Как сделать инвентаризацию кассы

Добавил пользователь Валентин П.
Обновлено: 04.10.2024

В обязанность любого кассира и иногда бухгалтера входит инвентаризация наличных денежных средств в кассе, денежных документов и БСО. И вот какими правилами нужно руководствоваться при этом.

Проверка кассы

В общих чертах проведение инвентаризации денежных средств регулирует приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49, которым утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В отношении инвентаризации кассы он сразу отсылает к Порядку ведения кассовых операций юрлицами и упрощенному порядку ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства. Он утверждён указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Между тем, проведение инвентаризации денежных средств в кассе должно происходить так. Так, в конце рабочего дня кассир:

сверяет фактическую сумму наличных в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004;
заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.

В последний день выдачи наличных, предназначенных для зарплаты, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011):

На фактически выданные суммы наличных по расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) оформляют расходный кассовый ордер 0310002.

Проверка ценностей в кассе

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимают к учету:

наличные деньги;
ценные бумаги;
денежные документы.

В последнем случае под инвентаризацией денежных документов подразумевают почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.

Проверка бланков

Что касается инвентаризации бланков строгой отчетности, то это проверка фактического наличия:

бланков ценных бумаг;
других бланков документов строгой отчетности.

Такую проверку делают:

по видам бланков (например, акции – именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные);
с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков;
по каждому месту хранения;
по материально ответственным лицам.

Проверка денег в пути

Инвентаризацию денежных средств в пути проводят путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.

Проверка денег на счетах

Инвентаризацию денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, проводят путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Оформление результатов

Обязательный для применения акт инвентаризации денежных средств законом не установлен. Однако можно использовать унифицированную форму бланка инвентаризацию денежных средств ИНВ-15, утверждённую постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы определяет сама организация (п. 7 Указания о порядке ведения кассовых операций).

Инвентаризацию кассы проводите по решению руководителя. Это могут быть плановые и внеплановые (внезапные) проверки. Однако есть случаи, когда инвентаризация кассы обязательна. В частности, в обязательном порядке ее проводите (ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. п. 1.5, 2.1, 3.11 Методических указаний по инвентаризации):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи ценностей, хранящихся в кассе.

Конкретные сроки проведения проверки кассы установите в приказе об инвентаризации.

Во время инвентаризации кассы не принимайте и не выдавайте денежные средства и иные ценности, хранящиеся в кассе и подлежащие проверке (Указания по применению и заполнению форм).

В процессе годовой инвентаризации проверьте все ценности, хранящиеся в кассе (п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации):

наличные деньги;
денежные документы (почтовые марки, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, авиа- и железнодорожные билеты, карты оплаты услуг связи, топливные карты и др.);
ценные бумаги;
бланки документов строгой отчетности.

В иных случаях проверяйте те виды ценностей, которые указаны в приказе руководителя организации о проведении инвентаризации.

В ходе инвентаризации наличных денежных средств поштучно пересчитайте все денежные знаки, находящиеся в кассе. Сравните полученный результат с данными учета.

Порядок проведения инвентаризации денежных документов, хранящихся в кассе, не отличается от общего порядка инвентаризации. В процессе инвентаризации проверьте фактическое наличие денежных документов по их видам. Количество денежных документов, их реквизиты и стоимость сверьте с учетными данными, внесенными в инвентаризационные описи (акты инвентаризации) (п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации).

При инвентаризации ценных бумаг, хранящихся в кассе, по каждому виду ценных бумаг проверьте серии и номера, номинальную и фактическую стоимость, сроки гашения. Сверьте с данными, внесенными в подготовленные заранее описи (п. п. 3.11, 3.12 Методических указаний по инвентаризации).

Для проведения инвентаризации подготовьте бланки инвентаризационных описей (актов инвентаризации) в двух экземплярах — для материально ответственного лица (кассира) и для бухгалтерии (п. 2.5 Методических указаний по инвентаризации). Если инвентаризацию проводите в связи со сменой кассира, описи (акты) подготовьте в трех экземплярах — для прежнего и нового кассиров и для бухгалтерии.

Вы можете использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, например:

— для оформления результатов инвентаризации денежных средств и денежных документов (Указания по применению и заполнению форм); — для отражения результатов инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности (Указания по применению и заполнению форм).

Применяемые формы документов утвердите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Перед началом инвентаризации инвентаризационная комиссия получает от кассира (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации):

не переданные в бухгалтерию приходные и расходные кассовые ордера;
расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на деньги и ценности, фактическое наличие которых проверяется, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все деньги и ценности, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие — списаны. Если инвентаризацию проводите при смене кассира, то расписку получите от прежнего кассира. Если вы используете унифицированные формы N ИНВ-15 и N ИНВ-16, то кассир должен подписать расписку, содержащуюся в этих формах.

Результаты инвентаризации денег и ценностей, хранящихся в кассе, инвентаризационная комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты инвентаризации). Их должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и кассир.

Кассир подтверждает своей подписью, что проверка проведена в его присутствии и принимает проверенное имущество на свое ответственное хранение (п. п. 2.5, 2.6, 2.10 Методических указаний по инвентаризации). Если инвентаризацию проводите в связи со сменой кассира, то свою подпись ставит новый кассир.

Если в результате инвентаризации выявлены отклонения:

запросите у кассира объяснение причин излишков или недостач.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как провести инвентаризацию кассы (КонсультантПлюс, 2020)

Приходный кассовый ордер

Рассмотрим каждый вид подробнее:

Расходный кассовый ордер

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Оформление данного документа практически ничем не отличается от поступления в кассу. Набор реквизитов так же зависит от выбранного вида операции.

Единственное, что стоит отметить – при выборе вида операций по выплате заработной платы (кроме договоров подряда) в документе необходимо выбрать ведомость на выплату зарплаты через кассу. Так же в документах погашения указывается вид платежа: погашение долга или процентов.

Лимит остатка кассы

В данном справочнике указывается сумма лимита и период действия. Данный функционал значительно упростил жизнь бухгалтерам для соблюдения законодательства.

Кассовая книга

В шапке отчета укажите период (по умолчанию проставлен текущий день). Если в вашей программе учет ведется более чем по одной организации, ее так же необходимо указать. Кроме этого вы можете выбрать при необходимости конкретное подразделение, по которому кассовая книга сформируется.

Здесь вы можете указать, как будет формироваться кассовая книга, и некоторые из настроек по ее оформлению в 1С.

В результате вам выведется отчет со всеми движениями денежных средств по кассе, а так же остатками на начало / конец дня и остатками.

Инвентаризация кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Порядок проведения инвентаризации кассы описан в приказе МинФина РФ №49 от 13.06.1995.

К сожалению, в программе 1С 8.3 нет акта инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15. Данное пожелание уже было предложено в фирму 1С. Возможно, когда-нибудь они и доработают программу, но пока бухгалтерам приходится производить инвентаризацию кассы вручную.

Наиболее быстрым и эффективным способом решением данной проблемы является заказ обработки для формирования ИНВ-15 у специалиста. Данная обработка не только сэкономит много времени, но и сократит влияние человеческого фактора, что позволит избежать ошибок.

Обучающее видео

Смотрите также видео инструкцию по учету кассовых операций в 1С 8.3:

Несмотря на жесткий финмониторинг операций с наличными, многие предприятия не отказываются от наличных расчетов. А для торговых предприятий наличная выручка – основной источник дохода. Деньги, как и любой другой актив предприятия, требуют контроля. Для этого проводится инвентаризация кассы. Когда и как правильно это сделать, вы узнаете из нашей статьи.

Когда проводим инвентаризацию

В остальных случаях периодичность и сроки проведения инвентаризации кассы устанавливаются руководителем предприятия. Так, руководитель имеет право назначить внезапную инвентаризацию (п. 5 разд. II Положения № 879).

Что и где инвентаризуем

Понятно, что главный объект инвентаризации – наличные.

Для справки. Наличные – это денежные знаки национальной валюты Украины (банкноты и монеты, в т. ч. разменные, оборотные, памятные монеты, которые являются платежными средствами) (пп. 3 п. 3 Положения № 148).

Поскольку все эти ценности хранятся в кассе, напомним, что кассой является помещение или место проведения наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, а также кассовых документов (пп. 8 п. 3 Положения № 148).

Значит, инвентаризация проводится не только в центральной кассе предприятия, но и в кассах обособленных подразделений (при наличии). Если предприятие при расчетах с покупателями использует РРО или расчетные книжки (далее – РК), то инвентаризацию нужно проводить и в местах осуществления наличных расчетов.

Этапы проведения инвентаризации

Инвентаризация кассы проводится по правилам, предусмотренным Положением № 148 (пп. 6.1 разд. ІІІ Положения № 879).

Подготовительный этап

Шаг 1. Кассир должен вывести в кассовой книге остаток денежных средств в кассе.

Важно! Если до начала проверки кассир не успел внести приходные и расходные документы в кассовую книгу, тогда в присутствии инвентаризационной комиссии он составляет отчет кассира и определяет остаток денежных средств в кассе.

Шаг 2. Комиссия записывает последние номера заполненных приходного и расходного кассовых ордеров (типовые формы № КО-1 и № КО-2 приведены соответственно в приложениях 2 и 3 к Положению № 148). После этого предъявленные кассиром документы не принимаются во внимание.

Шаг 3. Кассир дает расписку в том, что все кассовые документы сданы в бухгалтерию, все поступившие денежные средства полностью оприходованы, а выбывшие – списаны на расходы.

К сведению: расписка является частью Акта о результатах инвентаризации имеющихся денежных средств по форме приложения 7 к Положению № 148.

Следует знать, что в кассе запрещено хранить денежные средства и другие ценности, которые не являются собственностью предприятия (п. 38 Положения № 148). Кассир должен следить за выполнением этого требования, иначе такие средства будут считаться излишком и должны будут оприходоваться в кассе.

Проведение инвентаризации

Шаг 1. Комиссия подсчитывает (покупюрно) фактически имеющиеся в кассе денежные средства (п. 46 Положения № 148). Остаток наличных в кассе сверяется с данными книг учета.

На заметку! Книги учета – это кассовая книга, книга учета выданных и принятых старшим кассиром наличных, КУРО (в случае ее использования) (пп. 13 п. 3 Положения № 148).

Если предприятие осуществляло расчеты через РРО, сумма имеющихся наличных в месте проведения кассиром расчета сверяется с суммой, указанной в фискальных отчетах РРО (Х- или Z-отчете) (п. 46 Положения № 148). Если расчеты проводятся с применением РК и КУРО, то остаток наличных в кассе сверяется с данными КУРО (приложение 2 к Порядку, утвержденному приказом Минфина от 14.06.16 г. № 547).

Шаг 2. Проверяется правильность работы программных средств обработки кассовых документов в случае ведения кассовой книги в электронной форме.

Шаг 3. При инвентаризации ценных бумаг в документарной форме, которые хранятся в кассе, особое внимание уделяют (п. 6.4 разд. ІІІ Положения № 879):

фактическому наличию ценных бумаг;
правильности их оформления и реальности стоимости, по которой они отражены в балансе предприятия;
тому, насколько полно и своевременно отражены в бухучете доходы от финансовых инвестиций.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте инвентаризации названия, серии, номера, номинальной и балансовой стоимости, сроков их погашения.

Оформление результатов инвентаризации

По окончании инвентаризации комиссия составляет в двух экземплярах акт, который подписывают председатель комиссии, ее члены и материально ответственное лицо. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, другой остается у кассира (см. образец).

На заметку! Если инвентаризация проводится при смене материально ответственного лица, то акт составляется в трех экземплярах (по одному экземпляру материально ответственным лицам, между которыми происходит передача ценностей, и один для бухгалтерии).

В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков ценностей этот факт фиксируется в акте. Здесь же кассир указывает причину их возникновения.

Выявленные излишки денежных средств должны быть оприходованы. Для этого оформляют приходный кассовый ордер.

В случае выявления в кассе недостачи ценностей руководитель предприятия выясняет причину ее возникновения и устанавливает виновное лицо. Как правило, это кассир. Ведь именно кассир является материально ответственным лицом.

Следует знать! Сведения о наличных в иностранной валюте вносятся в акт инвентаризации с указанием названия и суммы инвалюты, курса НБУ на начало рабочего дня инвентаризации, суммы инвалюты в пересчете на денежную единицу Украины.

Для денежных документов и бланков строгой отчетности может применяться Акт инвентаризации наличия денежных документов, бланков документов строгой отчетности, форма которого утверждена приказом Минфина от 17.06.15 г. № 572. В акте приводятся название, номер, серия и номинальная стоимость таких документов.

Учет результатов инвентаризации

Пример

В ходе инвентаризации кассы предприятия был выявлен:

вариант 1 – излишек наличных в сумме 1 000 грн. На эту сумму оформлен приходный кассовый ордер;
вариант 2 – недостача денежных средств в сумме 200 грн. Виновное лицо установлено. Кассир возместил недостачу.

В учете результаты инвентаризации отражаются так:

(грн)

№ п/п

Содержание операции

Первичные документы

Бухгалтерский учет

Дт

Кт

Сумма

Вариант 1. Учет излишка

Оприходован в кассу предприятия излишек наличных

Приходный кассовый ордер

Вариант 2. Учет недостачи

Списана сумма недостачи

Возмещена сумма недостачи

Приходный кассовый ордер

Выводы

Для контроля за денежными средствами и документами предприятие проводит инвентаризацию. Результаты инвентаризации фиксируют в акте. Излишки наличных приходуют в кассе, а для возмещения недостачи устанавливают виновных лиц.

Образец см. можно скачать в бесплатном доступе из Практического руководста № 19, октябрь 2020 года.

Читайте также: