Как сделать копию документа в электронном виде и отправить на почту

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 04.10.2024

Очень часто возникают проблемы с отправкой сканированных документов по электронной почте. В данной статье мы рассмотрим почему это происходит и как это лечить.

Почему возникают проблемы:

Невозможно указать путь к документам – вы не знаете, куда они сохранились;
Невозможно прикрепить файл ввиду большого объема.

Обе проблемы не критичны и мы обозначим пути их решения далее. Но для начала приведем алгоритм отправки сканированных документов через электронную почту.

Как отправлять сканированные документы по электронной почте

Обратите внимание: нет необходимости прикреплять все файлы по одному – вы можете поместить их в папку и добавить в архив. Также имеет смысл сохранять документы в формате PDF (наиболее распространенный и удобный для чтения, редактирования и обработки формат) и задавать им корректные названия.

Если вы не знаете, куда сохранились сканированные документы

Поиск нужного документа

Если документы имеют слишком большой объем

Как отправлять сканированные документы по электронной почте

Если вы не знаете, куда сохранились сканированные документы

Что такое автоматизация процессов обработки документов?

Автоматизированные процессы обработки документов – это шаблоны, которые настраиваются администратором и определяют параметры сканирования, например, качество, имя, формат, а также место хранения документа. Автоматизация упрощает процесс сканирования для пользователя и делает более безопасным для компании, сводя его к одному щелчку на сканере или МФУ (многофункциональном устройстве). Документы преобразовывается в удобный формат. Благодаря этому их легко редактировать, искать и извлекать из них нужную информацию. Что касается безопасности, сотрудники компании имеют доступ только к тем бизнес-процессам, в которые они вовлечены, что приводит к упрощению и ускорению работы.

Кроме того, рабочие процессы могут быть созданы для определенного пользователя или групп пользователей, например, для всех сотрудников, ответственных за сканирование счетов-фактур. Таким образом, все пользователи создают и отправляют отсканированные документы в едином формате. Давайте рассмотрим конкретный пример использования автоматического сканирования.

Как прикрепить файл к письму?

сначала Вы создаете файл,
потом пишете в своей почте электронное письмо, в котором, в частности, указываете на наличие в письме прикрепленного файла
и, наконец, прикрепляете к письму заранее подготовленный файл.

Все варианты создания файлов, которые потом можно прикрепить к своему письму, я здесь не берусь перечислить, но основные варианты такие:

После того, как файл прикреплен к письму, письмо можно отправлять.

Как сканировать документ?

Очень часто сканирование документов необходимо осуществлять для того, чтобы сохранить их копии в электронном виде на жестком диске персонального компьютера. Если у вас имеется сканер, который подключен к компьютеру, то на процесс сканирования любых документов у вас будет затрачиваться минимальное время и для этого не требуется никаких серьезных умений и навыков.

Читайте: Несколько способов увеличить скорость Интернета

Для сканирования документов вам необходимо уметь пользоваться любым графическим редактором (обычно на любом персональном компьютере имеется хотя бы одна графическая программа, которая выбирается каждым пользователем по своим потребностям).

Для нормального сканирования рекомендуется пользоваться разрешением сканера равным 150 DPI или 150 точек на дюйм. Цветность изображения необходимо установить на отметку равную 8 битам. Внешний вид окна с настройками может иметь некоторые отличия, что определяется типом сканера, однако назначение у них остается прежним.

Если вы нуждаетесь в сканировании не всего документа полностью, а лишь какой-либо его части, вам нужно заранее указать это в настройках вашего изображения. Для сохранения отсканированного изображения пользуйтесь форматом JPEG с качеством низким или средним. Отсканированный документ обычно имеет размер, составляющий примерно 40-300 Кб.

Читайте: Что такое Windows?

Возможности, которыми обладают современные сканеры, позволяют отсканировать документы, имеющие одностороннюю и двустороннюю печать, без прерывания при этом выполнения операции. В ходе одной операции у вас есть возможность для сканирования многостраничных документов (сохранение документа возможно целиком, или отдельными страницами, в таком случае все отсканированные страницы будет представлены в виде отдельного файла), или одностраничных документов в неограниченном количестве.

Можно отсканировать черно-белые и цветные документы (качество отсканированного изображения при этом будет достаточно высоким). Вы можете даже отсканировать фотографии, для этого надо произвести настройки, которые соответствуют наибольшему разрешению. Многими современными сканерами очень легкостью распознаются любые типы документов (даже имеющие самый мелкий размер текста).

Если планируется отправка отсканированных документов по электронной почте, вы должны обратить внимание какой объем имеет письмо (вес прикрепленного файла с отсканированным документом бывает немалым).

Видео сканирование документов:

Как прикрепить файл к письму в почте Яндекса

Рис. 1 В почте Яндекс прикрепляем файл к письму

Рис. 2 Ищем на своем компьютере файл для отправки почтой

Собственно, на этом прикрепление файла к письму закончено:

Рис. 3 Файл прикреплен к почте Яндекса. Письмо можно отправлять.

Если выясняется, что файл загрузили не тот или что-то не так, тогда надо кликнуть по красному крестику рядом с именем файла (цифра 2 на рисунке 3) – файл будет удален, и автоматически откреплен от письма.

Иногда удобнее создать новую папку, все файлы для прикрепления к письму положить в эту папку, папку заархивировать и потом этот архив прикрепить к письму, также как прикрепляется обычный файл.

Допустим, я хочу, чтобы документ, который есть на моем компьютере, оказался на компьютере моего коллеги. Я знаю адрес его электронной почты, значит, могу со своего ящика написать письмо и прикрепить к нему файл.

Технология пересылки файлов следующая:

Пример

1. Открываю свой электронный ящик и нажимаю на кнопку написания письма.

Текст можно и не набирать, ведь мне нужно только переслать файл. Но я его обычно печатаю: здороваюсь, объясняю, что именно пересылаю и почему.

3. Для прикрепления файла нажимаю на специальную кнопку вверху или внизу (над или под частью для ввода текста).

Допустим, мне нужно переслать документ, который находится на моем компьютере в Локальном диске D в папке Договоры. Значит, в окошке открываю Локальный диск D:

И открываю папку Договоры:

Окошко исчезает, а мой документ появляется над или под кнопкой прикрепления.

Это означает, что файл добавился к письму.

Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом почтовый сайт показывает, что внутри есть прикрепленный файл.

Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.

Повторяем все те же шаги, описанные выше:

Рис. 4 Прикрепляем файл к почте mail

После того, как текст письма готов,

все – файл прикреплен (рис. 5):

Рис. 5 Файл прикреплен к почте mail

Здесь красный крестик напротив имени прикрепленного файла – для открепления файла от письма.

Как понять, что к письму прикреплен файл

Рис. 6 Как понять, что к письму прикреплен файл

Можно кликнуть по значку скрепки (цифра 1 на рис. 6).

Тогда Вы увидите в выпадающем окне список прикрепленных файлов (цифра 2 на рис. 6). Заодно можно подумать, стоит ли открывать эти файлы. Если отправитель подозрительный, то прикрепленные файлы НЕ стоит открывать.

Обратите внимание на меню “Файлы” (цифра 3 на рис. 6). Если кликните по “Файлы”, то увидите список всех присланных Вам файлов из всех ваших письмах.

Если Вы удаляете письмо из своей почты, то одновременно с письмом удаляются и прикрепленные к нему файлы.

Напишите три письма самому себе (на свой почтовый ящик):

с 1 прикрепленным файлом,

затем с несколькими прикрепленными файлами,

создайте архив из нескольких файлов

и пошлите все три письма со своего почтового ящика на свой ящик.

P.S. Статья закончилась, но можно еще почитать:

Как сортировать письма Майл ру по папкам

Как в эл.почте Яндекс сортировать письма по папкам

Важно: необходимо подтвердить свою подписку! В своей почте откройте письмо для активации и кликните по указанной там ссылке. Если письма нет, проверьте папку Спам.

Яндекс

В выпавшем окне, как и на других почтовых ресурсах, вам будет необходимо указать электронный адрес получателя и тему.

Как отправлять сканированные документы по электронной почте

Читать дальше: Договор на возмещение транспортных расходов образец

Если вы не знаете, куда сохранились сканированные документы

1Почта Gmail

После того как вы зайдете в электронную почту Джимэйл, необходимо совершить следующие действия:

Как добавить несколько файлов к письму

В одно письмо можно добавить несколько файлов любого типа. Это могут быть и фотографии, и документы, и музыка и даже видео.

А что делать, если их не одни-два, а больше десяти? Можно ли добавить папку целиком, а не каждый файл по отдельности?

Сделать это можно прямо в окошке, через которое добавляем файл для отправки. Щелкаем правой кнопкой мышки по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.

Затем там же выбираем только что созданный архив, то есть щелкаем по нему два раза левой кнопкой мышки.

Подробнее об архивации можно узнать из вот этого урока.

Нюансы

В этом случае правильнее будет положить их в отельную папку на самом компьютере, потом заархивировать ее и при отправке письма добавить получившийся архив.

В итоге отправится один файл, а не десять. Моему другу будет проще его скачать на компьютер и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждую фотографию по отдельности.

Перед пересылкой фотографий по электронной почте их следует сжимать (уменьшать размер).

Это больше, чем правило хорошего тона. Это необходимость! Но, к сожалению, многие пользователи об этом даже не догадываются.

После того как вы зайдете в электронную почту Мэйл.ру, необходимо совершить следующие действия:

В левом маленьком окне вы найдете 2 вкладки. Первая отображает количество непрочитанных писем на вашем электронном ящике. Вам необходимо нажать на вторую вкладку под названием “Написать письмо”

Как прикрепить файл к письму в почте Яндекса

Рис. 1 В почте Яндекс прикрепляем файл к письму

Рис. 2 Ищем на своем компьютере файл для отправки почтой

Собственно, на этом прикрепление файла к письму закончено:

Рис. 3 Файл прикреплен к почте Яндекса. Письмо можно отправлять.

Читать дальше: Госпошлина за повторную выдачу свидетельства инн

Сканирование документа

Поиск нужного документа

Если документы имеют слишком большой объем

Есть ли альтернатива?

Так есть ли альтернатива? Все очень просто – компаниям нужно искать решения, которые предлагают электронный документооборот со встроенными инструментами для устранения вышеперечисленных недостатков. Сокращение ручного труда увеличивает скорость и улучшает точность процесса, а также дает возможность создавать цифровой контент, который легко искать и извлекать. Кроме того, необходимы инструменты, которые позволяют автоматически отправлять зашифрованные электронные документы в заранее заданный, проверенный пункт назначения. Этим пунктом может быть облачное хранилище, локально установленная ECM-система или бизнес-приложение. Благодаря проверенному пункту доставки и автоматической маршрутизации отсканированного документа исключается возможность потери цифровых файлов и их попадания не в те руки.

Правильный документооборот без бумаги с помощью DirectumRX.

Как сканирование и электронная почта уничтожают ваш бизнес

При обычном сканировании и отправке документа по электронной почте все приходится делать вручную. Такой способ работы имеет много ограничений, он устарел и противоречит модернизации, к которой вы стремитесь. Более того, данный подход может навредить вашему бизнесу.

● Несоответствие нормам безопасности. Конфиденциальный отсканированный документ, отправленный по электронной почте, можно легко переслать кому-либо вне компании или не тем людям внутри нее. В организациях, где должна строго соблюдаться политика конфиденциальности, обычная человеческая ошибка или злой умысел могут привести к серьезным последствиям.

● Разные форматы, качество и имена файлов. Сканеры или многофункциональные устройства нового поколения очень сложно организованы и имеют запутанные системы меню. Обычному пользователю каждый раз приходится решать: какой тип файла выбрать, какие настройки задать и как назвать документ. Это приводит к беспорядку и затрудняет управление цифровым контентом.

● Ограничения форматов. Традиционные сканеры создают файл в формате PDF, доступном только для чтения. Следовательно, вы не сможете выполнить поиск по тексту документа и извлечь из него необходимую информацию. В результате, поиск занимает большое количество времени, которое вы могли бы потратить на более важные дела.

● Неправильное использование электронной почты. Любой системный администратор скажет вам, что почтовое хранилище стоит недешево. Сканирование и отправка по электронной почте, пересылка писем – все это засоряет почтовую инфраструктуру. Редко кто-то удаляет отсканированные документы, отправленные с многофункционального устройства.

Шаг 1. Войдите в свою учетную запись электронной почты, чтобы вы попали на панель управления (на главной странице) своей учетной записи электронной почты.

Шаг 4: Нажмите на значок скрепки в нижней части окна компоновки.

Шаг 6: вы увидите, что ваш документ был прикреплен по электронной почте по имени его файла, появляющегося в синем тексте внизу окна компоновки.

Шаг 7: Если вы хотите прикрепить другой документ, снова щелкните значок скрепки и повторите шаги 4 и 5.

Подготовка файлов

Если требуется отослать какой-то один небольшой файл или несколько (2-5 штук), то можно ничего с ними и не делать. В смысле того, что прикрепить к письму как есть и всё (об этом подробно далее!).

А вот если у вас с десяток, а то и больше документов или отдельная папка с вложенными другими папками и файлами, то нужно данные предварительно заархивировать. Почему? Если врассыпную добавлять – адресату не совсем удобно будет разбирать вашу посылку; да вы и сами ненароком можете запутаться (скинуть чего не нужно или два раза один и тот же файл загрузить). А вот папку послать по email, в таком виде как она есть на компьютере, и вовсе не получится. Вы просто-напросто не загрузите напрямую её в форму для письма, как это можно сделать с отдельным файлом.

Процедура архивирования не такая уж сложная:

1. Прежде всего, убедитесь в том, что у вас на компьютере есть программа-архиватор. Если таковой не обнаружено, обязательно скачайте и проинсталлируйте. Можно воспользоваться WinRAR, WinZip или 7-Zip.

2.Выделите файлы, которые необходимо переслать по email:

откройте директорию, где они лежат;

если требуется взять группу документов, размещённых подряд: кликните первый файл левой кнопкой мышки, затем нажмите клавишу Ctrl и удерживайте её, кликните последний файл группы, при этом все документы группы выделяются.

если нужно выборочно выделить файлы: кликайте по ним с зажатой Ctrl.

4. Задайте настройки для архиватора:

имя архива;
формат (изменять необязательно, можно оставить по умолчанию);
установить пароль (если информация конфиденциальная, то можно поставить пароль, но не забудьте его сообщить получателю, например, по телефону).

Как отправлять на популярных почтовых сервисах

Ну вот, файлы подготовлены. Теперь осталось их только передать. Давайте научимся это делать на примере самых известных почтовых сервисов.

Внимание! Если файл/файлы большие (500 Мб, 800 Мб, 1 Гб или более), то необходима их предварительная загрузка в файловое хранилище. Подробное описание этой процедуры вы найдёте в инструкциях.

Gmail

В форме письма

Через Google Диск

Но есть и ещё способы отправки. В пересылке документов, в том числе и больших, может помочь Google Диск – удалённое хранилище файлов. При наличии аккаунта Gmail регистрироваться в сервисе не нужно. Просто войдите в него (через панель сервисов на странице поисковика Google) под учётными данными почты.

Скопируйте URL и вставьте в письмо. Сообщите адресату, что по этой ссылке он может скачать все необходимые файлы.

Примечание . Если отправляются текстовые документы в формате Ворд или электронные таблицы Эксель, то получатель письма, воспользовавшись ссылкой, сможет ещё их и предварительно просматривать во вкладке браузера (без загрузки на ПК), а также распечатать.

Если же контент уже был ранее сохранён на Google Диск, тогда прикрепить файлы можно, оставаясь на вкладке с email:

2. В дополнительном окне выберите тип вложения:

Примечание . Ссылки для загрузки с Диска позволяют делать обмен документацией онлайн через интерфейс хранилища и через e-mail, если настроить общий доступ определённых пользователей.

Яндекс

С компьютера

С Диска

Яндекс, как и Google, предоставляет пользователям файловое хранилище. Чтобы воспользоваться им:

Вложенные файлы

Если требуются отправка документа, который ранее был прикреплён к какому-либо письму, сохранённому в профиле мэйла:

Связать традиционное делопроизводство с электронным документооборотом не всегда легко. В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах. Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым, как оформить электронный документ в виде приложения к бумажному письму и как хранить электронные документы.

ВОПРОС 1: ЧТО СЧИТАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ?

Электронный документ проводит весь свой жизненный цикл – от создания до уничтожения – в электронном виде. Распечатанный электронный документ – как и отсканированный бумажный – всего лишь копия оригинала.

ВОПРОС 2: НА КАКОМ НОСИТЕЛЕ ВЕСТИ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?

Работа с электронными документами можно вести как онлайн, так и на бумажном носителе. Конечно, обмениваться электронными документами с помощью электронной почты или системы электронного документооборота (далее – СЭД) проще и быстрее, но это не всегда возможно. В результате возникают бумажные копии электронных документов.

Распечатать электронное письмо для работы над ним можно, но не стоит забывать: если вы ведете обмен письмами с адресатом на электронной платформе, то и ответ на это письмо должен быть электронным. Более того: гражданин может потребовать прислать ему ответ на свое обращение именно по электронной почте.

Внутренними правилами организации может быть установлено, что определенный документ существует только в электронном виде. Как правило, первыми выводят в онлайн-пространство служебные записки. Работники обмениваются ими в СЭД, облачных сервисах или по электронной почте.

Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.

ВОПРОС 3: КАК ВЕСТИ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?

Фрагмент договора об использовании его сторонами электронных подписей приведен в Примере 1.

ВОПРОС 4: КАК ПРИЛОЖИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ К БУМАЖНОМУ ПИСЬМУ?

Приведем примеры оформления сопроводительного письма (Пример 2) и обложки диска (Пример 3).

ВОПРОС 5: КАК ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

Главный принцип хранения электронных документов – никакой дискриминации по носителю! Архивные правила одинаковы как для бумажных, так и электронных дел. Однако для хранения электронных документов есть некоторые особенности. Они указаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).

Электронный документ перед отправкой на хранение выгружают из программы, в которой он создан, и сохраняют в неизменяемом формате: Правила 2015 рекомендуют PDF/A, но организации придется приобрести программное обеспечение для работы с ним. Оптимальный формат сохранения электронных документов, который подойдет многим организациям, – PDF.

Электронное дело записывают на обособленный электронный носитель. Оптимальный вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи. Правила 2015 требуют записывать электронное дело на два диска: один экземпляр – рабочий, второй – основной. Это касается только дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если дело имеет пятилетний срок хранения, то его можно не передавать в архив, просто сохранив его в неизменяемом формате. Если такое дело все-таки необходимо передать на хранение, то будет достаточно записать его на один диск.

Для каждого дела оформляют обложку (Пример 4).

Электронные дела на дисках передают в архив в соответствии с принятым в организации порядком.

Читайте также: