Как сделать и отправить документ по электронной почте
Добавил пользователь Алексей Ф. Обновлено: 04.10.2024
При некоторых обстоятельствах у вас как у пользователя, может возникнуть необходимость пересылки каких-либо данных путем использования почтовых сервисов. О том, как можно переслать документы или целую папку, мы расскажем далее по ходу этой статьи.
Отправляем файлы и папки по электронной почте
Затрагивая тему передачи различного рода данных посредством эксплуатации сервисов для обмена почты, нельзя не упомянуть тот факт, что подобная возможность есть буквально на каждом ресурсе соответствующего типа. При этом в плане использования функционал может разительно отличаться, ставя в тупик даже опытных пользователей.
Обратите внимание на то, что мы уже затрагивали тему передачи данных через почту. В частности, это касается видеороликов и различного рода изображений.
Если вам необходимо выполнить передачу документов указанной разновидности, рекомендуем ознакомиться с соответствующими статьями на нашем сайте.
Яндекс Почта
Некогда компанией Яндекс в их почтовом сервисе был внедрен функционал для пользователей, позволяющий отправлять файлы другим людям тремя различными методами. Однако для доступа к дополнительным вариантам вам придется заранее обзавестись Яндекс Диском .
3. Через открывшееся окно в системе найдите данные, которые требуется загрузить.
4. После завершения загрузки документов вы сможете скачать или удалить любое из прикреплений. Расписанным методом вы можете загрузить буквально любые файлы, каждый из которых будет отправлен получателю.
Почтовый сервис Яндекс все же ограничивает своих пользователей касательно максимального объема данных и скорости выгрузки.
Еще один способ пересылки данных заключается в использовании документов, предварительно добавленных на Яндекс Диск. При этом к письму также могут быть прикреплены целые директории со множеством папок.
2. В контекстном окне выберите нужную информацию.
4. Подождите, пока документы или директория добавятся во временное хранилище.
5. После добавления вы получаете возможность скачивания или удаления этих данных в рамках письма.
2. В раскрывшемся диалоговом окне перейдите в папку с письмами, у которых имеются прикрепления.
Не рекомендуется одновременно прикреплять документы и папки, так как это может вызывать сбои отображения данных у получателя.
5. Пользователь, получивший ваше письмо, сможет скачать, добавить файлы к себе на Диск или ознакомиться с документами.
По причине отсутствия каких-либо других средств пересылки документов с разбором данной темы можно закончить.
6. Скорость выгрузки данных не позволяет моментально добавлять файлы, так как у почтового сервиса есть базовый набор ограничений.
7. После добавления данных некоторые из них можно будет открыть непосредственно в интернет-обозревателе.
8. Иногда может возникать ошибка обработки, связанная с теми или иными проблемами самого документа.
2. Используя навигационное меню и окно просмотра документов, найдите нужную информацию.
4. По завершении процесса добавления, документ появится в списке прочих файлов.
Также пользователь может выполнить несколько общих манипуляций над данными, например, заархивировать и скачать.
Надеемся у вас получилось разобраться с процессом отправки файлов с использованием почты от Маил.ру.
Gmail
2. Переключите редактор в более удобный режим работы.
5. Теперь прикрепления отобразятся в специальном блоке.
6. Некоторые документы могут быть заблокированы по тем или иным причинам.
Будьте внимательны, выполняя отправку больших по объему данных. Сервис имеет некоторые ограничения на максимальный размер прикреплений.
Второй способ больше подойдет тем людям, которые уже привыкли использовать сервисы от Гугл, включая облачное хранилище Google Drive .
3. Используя возможности загрузки, предоставленные в окне, выполните добавление данных на Гугл Диск.
4. Для добавления папки перетащите нужную директорию в область загрузки.
5. Так или иначе, файлы все равно будут добавлены по отдельности.
7. Вы также можете выполнить прикрепление, используя уже имеющиеся данные на Google Диске.
9. После получения пользователю будут доступны все пересланные данные с некоторым количеством возможностей.
Этот метод является последним способом отправки данных через электронный ящик от Google. Следовательно, работу с данным почтовым сервисом можно завершить.
Rambler
Сервис Рамблер на русскоязычном рынке аналогичных ресурсов является мало востребованным и предоставляет минимальное количество возможностей для среднестатистического пользователя. Безусловно, это напрямую касается отправки различного рода документов по E-Mail.
На сегодняшний день рассматриваемый ресурс предоставляет лишь один метод отправки данных.
4. Дождитесь завершения процесса добавления данных к письму.
Больше никакого примечательного функционала этот почтовый ресурс не предлагает.
Вдобавок ко всей приведенной в статье информации важно заметить, что при необходимости можно выполнить прикрепление папки с данными вне зависимости от используемого сайта. Помочь в этом вам может любой удобный в использовании архиватор, например, WinRAR .
Упаковав и отправив документы единым файлом, получатель сможет скачать и распаковать архив. При этом сохранится изначальная структура директории, а общие повреждения данных будут минимальны.
5.0 Оценок: 2 (Ваша: )
Как подготовить ПДФ-файлы к отправке
Почтовые сервисы работают со всеми форматами, однако в офисной и учебной среде наиболее популярным считается PDF. Это расширение, которое позволяет одним файлом пересылать текст и фото. При этом все загруженные данные упорядочены, как в вордовских документах. По сравнению с последними ПДФ имеет важное преимущество: формат позволяет безопасно распоряжаться данными. Файл с этим расширением защищается от копирования и редактирования, часть сведений позволяется скрыть, а добавление метаданных поможет сохранить информацию об авторстве.
- Создавать и редактировать документы.
- Открывать ПДФ-файлы с рабочего стола.
- Объединяться несколько документов в один.
- Конвертировать PDF в форматы изображений: JPG, PNG, BMP, TIFF и другие.
- Защищать информацию установкой паролей и скрытием отдельных фрагментов.
- Ставить электронные подписи.
PDF Commander умеет включать в документ комментарии и закладки, текстовую информацию (шрифт, размер, расположение поддаются изменению), загружать картинки. В программу включена коллекция штампов, добавлять которые можно прямо в окне редактора. Если весь документооборот в компании осуществляется в электронном виде, полезно знать, как поставить цифровую подпись в электронный документ. В программе есть и данная функция.
Как заархивировать документы
Отправляете папку с несколькими десятками изображений? Хорошим решением станет заархивировать ее. Для этого используются такие программы, как WinRAR или 7-Zip. Архив представляет собой единый файл, содержащий в себе произвольное число документов любого формата. Он сохраняет файловую структуру (то есть, если в директории есть папки, в архиве они сохранятся) и, что самое важное, снижает размер документов.
Разберемся, как быстро сжать PDF большого размера. На компьютере должна быть установлена одна из программ-архиваторов. Для примера используем WinRAR.
Как послать ПДФ документ через почтовые сервисы
Gmail
С телефона отправка документов выглядит примерно так же. Google разработала специальное приложение для Android и iOS, позволяющее просматривать почту и отправлять письма. Интерфейс в нем интуитивно понятен.
Яндекс
Разберем, как переслать документ по электронной почте самым популярным в России онлайн-сервисом.
- Регистрируем учетную запись Яндекс.
- На главной странице находим сервис Почта.
- Под логотипом Яндекс обнаруживаем кнопку Написать.
- Пишем адрес, тему, само письмо.
- Для добавления документа кликаем по значку в виде скрепки. Выбираем Файлы с компьютера.
Rambler
Формат ПДФ достаточно распространен, однако у некоторых пользователей возникнут проблемы с его открытием. Разберем несколько альтернативных способов пересылки файлов:
- Doc/Docx. Word используется повсеместно, так как пакет Microsoft Office установлен на компьютер практически каждого.
- Изображения. Картинки открываются без установки стороннего софта. PDF Commander умеет преобразовывать ПДФ-документы в форматы растровых изображений. В таком виде можно и распечатать ПДФ-документ на принтере, чтобы передать ксерокопию лично другому человеку.
Изображения и вордовские документы можно так же легко отправлять почтовыми сервисами, как и ПДФ-файлы. Последовательность действий остается прежней.
Заключение
В офисной среде важно умение правильно работать с электронной документацией. Мы рассмотрели, как отправлять письма на ПК других пользователей, в каких форматах можно пересылать важные документы. Для работы с ПДФ рекомендуем PDF Commander — эта программа поможет создать или отредактировать документ, а также объединить несколько файлов для подготовки к отправке. Опробуйте софт в деле, скачав его бесплатно с нашего сайта.
Пользователи используют разные почтовые сервисы для отправки не только простых писем, но и файлов. Отправка вложений в большинстве почтовиков происходит по одинаковой схеме.
У Мейл.ру есть в наличии удобное облачное хранилища. Нужную информацию легко можно прикреплять к письму сразу из него. Стоит отметить, что если прикрепленное вложение с компьютера будет размером более 25 МБ, то оно будет отправлено в виде ссылки. Такие ссылки удаляются автоматически спустя некоторое время. Именно поэтому получателю необходимо скачать его сразу.
Яндекс.Почта
Отправка файла по электронной почте Яндекс происходит в следующем порядке:
Помимо этого, в Яндексе есть отдельный сервис Диск. Это облачное хранилище тесно связано с почтовиком и отправка возможна прямо из него. Как и в случае с Майл.ру документы более 25МБ автоматически отправляются в виде ссылки.
Также вложения можно предварительно загрузить на виртуальный диск этого сервиса и прикрепить через специальную иконку в виде облака. Все документы размером превышающим 25МБ будут отосланы получателю в виде ссылки. Она генерируется почтовым сервисом.
Rambler
В отличие от других почтовиков, вложения на Рамблеме отправляются только одним способом:
Переслать файл
В некоторых случаях может понадобиться переслать файл, который был ранее получен по электронной почте. Во всех почтовых сервисах это происходит одинаково. Например, в Яндексе так:
К сожалению, по почте нельзя переслать целую папку, просто прикрепив ее к письму. В таком случае рекомендуется предварительно ее заархивировать, что даст возможность добавить вложение в виде архива. Или поочередно прикреплять к посланию все содержимое папки.
Отправка по email в Word
Во всех программах пакета от Майкрософт есть функция отправки документов по почте, не выходя из приложения. Делается это следующим образом (рассмотрим на примере MS Word):
Отправка из Windows
Единственное условие — должна быть установлена программа для отправки электронной почты.
Использует Outlook
Распространены также и специализированные программы, например, Microsoft Outlook. Отправка файла с подобного приложения происходит достаточно просто. Как правило, необходимо кликнуть на кнопку “Вложить” и выбрать документ.
Ваше электронное письмо с вашим документом Google в виде вложения отправлено. Получателю необходимо открыть свой почтовый ящик, чтобы загрузить ваш файл. Очень кстати!
Отправка документа Google по электронной почте из другого почтового клиента на рабочем столе
Для этого откройте свой документ на сайте Документов Google. На экране редактирования выберите Файл> Загрузить. Затем выберите тип файла, который хотите загрузить.
Теперь ваш файл Google doc доступен локально на вашем компьютере в выбранном вами формате.
И ваш документ Google отправляется предполагаемому получателю по электронной почте!
Бонусный совет: делитесь документами Google вместо того, чтобы отправлять их по электронной почте
Вместо того, чтобы делиться документом Google по электронной почте, вы можете поделиться своим документом по ссылке. Таким образом, получатель может просматривать и даже редактировать документ в Интернете без необходимости использования каких-либо настольных приложений.
Для этого ознакомьтесь с нашим руководством о том, как поделиться своими документами, таблицами и слайдами Google. Он показывает шаги, которые необходимо выполнить, чтобы поделиться своими документами с кем-то в Интернете. Удачи и удачной переписки!
Читайте также: