент работает с видеосервером, установленным на другом
компьютере в локальной сети. Видео, как сервис, получает все большее распространение в Интернете, и для корпоративных порталов эта функция стала уже почти что обязательной функцией.

Многие страницы корпоративного портала работают в режиме AJAX. Это означает, что страница обновляет свои данные без перезагрузки. И хотя корпоративный портал, как правило, размещается на локальных серверах, скорость загрузки страницы имеет значение.

Mash up

В "1С-Битрикс: Корпоративный портал" эта технология представлена в основном в виде гаджетов, которые могут быть настроены на самые разные источники. Самый простой – это сервис Яндекс-Погода, когда в нужном месте личной настраиваемой страницы пользователя можно выводить сведения о погоде в любой точке земного шара.

Более сложным и функциональным является гаджет 1С, который позволяет получать данные из программного комплекса "1С:Бухгалтерия" с самыми разными видами отчетов о текущем состоянии дел. Работник бухгалтерии может настроить гаджет на нужный ему вид отчетов и иметь информацию о прохождении средств в режиме онлайн.

Самым большим по возможностям подключения сторонних сервисов является гаджет Google, который позволяет подключать обширные возможности служб этого интернет-гиганта, начиная от той же погоды и заканчивая онлайн-переводчиками или Википедией. Все эти гаджеты можно использовать на странице Мой портал, где сотрудник реализует свое личное представление портала.

Возможности тегов широко применяются в рамках "1С-Битрикс: Корпоративный портал", как в рамках традиционного их применения (блоги, фотогалереи и так далее), так и в Рабочих группах. Специальный компонент "Облако тегов" облегчает поиск информации по введенным меткам.

Вики-модуля в явном виде на данный момент в "1С-Битрикс: Корпоративный портал" нет. Связано это с большим объемом работ по созданию самого программного продукта и существованием доставшимся в наследство от "1С-Битрикс: Управление сайтом" компонентом Часто Задаваемые Вопросы, который позволяет выводить нужную информацию в вики-подобном виде. Впрочем, компания не отказывается от сервиса вики-модуля как направления дальнейшего развития своего продукта.

Резюме

Технологии, развившиеся в "большом" Интернете приходят теперь в "малую" Сеть: Интранет. И приходятся там к месту. По крайней мере в секторе программных продуктов для корпоративных портальных сетей.

Роберт Басыров

Бизнес-задачи нужно формулировать конкретно, например:

объединить элементы корпоративной культуры;
сократить период адаптации новых сотрудников на 20 %;
облегчить взаимодействие сотрудников разных подразделений;
навести порядок в системе договоров;
ускорить процесс согласования и подписания документов на 40 % и т. д.

Портал позволяет организовать единую информационную и рабочую среду для сотрудников. Помогает донести принципы, ценности и цели компании и ориентировать персонал на их достижение. Ускоряет работу за счет автоматизации бизнес-процессов.

Определение функционала

Переходить к данному этапу необходимо, только когда есть принципиальное решение: создаем корпоративный портал. Соответственно, должно быть чёткое представление о цели и конечных пользователях портала.

Прежде всего стоит внедрить те модули, которые направлены на создание MVP (минимально жизнеспособного продукта). Важно, чтобы сотрудники могли использовать портал сразу, решая первоочередные задачи. В дальнейшем новые модули можно добавлять по мере необходимости.

В любом случае уже на первом этапе потребуются следующие блоки:

1. Организационная структура

2. Информация о компании

Эти блоки обеспечат коммуникации и формирование отношения сотрудников к компании.

4. Справочник сотрудников

Справочник сотрудников упрощает общение

Этот блок упростит коммуникации между сотрудниками внутри и между подразделениями. В нем же указывается информация о новеньких и создается доска почета.

5. Документы и приложения

Документы всегда в порядке

Блок облегчает поиск необходимой информации и работу с шаблонными документами: приказами, регламентами, бланками.

6. Заявки и self-сервисы

Автоматизировать заявки отделов просто

С помощью этого блока можно упростить работу HR- и IT-отдела, бухгалтерии и административно-хозяйственного отдела за счет автоматизации подачи заявок.

На первом этапе совсем необязательно использовать только эти блоки: в зависимости от поставленных задач можно внедрить возможность совместной работы, обучение, геймификацию и т. д.

Выбор подходящего софта

От успешного решения этой задачи зависят скорость внедрения и качество готового продукта.

Есть три варианта программного обеспечения:

Типовое. Нацелено на решение определенного круга задач с минимумом настроек и без масштабирования. Самый бюджетный вариант.

Настраиваемое. ПО дорабатывается под потребности заказчика, сразу после его внедрения можно пользоваться гарантированным набором функций, в дальнейшем возможно расширить функционал, а систему масштабировать.

Уникальное. ПО разрабатывают с нуля под конкретного клиента. Оно полностью отвечает поставленным задачам и бизнес-процессам. Самый долгосрочный и дорогой вариант.

Оптимальный вариант – выбрать настраиваемое решение с необходимыми модулями и возможностью программной доработки. Обязательно нужно учесть возможность масштабирования самой системы, чтобы с ростом потребностей в развитии персонала корпоративный портал можно было быстро дополнить, к примеру, системой обучения или оценки персонала. При таком сценарии вы получите единый доступ к данным и аналитике из одной точки входа, не тратя время и деньги на интеграцию.

Рынок предлагает множество функциональных, но тяжелых решений, которые требуют серьезных вложений. Их внедрение обходится в тысячи (иногда – десятки тысяч) рублей за рабочее место, а сроки затягиваются на шесть и более месяцев.

Выбор компании-подрядчика

Выбрав несколько программных продуктов с подходящим функционалом, сделайте запросы поставщикам. Расскажите о своих потребностях и попросите обрисовать возможности, обозначить сроки и цены.

Уже на первоначальном этапе вы сможете оценить потенциального подрядчика по скорости реакции на ваш запрос. Если уже на первых переговорах поставщик делает все не торопясь, не укладывается в сроки, значит, и дальше работа будет пробуксовывать. Это может быть первым тревожным сигналом – но для правильной оценки нужно учитывать все этапы взаимодействия с потенциальным подрядчиком.

Берегите нервы! Избегайте работы с медлительными подрядчиками

Изучите отзывы о компании и список ее клиентов: чем больше положительных отзывов и обширнее клиентская база, тем больше доверия заслуживает поставщик.

Внедрение системы

Чтобы ускорить процесс, весь контент для портала нужно подготовить до его внедрения. Важно, чтобы уже с первых недель внедрения системы пользователи имели к ней доступ и могли тестировать. Портал создается для удобства сотрудников и должен быть интуитивно понятным и простым. Предложения и пожелания сотрудников нужно анализировать на предмет объективной необходимости, отметая ненужный функционал.

Желательно, чтобы запланированные разделы и функции внедрили в течение 2–3 месяцев, после чего можно дорабатывать систему.

Усовершенствование портала

Улучшать функционал системы можно уже через полгода, когда будет достаточно опыта ее использования и собран массив данных.

Перед началом доработки желательно еще раз проанализировать запросы от сотрудников, чтобы ничего не упустить.

Ищете корпоративный потрал, который просто внедрить и легко пользоваться? Попробуйте Mirapolis Portal. Поддержим на каждом этапе.

Коралловая отмель – идеальное место для дайверов. Красивая изумрудная поверхность моря скрывает еще более удивительные красоты внутреннего живого и динамичного мира морской флоры и фауны. Жизнь, подводные течения, красоты и угрозы хищников. Все это в единении дает ощущение завораживающей красоты и жизни наполненной огромной внутренней силой не видной при поверхностном взгляде на гладь.

Другими словами

Портал – это совокупность информации, знаний, опыта накопленного в компании и дающий ее сотрудникам возможность в любую минуту применить все это в работе. Наличие четко структурированного портала это также и признак современности, солидности организации.

По нашему мнению, при проектировании корпоративного портала полезно привлекать сотрудников организации. Да, можно ориентироваться на виденье существующих информационных потоков руководством компании, стандартные функциональные возможности той или иной платформы, опыт и возможности разработчиков. Но не лишним будет и учет мнений самих сотрудников, ведь они то лучше всех понимают какая именно информация необходима в работе. Данный подход позволит скорректировать приоритеты в построении информационной системы отдельно взятой компании, позволит увидеть "слепые пятна" и актуальные потребности.

Пример полученных результатов по итогам анкетирования

Критерии качества проектируемого портала

1. Доступная понятная структура, упорядоченность информации. Удобство навигации, дружественный интуитивно понятный интерфейс. Быстрая работа портала.
2. Насыщенность. Набор интересной, "живой", полезной и необходимой информации и инструментов.
3. Удобный поиск информации. Поиск должен занимать минимум времени. Например: по любому слову, что бы выдавались все документы, которые выложены на портале, где встречается запрашиваемое слово.
4. Регулярная обновляемость по всем разделам. Движение во времени и со временем. Ответственность за наполнение. Да, портал - вещь полезная, в тоже самое время нужно приучать, воспитывать людей с ним работать.
5. Соблюдение всех требований по выкладыванию документов. Соблюдение порядка помещения материалов на портал – подписывание и комментирование материалов.

Дополнительные критерии качества

1. Портал должен подталкивать к общению.
2. Личная страничка каждого сотрудника.
3. Читабельный форум.
4. Полный прайс весом не более 2 МБ.
5. Все важное на конкретной странице должно умещаться на одном экране - минимум прокруток. Не засорять портал лишним контентом, но и не упустить важную информацию.
6. Интеграция с внешним сайтом.
7. О дизайне. Мнения разделились: с одной стороны сотрудники выступают за красочность, привлекательность, наличие картинок и флеш анимации; с другой – за спокойные и мягкие тона, строгий и лаконичный, наиболее простой дизайн с минимумом графики.

Наиболее востребованные разделы

Сотрудники
Рейтинг 100%

Актуальные контактные данные. Поиск по критериям. Информация с кем можно связываться если с сотрудником связаться невозможно. Телефоны, адреса, почта, ICQ.
Индивидуальная информация: фотография, дата рождения, образование, навыки владения различными программами, личные интересы, хобби, цитата о себе и пр..
История работы сотрудника в нашей компании. Интересные факты и достижения в работе.
Общая фотография всех сотрудников.
Календарь дней рождений сотрудников с напоминанием.

О компании
Рейтинг 82%

Форумы
Рейтинг 82%

Форумы касательно работы и форумы на свободные темы.

Банк идей
Рейтинг 76%

Ленты новостей, рассылки
Рейтинг 76%

График мероприятий, календарь событий, расписания
Рейтинг 65%

Календарь событий компании (какие, когда, где). Например, список мероприятий на ближайшую неделю (с учетом того, что он будет обновляться каждый день).
События, значимые для компании в целом: защита проектов, внедрение инноваций. Приглашение к участию.
Корпоративные социальные мероприятия.

Профессиональные блоги сотрудников
Рейтинг 65%

Все станем писателями! Долой ЖЖ и социальные сети – все на портал!
Экспертные мнения и полезные советы коллег. Истории успехов и неудач. Интересная информация из разных сфер деятельности: логистика, новинки рынка, тонкости продаж.

Проекты компании
Рейтинг 65%

Фотогалереи
Рейтинг 65%

Фотоальбом компании: по датам и по событиям.
Фотографии участников семинаров, мероприятий отрасли.
Фотоальбом важных событий сотрудников – свадьба, рождение ребенка и т.д..
Не выкладывать все фотографии, а только самые лучшие, и не много, с предпосмотром и подписями.
Можно фотогалерею совместить с нашей историей. Например, сделать ее в виде растущего дерева :).

Продвигаемая продукция
Рейтинг 65%

Описание направлений. Цели к которым стремимся. Внутри деление по продуктовым группам. Дерево разделов – для легкого поиска продуктов.
Обязательно должен быть каталог продукции, которую мы продвигаем: как она выглядит, схема продажи, акции производителей. Презентации, слайды и папки с информацией для большей эффективности самообучения.
Нужны актуальные прайс-листы на все эти продукты.
Наши эксклюзивные и не только предложения.
FAQ (Frequently Asked Questions) — часто задаваемые вопросы. Структурированная база знаний.
Больше информации об "узких" продуктах, что бы не боялись продавать.

Библиотеки документов
Рейтинг 59%

Опросы
Рейтинг 59%

Актуальны опросы. Опросы связанные с качеством.
Заранее подготовить список возможных тематик и по плану их втыкать и обязательно итоги опроса учитывать в работе.

Поставщики и клиенты
Рейтинг 53%

Если портал не будет достойно защищен, это может привести к утечке внутренней информации, что может негативно отразиться на работе компании. Считаю, что информацию о поставщиках выкладывать не нужно.

Выделить самых передовых партнеров, информация о них: контакты, как давно на рынке, где есть филиалы, чем привлекают наших клиентов. Наши договоренности.
Информация о клиентах: регион, наименование, контакты.
Сотрудничество. Кто, где, и почему нам так хорошо вместе. Отзывы о нашей работе от поставщиков и от клиентов. Скачал, распечатал, клиенту принес :).

E-Learning обучение
Рейтинг 53%

Структура сайта
Рейтинг 47%

Основные разделы портала. Желательно наглядной картой.
Структура должна соответствовать структуре компании, чтобы сотрудник любого отдела зашел и понял, в каком разделе есть инфо для него, для его должности.
Максимально удобная, для работы, чтобы можно было легко переходить из одного раздела в другой, по ссылкам. Например, из какой-нибудь папки по продукту, можно было бы сразу попасть в папку – техподдержка.

Вакансии
Рейтинг 47%

Самая свежая информация о свободных вакансиях компании. По отделам. Постоянное обновление. Желаемая дата закрытия.
Требования к должности и к кандидату на должность.
Желательно, чтобы можно было автоматически заполнять заявки на сотрудника через портал через шаблоны заявок, которые потом бы попадали нашим HR.
Возможность сделать отклик если есть желание о смене должности внутри компании.

Техподдержка
Рейтинг 35%

Ссылки на сайты или контакты производителей, поставщиков, телефоны горячих линий, с указанием по каким вопросам можно обращаться. Контакты, которые можно давать нашим клиентам, для получения тех поддержки.
Для техподдержки нужен отдельный проект. Сейчас достаточно хорошей базы знаний или ветки в форуме.

Интересно как может выглядеть корпоративный портал в реальности? Вы можете протестировать решение от 1С-Битрикс на специально созданном для вас демонстрационном сайте.

Закулисье внедрения интранет-портала. Специалисты AREALIDEA предостерегают и объясняют.

Ответственный за задачу не знает, что делать дальше. И хуже — он не видит вектор движения, не представляет цели, к которой стремится. Это первая проблема.

Озадаченный сотрудник ищет ответ на стороне, обращается в компании, которые уже проходили эту процедуру. Кстати, чаще всего такие клиенты просят поделиться практикой внедрений, ожидая почерпнуть идею. Шаги клиента понятны и правильны: если не знаешь сам, спроси у того, кто знает. Здесь возникает вторая проблема — агентство.

Как повысить узнаваемость HR-бренда компании

Рассказываем, как с помощью маркетинга, исследований и рекламы развивать HR-бренд компании, которая работает в B2B.

Не в силах и не в компетенции агентств создавать механизмы работы чужого бизнеса, интеграторы помогают ему быть мобильным и полезным.

И, когда вы как заказчик приходите к интеграторам с просьбой всё грамотно и красиво сделать, или вы как агентство берётесь за проект внедрения корпоративного портала, возникает вопрос — куда двигаться дальше?

Два подхода к внедрению

Первый подход. Отталкиваться от функций системы

Выглядит это так: агентство рассказывает клиенту об инструментах, которые есть в портале. Затем клиент определяет инструменты, которые бы он хотел внедрить. Агентство подробнее рассказывает обо всех возможностях, помогает в настройке, доводке под задачу.

Бюджетно — используется стандартный инструментарий.
Быстро — по той же причине.
Система почти не меняется, обновлять её проще.

Такой подход — удел молодых агентств. Их цель — отгрузить лицензию, а не заработать на поддержке и развитии.

Второй подход. Отталкиваться от проблемы клиента

Клиент приходит к агентству с проблемой и, разумеется, просьбой её решить. Агентство погружается в задачу, изучает её вместе с клиентом и ищет пути адаптации существующего инструментария или варианты разработки нового. Такой вдумчивый, исследовательский подход, правильнее и эффективнее.

Система подстраивается под клиента, а не клиент под систему — решение точечное.
Чем больше сделаешь, тем круче поедет, тем больше разовьются аппетиты, тем больше инструмент будет востребован и станет приносить пользу.

Выбор подхода — решение клиента. Если бизнес небольшой, внутренняя коммуникация не предполагает многоступенчатости и запутанности, не нужна кастомизация портала, то и переплачивать, перерабатывать нет смысла. В противном случае, когда компания численностью сотрудников более 500, а портал должен решать вопросы не только учёта времени, постановки задач, корпоративного оповещения, но и документооборота, с интегрированными сторонними системами — решением из коробки не обойдёшься.

Ведущий специалист департамента корпоративных решений

Картина мира интегратора

Подобная логика (разделения на попроще и посложнее) прослеживается и в сегментации платформ. Получается очень интересная картина.

Над её реализацией мы работаем долго и упорно. И сформировали для себя общие принципы внедрения портала. Они написаны нашим потом и кровью: с чего начинать внедрение и к чему стремиться, на какие вопросы отвечать. Ниже шаги на пути к рабочему инструменту — идеалу заказчика и агентства.

Общие рекомендации по внедрению интранет-портала

1. Определить цели и задачи внедрения

Хотя бы понять, где плохо и что хочется сделать лучше. Чем конкретнее цель, тем вероятнее её достижение.

Автоматизировать внутренние бизнес-процессы компании: заказ такси, заявка на отпуск, заявка на командировку.

клиент не поставил чёткую цель;
агентство не задало уточняющие вопросы, соответственно, установив минимальную стоимость;
клиент выбрал по цене (ведь странно платить за бизнес-процесс, когда он уже идет из коробки);
в указанный бюджет реализовать то, что хочет клиент, агентство не может — не закладывалось;
клиент недоволен, разочарован и в агентстве, и в продукте.

2. Обозначить зоны ответственности

Заказчик должен чётко понимать, где заканчивается зона ответственности исполнителя. Задача исполнителя — донести это до клиента, чтобы не создавалось ложное ощущение, будто ответственность за внедрение портала лежит только на агентстве. Агентство — технарь, максимум — консультант.

А зона ответственности заказчика заканчивается на техническом исполнении. Не нужно учить агентство, как правильно использовать стандартную функцию или навязывать использование модуля списков в целях экономии средств, это не всегда правильно на дистанции (поддержка, обновления, доработки), а иногда и вовсе неудобно с точки зрения юзабилити.

Развею миф: заказчик думает, что агентство при каждом удобном случае ищет путь усложнить решение и заработать больше денег, — это не так. Если у агентства достаточно работы, специалисты технически грамотны и уже имели опыт с подобными задачами, то они действительно предлагают наиболее оптимальный вариант. Доверьтесь им и не ищите подвоха.

3. Найти горящие глаза

4. Расставить приоритеты

5. Внедрять частями

Вплоть до того, что сначала на портале вообще ничего нет.

Каждым инструментом нужно научиться, а потом научить пользоваться. Создать регламент использования. На это нужно время и чистое пространство, чтобы познакомиться с функциональностью и изначально не запутаться в структуре.
Если сразу вывалить на сотрудников всё, что может портал, они потеряются, глаза разбегутся, пользоваться не научатся.
Вероятность, что какой-то инструмент работать не будет или будет работать криво, намного выше, если все возможности портала реализованы скопом. Каждый этап не тестировался отдельно, портал не постепенно наполнялся блоками, не выявлены ошибки — отсюда недовольство и отказ от портала.

6. Тестировать

Сначала пилотная группа тестирует портал, потом все остальные. Важно, чтобы руководство было в числе первых.

Как правило, в систему пускают HR и ИТ-специалистов, им проще адаптироваться к новым инструментам.

7. Дать порталу нагрузку

Вы покупаете новый телефон, и первые дни испытываете дискомфорт. Старый был привычнее. Но не возвращаться же к устаревшей модели! Звонишь, пишешь, скролишь, пользуешься телефоном каждые полчаса — быстро привыкаешь и со временем жить без него не можешь.

Это всё к чему?! Нужно завязывать на портале бизнес-процессы и не дать обратного пути. Появление ресурса — не волшебная палочка, по мановению которой все начнут пользоваться порталом и радоваться результатам. Хороший итог — работа обеих сторон.

Если что-то можно сделать на портале, то нужно делать это на портале, запретив остальные инструменты (но важно, чтобы это было удобно и быстро!).

8. Определить критерии успешности внедрения

Я разделяю критерии на два тесно связанных лагеря.

Итого, что важно помнить

Это базовые принципы, чтобы получить работающий интранет-портал. Если вы потенциальный заказчик и читаете нас, то помните — не всё в руках digital-агентства. Оно не сможет сделать бизнес рентабельнее без вашей помощи. А если вы агентство, то помните — выпытывайте у заказчика всю необходимую информацию, уточняйте, и поговорите о зонах ответственности заранее.

Читайте также: