Как сделать исправления в личной карточке

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 04.10.2024

Личная карточка работника — это унифицированная форма Т-2, которая обязательна для каждого работодателя. С каждой внесенной в этот документ записью работник знакомится под подпись.

Для чего нужна форма Т-2

Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2. Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

для ознакомления с записями в трудовой книжке;
для учета военнообязанных.

С 19.10.2019 действует постановление правительства от 09.10.2019 №1302, которое отменяет использование личной карточки по форме №Т-2 в целях воинского учета. Поправки оговаривают, что взамен Министерство обороны утвердит перечень учетных документов. Пока изменений нет, и работодатели вправе пользоваться карточками, поскольку это предусмотрено Методическими рекомендациями генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, утв. 11.07.2017. Чтобы не нарушить законодательство, следите за новостями.

С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение. А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения. Но вести личную карточку исключительно в электронном варианте недопустимо, считают чиновники, поскольку в ней обязан расписываться работник, а при е-формате это невозможно.

Работник расписывается в документе минимум три раза:

за достоверность сведений при приеме на работу;
при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
при увольнении.

В последующем, если человек переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, их фиксирует и личная карточка сотрудника по форме Т-2, где человек расписывается рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие использовать классификаторы при заполнении личной карточки формы № Т-2. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как заполнять

Предлагаем подробную инструкцию, как оформлять документ, и наглядный пример заполнения личной карточки работника Т-2 в 2021 году.

Шаг 1. Заполнение шапки

Заполнять личную карточку начинаем с шапки или основных реквизитов организации:

Шаг 2. Общие сведения

Заполняем реквизиты трудового договора. Дальнейшая инструкция по заполнению личной карточки Т-2 предусматривает указание фамилии, имени, отчества работника и другие его персональные данные.

Здесь же вписывают коды по ОКАТО и ОКИН. Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку. В Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске и других городах коды различаются. Нужный код ищите в интернете. Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит конкретный код.

Допускается указывать степень знания иностранного языка в личной карточке сотрудника таким образом:

читает и переводит со словарем;
читает и объясняется;
владеет свободно.

Далее вписывают сведения об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, указываем это в дополнительных графах.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой человек принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает возможность уйти на пенсию по старости.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий возможность получать надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

в аппарате совета обороны РФ;
в администрации президента РФ;
в судебном департаменте при Верховном Суде и т. д. (полный список см. в разделе II положения, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому в нашем примере лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника.

По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом, при увольнении работника, впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.

Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.

Сведения для пункта 9 — состояние в браке в карточке Т-2 и семейное положение. Но если работник холост, рекомендуем указать это карандашом, женится — впишите ручкой. Если работник женат (замужем), пишите ручкой, если разведется, укажите документ, на основании которого брак расторгнут.

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

В состав семьи вписывается муж (жена) и дети.

В личной карточке допускается указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их.

Дату регистрации по месту проживания указывают по штампу в паспорте.

Шаг 3. Сведения о воинском учете

Это один из самых сложных пунктов документа. Его заполнение происходит на основании:

удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывника);
военного билета (пребывающего в запасе).

Для пребывающих в запасе сведения о воинском учете в личной карточке вписывают по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется:

воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса;
третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты;
в четвертом пункте, содержащем кодовое обозначение ВУС (военно-учетной специальности), указывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, к примеру, 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе в личной карточке вписывается буквенное обозначение:

А (годные к военной службе);
Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
В (ограниченно годные к военной службе);
Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии с учета.

Так заполняется личная карточка Т-2 в разделе о воинском учете для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

А (годные к военной службе);
Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
В (ограниченно годные к военной службе);
Г (временно не годные к военной службе);
Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение граф такое же, как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела и работник кадровой службы, и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Шаг 4. Прием на работу и переводы

Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце расписывается работник.

Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что нашего работника повышали в должности. В этом случае третий раздел выглядит следующим образом:

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.

Шаг 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, в этом пункте записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено работодателем.

В нашем случае это поле пока остается чистым.

Шаг 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, разделы остаются чистыми.

Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку. Подготовили для вас пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2, чтобы вы имели представление, как заполнять этот раздел.

Шаг 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

ежегодных;
учебных;
без сохранения заработной платы;
дополнительных оплачиваемых и др.

Для каждого из отпусков необходимо указать подробную информацию. Вот как правильно заполнить личную карточку работника Т-2 в этом разделе:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если человек трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, на котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить.

Шаг 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если сотрудник — льготник, он сам принесет необходимые документы при оформлении личной карточки работника, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнение этих разделов не понадобится.

Шаг 9. Увольнение работника

Сюда заносят сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

В завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в личной карточке.

Хранение документов по форме Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее хранить их вместе). Работодатели самостоятельно решают, где хранятся личные карточки по форме Т-2 в их организациях, но это должно быть такое место, чтобы посторонние не имели доступа к документам, не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).

Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Обязательно ли вести личную карточку

- основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме.

Какие документы нужны для заполнения личной карточки

трудовая книжка;
паспорт;
военный билет (для военнообязанных);
документ об окончании учебного заведения;
свидетельство государственного пенсионного страхования;
свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.

Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка - документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.

Общие сведения
Сведения о воинском учете
Прием на работу и переводы на другую работу
Аттестация
Повышение квалификации
Профессиональная переподготовка
Награды (поощрения) и почетные звания
Отпуск
Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Дополнительные сведения
Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но помните о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
характер работы (постоянно или временно);
вид работы (основная или по совместительству);
пол (мужской, женский).

Формулировки записей о гражданстве

Формулировки записей о знании языка

Уровни образования (образовательные цензы)

К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

В трудовой книжке инженера Данилова (см. предыдущий пример) мы видим, что у него было три перерыва между увольнением и устройством на новую работу: с 13 по 19 марта 2003 г., с 31 января по 1 февраля 2004 г. и с 4 по 11 августа 2006 г. Во всех трех случаях перерывы не превысили 21 календарного дня. Значит, непрерывный стаж Данилова будет таким же, как и общий, - 10 лет, 2 месяца и 4 дня. А если бы, скажем, сотрудник устроился на новую работу не 19 марта, а 19 мая 2003 года, стаж прервался бы и начал течь заново. Тогда он был бы равен последнему периоду непрерывной работы инженера - с 19 мая 2003 г. по 4 августа 2006 г. - и составил бы 3 года, 2 месяца и 17 дней (расчет произведен по схеме, приведенной в предыдущем примере).

Формулировки записей о состоянии в браке

В этом случае оставляйте пустой строку для фактического адреса - ведь сотрудник вполне может переехать, не меняя регистрации. Тогда вы просто впишете в эту строку тот адрес, по которому он стал жить фактически.

Общепринятые сокращения
названий адресных объектов

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные - это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.

Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?

Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.

Правила заполнения второго раздела личной карточки

дату приема (перевода);
структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
оклад или тарифную ставку, надбавку.

Пока сотрудник работает в фирме, последний, одиннадцатый, раздел личной карточки остается незаполненным. А когда он уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника. Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак. Чтобы изменить фамилию в личной карточке, надо ли заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору?

Нет, не надо. Поскольку фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к сведениям о сотруднике, ее изменение не влечет за собой обязанность сторон заключать дополнительное соглашение. В данном случае для внесения изменения в кадровые документы (личная карточка, табель учета рабочего времени и т. п.) и в бухгалтерские документы издается приказ о внесении изменений в указанные документы в связи со сменой фамилии работника. Основанием для издания приказа является свидетельство о заключении брака, выданное отделом загс.

Личная карточка сотрудника подверглась естественному старению. Можно ли завести новую личную карточку?

Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Личная карточка работника — это документ, обязательный для каждого работодателя. Он заполняется на основании предоставленных сотрудником сведений об образовании, составе семьи, отношении к военной службе и прочей информации. Все записи заверяет и сотрудник, и представитель организации (ИП).

Что это за форма и когда она нужна

Бланк формы Т-2 утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника. Дело в том, что в карточку записываются сведения:

о дате и месте рождения;
гражданстве;
образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
знании иностранных языков;
стаже работы;
составе семьи;
адресе регистрации и проживания;
отношении к военной службе;
результатах аттестаций;
награждениях;
отпусках;
льготах;
иные сведения.

Кто обязан вести карточки

Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, по пункту 27 постановления правительства РФ от 27.11.2006 № 719 . Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей.

Общие правила заполнения

Небольшая ремарка перед тем, как обсудить, как заполнить карточку Т-2. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем, важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.

Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.

Как заполнить по пунктам

удостоверение личности;
трудовая книжка (при наличии);
СНИЛС;
документы воинского учета;
документы о полученном образовании и квалификации;
иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.

Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.

Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка.

Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:

номер трудового договора и дата его заключения;
Ф.И.О. сотрудника, дата и место его рождения, гражданство;
степень владения иностранным языком (одним или несколькими);
информация об образовании и профессии.

Уже со второй строчки у кадровиков возникают сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.

Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем пример заполнения карточки Т-2: сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.

Что писать в строке

Какой код по ОКИН указывать

Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник)

Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник)

Большинство сотрудников бухгалтерии наравне со своими прямыми обязанностями ведут еще и кадровое делопроизводство компании. Вместе с тем, бухгалтеру нужно оформить все документы также правильно, как это бы сделалал опытный кадровик. Из статьи, подготовленной нашими коллегами из журнала "Зарплата", вы узнаете все тонкости заполнения личных карточек работников

Общие вопросы по оформлению личной карточки работника

Прежде чем перейти к основным вопросам, которые интересуют кадровиков и бухгалтеров при заполненииформы № Т-2 "Личная карточка работника", напомним, что форма № Т-2 и Указания по ее заполнению (далее - Указания по заполнению личной карточки) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Вопрос № 1. Личная карточка работника: унифицированная форма или самостоятельно разработанная?

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" коммерческие организации с 1 января 2013 года вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов.

При этом обязательными к применению согласно письмуМинфина России от № ПЗ-10/2012 остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, формы кассовых документов).

Личная карточка работника (форма № Т-2) в упомянутом письме не названа. Возникает вопрос: можно ли разработать личную карточку самостоятельно? Специалисты Роструда России в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 считают, что да.

Совершенно видоизменять этот документ нет необходимости. Тем более что в некоторых нормативных документах содержится требование об использовании именно унифицированной формы № Т-2, например:

- в пункте 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В нем говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, вносимая в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики;

- пункте 23 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденныхГенштабом Вооруженных сил РФ от 11.04.2008. Согласно данной норме организации ведут воинский учет призывников и военнообязанных запаса по личным карточкам работников (форма № Т-2) в разделе II"Сведения о воинском учете".

Полагаем, что целесообразнее всего взять за основу унифицированную форму, немного доработать ее, устранив недостатки: убрать лишние строки и добавить недостающие.

Вопрос № 2. С какого момента нужно вести личную карточку работника

Указаниями по заполнению личной карточки конкретного срока, с которого нужно ее завести, не предусмотрено. Как правило, ее заводят после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В ней дублируют записи о приеме на работу, внесенные в трудовую книжку работника.

Вопрос № 3. Какие документы и сведения необходимы для заполнения личной карточки работника

Личная карточка заполняется на основании:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме № Т-1 или форме, самостоятельно разработанной работодателем; - паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

- сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях может предусматриваться необходимость предьявления дополнительных документов.

Вопрос № 4. Сколько нужно хранить личные карточки работников

Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.

Вопрос № 5. Можно ли вести личную карточку в электронном виде

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, в каком виде нужно вести этот документ - электронном или бумажном. Поэтому возможны оба варианта. Но учитывая, что с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, ответственный за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления под роспись, использование формы № Т-2 на бумажном носителе неизбежно.

Вопрос № 6. Что делать, если работник отказывается заверить своей подписью сведения, внесенные в личную карточку

Указания по заполнению личной карточки, а равно иные нормативные правовые акты не предусматривают правовых последствий отказа работника в проставлении личной подписи в разделах III "Прием на работу и переводы на другую работу" и XI "Основания прекращения трудового договора (увольнения)" личной карточки. Следовательно, правила, как оформлять такой отказ, нормативно не установлены.

В этой ситуации возможны следующие варианты действий:

- нужно внести в личную карточку отметку о том, что работник отказывается от проставления подписи;

- составить акт (форма акта не установлена, следовательно, он может быть составлен в свободной форме) об отказе работника от проставления подписи;

- одновременно внести в личную карточку указанную запись и составить акт об отказе работника от проставления подписи.

Вопрос № 7. Как вносить исправления в личную карточку

Если у работника изменились какие-то данные (например, фамилия в связи с вступлением в брак), новые сведения в его личную карточку вносит работник кадровой службы и заверяет их своей подписью с указанием даты внесения изменений. Неправильный текст или суммы он зачеркивает одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Над зачеркнутым надписывает исправленный текст или суммы (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденногоМинфином СССР от 29.07.83 № 105).

Пример 1 У сотрудницы изменилась фамилия: была Макарова, стала Фролова. Как внести исправления в личную карточку работницы?

Решение При изменении работником фамилии прежняя фамилия в пункте 1 раздела "Общие сведения" зачеркивается одной чертой, а справа или сверху указывается новая фамилия.

Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая. Данную запись работник, ответственный за ведение формы № Т-2, заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений. Документ, на основании которого внесены сведения, во избежание претензий проверяющих органов (трудовой инспекции) лучше указать в разделе "Дополнительные сведения".

Формулировка может быть следующей: "Фамилия Макарова изменена на фамилию Фролова на основании свидетельства о заключении брака серии VII-АИ № 456789, выданного Чкаловским отделом ЗАГС г. Екатеринбурга от 17.05.2013". Новую запись ответственный за ведение кадрового делопроизводства также заверяет своей подписью с указанием даты её внесения.

В связи с изменением фамилии соответствующие исправления также вносятся в пункт 11раздела "Общие сведения", в котором указаны данные паспорта работника.

Вопрос № 8. Как быть, если строк для внесения записей недостаточно

В этом случае разрешается включить в форму № Т-2 дополнительные строки. Согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.99 № 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Пример 2 Работник владеет тремя иностранными языками, а в форме № Т-2 для внесения информации об этом предусмотрено только две строки. Как внести сведения о владении третьим языком?

Решение В такой ситуации компания вправе добавить в пункт 5 "Знание иностранного языка" дополнительную строку к имеющимся в форме № Т-2 двум строкам.

Нюансы заполнения личной карточки работника

В стандартных ситуациях заполнение личной карточки работника вопросов не вызывает. Рассмотрим некоторые случаи, которые Указаниями по заполнению личной карточки не регулируются.

Вопрос № 9. Cведения об образовании: как заполнить код ОКСО

Сведения об образовании нужно вносить в пункт 6 "Образование" раздела "Общие сведения". При этом необходимо указать код по ОКСО, соответствующий специальности работника, выбрав его из Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (документ утвержденпостановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст).

Но в некоторых случаях этот код не заполняется.

Пример 3 При приеме на работу сотрудник предъявил диплом о высшем образовании по специальности, которой нет в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утвержденном постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст. Какой код по ОКСО нужно указывать в личной карточке работника?

Решение Такая ситуация возможна, когда подготовка специалистов по данной специальности была прекращена до утверждения указанного классификатора. В этом случае графу для указания кода по ОКСО можно оставить незаполненной.

Чтобы заполнить пункт 8 "Стаж работы (по состоянию на "__" ________20__ г.)" раздела "Общие сведения", понадобится рассчитать стаж работы сотрудника по состоянию на дату заполнения его личной карточки.

Согласно Указаниям по заполнению личной карточки стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Для подсчета стажа может быть использован порядок, установленный в пункте 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. В соответствии с этим порядком продолжительность общего трудового стажа определяется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к общему трудовому стажу по каждому случаю увольнения, добавить еще один день. Если сотрудник устроился на работу впервые, вместо стажа работы в пункте 8 личной карточки проставляются нули.

Один день по случаю увольнения добавляется только к периодам, относящимся к трудовой деятельности застрахованного лица, к иным периодам это правило не применяется.

Пример 4 У работника ООО "Липень" в трудовой книжке имеются следующие записи по состоянию на 23.07.2013:

- с 12.04.1999 по 31.07.2001 - работа в ЗАО "Березень";

- с 01.08.2001 по 27.12.2004 - работа у ИП Зарев А.П.;

- с 11.01.2005 по 31.08.2009 - работа в ООО "Цветень";

- с 01.09.2009 по 14.11.2011 - работа в ЗАО "Кресень";

- с 21.11.2011 по настоящее время - работа в ООО "Липень".

Рассчитаем общий трудовой стаж работника по состоянию на 23.07.2013.

Решение Сначала суммируем даты конца периодов работы сотрудника. Полученная величина равна 126.45.10038 (23.07.2013 + 14.11.2011 + 31.08.2009 + 27.12.2004 + 31.07.2001).

Затем суммируем даты начала периодов работы сотрудника. Полученная величина равна 46.33.10025 (21.11.2011 + 01.09.2009 + 11.01.2005 + 01.08.2001 + 12.04.1999).

А теперь найдем разницу полученных сумм.

Она равна 80.12.13 (126.45.10038 – 46.33.10025), или 14 лет 2 месяца 20 дней. Прибавим 4 дня.

Получится, что по состоянию на 23.07.2013 общий трудовой стаж работника равен 14 годам 2 месяцам 24 дням.

Вопрос № 11. Сведения о составе семьи: нужно ли получать согласие родственников работника на внесение персональных данных в его личную карточку

Пункт 10 "Состав семьи" раздела "Общие сведения" заполняется на основании паспорта сотрудника и иных документов, а также сведений, которые он сообщил.

В графы для указания состава семьи могут быть вписаны родственники, находящиеся на иждивении работника или проживающие вместе с ним.

При этом работодателю не нужно получать согласие близких родственников работника на обработку персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2 "Личная карточка работника".

Вопрос № 12. В какой раздел внести сведения о работе по совместительству

В личной карточке работника не предусмотрено специального раздела для сведений о работе по совместительству. На практике такие сведения вносят в один из разделов:

- в раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу";

- раздел X "Дополнительные сведения".

Вопрос № 13. Работник повышал квалификацию у предыдущих работодателей: как внести информацию об этом в его личную карточку

В Указаниях по заполнению личной карточки этот вопрос не рассмотрен. На практике в раздел V"Повышение квалификации" обычно вносят сведения о повышении квалификации только во время работы сотрудника в данной организации.

Вопрос № 14. У работника есть поощрения: как внести сведения о них в его личную карточку

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, какие награды, поощрения и почетные звания заслуживают внесения в раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания" личной карточки работника. Логично предположить, что вносить нужно те же, что внесены в трудовую книжку работника, а именно:

- сведения о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

- почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

- других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, ни в трудовую книжку, ни в личную карточку не вносятся (п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Вопрос № 15. Сведения об отпусках: как правильно отразить

В разделе VIII "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых сотруднику в период работы в организации, в том числе и отпусков без сохранения заработной платы.

Отпуск за свой счет. При заполнении сведений об отпуске без сохранения заработной платы не всегда возможно указать период, за который предоставляется такой отпуск (при рождении ребенка, регистрации брака и других случаях, перечисленных в абзаце 6 части 2 статьи 128 ТК РФ). В такой ситуации некоторые специалисты в графах 2 и 3 раздела VIII проставляют прочерки. Но это неправильно.

Поскольку из расчетного периода для предоставления отпуска исключаются отпуска свыше 14 календарных дней в году без сохранения содержания, то просто необходимо указывать, за какой рабочий год эти отпуска предоставлялись.

Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения. В разделе VIII "Отпуск" также указываются сведения об отпуске, который работодатель предоставляет работнику для лечения в соответствии сподпунктом 10 пункта 2 статьи 17 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. Напомним, что данной нормой предусмотрено предоставление оплачиваемого отпуска для санаторно-курортного лечения (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.

Если все строки заполнены. Для учета всех видов отпусков работника в разделе VIII предусмотрено всего 12 строк.

Если все они заполнены и для новых записей в данном разделе нет места, заводить новую личную карточку не нужно. Достаточно вложить в нее дополнительный лист со строками и графами, аналогичными строкам и графам раздела VIII "Отпуска".

На вкладыше указать его номер, когда он заведен и кем: "Вкладной лист в личную карточку работника № 1. Заведен бухгалтером Саяпиной О.П.", напротив записи поставить подпись и дату.

Читайте также: