Как сделать календарь в аутлуке

Обновлено: 04.07.2024

Программа MS Outlook широко известна как почтовый клиент. С ее помощью выполняют отправку и получение писем, хранят информацию о контактах, применяют группы контактов для массовой рассылки. Однако этим возможности Outlook не ограничиваются. Данная программа с успехом может применяться и применяется в качестве корпоративного органайзера. Планированию рабочего времени помогают календари в Outlook. События в календаре Outlook могут быть самыми разными. Это и непосредственно события, и собрания, и встречи, и задачи. Как же создать в Outlook собрание и другие мероприятия для их планирования?

В Outlook информация о списке запланированных задач одного участника становится доступной для других участников автоматически. Работа с мероприятиями в Outlook позволяет без лишних усилий организовать взаимодействие между участниками. Используя возможности программы, сотрудники организации в реальном времени отслеживают работу своих коллег. Руководитель организации, применяя возможности календаря в Outlook, контролирует выполнение подчиненными обязанностей в интерактивном режиме, без необходимости личного присутствия. Программа Outlook предлагает в качестве вариантов назначений встречи, собрания и события.

Создание встреч в Outlook.

Встречи отличаются тем, что для них не резервируются ресурсы, но могут приглашаться участники. В то же время для них резервируется время в календаре, в ходе которого сотрудник становится недоступен для выполнения других заданий. Примером встречи могут быть переговоры с клиентом. Имеется возможность создавать вложения в виде документов, с которыми надо ознакомиться перед или во время встречи.

Присутствует способ задать отображение календаря пользователя другим участникам с указанием времени встречи как занятое время данного сотрудника. При просмотре календаря другими участниками блоки времени данного пользователя, выделенные на встречу, отображаются как недоступные. Время указывается самим пользователем как занятое или доступное при планировании встречи. Встречи нулевой длины могут отображаться для других пользователей как свободное время, время под вопросом в виде штрихованного блока либо как время отсутствия на работе. В последнем случае блок времени отобразится с заполненным индикатором доступности и затененным фоном встречи.

Встречи могут планироваться как в личном календаре, так и с помощью получения от других пользователей прав на планирование или редактирование встреч в чужих календарях.

Кроме этого, любая встреча может быть помечена как частная. Такая встреча не будет отображаться для других пользователей даже при наличии доступа к личным папкам данного пользователя.

Календари Outlook. Использование собраний.

Собрание – это встреча с привлечением нескольких участников или привлечением ресурсов. Для собраний, как обычных, так и сетевых, можно рассылать приглашения участникам, резервировать различные ресурсы в виде помещения, компьютеров, проекторов, интерактивных досок, а также любого другого, в том числе виртуального, оборудования, необходимого для проведения собрания.

Пользователь может просматривать доступность ресурсов, сравнивать расписание ресурсов с расписаниями участников и блокировать время. Учтите, что эта возможность доступна только при использовании учетных записей от MS Exchange Server. Однако никто не мешает для ресурсов создать вымышленный почтовый адрес, что-то вроде “audotury-1@myoffice.dom”, и использовать его в качестве ресурса.

Чтобы создать собрание, выбирают в календаре день, на который запланировано собрание и дают соответствующую команду. Созданное приглашение на собрание автоматически подразумевает его отправку его участникам. Этим оно отличается от встреч, где отправка приглашения не обязательна.

При создании собрания требуется определить список приглашаемых лиц. Если собрание проводится на постоянной основе, например, с сотрудниками филиала или дочерней организации, то удобно применять списки контактов. Необходимо также определить время поведения собрания, а также необходимые ресурсы. Привлечение ресурсов на собрания выполняется так же, как приглашение пользователей.

События в Outlook.

В отличие от встреч и собраний, событие представляет собой мероприятие с возможной длительностью свыше 24 часов. Это может быть командировка, отпуск, выставка, семинар. Событие происходит в общем случае однократно и длится от одного до нескольких дней. Существуют и ежегодные события, в частности, праздничные дни, подготовка к ежегодным мероприятиям или годовщины.

В любом случае события будут указаны в календарях, но время для них не задается. В верхней части дат, выделенных для события, будет указано его название, которое называется заголовком. Он относится ко всем дням, на которые событие назначено.

Время встречи, запланированной на целый день, для других пользователей, просматривающих ваш календарь, помечается как занятое. С другой стороны, время обычного или ежегодного события отображается как свободное. Если событие будет происходить в течении одного дня, создают событие на день. Если событие планируется на несколько дней, то создают повторяющееся событие.

Вариантом события является задача. В отличии от события, задача имеет заданный результат. Она не отображается непосредственно в календаре и видна только в списке задач. Кроме этого, для задачи указывается даты начала и окончания, но не время. Имеется возможность указать статус выполнения задачи, и так же сделать пометку о ее завершении.

Рассылка информации о мероприятиях.

Информацией о любых мероприятиях можно поделится с другими участниками. Для встреч и собраний можно организовать рассылку с приглашением на мероприятия. Кроме этого, их можно сохранить в формате iCalendar или vCalendar и послать нужному участнику или руководителю по электронной почте.

Имеется дополнительная возможность назначить выполнение задачи другому участнику либо создать специальное поручение на выполнение определенной задачи.

Календари в Outlook предоставляют все возможности для организации рабочего времени и его планирования с привлечением как одного участника, так и целой команды. В итоге использование данной программы значительно сокращает время на организацию работы. Она прекрасно помогает распределить время работы с учетом планируемых действий.

Многие из вас пользуются календарём в Outlook . Особенно, если вы работаете в большой организации, и в ней принята культура назначения встреч через календарь.

Поэтому я не буду останавливаться на стандартных операциях создания и редактирования встреч в календаре. Расскажу о секретах, которые, мало кто использует.

1. Наполнение приглашения на встречу содержимым.

2. Приглашение участников с проверкой их доступности.

3. Изменение встречи.

4. Повторяющиеся встречи или события.

5. Контакт с участниками встречи - просто и быстро.

6. Немного о категориях и зачем они нужны?

1. Наполните встречу содержимым

Странно, но очень часто приходят приглашения на встречи или телефонные/видеоконференции с пустым содержимым внутри. Стоит озаботиться и обеспечить участников встречи предварительной информацией.

При создании встречи внесите внутрь всё необходимое . Оформите текст, чтобы подсветить важное. (Как оформлять текст, читайте здесь ).

Что можно вставить внутрь приглашения на встречу:

повестку - пункты для обсуждения.
документы (файлы) - файлы можно вставлять прямо между текстом, формат текста при создании встречи - RTF
ссылки (как вставлять ссылки написано здесь )

2. Пригласите участников по-умному

Наверняка вы знаете, как добавлять участников. А вот как их добавить оптимально, так чтобы они с большей вероятностью приняли встречу? Для этого стоит проверить их доступность сразу, перед отправкой приглашения.

Для этого сразу нажмите кнопку Scheduling Assistant ( Помощник по планированию ), и посмотрите у кого какое время свободно. Двигаем движок так, чтобы у всех совпал промежуток свободного времени.

Хорошим тоном является приглашение на встречу с небольшим промежутком от предыдущей встречи . Человек может захотеть сделать перерыв, ну и часто встречи затягиваются.

Если внедрена система управления переговорными комнатами, то их можно сразу удобно выбрать с помощью специальной кнопки Room Finder ( Выбор помещений ), которая появляется как раз в этом режиме:

3. Изменение встречи

Откройте встречу двойным щелчком для изменения.

После редактирования нажмите кнопку отправки обновления встречи ( Send Update ). У участников встреча автоматически обновится, как и её содержимое.

4. Повторяющиеся встречи или события

Это очень удобная штука. Планируете ли вы что-то себе лично или ставите встречу с коллегами.

Настраивается это просто. Нажмите на кнопку Recurrence ( Повторение ) и выберите режим повторения.

5. Контакт с участниками встречи - просто и быстро

Часто бывает, что нужно написать быстрое письмо всем участникам, или ответить так, чтобы сохранилось содержимое присланного приглашения. Но набирать адреса заново или копировать их - неудобно . Для быстрого контакта существует спец. кнопка Contact Attendees ( Связаться с участниками ). Нажмите её и выбирайте нужный вам тип контактирования из доступных в вашей организации.

6. Немного о категориях и зачем они нужны?

Категории вещь очень мощная . Для всего Outlook. Это такие аттрибуты , с названием и цветом . Я использую их для визуального обозначения разных встреч и событий. Так удобнее дифференцировать их в календаре, чтобы сразу понимать, что важно, а что нет. При создании встречи - выберите её категорию .

Названия категорий и цвет можно настроить под себя очень быстро.

Окно настройки категорий:

Очень хорошо о категориях и о планировании с помощью Outlook написано в книге Глеба Архангельского "Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013". Рекомендую! Я был когда-то у него на тренинге по управлению временем. Это был лучший тренинг, надолго запавший в память. Применяю навыки до сих пор.

Вот как выглядит часть моего календаря. По-моему - очень наглядно!

Мы не говорили о других типах событий - не встреч . Например, на весь день . Это используется для напоминаний о событиях, не привязанных чётко ко времени. Опять же - очень хорошо это описано в упомянутой выше книге .

Это, конечно, далеко не всё о календаре и встречах . Не бойтесь пробовать другие опции, нажимая разные кнопки. Учитесь!

Представленные картинки-скриншоты сделаны в Outlook 2016, но описанные приёмы работают в Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016 .

А здесь можно найти инструкции по Outlook от самого Microsoft .

Буду рад, если статья оказалась полезной и пригодится Вам в жизни и в работе.
Поставьте лайк и поделитесь с друзьями! Оформите подписку на канал.

Календарь Microsoft Outlook имеет возможность не только отображать собрания и встречи и напоминать о них, но и позволяет планировать собрания с другими пользователями. Во время планирования собрания есть возможность просмотреть сведения о занятости участников и выбрать наиболее оптимальное время.

В этой статье мы рассмотрим как создать собрание или встречу в Microsoft Outlook 2016.

Создание собрания в Outlook .

Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.

Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать собрание

В поле Кому необходимо добавить людей которых вы хотите пригласить на это собрание. Нажав кнопку Кому их можно выбрать из списка.

В поле Тема необходимо ввести тему собрания.

В поле Место необходимо ввести название комнаты или помещения где будет проходить собрание, либо выбрать его из списка нажав кнопку Помещения…

В Outlook 2016 по умолчанию кнопка Поиск комнаты включена. Если нет то включите.

Благодаря этому у нас справа появляется колонка Поиск помещений, где мы видим в какое время выбранное нами помещение свободно.

Указываем Время начала и Окончания нашего собрания.

Найдя и нажав Помощник по планированию на вкладке Собрание мы можем проверить занятость в выбранное время всех участников собрания.

Далее мы можем добавить вложения к собранию.

Можем настроить собрание, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Собрание нажмите кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.

Собрание создано и разослано всем его участникам.

Создание встречи в Outlook.

Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.

Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать Втречу

Заполняем поля Тема, Место, Время начала и Окончание.

Далее мы можем настроить встречу, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.

Также можем преобразовать встречу в собрание пригласив других пользователей. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Пригласить участников и дальше уже всё как для собрания.

Закончив все настройки жмём кнопку Сохранить и закрыть на вкладке Встреча.

люди с помощью календаря Microsoft Outlook в основном знают о том, как полезно это для управления встреч и ежедневных задач. Однако, этот инструмент может выполнять больше задач, чем вы думаете. Мы сделали некоторые рекомендации для получения более от MS инструмента. Так, давайте начнем наш советы MS Outlook и фокусы.

Персонализировать Performing инструменты

MS Outlook отображает множество методы для персонализации ваших calendar`s выглядеть. Большинство из них доступны через “Вид” и диалог опции .

Например:

1) Для того, чтобы рассмотреть объединенном исполняющей варианты, вы должны достичь их, нажав “ Вид ” – “Упорядочить по” - “Текущий вид”

2) Теперь можно настроить рабочий график показывать или скрывать номера недель, изменение фона тени, и т.д.. Для того, чтобы сделать это, щелчок “Инструменты”- “параметры календаря”.

Выполнение несмежных Даты

Печать расписания

Печать рабочих назначения может быть полезно, если вам нужно иметь расписание на вашей стороне. Это легко выполнить, если вы точно знаете, как сделать это быстро. Руководство уже здесь:

Выбрать “Файл”- “ Распечатать ” из основного меню;
Принятие решения о стиле и периодов;
Включить или удалить личные встречи;
Настройка других вариантов печати, и нажмите кнопку “Распечатать”.

Та же процедура применяется, если вы хотите распечатать несмежную Дату.

Печать Чистый график

После основного варианта перепечатать ежедневный график, Вы можете напечатать дополнительную чистую заготовку. Это может способствовать вашей работе, если вы планируете дальнейшие проекты, делать заметки или просто попытаться управлять своим временем.

Для того, чтобы распечатать его, Нажмите “Файл”- “Новый”- “Папка” из меню.
Введите название для папка, выберите “Элементы календаря” в “Папка содержит” список, и подтвердить назначения.
Нажмите “Хорошо” сделать новую папку.
Нажмите “Идти”- “Список папок” из основного меню или нажмите Ctrl + 6 клавиша комбинации, и выберите папку, которую вы только что сделали. (Список папок позволяет просматривать все папки Outlook, как простой список.)
Нажмите “Файл”- “Распечатать”.

Добавить свой календарь в другой формат

MS Outlook кроме того, позволяет экспортировать свою личную информацию в многочисленные форматы, которые включают в себя доступ, Excel, и т.д.. Это просто выполнить, следуя схеме:

Выбрать “Файл”- “Опции” - “Продвинутый” - “Экспортировать в” и запустить мастер экспорта / импорта;
Вставьте подходящий формат;
Когда “Карта пользовательских полей” кнопка открывает, нажмите все или нажмите на поля для экспорта.

Или использовать стандартный Open & меню Экспорт:

Переход к определенной дате

Если вы хотите легко пропустить к определенному Дата , щелчок “Идти”- “Перейти к дате”, или нажмите Ctrl + G комбинации, чтобы открыть диалоговое окно Go To Date.

Выберите день, который вы хотите пропустить или вставить текст, описывающий день. Например, вставить “Первый день весны”, или “4го июня”, или даже “Рождественский сочельник” переехать туда.

Для того, чтобы перейти обратно в текущий день, Нажмите “Идти” - “сегодня”, или выбрать “сегодня” Вкладка на панели инструментов.

Совместное расписание

Люди, которые используют MS Exchange Server могут совместно использовать свой график с другими пользователями. Для того, чтобы сделать это:

Нажмите “Доля Календарь” на панели навигации. Он открывает вкладку Разрешения.
В “Имя” коробка, щелчок “Дефолт”, и выбрать допустимый уровень для использования по умолчанию.
Нажмите “Добавлять”, – “Добавление пользователей”.
Просмотрите разрешения, и настроить их в случае необходимости.

Автоматическое резервирование

Если вы получили письмо о бронировании полета, отель или автомобиль, инструмент автоматически включает его в повестку дня. Вы можете использовать другие события, такие как счета для счетов-фактур и оговорок обеденных, которые добавляются к графике путем изменения конфигурации событий.

В верхней части страницы, выберите “Параметры”- “Посмотреть все” параметры Outlook. Выбрать “Календарь”- “События от электронной почты”.

Выполните одно из следующих действий:

Заключение

Мы считаем, что эти простые MS календарные советы сделает вашу опыт Перспективы более выгодным. Если вы еще что-нибудь спросить или просто любопытно как использовать календарь Microsoft Outlook Чувствовать бесплатно, чтобы сделать это в комментариях.

Читайте также: