Как сделать историческую справку

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 05.10.2024

Тип документа: Справка

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 4,5 кб

Бланк документа

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Мы редко до конца понимаем, что мы в действительности хотим. (Ф. Ларошфуко)

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите "Спасибо", это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Чтобы облегчить работу с документацией архивного фонда, в обязательном порядке составляется особый документ, называемый исторической справкой. Справка сопровождает документы на всех этапах документооборота, начиная с момента их первой обработки, и содержит три обязательных раздела.

История организации – важнейший раздел исторической справки

Согласно основным правилам работы с архивами, организацию, выпускающую документацию, именуют фондообразователем. В справке в первую очередь приводятся сведения о его истории – с момента его основания, с соблюдением четкой хронологии событий. К основным данным относят:

дату создания фондообразователя, даты пережитых им преобразований и ликвидации (если она имела место) с обязательным подтверждением в виде ссылок на соответствующие документы;
перенесенные в ходе реорганизаций фондообразователя структурные изменения;
изменения его названия и подчиненности;
при ликвидации фондообразователя – название его преемника;
описание выполняемых на разных этапах деятельности задач и функций, включая вносимые в них изменения;
описание масштаба деятельности и места, занимаемого фондообразователем в профильной системе;
его позиции в системе госаппарата и различных слоях жизни общества (экономика, политика, культура и пр.).

Исторические сведения о составе сформированного фонда

Весь комплекс выпущенной организацией-фондообразователем документации называют фондом. Для него важна краткая историческая справка, включающая:

дату первого архивного поступления и объем хранимой документации с ее хронологическими границами;
описание особенностей формирования фонда и систематизации образующих его материалов;
описание структуры фонда;
краткая характеристика содержания документации по профильным темам, отражающим сферу деятельности фондообразователя.

Характеристика документации фонда

Изменения, которым подвергались состав и объем фонда с указанием их первопричин (например, проведения экспертиз ценности, утраты документации, наличия незадокументированных периодов и т.п.).
Характеристика степени сохранности документации.
Информация о документах, не вписывающихся в хронологические рамки фонда.
Данные о документации фондообразователя, переданной на хранение в другие фонды, архивохранилища с указанием мест ее хранения.
Данные о наличии фондовых включений – документации других организаций и лиц.

По завершению каждой описи историческая справка должна быть представлена в государственный архив.

Работаем с 2009 г. 85 месяц
Выполненных контрактов 209
Архивная обработка дел 38050
Уничтожено документов 107000
Дела переданные на хранение 14201

Несоблюдения сроков и порядка сбережения бухгалтерской документации может стать причиной привлечения к административным взысканиям. В данном случае на должностных лиц будет наложен штраф от 2 до 3 тыс. рублей. Налоговым правонарушением считается отсутствие счетов-фактур, первичной документации и регистров бухучета. Ответственность за такое правовое нарушение регламентируется Налоговым кодексом РФ (120 статьей) и имеет вид денежного взыскания […]

Номенклатура дел классифицируется на три типа – это примерная номенклатура дел, типовая и индивидуальная, соответствующая конкретной организации. В случае примерной номенклатуры дел возможна установка примерного состава оформляемой в организации документации с указанием индексов документов. Такой вариант носит лишь рекомендательный характер. Типовой вариант регламентирует состав дел, которые ведутся при делопроизводстве на однотипных организациях. Такой тип номенклатуры […]

Удобство работы с архивной документацией зависит от того, насколько грамотно она упорядочена, систематизирована и классифицирована. Эффективность этих процессов, в свою очередь, определяется использованием такого апробированного эффективного инструмента, как типовые перечни заголовков архивных дел. Типовые перечни являются примерными и носят характер рекомендаций. Но они позволяют наиболее эффективно решать задачи по унификации самых разных систем документирования – […]

Историческая справка составляется к каждому архивному фонду, поступающему на ведомственное и государственное хранение. Включенные в нее сведения по истории действующей организации должны охватывать период от начала образования по тот год, за который документы передаются в архив.

Историческая справка на ликвидированную организацию должна содержать сведения по истории фондообразователя и фонда за весь период ее деятельности, независимо от того, за какие годы сохранились документы.

При последующих передачах документов на архивное хранение, как правило, составляется дополнение к исторической справке, в котором отражаются все изменения, охватывающие период сдаваемых документов.

Если за этот период не произошло каких-либо изменений в истории организации - фондообразователя, это также оговаривается в дополнении к исторической справке.

Исторические справки и дополнения к историческим справкам к архивным фондам периодически дополняются, перерабатываются и пересоставляются заново в связи с выявлением новых данных, обнаружением ошибок и неточностей, наличием значительных информационных пробелов.

В этом случае новая историческая справка также должна охватывать весь период, за который переданы документы.

При переработке исторических справок следует в обязательном порядке сверять сведения о названиях фондов, датах образования, переименования, ликвидации и т.д. с данными, включенными в учетные документы и Путеводитель. В случае выявления серьезных расхождений и ошибок, это позволит решать вопрос о возможном внесении поправок в учетные и справочные документы.

Основными источниками для написания исторической справки (дополнения к ней) являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы организации - фондообразователя и его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.

Историческая справка к фонду имеет заголовок, в котором указывается:

- название фонда в именительном падеже (последнее полное название организации за период составления исторической справки);

- крайние даты деятельности организации за хронологический период, отраженный в исторической справке;

Историческая справка на объединенный архивный фонд включает сведения по всем организациям - фондообразователям, документы которых образуют этот фонд. При этом сведения по каждой организации составляют отдельный раздел исторической справки.

При большом объеме информации может составляться отдельная историческая справка на каждый фондообразователь, входящий в объединенный архивный фонд.

В заголовке исторической справки на объединенный архивный фонд сначала указывается обобщенное название фонда и крайние даты сведений, отраженных в исторической справке. Затем перечисляются названия организаций - фондообразователей, сведения о которых включены в данную историческую справку, с указанием крайних дат деятельности организации за хронологический период, отраженный в исторической справке.

Историческая справка (дополнение к ней) подписывается составителем с указанием его должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия), а также с указанием даты составления.

Историческая справка (дополнение к ней), подготовленная сотрудником ГАКО в ходе научно-технической обработки документов в организации, подлежит также согласованию с руководителем данной организации.

Историческая справка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Размеры полей на документе должны быть не менее: 20 мм – левое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое.

При подготовке и оформлении исторической справки используется шрифт Times New Roman размером 14 через 1,15 интервала. Текст выравнивается по ширине листа.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Историческая справка – письменный документ, составляемый в архиве и содержащий сведения по истории фондообразователя, его документального и архивного фондов, а также краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

Список фондов – учетный документ, содержащий перечень официальных наименований, хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

Государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

Архивный фонд Российской Федерации – это исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

СТРУКТУРА ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ

1. Историческая справка состоит из следующих основных разделов:

2. Полнота состава элементов основных разделов исторической справки будет зависеть от длительности периода, за который составляется историческая справка, и объема фонда.

3. При составлении исторической справки за значительный период деятельности фондообразователя, следует придерживаться закрепленной в данных Рекомендациях последовательности в изложении составных элементов ее основных разделов.

Для чего нужна историческая справка как её сделать?

Историческая справка – документ, включающий сведения о самом фондообразователе (организации, архивирующей свою документацию) и истории его архивного фонда, краткие сведения о составе, содержании документации и еще научно-справочном аппарате.

Период составления

Хронология должна соответствовать крайним датам тех описей, что передаются архиву на хранение. При ликвидации же предприятия – за весь период его деятельности.

Имеется ли некий стандарт для таких документов? Да, это ГОСТ Р 51141-98.

Для чего нужна историческая справка? Она делает более легкой, удобной работу с архивируемыми документами предприятия.

Когда составляется? При первой передаче документации архиву, при последующих — корректируется.

Каков состав документа?

Историческая справка обязательно должна содержать разделы: об истории организации (включая создание, реорганизации, назначение, структуру со ссылками на соответствующие распорядительные документы; упоминаются и предшественники предприятия, и смена его подчиненности. Анализируется масштаб деятельности фондообразователя, место в структурах экономики, культуры, обществе и указывается подведомственные организации и их состав), истории документации (структура фонда, краткое содержание — как по направлениям деятельности фондообразователя, так и по видам документации), характеристики фонда (объем документации, изменения в ней, движение документов, их сохранность, особенности формирования, систематизации). Завершается составление справки оценкой состояния фонда и его пригодности к практической работе. Документ визируется его составителем и руководителем архива.

Какие имеются трудности при написании архивной справки?

Они заключены, как правило, в нехватке документации за определенные периоды (при утере, передаче в сторонние организации, недостаточно поставленном учете, особенно в начале деятельности предприятия). Справка, составленная сразу по результатам обработки фонда, составляется намного быстрее и легче, чем по прошествии времени.

Что значит история фонда?

Это раздел исторической справки, содержащий следующую информацию о документации фонда:

Дате первого поступления в архив, ее объемах и крайних датах;
Изменениях в составе, объеме фонда и причинах этого, основных категориях недостающих документов (включая даты), также результатах проведенных работ по розыску отсутствующих документов;
Степени сохранности, физическом состоянии;
Кратко — об особенностях формирования, систематизации, сведения о документах, выходящих за заданные хронологические границы данного фонда;
О документах фондообразователя, переданных в другие фонды или архивы, и местах хранения;
Об имеющихся в фонде документов иных организаций;
О составе научно-справочного аппарата фонда;
Об условиях получения доступа, использования документов.

Обращайтесь к профессионалам

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА

историческая справка к архивному фонду — Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно справочного аппарата. Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины … Справочник технического переводчика

Историческая справка к архивному фонду — 7.6.1. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно справочного… … Официальная терминология

историческая справка к архивному фонду — 129 историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно справочного аппарата Источник: ГОСТ Р 51141 98:… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Идентификация останков членов царской семьи. Историческая справка — 17 июля 1918 года в Ипатьевском доме Екатеринбурга были расстреляны Император Николай II и его семья. Первое следствие по делу о цареубийстве вел в 1919 году следователь по особо важным делам при Омском окружном суде Николай Соколов, которому… … Энциклопедия ньюсмейкеров

Брежнев и его эпоха. Историческая справка — Леонид Ильич Брежнев родился по новому стилю 1 января 1907 года, но официально его днем рождения считалось 19 декабря 1906 года (старый стиль), и его юбилеи всегда отмечались 19 декабря, возможно, во избежание совпадения с Новым годом. Родился он … Энциклопедия ньюсмейкеров

Варшавский договор 1955 года. Историческая справка — Варшавский договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи между Албанией, Болгарией, Венгрией, ГДР, Польшей, Румынией, СССР и Чехословакией был подписан 14 мая 1955 г. на Варшавском совещании европейских государств по обеспечению мира и… … Энциклопедия ньюсмейкеров

Голодомор на Украине. Историческая справка — Голодомор массовый голод, охвативший обширные территории и приведший к значительным человеческим жертвам на территории Украинской ССР в первой половине 1933 года на фоне голода в СССР в 1932–1933 годах. Политические оппоненты большевиков… … Энциклопедия ньюсмейкеров

День России. Историческая справка — 12 июня Россия отмечает один из своих главных государственных праздников ‑ День России. Эта дата дважды знаменательна: 12 июня 1990 года, еще во времена СССР, первый Съезд народных депутатов РСФСР принял Декларацию о государственном суверенитете… … Энциклопедия ньюсмейкеров

Читайте также: