Как сделать корпоративную рассылку
Обновлено: 07.07.2024
Привлечение и удержание внимания сотрудников — непростая задача, которая встает перед любым специалистом по корпоративной коммуникации. Информационных каналов становится все больше и больше, и сегодня компании вынуждены бороться за вовлеченность персонала. Одним из наиболее популярных инструментов корпоративной коммуникации являются рассылки. Однако, многие специалисты говорят — такой канал неэффективен и трудно измеряем. Делимся 5 простыми советами по составлению действительно вовлекающей корпоративной рассылки, а также новым инструментом информирования персонала, который поможет привлечь еще больше внимания к вашему контенту.
Разберемся, из чего должна состоять рассылка?
1. Лого компании с прямой ссылкой на официальный сайт
2. Короткое интро от автора письма или команды, краткое содержание письма
3. Тело письма — основная часть контента, содержащая новость, анонс, поздравление или приглашение
4. CTA— призыв к действию (переход на внутренний портал, комментарий, ссылка на прохождение опроса и т. д.)
5. Заключение — благодарность за прочтение и короткий вывод
6. Футер: ссылки на социальные сети и контакты ответственных лиц.
Итак, со структурой разобрались. Конечно, тело письма может сильно отличаться, в зависимости от контента, которым вы собираетесь делиться. Однако общая рекомендация будет одна - не делайте этот блок слишком громоздким, добавляйте картинки или гифки для яркости и наполненности рассылки, делитесь полезным контентом, который действительно принесет выгоду вашему читателю.
Для этого существует множество различных инструментов аналитики, которые помогут вам собрать статистику и оценить результаты проделанной работы. Рассмотрим основные метрики, на которые стоит обратить внимание.
Сказать, какой процент по каждой метрике вы должны получить, чтобы считать рассылку эффективной — очень сложно. Все зависит от вашей практики внутренней коммуникации, от привычек сотрудников, общего уровня вовлеченности и развитости корпоративной культуры. Если вы отправляете рассылку впервые — замерьте первый результат в качестве стартового показателя, а дальше отталкивайтесь от него, постепенно увеличивая эффективность.
1. Персонализация: не отправляйте контент на всех сотрудников компании сразу (если их, конечно, не 5). Старайтесь с уважением относиться ко времени и вниманию вашей команды, делитесь только действительно полезным контентом, который будет релевантным конкретному коллеге. Разделите получателей по отделам / городам / интересам, и постарайтесь собрать для них лучшую подборку, анонс или поздравление.
2. Краткость — сестра таланта. Не растягивайте свое письмо на длинной полотно с большим объемом контента. Внимание читателя рассеется, и большая часть просто не запомнится. Советуем добавлять больше ссылок и дополнительных кнопок, которые помогут расширить спектр информации, но не стараться уместить все в один имейл. Пусть ваше письмо будет тизером к новостям, коротким summary, которое поможет быть в курсе, потратив на прочтение не более минуты.
3. Все внимание на корпоративную культуру: добавьте в рассылку картинки, фото офиса, снимки с прошедшего мероприятия или скрин из конференции в Zoom. Медиаматериалы привлекут больше внимания, а также помогут почувствовать причастность к корпоративной культуре компании.
4. Регулярность: не отправляйте рассылки слишком часто. Идеальный формат — одна рассылка в неделю в заранее выбранный день. Так сотрудники будут точно знать, когда заглянуть в почту и это станет привычным и любимым ритуалом в их рабочем дне.
5. Lunch time? Постарайтесь разослать письма в удобное для сотрудников время, например, в обед. Так, они точно смогут ознакомиться с важной информацией в свободную минуту и ничто не отвлечет их от важных рабочих задач. Также здорово может сработать и утреннее время — сотрудники прочитают ваше письмо в дороге в офис или за чашкой кофе дома, ожидая начала удаленного рабочего дня.
С чего начать?
С базы подписчиков. Ее можно собрать в соцсетях и на своем сайте. Достаточно использовать всплывающее окно и предложить бонус за email. Покупать готовые базы опасно. Изначально нельзя узнать количество неактивных адресов. Если их больше 5% на всю рассылку, то почтовый сервис может ее заблокировать. К тому же незаконно отправлять письма людям, которые не давали на это согласия.
Создание писем
Прехедер следует сразу за заголовком и также привлекает внимание. Если его не прописать, то почтовая платформа автоматически сформирует его на свое усмотрение. Поэтому стоит заглянуть в HTML и создать прехедер вручную.
После открытия письма клиент видит его шапку. Этот элемент можно заказать у дизайнера, чтобы сохранить единый фирменный стиль. Для начала можно обойтись логотипом бреда.
Все элементы поможет собрать конструктор в сервисах рассылок. Если не уверены, какое письмо хотите увидеть, можно поэкспериментировать с шаблонами.
Для чего нужна автоматическая рассылка?
Какие сервисы выбрать?
Что испортит рассылку?
Анализируем результаты
После отправления рассылки можно посмотреть, сколько писем дошло до адресатов, сколько из них прочитали письмо и сколько – перешли на сайт. Эту статистику собирают сервисы рассылок. Например, 90% доставленных писем – хороший результат, но его можно улучшить.
Что такое корпоративная почта
Как назвать корпоративную почту
Используйте понятные имена для корпоративной почты, чтобы подписчик понимал от кого он получил письмо. Например:
А также не используйте цифры в имени email адреса. Это непрофессионально и такой адрес будет трудно запомнить.
Преимущества корпоративной почты для домена
Вот главные причины, почему лучше делать рассылки с почты на своем домене.
Повышение узнаваемости бренда
Корпоративная почта содержит доменное имя, которое почти всегда включает название компании. Поэтому каждый раз, когда подписчики получают письмо, они видят имя бренда — это повышает узнаваемость.
Обеспечение лояльности клиентов
Получив письмо от человека, email которого содержит название компании, клиент ассоциирует его с брендом. Пользователь понимает, что отправитель действительно работает в компании и больше доверяет ему.
Высокая доставляемость писем
Корпоративные домены используют DKIM и SPF, поэтому доставляемость во входящие будет выше, чем у писем, которые отправляются с общедоступных доменов.
Безопасность и контроль
Учетные записи корпоративной почты предоставляются с дополнительными параметрами безопасности, а в консоли администратора сервиса можно сменить пароль, создать или заблокировать аккаунт.
Бесплатные email рассылки
Создайте аккаунт в SendPulse и отправляйте до 15 000 писем бесплатно каждый месяц!
Как сделать корпоративную почту на Яндекс
Популярный в СНГ сервис предоставляет бесплатное использование тысячи корпоративных аккаунтов и 10 Гб хранилища. Вы можете работать с несколькими аккаунтами одновременно, распределять пользователей корпоративной почты по отделам и настроить SMS уведомления о новых письмах.
Шаг 1. Подключение домена
Подключение домена на Яндекс.Почта для домена
Шаг 2. Подтверждение домена
Вы можете выбрать один из трех вариантов подтверждения домена: через META-тег, HTML-файл или DNS-запись. Рассмотрим вариант подтверждения домена через DNS-запись.
Скопируйте значение, которое предложит Яндекс.
Выбор вариантов подтверждения домена Яндекс.Почта для домена
Создайте в панели управления DNS вашего домена новую TXT-запись и вставьте скопированное значение. Подождите пока применятся изменения для домена и запустите проверку.
Шаг 3. Добавление MX-записи
MX-запись Яндекс.Почта для домена
Перейдите в панель управления DNS вашего домена, создайте новую MX-запись и вставьте скопированное значение.
Добавление MX-записи в панель управления DNS домена
Шаг 4. Добавление SPF-записи
Шаг 5. Добавление DKIM-подписи
DKIM-подпись Яндекс.Почта для домена
Перейдите в панель управления DNS вашего домена, создайте новую TXT-запись и вставьте скопированное значение подписи.
Добавление DKIM-подписи в панель управления DNS домена
В течение 72 часов записи обновятся и письма будут отправляться с указанной DKIM-подписью.
Шаг 1. Подтверждение домена
Самый простой способ — это DNS-проверка. Скопируйте значение, которое вам выдаст сервис. Затем создайте новую TXT-запись в панели управления DNS вашего домена и вставьте скопированное вами значение.
Шаг 2. Добавление MX-записи
Для обновления записей может понадобиться несколько часов. Если MX-записи добавлены правильно, вы увидите такой текст:
Подтверждение того, что MX-записи добавлены правильно
Шаг 3. Настройка SPF-записи
Шаг 4. Добавление DKIM-записи
Скопируйте значения DKIM-записи, которые предлагает сервис. Затем создайте в панели управления DNS вашего домена новую TXT-запись и вставьте значения.
Как создать корпоративную почту на Google Suite
Еще один популярный сервис для корпоративной почты — G Suite от Google. Сервис платный, цена за использование стартует от 5$ в месяц за одного пользователя. Но есть и пробный период — 14 дней.
Создав корпоративную почту на G Suite, вы сможете управлять мобильными устройствами пользователей: отслеживать местонахождения и запрашивать пароль для удаления данных. Это пригодится, если будет утерян гаджет с важной корпоративной информацией.
Вы можете читать письма и сохранять черновики без подключения к интернету, удалять и добавлять пользователей, создавать группы и применять настройки безопасности, например, двухэтапную аутентификацию.
Шаг 1. Добавление домена
Главная страница Google Suite
Затем введите имя компании, укажите количество сотрудников и страну.
Заполнение информации о компании в Google Suite
Заполните контактную информацию. Укажите имя и действующий адрес почты в Gmail.
Форма для контактной информации в Google Suite
Рассмотрим настройку корпоративной почты для существующего домена.
Варианты подключение домена к Google Suite
Укажите домен, имя пользователя, пароль и выберите тарифный план.
Шаг 2. Подтверждение домена
В Google Suite есть четыре варианта подтверждения домена: через TXT-запись, через добавление мета-тега, через MX-запись или путем загрузки HTML-файла. Рассмотрим вариант подтверждения домена через добавление MX-записи.
Удалите все старые МХ-записи в DNS-панели управления доменом. Затем создайте новые MX-записи в панели управления DNS, скопируйте значение предложенные G Suite и вставьте их в созданные MX-записи.
MX-запись Google Suite
Последний шаг в подтверждении домена в Google Suite
Шаг 3. Добавление SPF-записи
Добавление SPF-записи в панель управления DNS-домена
Шаг 4. Добавление DKIM-подписи
Создание новой DKIM-записи в Google Suite
Выбор префикса и длины ключа DKIM Google Suite
Скопируйте сгенерированное значение TXT от Google и перейдите в DNS-панель вашего домена.
Созданное значение DKIM-записи Google Suite
В DNS-панели создайте TXT-запись и вставьте скопированную запись.
Добавление DKIM-записи Google Suite в DNS-панель домена
Запуск проверки DKIM-записи
Проверка записи может занимать до 48 часов.
Настройка корпоративной почты на Zoho
Шаг 1. Добавление домена в Zoho Mail
Добавление домена в Zoho Mail
Шаг 2. Подтверждение домена
Выбор поставщика услуг размещения DNS домена
Из методов подтверждения домена выберите Метод TXT. Скопируйте предложенное значение, перейдите в панель управления DNS, создайте TXT-запись и вставьте значение, которое вы скопировали. Нажмите перейти к проверке TXT.
TXT-значение Zoho Mail для подтверждения домена
Укажите желаемое имя пользователя и создайте аккаунт.
Добавление имени пользователя в Zoho Mail
Шаг 3. Настройка MX-записи для Zoho
MX-записи Zoho Mail
Шаг 4. Настройка SPF-записи для Zoho
В панели управления DNS создайте TXT-запись со значениями, которые предлагает сервис Zoho.
SPF-запись Zoho Mail
Шаг 5. Настройка DKIM-записи для Zoho
В панели настройки SPF/DKIM перейдите к настройке DKIM.
Настройка DKIM-подписи Zoho Mail
TXT-значение DKIM-подписи Zoho Mail
Подтверждение DKIM-записи может занять до 40 минут.
Подведем итоги
Чтобы создать почту на своем домене вам нужно:
Создав корпоративную почту для домена, вы получаете уникальные адреса для всех отделов компании, сможете расширить узнаваемость бренда и повысить доставляемость рассылок. А также корпоративная почта для домена позволит вам использовать сервис SendPulse для отправки разных типов рассылок.
Коммуникация является важнейшей составляющей успешной работы любого трудового коллектива, так как каждый сотрудник должен понимать, какие изменения происходят в компании, какой сотрудник отвечает за какой фронт работ и какие цели достигнуты общими стараниями. Наладить такую эффективную коммуникацию можно с помощью корпоративных email-рассылок, о которых сегодня и поговорим — зачем они нужны, какие задачи решают и что в них писать.
Корпоративная рассылка: зачем писать
Для обмена важной информацией, определения целей и знакомства с изменениями в компании принято проводить совещания. Однако не во всех случаях это удобно, так как иногда достаточно сложно собрать всю компанию для обсуждения какого-либо вопроса. В таких случаях рекомендуем использовать корпоративную email-рассылку. Особенно корпоративная рассылка удобна, если:
- Компания крупная и имеет филиалы, сотрудники которых физически не могут присутствовать на рабочих совещаниях в центральном офисе;
- Нельзя прерывать рабочий процесс, а информацию необходимо донести большому количеству людей;
- Необходимо предоставить новому сотруднику общую информацию о компании и представить первичные ознакомительные материалы.
Стоит отметить, что основная цель любой корпоративной рассылки — это информирование сотрудников о жизни и развитии компании, а также их сплочение вокруг общих корпоративных целей.
Кроме этого корпоративная рассылка решает такие задачи, как
- Информирование о жизни компании.
- Получение обратной связи по рабочим процессам.
- Вовлечение в общую работу над задачей отделов/сотрудников.
- Введение в корпоративную жизнь компании новых сотрудников.
Корпоративная рассылка: о чем писать
Обсудить с коллегами всегда есть что, к тому же в зависимости от структуры и жизни компании темы писем могут варьироваться, поэтому в этой статье я выделю основные.
1. Информационно-новостной дайджест
HR-менеджер может еженедельно, например в пятницу, делать по всем сотрудникам рассылку с важными новостями за прошедшую неделю, напомнить о грядущих задачах на следующую и просто пожелать коллегам хороших выходных =)
2. Прибавление в команде/Изменение в команде
3. Поздравления сотрудников
Это мелочь, но она очень приятная — HR-менеджер, зная даты рождения всех сотрудников компании, готовит рассылку по всем сотрудникам, где выражает свои теплые поздравления от лица всего коллектива. Также стоит делиться поздравлениями в случае свадьбы или рождения ребенка у сотрудников.
4. Внедрение новых проектов/продуктов
Для достижения максимальной эффективности работы сотрудников как команды их стоит уведомлять о новых разработках, внедрениях, продуктах и проектах, которыми теперь будет заниматься вся команда компании.
5. Фидбек от клиентов компании
Отзывы клиентов, как хорошие, так и плохие очень важны для успешного развития компании и корректировки рабочих процессов. Поэтому важно, чтобы сотрудники знали, что думают о компании и ее продуктах покупатели. Делиться отзывами также можно с определенной периодичностью с помощью корпоративной рассылки.
6. Важная информация о жизни компании
Годовщины, знаменательные даты, юбилеи компании не должны оставаться без должного внимания руководства, так как являются частью корпоративной этики и тимбилдинга. Поэтому уведомляйте о таких приятных моментах из жизни компании всех сотрудников.
Корпоративная рассылка: как создать
Создавая корпоративное письмо отечественные компании чаще всего используют почтовый клиент Outlook, где подставляют корпоративную подпись и ставят в копию всех необходимых получателей. Вы можете делать так же, а можете пойти по западным стопам — зарубежные компании создают фирменный шаблон компании, в котором и размещают необходимы контент.
Чтобы закончить настройку корпоративной рассылки, прислушайтесь к моим общим, но важным рекомендациям.
Корпоративная рассылка — это отличный канал для внутренней коммуникации, который может сплотить команду и предотвратить конфликты и непонимание. Но хочу отметить, что ничто не заменит живого общения руководства с сотрудниками и коллег между собой, поэтому рассылка — это лишь часть правильного тимбилдинга успешной компании.
Читайте также: