Как сделать копию электронного письма для суда

Обновлено: 08.07.2024

В соответствии с ч. 7 ст. 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы можно передавать в суд в электронном виде. Новый Порядок подачи утвержден Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252. В связи с этим перестал действовать Порядок подачи документов в арбитражные суды РФ в электронном виде, утвержденный Постановлением Пленума ВАС РФ от 08.11.2013 № 80. Порядок не регулирует подачу в электронном виде документов, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну.

Электронный образ документа и требования к нему

Это электронная копия бумажного документа, полученная с помощью сканирования и заверенная простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с Порядком подачи документов. Предыдущий Порядок также предусматривал электронные образы. Однако требования к ним изменились:

Электронный документ и требования к нему

Это документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Это новое понятие. К таким документам предъявляются свои требования:

Электронные документы — это оригиналы. Они имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

Порядок подачи документов не предусматривает электронных документов, подписанных:

простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
присоединенными электронными подписями;
электронной подписью лица, которое не указано в тексте электронного документа как подписант.

Суд не примет документы, если:

обращение в суд адресовано другому суду;
обращение в суд идентично ранее направленному обращению;
документы нечитаемы, в частности: страницы перевернуты; документ содержит не все страницы; нет возможности определить, все ли страницы на месте (нет нумерации); в файле отсутствует электронный документ или электронный образ документа; отсутствует связный текст;
файлы приложены в форматах, которые не предусмотрены Порядком подачи обращения в суд;
документы представлены не отдельными файлами, а в одном файле содержится несколько электронных документов или несколько электронных образов;
наименование файлов не позволяет идентифицировать документы;
файлы недоступны для работы: защищены от копирования и (или) печати, содержат интерактивные или мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования;
обращение в суд в виде электронного документа не подписано усиленной квалифицированной электронной подписью или в виде электронного образа не заверено усиленной квалифицированной электронной подписью;
электронный образ обращения в суд не содержит графической подписи истца;
электронная подпись не соответствует виду или формату, установленному Порядком подачи документов. Срок действия сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи на момент подписания документа истек. Электронная подпись не соответствует документу. Документ изменен (модифицирован) после того, как он был подписан;
номер дела, который указал пользователь при подаче документов, не соответствует номеру дела, указанному в обращении в суд;
к обращению в суд не приложен документ, который подтверждает полномочия представителя на предъявление документов в суд;
нарушены иные требования к электронным документам и (или) электронным образам документов, установленные Порядком подачи документов.

Электронные документы — это оригиналы. Они имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

На что обратить внимание, если вы представляете в суд документы, переданные через Диадок

Они полностью отвечают условиям нового Порядка в том, что касается подписи. Однако Диадок не ограничивает форматы и имена передаваемых документов (исключение составляют счета-фактуры, для которых законодательно утверждены требования к файлам обмена). Поэтому не каждый электронный документ можно представить в суд.

Например, документ может быть передан через Диадок в формате pdf, подписан КЭП, но иметь имя, не соответствующее Порядку. Просто изменить имя файла нельзя ― документ не будет считаться оригиналом. Тогда его можно представить в виде бумажной копии. Еще один вариант ― создать его электронный образ: распечатать, отсканировать и подписать простой ЭП или КЭП. Такой вариант Порядок напрямую не предусматривает, но и не запрещает.

Если документы подает представитель

Ему нужна соответствующая доверенность. Она представляется в виде:

либо электронного документа, подписанного КЭП представляемого лица;
либо электронного образа документа, заверенного КЭП представляемого лица;
либо электронного образа, заверенного простой электронной подписью или КЭП лица, подающего документы.

Электронные документы — это оригиналы. Они имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

Можно ли обойтись без КЭП?

обращение в суд и прилагаемые к нему документы в виде электронных документов или электронных образов, заверенных простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подающего документы;
заявление об обеспечении доказательств (ст. 72 АПК РФ);
заявление об обеспечении иска (ст. 92 АПК РФ);
заявление об обеспечении имущественных интересов (ст. 99 АПК РФ);
заявление об обеспечении исполнения судебного акта (ст. 100 АПК РФ);
ходатайство о приостановлении исполнения решения государственного органа, органа местного самоуправления, иного органа, должностного лица (ст. 199 АПК РФ);
ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов (ст. 265.1, 283 АПК РФ);
исковое заявление, заявление, апелляционная жалоба, кассационная жалоба, содержащие ходатайство о принятии обеспечительных мер (ст. 125, 260, 265.1, 277, 283 АПК РФ).

Подписывать эти документы можно сертификатом КЭП, который используется в системе Диадок или в системе отчетности. Если документы будет подписывать сотрудник, у которого нет КЭП, то всегда можно заказать КЭП на сайте.

Электронные документы — это оригиналы. Они имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

В "электронном документе", в "форматах, в которых они подписаны электронной подписью" отсутствует XML. Т.е., счет-фактура, ТОРГ-12, Акт, сформированные в XML, подписанные КЭП и переданные через ДИАДОК не могут быть представлены в арбитражные суды?

Леонова Оксана. СКБ Контур, как один из крупных - что-то делает в этом направлении?
Почему до сих пор суд не может принять в формате ФНС?
Нет ПО или какая еще причина?

А как же ЭДО в форматах PDF\Office - их тоже суд не примет, потому как "файл ЭП каждого подписанта должен быть в отдельном файле", так? А как же купленные для этого лицензии и софт, чтобы работать прямо в офисе и использовать встроенные подписи.

Молчу про системы, в которых используется присоединенная ЭП. им что делать? СУД не может применять сертифицированный ФСБ КРИПТО АРМ для проверки? А для кого тогда это всё? Удобство, но в суд идем с бумагой?

Юзер. Добрый день!
Нормативные правовые акты, утверждаются и издаются органами государственной власти. ФНС и Верховный суд – это разные органы власти, имеющие разные цели и задачи.
Как мы уже отвечали ранее, ФНС обрабатывает XML форматы документов машинами массово.
В суде все происходит иначе, люди вручную обрабатывают документы, предоставленные в качестве доказательной базы в рамках судебного разбирательства, поэтому документы необходимы в читаемом людьми формате.
Суд не обязывает участников судебного процесса предоставлять документы исключительно на бумаге.
Согласно утвержденному порядку подачи документов в электронном виде в арбитражные суды возможны 2 варианта:
1) В виде электронных документов, которые были подписаны в системе ЭДО.
Список форматов электронных документов весьма ограничен, предоставляемые документы должны быть в читаемом человеком виде.
2) В виде электронных образов документов.
Это условие Верховный суд предусмотрел для документов, которые были подписаны в бумажном виде. Поэтому для них, чтобы не передавать их в суд на бумаге, существует возможность сканирования. При этом электронный образ документов при передаче в суд необходимо заверить КЭП.
Сервис Диадок главным образом отвечает за доставку документов от одного участника ЭДО другому. Для удобства пользователей при каждой отправке/получении документов в электронном виде, Диадок формирует печатную форму документа в PDF формате и протокол передачи документа. Печатная форма документа может являться альтернативой сканированию документов при представлении их в контролирующие органы.

@Ольга Дёмина. Ольга,

здравствуйте.
Поставлю Ваши собственные утверждения друг за другом:
1. "В суде . люди вручную обрабатывают документы, предоставленные в качестве доказательной базы в рамках судебного разбирательства, поэтому документы необходимы в читаемом людьми формате"
2. "Для удобства пользователей при каждой отправке/получении документов в электронном виде, Диадок формирует печатную форму документа в PDF формате и протокол передачи документа"

Я уже приводил аналогию про отпечатки пальцев. Вы можете отличить на глазок один отпечаток от другого? И любой судья это умеет делать? Но это не мешает использовать именно это доказательство как главное.
Посмотреть XML в формате PDF давно не проблема - может просто в Арбитраже об этом не знают?
Вызывает сожаление, что эта неинформированность облечена в форму закона.

Не скрою - Ваш ответ поставил меня в тупик.

Как понимать этот требование:
2. Файлы документов, прилагаемых к обращению в суд, представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью.

1. Формализованные счет-фактура, ТОРГ-12, Акт подписаны именно в XML - "распечатать, отсканировать и подписать ЭП" это уже заверенная копия, а не оригинал. При этом - по всем правилам документооборота - заверять копию может совсем не тот, кто подписал электронный оригинал документа.
2. Эти электронные документы уже имеют ЭП, проверенную при передаче через оператора ЭДО. Зачем еще одна ЭП при представлении в суд?
3. Какой же это "ЮРИДИЧЕСКИ-ЗНАЧИМЫЙ электронный документооборот", если полученные по всем правилам документы не принимаются в суд в оригинальном виде (XML) - требуется переделка и повторное подписание?
4. Какой же это "юридически-значимый ЭЛЕКТРОННЫЙ документооборот", если он в обязательном порядке предполагает принтер, бумагу, сканер?

Понимаю, что вопросы скорее риторические.

Вы пишите: "Эти электронные документы уже имеют ЭП, проверенную при передаче через оператора ЭДО. Зачем еще одна ЭП при представлении в суд?" Действительно, документы уже имеют ЭП, Но как я уже писала выше - если документ изначально не соответствует требованиям порядка (например, если речь идет о документах в формате XML), то с существующей ЭП передать его нельзя. Соответственно, заверять ЭП при отправке в суды необходимо именно электронные образы документов.
К сожалению, на сегодняшний день арбитражные суды РФ не имеют возможностей обрабатывать документы в XML форматах, как это делают ФНС.

"Какой же это "юридически-значимый ЭЛЕКТРОННЫЙ документооборот", если он в обязательном порядке предполагает принтер, бумагу, сканер?" Опять же, будем надеяться, что подавать документы в суд вам приходится не по всем сделкам, а значит далеко не все электронные документы вам приходится печатать. В любом случае у ЭДО есть множество преимуществ (экономия времени на доставку, удобство хранения, быстрый поиск, высокая скорость учета и т.д.), которые существенно превалируют над недостатком представления в суды.

1. Спасибо за подробные ответы на мои вопросы.
2. Вы пишете: "Хочется надеяться, что предоставление документов в суды не является для вас ежедневной рутинной задачей. "
Я внедряю ЭДО в крупных холдингах, ФГУПах российского масштаба - для работы в судах (и не только арбитражных) в этих компаниях существуют целые департаменты. Для десятков сотрудников этих департаментов "предоставление документов в суды является ежедневной рутинной задачей". Объем бумажных документов для судебных разбирательств исчисляется сотнями - экземпляров, килограммов. Это не преувеличение - для перевозки документов в суды в одном очень крупном холдинге выделена специальная машина типа "Газель".
Я, как разработчик ЭДО, до сих пор убеждал своих заказчиков, что этот бумажный поток будет неуклонно снижаться - но получается я говорил неправду.
Более того, в случае бумажных документов все более однозначно - есть оригинал, есть заверенная копия. Которые принимаются везде и всеми: Арбитражем, ФНС, гражданскими судами и т.д. Независимо от того, как документ называется: Акт приемки работ или Дополнительное соглашение к Договору.
В случае электронных документов все становится запутанным и требующим дополнительного сопровождения - кто какие электронные документы принимает, кто не принимает, какие надо переделывать из одного формата в другой, какие надо подписывать второй (а может и третий?) раз.

Юридическая значимость электронных документов определяется законодательством и согласованностью подзаконных актов, выпускаемых различными гос. органами. А не тем, сколько раз в год я вынужден обращаться в суд. И даже не я лично - а мой Заказчик, которому я обещал, что все электронные документы, прошедшие ДИАДОК являются юридически значимыми ВО ВСЕХ СИТУАЦИЯХ. Теперь утверждать это я не могу - более того, должен буду честно сказать, что в бумажном обороте все понятнее и юридически надежнее. К сожалению.

Тоже не понятно на счет этого всего, т.е. вы говорите что это юридически значимый документ, а на деле оказывается нет, и для чего тогда это надо?

Сервисы электронной почты являются привычным инструментом делового оборота и как следствие, электронные письма все чаще фигурируют в спорах, в том числе — судебных.

Подробно о способах заверения электронной переписки для суда и экспертизе электронной переписки мы рассказывали в услуге — Экспертиза электронной переписки для представления в суд.

В рамках настоящей статьи мы хотим рассказать об основных способах фальсификации электронных писем для судов.

Способ 1. Внесение изменений в почтовом клиенте

Подобные подделки теряют свою актуальность, но, тем не менее, встречаются регулярно. Распознать их можно в первую очередь получив доступ к журналам работы почтового сервера. В журналах работы почтового сервера, как у отправителя письма, так и у получателя, должны храниться записи о том, что Иванов отправил письмо именно Петрову, а не Сидорову. Такие журналы, конечно, имеют ограниченный срок хранения, но ограничен он, как правило, не днями, а несколькими годами, и почти всегда, если абоненту почтового сервера нечего скрывать, он эту информацию может предоставить эксперту.

Способ 3. Перехват запроса DNS

Злоумышленник может перехватывать DNS-запросы почтового сервера жертвы и подделывать ответы на них. Это дает возможность представиться практически любым отправителем. Однако данный механизм следует отнести уже к организованной атаке, а не к обычной подделке электронного письма, поэтому подробную реализацию мы демонстрировать не планируем.

Образец исследования email

В качестве выводов

Федор Музалевский и Евгений Царев, эксперты RTM Group

Как подделывают электронные письма для судов?

Подборка наиболее важных документов по запросу Электронная переписка как доказательство в суде (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Электронная переписка как доказательство в суде

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 25 "Обязанность представления информации в антимонопольный орган" Федерального закона "О защите конкуренции"
(В.Н. Трофимов) Суд указал, что согласно статьям 25, 45 ФЗ "О защите конкуренции" в качестве доказательств при рассмотрении дел о нарушении антимонопольного законодательства антимонопольным органом рассматриваются документы, сведения, объяснения, информация в письменной и устной форме, включая служебную переписку в электронном виде. По мнению суда, достаточность доказательств в каждом конкретном случае должна определяться индивидуально на основе оценки всей совокупности факторов. Доказывание наличия и фактической реализации антиконкурентного соглашения между хозяйствующими субъектами осуществляется на основании всестороннего изучения и оценки всех обстоятельств дела, а также всей совокупности доказательств, в том числе переписки, результатов проверок, анализа поведения участников в рамках предпринимательской деятельности, с учетом принципов разумности и обоснованности.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Электронная переписка как доказательство в суде

Путеводитель по судебной практике. Подряд. Общие положения 6.5. Вывод из судебной практики: Переписка сторон по электронной почте может быть признана доказательством своевременного направления результата работ заказчику, если возможность передачи такого результата в электронном виде предусмотрена в договоре.

Нормативные акты: Электронная переписка как доказательство в суде

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации" от 24.07.2002 N 95-ФЗ
(ред. от 01.07.2021, с изм. от 16.11.2021) 3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Реклама и деловая переписка в мессенджерах или соцсетях уже стали повседневностью. Информация, которой мы обмениваемся, зачастую носит юридически значимый характер, а значит, в один прекрасный момент может понадобиться в суде или полиции. Как правильно обеспечить доказательства в интернете, рассказала Ольга Филиппова, член правления Нотариальной палаты Свердловской области.

Самый простой способ сформировать доказательную базу - сделать скриншот экрана. Фото: Татьяна Андреева/РГ

Ольга Владимировна, что нужно сделать, чтобы контрагент "ответил за свои слова", если он отпирается и говорит, что ничего не писал, не обещал?

Ольга Филиппова: В соответствии со статьей 102 "Основ нотариальной деятельности" мы обеспечиваем доказательства в интернет-сети как до начала судебного разбирательства, так и в случаях, когда дело уже рассматривается в суде. И не только для российских, но и для иностранных судов, международных арбитражей, третейских судов. Нотариальное производство начинается с обращения пострадавшего, где указывается, что нужно зафиксировать (название файла, где он находится, конкретные цитаты или подробное описание изображений и материалов), сведения об устройстве связи (смартфон, компьютер), заверение, что абонентский номер принадлежит заявителю на основании договора с оператором связи. Нотариус осматривает веб-страницу, удостоверяется в наличии той информации, что указана в заявлении, и составляет протокол. Этот документ имеет силу доказательства в суде.

А если интернет-страница не на русском языке?

Ольга Филиппова: Это не препятствует совершению нотариального действия. Нотариус привлекает дипломированного переводчика, осматривает сайт и одновременно свидетельствует подлинность подписи переводчика.

Нотариус может подтвердить содержание только письменного текста или видео- и аудиофайлов тоже?

Ольга Филиппова: Конечно. Нотариус распечатывает изображение страницы, где видно прикрепленный видео- или аудиоролик. Затем записывает его в двух экземплярах на любой съемный носитель, запечатывает в конверт, чтобы обеспечить сохранность, и подшивает в качестве приложения к протоколу осмотра, о чем в тексте делается оговорка и скрепляется печатью нотариуса. Также в протоколе допустимо отразить стенограмму аудио- или видеофайла, который прослушан, просмотрен нотариусом лично.

Можно ли предъявить в качестве доказательства СМС и переписку в мессенджерах (What"s App, Viber)?

Другими словами, перед тем как совершить нотариальное действие, необходимо выяснить у заявителя все обстоятельства дела. Только в этом случае получится сформировать доказательную базу.

В каких случаях участники процессов прибегают к подобным аргументам?

Ольга Филиппова: Как правило, в делах о защите чести, достоинства и деловой репутации, интеллектуальной собственности, прав потребителей. Обратиться к нотариусу могут стороны гражданского, арбитражного или административного процесса и любые заинтересованные лица.

Читайте также: