Как сделать канбан в эксель

Добавил пользователь Cypher
Обновлено: 05.10.2024

ОБНОВЛЕНИЕ: Данный пост все еще актуален, но есть новый: Как сверить выборку с распределением Вейбулла без Excel.

Предупреждение: это очень технический и практический пост.

Оказывается, распределение Вейбулла — довольно распространено среди статистических распределений времени производства в проектах по разработке ПО. Этот инсайт принадлежит Трою Магеннису (Troy Magennis), лидирующему эксперту по симуляциям проектов методом Монте-Карло . Он изучил данные с большого количества реальных проектов. Трой также объясняет как работа со знаниями и ее тенденция к увеличению объема и прерывистости ведет к такому распределению. Рекомендую подробнее изучить его работы на эту тему — за них он стал лауреатом Brickell Key Award. Инсайт о распределении Вейбулла независимо от Троя подтвердил другой лауреат Brickell Key Award, Ричард Хенсли (Richard Hensley). Он изучил большое количество данных из ИТ-подразделения крупной компании.

Совпадают ли ваши лид-таймы с распределением Вейбулла?

Вчера мне пришлось быстро ответить на этот вопрос, а под рукой оказались только Excel и мои знания о статистике. Распределение Вейбулла на самом деле — это группа распределений, формируемых параметром формы (k). На диаграмме выше видно, как изменение этого параметра влияет на форму кривой распределения. Распределение Вейбулла идентично экспоненциальному распределению при k=1 и распределению Рэлея при k=2. При иных значениях k происходит интерполяция/экстраполяция этих распределений. Итак, перед нами два вопроса:

Соответствует ли данный набор значений распределению Вейбулла?
Если соответствует, то чему равен параметр формы?

Вот простой алгоритм, которым вы можете следовать, чтобы ответить на эти вопросы для вашей выборки. Я приложу электронную таблицу в конце поста.

Шаг 1. Скопируйте ваш набор значений в колонку А электронной таблицы. Я предпочитаю оставлять первый ряд для заголовков столбцов, так чтобы значения начинались с ячейки А2.

Шаг 2. Отсортируйте значения в колонке А в порядке возрастания.

Шаг 3. Разделите интервал [0; 1] на равные интервалы, согласно количеству значений в вашей выборке. Внесите средние значения этих интервалов в колонку В. Если у вас N=100 значений, то формула Excel для этого будет =(2*ROW(B2)-3)/200 (200 == 2*N). Введите эту формулу в ячейку В2 и растяните на все ячейки колонки В.

Шаг 4. Заполните колонку С натуральными логарифмами значений колонки А. Введите формулу =LN(A2) в ячейку С2 и растяните ее на всю колонку.

Шаг 5. Заполните колонку D значениями, полученными из колонки В как описано дальше. Введите формулу =LN(-LN(1-B2)) в ячейку D2 и растяните ее до конца колонки. По сути, мы линеаризуем функцию накопительного распределения, чтобы линейная регрессия показала нам параметр формы.

Шаг 6. Если выборка совпадает с распределением Вейбулла, то параметр формы будет равен наклону прямой, проведенной через точки с координатами из колонок C и D. Для расчета используйте формулу =SLOPE(D2:D101,C2:C101) (Эта формула рассчитана на выборку, в которой N=100 значений — корректируйте ее исходя из своего количества значений). В приложенной электронной таблице это значение находится в ячейке G2.

Шаг 7. Посчитайте формулу =INTERCEPT(D2:101,C2:C101). (Ячейка G3)

Шаг 8. Посчитайте параметр масштаба для предыдущего шага =EXP(-G3/G2). (Ячейка G4)

Шаг 9. Проверьте, насколько хорошо совпадают значения при помощи формулы =RSQ(C2:C101,D2:D101). Если совпадение идеальное — значение будет равно 1.

Шаг 10. Если совпадение достаточно хорошее, можно еще раз проверить расчет на соответствие реальности. Для этого посчитайте среднее от полученных параметров формы и масштаба и сравните его с общим средним. Формула среднего

В Excel нет встроенной Гамма-функции, но есть функция, возвращающая ее логарифм. Таким образом, мы можем рассчитать прогнозируемое среднее по формуле =G4*EXP(GAMMALN(1+1/G2)). Теперь можно сравнить прогнозируемое среднее и общее среднее, которое получим формулой =AVERAGE(A2:A101).

Есть и другой способ сделать линейную регрессию. Шаги выше сократят вертикальные расстояния (по направлению шкалы y) между лучшим совпадением кривой и точками выборки. Это возможно сделать и через сокращение горизонтальных расстояний. Второй метод последовательно переоценивает параметр формы, что нежелательно для практических применений аналитики лид-таймов. Это может приводить к неточностям, когда одно и то же значение встречается в выборке несколько раз, особенно на левой стороне распределения. По этим причинам, я рекомендую использовать метод, изначально описанный в оригинальном посте (линейная регрессия, сокращение вертикальных расстояний).

Я также обновил электронную таблицу более “умными” формулами. Теперь их не нужно корректировать — вне зависимости от количества значений в выборке лид-таймов.

Появилась острая необходимость завести себе канбан-доску. расскажите, кто пользуется и чем?

Из требований - наглядная визуализация, простота заведения и внесения изменений.

(3) пользуюсь трелло в одном из проектов. Как вариант для простейших тудузов нормально. Чуть более если надо - очень тяжко и ненаглядно

создай перечисление на 3 положения.
создай справочник.
с реквизитом перечисление + булево. наименование + текстовое поле.
сделай форму. нанеси 3 динам.списка бок о бок.
в первом отбор по первому положению + ложь.
во втором по второму + ложь.
третий - третье.

дальше сам придумаешь?

лист бумаги, ручка
наполнять можно так например

Мде. предприятие режимное и мне не удалось зайти ни на асану, ни на трелло. попробовал конфу от фрагстера. пока буду использовать ее, а там посмотрим

Сам пользуюсь уже около двух лет и доволен как слон.

Сегодня мы рассмотрим интересный и удобный инструмент для бизнеса, который предназначен как для индивидуальной, так и для совместной работы над различными проектами по методологии Kanban.

Kanban – это японская методология управления проектами. Она была разработана в компании Toyota в 1959 году. Данная методология поддерживается следующих принципов: нет жёстких правил; ограничения по времени либо очень широкие, либо отсутствуют; вместо большого количества мелких задач ставится несколько глобальных, которые разделяются на этапы. Для большего удобства рабочий процесс визуализируется, благодаря такому инструменту, как канбан-доска.

Сейчас мы расскажем вам о 7 сервисах, работающих с канбан-досками.

1. KanbanFlow

Данный сервис предназначен для самоорганизации и организации работы в команде. Он позволяет добавлять несколько канбан-досок для различных проектов. KanbanFlow представлен как в вэб-версии так и для мобильных платформ.

Плюсы:

Есть бесплатная версия
Возможность создавать несколько канбан-досок
Есть облачное хранилище
Интеграция с Google Диск, DropBox, Excel и Outlook
Возможность работать в команде
Вложение файлов к задачам
Комментарии к задачам
Учет времени

Минусы:

Нет русского языка
Отсутствие уведомлений
Нет шаблонов проектов
Отсутствие диаграммы Ганта

2. Trello

Кроссплатформенная программа для управления проектами в группах, разработанная также по методологии канбан.

Плюсы:

Минусы:

В бесплатной версии ограничено количество интеграций и объем загружаемых файлов (до 10 МБ)
Неполная русская локализация

3. Kanbanize

Kanbanize — это приложение для управления задачами и проектами. Оно позволяет организовать рабочие процессы, вести тайм-менеджмент и выставлять оценки за выполненную работу. Отличается от других приложений тем, что аналитика проводится с помощью графиков и диаграмм.

Плюсы:

Пробная версия
Десктопная и мобильная версии
Можно экспортировать данные в Excel
Интеграция с Email, Dropbox, OneDrive
Шаблоны заданий
Отчеты
Облачное хранилище
Каждый день делаются резервные копии досок
Вложения файлов к задачам

Минусы:

Отсутствует бесплатная версия
Нет русского языка
Нет возможности ведения переписки
Отсутствие учета времени на задачу

В данном приложении есть пробная версия и тарифы: License seats - $99, Business rules - $25, Analytics - $49, SSO + 2FA - $20, Total - $144. Все цены указаны за месяц, а также могут меняться в зависимости от количества пользователей.

4. LeanKit

LeanKit — это приложение, которое подходит для организации визуального управления по канбан методике. Оно похоже на Trello, но больше подходит для тех, кто давно знаком с методологией канбан, так как имеет более гибкие возможности для настроек.

Плюсы:

Простой и удобный интерфейс
Напоминания и уведомления
Автоматизированные отчёты
Шаблоны заданий
Диаграммы эффективности
Интеграция с Zapier, JIRA, GitHub

Минусы:

Нет бесплатной версии
Нет русского языка
Отсутствие диаграммы Ганта

Есть бесплатный пробный период и тарифы: Select - $19, Advanced - $32 (цена указана за месяц за одного пользователя). На Premium тариф цена не установлена, так как она делается под заказ, Вы можете добавить в него те функции, которые Вам нужны.

5. Битрикс24

Битрикс24 – это CRM имеющая функционал управления проектами. Можно использовать, как и личный органайзер, так и для работы в команде.

Персональный канбан (Personal Kanban) — это интерактивная карта вашей занятости. Один из самых распространённых и доступных её вариантов — доска со стикерами, помогающая выполнять работу точно в срок.

Как доска со стикерами поможет соблюдать сроки?

Она позволяет увидеть главное: какие дела у вас в приоритете и чего вы уже достигли. А также учит не распыляться на второстепенные, неважные в данный момент занятия и не брать на себя слишком много обязательств.

Наверное, всё это очень сложно?

Нет. В системе канбан всего два главных правила:

Нужно визуализировать свой рабочий процесс. Это помогает увидеть вашу реальную загрузку и, если нужно, изменить её.
Необходимо ограничить количество задач, над которыми вы работаете активно. Часто для иллюстрации этого правила приводят в пример жонглёра: чем больше предметов он берёт в руки, тем выше шанс что-то разбить.

Визуализировать — значит повесить доску со стикерами?

Работает это просто: вы переносите стикеры (или записи) из одной колонки в другую по мере выполнения задач.

И что это мне даст?

Со временем у вас выработается привычка приступать к новой задаче только после того, как предыдущая завершена. А значит, в идеале не будет незаконченных дел.

Как определить, сколько задач я могу выполнить?

Кстати, это хорошая защита от выгорания на работе. Вы научитесь управлять своей нагрузкой без ущерба карьере.

Чем персональный канбан отличается от обычного списка дел?

Визуализация, возможность увидеть итоговый результат (сколько вы сделали за день) дают возможность провести анализ, определить, какие задачи вас вдохновляют, а какие выполняются со скрипом (их лучше выполнять первыми).

Обычный список дел не интерактивен, не даёт обратной связи, не снимает стресс, так как не структурирует рабочий день.

Какие приложения заменяют доску со стикерами?

Trello — бесплатное приложение, отлично подходящее в качестве инструмента для выстраивания собственной работы и управления небольшими проектами. Его можно использовать ещё и для обучения, визуализации списка целей и желаний, проведения ремонта, планирования путешествий, исследований и так далее.

Kanbanote — дополненное популярное приложение Evernote, визуализирующее списки дел.

Если я хочу узнать об этом больше, что почитать?

Одно из самых популярных изданий — Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life Джима Бенсона и Тониана Де Мариа Бэрри, где даются базовые знания о системе.

Джим Бенсон также ведёт свой блог, где отвечает на вопросы и консультирует.

История канбана

Growth Hacking — механизмы или действия, помогающие продукту и бизнесу быстро расти. Важные элементы процесса — непрерывное экспериментирование, проверка гипотез и извлечение выводов из ошибок.

Принципы канбана

Канбан берет начало в сервисной парадигме, где все существует в виде экосистемы сервисов. В ее основе лежат четыре принципа:

Начинайте с того, что есть сейчас. Не нужно ждать какой-то значительной вехи или прихода к чему-то новому. Начните сегодня и меняйте постепенно, совершенствуя ваш продукт и инструменты разработки.
Изменения должны быть процессом эволюции. Вносите изменения согласованно и маленькими партиями, глобальные потрясения — это всегда риск для команды и продукта.
Уважайте существующий порядок. Те роли и обязанности, которые сложились исторически, надо принять и вносить изменения точечно.
Поощряйте инициативу. Каждый в команде должен иметь возможность предложить улучшения для повышения эффективности. Коллективным разумом можно достичь лучшего.

Кроме принципов, канбан предлагает ряд полезных практик, которые помогут достичь желаемого результата при его использовании. Современный канбан — это набор специального инструментария, который образует систему и не терпит пренебрежения в недоиспользовании хотя бы части из него. К основным элементам этого инструментария следует отнести:

Весь этот инструментарий необходим для кратного повышения пропускной способности потока задач в организации при том же ее ресурсе, а основная идея канбана — поэтапное движение проекта.

Любая задача/проект/активность разбивается на последовательные этапы. Канбан-доску можно сравнить с движением автобуса, где конечная — это финальная цель, остановки — промежуточные этапы, а сам автобус — карточки на канбан-доске. Все участники доски знают, какова конечная цель команды, видят, какие существуют промежуточные этапы, когда и кому нужно подключиться. Таким образом, главное преимущество канбана — хорошая визуализация процессов.

Применение канбана

На сегодня принципы канбана используются во многих сферах и отраслях. Система популярна в ИТ-среде, цифровой сфере и маркетинге, строительстве, HR и СМИ. В целом методика подходит для любого бизнеса, где процесс создания продукта можно разбить на этапы с ясной последовательностью задач (задача внутри одного проекта проходит одни и те же стадии). При этом существует два основных канбана: канбан-метод и производственный канбан.

Существует также распространенное суждение, что метод часто применяют в ИТ, но это не совсем так. Например, в разработке он используется редко, поскольку разработчикам нужно более строгое планирование задач, разделение на спринты в одну или две недели, возможность оценить промежуточные результаты и скорректировать последующие планы.

Канбан-доска

Это работает так: столбики представляют собой разные этапы, на которые разбивают рабочий процесс. Карточки в столбцах — это конкретные задачи-шаги. За каждый этап несет ответственность отдел/сотрудник. Карточки перемещаются по столбцам в соответствии со своим статусом.

Ключевые правила работы с канбан-доской:

Не забывайте перемещать карточки на доске в соответствии с движением задачи.
Все задачи должны быть на доске и иметь приоритет по выполнению.
Используйте оптимальное количество статусов на доске.
У каждой команды должны быть своя доска.
Определите оптимальное количество задач в каждом статусе (если будет 100 карточек на доске, она потеряет свою наглядность и простоту).

Ошибки в применении канбана

Существует миф о том, что канбан является неким фреймворком, который можно установить с понедельника, и все начнет работать. Канбан-метод — это набор из около 140 инструментов, которые нужно постепенно применять к процессам компании, улучшая их, а также сокращать время производства, увеличивать выпуск продукта каким-либо подразделением. Здесь не получится подсмотреть у кого-то, как они используют канбан. Можно лишь взять текущие процессы и, применяя инструменты, нарастить ценность того, что уже происходит в компании, а это процесс последовательный.

Ошибка 1. Не объяснять сотрудникам принципы и практики метода, в связи с чем команды на ранних этапах внедрения терпят неудачу. Прежде всего руководителям необходимо обучить команду.

Ошибка 2. Игнорировать ограничения: часто компании ставят на доску количество задач, которое превышает ранее оговоренный лимит. В связи с этим сотрудники перерабатывают, теряют понимание цели их работы и тем самым мотивацию к повышению пропускной способности системы.

Ошибка 3. Не фиксировать срочные задачи на канбан-доске. В результате происходят перекосы рабочего процесса.

Ошибка 4. Не считаться с ограничениями WIP (количеством незавершенной работы), а это базовая практика для погружения сотрудников в текущую работу. Игнорируя WIP, вы упускаете возможность выявить узкие места рабочего процесса.

Ошибка 5. Не использовать все возможности канбана: часто в первые недели игнорируются инструменты для отслеживания метрик, такие как кумулятивная диаграмма потока, гистограмма времени производственного цикла и другие. По истечении первого периода нужно использовать эти данные как фундамент для будущих улучшений.

Ошибка 6. Не актуализировать статус задачи (например, задача выполнена, а на доске она еще в процессе работы). Это может создать неправильное представление о загрузке команды и статусе проекта.

Ошибка 7. Не подключать к канбан-доске всех лиц, которые принимают решения и планируют загрузку отделов. Если другие сотрудники не видят визуализацию процессов, они могут не в полной мере понять решения менеджера, который ведет доску.

Ошибка 9. Не давать обратную связь в команде: улучшения невозможны без анализа текущего состояния.

Ошибка 10. Отсутствие вовлеченности команды. Канбан визуализирует процессы и задачи, объединяет людей, чтобы они вместе искали возможности для оптимизации. Непонимание командой сути использования метода может приводить в лучшем случае к ситуациям, когда все начинается и так и заканчивается доской, в худшем — к сбоям в работе.

Ошибка 11. Отсутствие приоритетов и ответственных за исполнение задач.

Сервисы для ведения канбан-досок

Для ведения канбан-доски можно взять любой из популярных сервисов, но выбор лучше делать, исходя из задач.

Trello — самый популярный и интуитивно понятный сервис, подходящий для проектов из разных сфер. Здесь можно создавать любое количество досок с разным составом команды (в бесплатной версии есть ограничение на количество досок). К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок не ограничено. Однако по мере эволюции процесса, когда компания будет применять разные практики, инструментов этого сервиса может стать недостаточно, возникнет потребность расширить функционал. Именно поэтому Trello купила компания Atlassian, чтобы аудитория органически перетекала в схожий, но платный и более сложный инструмент — JIRA, откуда пользователь уже сможет перейти на еще более широкий пакет софта в облаке, если ему нужно, например, хранить документацию по проекту, или обсуждать задачи более удобный образом.

JIRA — больше подходит для ИТ, а также для технических команд и процессов, находящихся вне системы Agile. Этот сервис используют крупные компании, у которых численность штата специалистов больше, чем в малом бизнесе. Помимо возможности создавать проекты и отслеживать прогресс, в Jira есть функции отслеживания багов и интеграции со сторонними сервисами.

Kanbanize — англоязычная программа, которая поддерживает большую часть необходимых инструментов канбана, но пока не распространена в России.

Kaiten — российский сервис, максимально адаптированный к применению всех инструментов канбана и позволяющий собирать большой объем аналитики.

В целом сервисов для применения канбана довольно много: Сonceptboard, Taskify, Targetprocess, Favro, Higger, Smartsheet, TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit, Miro, Blossom, ZenHub, MeisterTask, Kanbanchi, Breeze, ProofHub, Битрикс24, YouTrack, Asana, Kanbanery.

Самое важное — наладить работу команды с сервисом. Для этого необходимо составить инструкцию и отслеживать, как команда работает с ним. Для быстрого старта хорошо подойдут готовые шаблоны канбан-досок, но обязательно с оглядкой на реальные процессы в компании.

При этом желание внедрить канбан повсеместно во всей организации и на всю глубину сразу чревато тем, что вы завалите дело в силу его неподъемности. Во всех успешных организациях метод внедрялся не разом, а постепенно, от вдохновляющего успеха на одном участке к успеху на другом, что фактически и тождественно вдохновляющей концепции lean-стартап.

Нужно четко осознавать, что Trello (или любой другой сервис) — это всего лишь инструмент, который позволяет визуализировать активности, рассчитывать метрики. Не нужно полагаться только на инструменты при применении любого подхода, нужно сначала изучить основы и принципы, понять, зачем все это нужно, а потом уже подстраивать инструменты под свои нужды, и тогда успех обеспечен.

В создании материала также участвовали:

Читайте также: