Как сделать картотеку статей
Добавил пользователь Алексей Ф. Обновлено: 05.10.2024
Новая социально-экономическая реальность, в которой функционируют современные библиотеки, требуют особого внимания к вопросам регулирования библиотечного учета. Анализ деятельности показал, что во многих библиотеках имеют место случаи нарушения правил учета, зачастую отсутствуют инструктивные и регламентирующие документы. Предлагаемые методические рекомендации содержат перечень и форму нормативно-регламентирующих документов по организации учета показателей обслуживания пользователей в библиотеках городского округа город Выкса, которые должны быть в каждой библиотеке.
Картотеки
Систематическая картотека статей и другие картотеки библиотеки.
Систематическая картотека статей (СКС)
В справочно-библиографический аппарат библиотеки кроме каталогов входит система картотек. Она представлена:
• систематической картотекой статей;
• краеведческой картотекой;
• тематическими картотеками.
Если вам нужна оперативная информация, публикуемая на страницах журналов, газет, сборников, обращайтесь в систематическую картотеку статей. Она является дополнением к систематическому каталогу, в основу ее положена библиотечно-библиографическая классификация (ББК) предназначенная для библиотек. Расписывать статьи в картотеку необходимо из ВСЕХ, выписываемых вами журналов и газет по всем отраслям знаний, науки и техники. В СКС статьи разных авторов из разных периодических изданий, но по одной теме собраны в одном месте.
Формирование СКС
Формирование СКС осуществляется на основе заранее составленного паспорта и принимаемых в ходе комплектования методических решений, относящихся главным образом к систематизации материала. В паспорте отражаются тематика картотеки, виды изданий, материалы из которых расписываются, структура, внешнее ознакомление и другие характеристики.
Паспорт систематической картотеки статей (СКС)
1.Полное наименование картотеки.
2.Картотека находится в ведении.
3.Назначение картотеки.
4.Тематика картотеки.
5.Картотека ведется.
6.Объем.
7.Представлены карточки.
8.Тип включенных карточек.
9.В каталоге отражаются.
10.Языковый состав.
11.Структура картотеки.
12.Группировка материала.
13.Сведения, занесенные на лицевую и оборотную стороны карточек картотеки.
14.Оформление картотеки.
15.Ответственный за ведение картотеки.
Образец карточки на статьи из журнала
Шоу, Ирвин
Бог был здесь, но он давно ушел [Текст ] : рассказ [амер. писателя]/ Ирвин Шоу; перевод с англ. М. Дронова; рис. А. Остроменцкого // Смена. — 1995. — № 8. — С. 12-29.
Карточки за разделителями расставляются в обратно-хронологическом порядке, т.е. сразу за разделителем идут карточки за текущий год, а далее по убывающей. Все ящики в картотеке пронумерованы. Статьи из художественных журналов хранятся за 10 последних лет, из политических - 5 лет, из методических изданий хранятся постоянно.
Группировка карточек
Карточки в СКС располагаются в систематическом порядке по схеме классификации, принятой для систематического каталога (по ББК), а внутри каждого деления — в обратно хронологическом порядке. Такая группировка позволяет, с одной стороны, представить в самом начале раздела (подраздела) новейшие статьи, а с другой — облегчает работу по удалению устаревших материалов из картотеки.
Структура СКС, как правило, отличается от структуры систематического каталога более дробной детализацией разделов и подразделов ввиду того, что по каждой теме статей публикуется больше, чем книжных изданий. За каждым разделителем должно стоять не более 40-50 карточек (принятая в практике библиотек норма).
Сроки хранения карточек в СКС строго не регламентированы и устанавливаются в каждой библиотеке, исходя из общих рекомендаций и наблюдения за использованием СКС в самой библиотеке. Согласно общим рекомендациям, материалы по общественным наукам хранятся в картотеке 3-4 года, по естествознанию и техническим наукам — 4-5 лет, по литературоведению, искусствознанию — 7 и более лет.
Для облегчения поиска создается алфавитно-предметный указатель (АПУ), как правило, единый к СКС и систематическому каталогу.
Для поддержания СКС на уровне, отвечающем эксплуатационным требованиям, проводится как плановое, так и текущее редактирование рубрик и подрубрик, введение новых тематических делений, разукрупнение, а также удаление устаревших.
Как и каталоги, СКС переводятся в электронную форму. При этом имеющаяся картотека в карточной форме консервируется, а ее компьютерная версия создается путем ввода новых публикаций.
Преимущества СКС в электронной форме по сравнению с традиционной карточной несомненны, поскольку она позволяет вести многоаспектный поиск как по тематике, так и по ряду других признаков (по авторской принадлежности, наименованию журнала, году его издания и др.).
Однако нельзя не отметить трудности создания СКС (как впрочем и электронного каталога каталога). Эти трудности связаны, прежде всего, с раскрытием содержания статей. Операция индексирования документов при вводе в автоматизированную систему (будь то каталог или СКС) затруднена. При ведении традиционной СКС содержание статей отражается, как правило, в одном разделе (подразделе), что не позволяет обеспечить полноту выдачи информации. Перевод на электронную технологию требует иного лингвистического обеспечения. Вместо информационно-поисковых языков (ББК.) обычно используются лексические единицы из текста статьи — ключевые слова.
Примерное описание статьи из журнала и газеты
Библиотека позитивных перемен/ Г.Д.Эркаева//Современная библиотека.- 2014.- № 6. – С.16 – 19.
ГОСТ Р 7.0.13-2011
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
КАРТОЧКИ ДЛЯ КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК, МАКЕТ АННОТИРОВАННОЙ КАРТОЧКИ В ИЗДАНИИ
Общие требования и издательское оформление
System of standards on information, librarianship and publishing. Cards for catalogs and files, model annotated card in editon. General requirements and publishing presentation
Дата введения 2012-09-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным учреждением науки "Российская книжная палата" (РКП)
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на карточки для каталогов и картотек библиотек, книжных палат, других информационных учреждений и документальных фондов (далее - карточки), макет аннотированной карточки в издании.
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к составу и порядку расположения сведений, приводимых на карточках и в макете аннотированной карточки, а также правила их издательского оформления.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Знак охраны авторского права. Общие требования и правила оформления
ГОСТ Р 7.0.3 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения
ГОСТ 7.0.12 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила
ГОСТ 7.0 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения
ГОСТ 7.1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.11 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках
ГОСТ 7.59 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования и правила
ГОСТ 7.60 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения
ГОСТ 7.76 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения
ГОСТ 7.80 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.86 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Общие требования к издательской аннотации
ГОСТ 7.90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Универсальная десятичная классификация. Структура, правила ведения и индексирования
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ 7.0 ГОСТ Р 7.0.3, ГОСТ 7.60, ГОСТ 7.76.
КАТАЛОГИЗАЦИЯ
Что такое АЛФАВИТНЫЙ КАТАЛОГ
и как им пользоваться?
АЛФАВИТНЫЙ КАТАЛОГ (АК ) – это библиотечный каталог, в котором библиографические записи (БЗ ) располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов.
С его помощью вы можете узнать:
1. Имеется ли произведение данного автора (индивидуального или коллективного) в фондах библиотеки и, если имеется, то каков его адрес (шифр хранения)?
2. Какие произведения данного автора имеются в библиотеке?
3. Какие переиздания данного произведения имеются в фондах?
4. В каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора, переводчика и тому подобное?
5. Какие выпуски входят в ту или иную серию?
6. Запросить книгу, заглавие которой вам известно?
7. Запросить библиографическое уточнение, касающееся тех или иных элементов библиографической записи, например, в каком году вышло данное издание, каково место издания, было ли оно переработано или дополнено и другое?
Алфавитный каталог отвечает на вопросы:
Есть ли библиотеке определенная книга?
Какой шифр книги?
Какие книги определенного автора имеются в библиотеке?
Какие труды издаются тем или иным учреждением (организацией )?
Все карточки в алфавитном каталоге располагаются в едином алфавите фамилий авторов, коллективных авторов, названий книг (4 -х и более авторов, сборников). Специфика построения каталога позволяет собрать в одном месте все произведения одного автора.
Пользоваться алфавитным каталогом довольно просто. Для того чтобы осуществить поиск книг по алфавитному каталогу, необходимо знать алфавит и запомнить несколько основных правил расстановки карточек:
1. Карточки расставлены в строгом алфавите авторов, заглавий книг, причем соблюдается алфавит первой, второй, третьей и так далее букв.
2. При совпадении первых слов, расстановка производится по алфавиту вторых, третьих и последующих слов.
3. Карточки на книги авторов-однофамильцев расставляются в алфавите их инициалов.
4. Карточки на книги авторов с двойными фамилиями ставятся после книги автора с одной фамилией.
5. Если книга написана двумя и более авторами, ее можно найти по фамилии первого или второго автора, т.к. на фамилию второго автора имеется добавочная карточка.
6. Если книга написана двумя авторами, ее следует искать на фамилию первого автора.
7. Книги, не имеющие ни индивидуального, ни коллективного автора, описанные под заглавием (книги четырех и более авторов, сборников), расставляются в алфавитной последовательности входящих в них слов; предлоги и союзы считаются отдельными словами; входящие в заглавие цифры рассматриваются в их словесном выражении.
8. Карточки на произведения одного автора расставляются по определенной схеме. На первом месте описание собраний сочинений, сочинения, избранные произведения, отдельные произведения по алфавиту заглавий.
9. Сокращенную форму (аббревиатуру ) наименований стран, организаций и т.д. при расстановке рассматривают как слово, и искать его следует в порядке алфавита букв аббревиатуры.
Для облегчения поиска в алфавитном каталоге имеются разделители, ссылочные и справочные карточки. Разделители в алфавитном каталоге различаются по форме и назначению. По форме – центральные (с выступом посередине), правосторонние (с выступом вправо), левосторонние (с выступом влево); а по назначению – буквенные, слоговые, словарные, т.е. когда на выступах нанесены буквы, слоги или отдельные слова. Словесные разделители с указанием целого слова или нескольких слов применяются при накоплении большого количества карточек с заголовком, начинающихся с одного и того же слова, а также для наиболее часто спрашиваемых авторов и отдельных их произведений.
На всех каталожных ящиках на передней стенке на этикетках указаны буквы или слоги первого и последнего описания в данном ящике. Это ускоряет поиск нужного ящика каталога и последующую расстановку ящиков на место.
После того, как вы нашли нужную книгу в алфавитном каталоге, для того, чтобы ее получить на абонементе или в читальном зале, необходимо выписать из каталожной карточки следующие сведения:
шифр книги;
фамилию автора;
название книги;
год издания;
том (если издание многотомное).
Как вести поиск в
СИСТЕМАТИЧЕСКОМ КАТАЛОГЕ?
Список использованной литературы:
Школа обучения основам библиотечной профессии: Занятие 6: Каталогизация [Текст] / МУК МЦБ; МБО; сост. М. А. Явруян; отв. за вып. А. О. Кешешян. – Чалтырь, 2010 г.
Сегодня поделюсь результатами исследования на тему: как вести картотеку.
Вы задумывались о том, что такое личная картотека, зачем она нужна? Сейчас расскажу: что это, зачем, как вести и почему я выбрал для этого дела программу Evernote.
Зачем вам личная картотека
Все верно. Проверенный веками и тысячами пользователей метод систематизации данных для последующего использования работает до сих пор.
Многие ученые и писатели вели картотеку, в том числе Вернадский, Вавилов, Гоголь. Жюль Верн вел картотеку с фактическими сведениями о последних достижениях науки и техники. К концу жизни писателя она состояла из двадцати тысяч тетрадей.
Значительный опыт ведения картотек с подачи Генриха Альтшуллера, накоплен преподавателями теории решения изобретательских задач. Смотрите эту статью .
Карточка — единица информации, которую предполагается использовать в дальнейшем: пример, инструмент, эффект, факт, чеклист, фотография и т.п. Зачем их накапливать в век интернета?
Интернет не панацея. Когда нужно ответить на конкретный вопрос, найти оригинальный пример, зачастую приходится перелопатить десятки статей. Иногда для этого приходится скачать книгу и найти в ней нужный фрагмент. Представьте: вы пишете статью, требуется десять примеров. Если за каждым лазить в интернет, работа займет несколько дней. Да и примеры будут не первой свежести. Соответствующий раздел картотеки, даст необходимую информацию в считаные минуты.
Картотека дает:
- Представление о ваших интересах и ценностях, проявленное в количестве и тематике собранных фактов.
- Точные данные тогда, когда они нужны. В своих работах и аргументации вы опираетесь на факты, источники, которых можете указать. Профессиональный подход, вызывающий доверие и уважение.
- Новые идеи, рождающиеся из взаимодействия собранных материалов. И, если вы способны довести идею до продукта, переданного в руки покупателя: серьезный источник доходов.
А если я не писатель и не учёный?
Используйте картотеку для того, чтоб помнить все: явки, пароли, рецепты, идеи, контакты, расписания, цели, планы и т.д.
Требования к системе
Итак, я решил вести картотеку. Открыл новую миндкарту и взялся набрасывать мысли по поводу предстоящего проекта.
Выбор программы
Бумажный вариант картотеки, я отмел сразу, как не соответствующий большинству заявленных требований. Бумага горит, тонет, теряется, перемешивается, много весит, трудно и дорого дублируется: одним словом, прошлый век.
Известных программ, специализирующихся на управлении заметками, обнаружилось три:
- Google Keep
- Microsoft Onenote
- Evernote
Однозначным лидером сравнения стал Evernote. Все описанные выше функции плюс поиск в приложенных файлах, встроенный сканер, общий доступ к заметкам или блокнотам, возможность копировать статью из интернета в один клик и т.д.
Рубрикатор
Встал вопрос, как систематизировать заметки. Недостаточно свалить интересные находки в одну кучу. Нужно обеспечить их быстрый поиск.
У меня уже сложилась система ключевых областей деятельности. Так организованы материалы на компьютере:
1 Тайм-менеджмент
100 Здоровье
200 Семья
300 Саморазвитие
401 Бизнес
402 Инфобизнес, консалтинг, тренинги
403 Творчество
500 Отдых и общение с друзьями
600 Самообслуживание
700 Хозяйственные вопросы
800 Духовная практика
900 Прочее
- Тайм-менеджмент выделяю особо, так как он связующее звено для всех остальных элементов.
- Трехзначные коды, дают возможность выделить в каждой области необходимое количество проектов.
Первой идеей было продублировать систему папок, ноутбука. Но такой подход не обеспечит необходимое удобство. К тому же эвернот поддерживает всего два уровня вложенных блокнотов. Найти нужную заметку внутри объёмного раздела проблематично.
Метки
Нужны метки для параметров поиска: по форме, способу дальнейшего использования, источнику, теме. Набросал вариант, получилось слишком сложно.
Решил посмотреть, как умные люди делают. Подробная информация о Evernote, что это за программа, как пользоваться содержится в курсе Евгения Попова Evernote-Мастер .
Просмотрел. Понял, что с метками я изобрел велосипед. Оказывается, такой метод уже используется и Евгений тоже его применяет. Курс понравился. Основательно, дотошно и последовательно о всех функциях программы. С акцентом на то, как использовать её по прямому назначению, как виртуальную память и хранилище любых данных.
Пока просматривал уроки, система меток дозрела и оформилась.
Моя система меток
От меток формы: аудио, видео, текст отказался. Есть умный поиск:
Команда resource:image/jpg найдет все заметки, содержащие изображения в формате JPG.
Команда resource:audio/* найдет все заметки, содержащие некоторые типы аудиофайлов.
Подробней о расширенном поиске смотрите здесь .
Метки по источнику: жизнь, книги, интернет — тоже посчитал излишними.
Осталось три типа меток, проставляемых вручную: смысл, тема, автор.
Метки по смыслу.
Под словом смысл, здесь подразумевается идея дальнейшего использования информации
0 Пример
0 Упражнение
0 Идея
0 Чеклист
Ноль, поставленный в начале, позволяет при назначении видеть выпадающий список меток начинающихся с ноля, что очень удобно.
Метки по темам, рубрикам
Это основной и самый обширный раздел меток.
Алфавитный каталог авторов
Как это работает
Подведем итог
Получилась удобная, функциональная система. Мне очень нравится.
Возможно, несколько громоздко. Но т.к. номера меток уже прочно сидят в голове, для меня это не проблема.
Ваша система для начала может состоять из двух-трех меток и развиваться по мере накопления материала.
Я не стал подробно акцентировать внимание на технических моментах использования программы: они подробно описаны в курсе Евгения Попова.
Надеюсь, вы нашли в этой статье ответ на вопрос как вести свою картотеку.
Пишите ваши вопросы и комментарии. Делитесь информацией с друзьями. За целым набором инструментов повышения эффективности упакованным в пошаговый курс приходите сюда.
А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.
Читайте также: