Как сделать форму для ввода данных в excel

Добавил пользователь Евгений Кузнецов
Обновлено: 27.09.2024

Использование встроенной в Excel формы ввода данных – это быстрый и простой способ ввода данных в базу данных Excel.

Использование формы позволяет:

начать новую таблицу базы данных или добавить новые записи в существующую
прокручивать записи данных по одной за раз
поиск записей, содержащих конкретную информацию
редактировать или удалять отдельные записи по мере необходимости

Относится к версиям Excel 2016 и 2013.

О добавлении значка формы ввода данных на панель быстрого доступа

Форма ввода данных является одним из встроенных инструментов Excel. Чтобы использовать это все, что вам нужно сделать, это предоставить заголовки столбцов, которые будут использоваться в вашей базе данных, нажмите на значок формы, и Excel сделает все остальное.

Первым шагом к использованию формы ввода данных является добавление значка формы на панель быстрого доступа, чтобы мы могли его использовать.

Это разовая операция. После добавления значок Форма остается доступным на панели быстрого доступа .

Поиск кнопки ввода данных

Панель быстрого доступа используется для хранения ярлыков для часто используемых функций в Excel. Здесь также можно добавить ярлыки к функциям Excel, которые недоступны на ленте.

Одной из таких функций является форма ввода данных.

Форма данных – это быстрый и простой способ добавления данных в таблицу базы данных Excel.

Однако по какой-то причине Microsoft решила не добавлять форму на одну из вкладок ленты, начиная с Excel 2007.

Ниже приведены шаги, которые покажут вам, как добавить значок формы на панель быстрого доступа .

Добавьте форму на панель быстрого доступа

Кнопка Форма теперь должна быть добавлена на Панель быстрого доступа .

Добавление имен полей базы данных

Как упоминалось ранее, все, что нам нужно сделать, чтобы использовать форму ввода данных в Excel, это предоставить заголовки столбцов или имена полей, которые будут использоваться в нашей базе данных.

Самый простой способ добавить имена полей в форму – это ввести их в ячейки на рабочем листе. Вы можете включить до 32 имен полей в форму.

Введите следующие заголовки в ячейки с A1 по E1:

StudentID
Фамилия
Начальная
Возраст
Программа

Открытие формы ввода данных

Добавление записей данных с формой

После того, как заголовки данных были добавлены в форму, добавление записей в базу данных – это просто ввод данных в правильном порядке в поля формы.

Примеры записей

StudentID : SA267-567
Фамилия : Джонс
Начальная страница : B.
Возраст : 21
Программа : языки
StudentID : SA267-211
Фамилия : Уильямс
Начальная буква : J.
Возраст : 19
Программа : Наука

При вводе данных, которые очень похожи, таких как идентификационные номера учеников (отличаются только цифры после тире), используйте функцию копирования и вставки, чтобы ускорить и упростить ввод данных.

Чтобы добавить оставшиеся записи в учебную базу данных, используйте форму для ввода остальных данных, найденных на изображении выше, в ячейки А4-Е11.

Добавление записей данных с формой (продолжение)

Чтобы добавить оставшиеся записи в учебную базу данных, используйте форму для ввода остальных данных, найденных здесь, в ячейки A4 – E11.

Использование инструментов данных формы

Основная проблема с базой данных – поддержание целостности данных по мере увеличения размера файла. Это требует:

Исправление ошибок в данных или обновление отдельных записей.
Удаление устаревших или дублирующих записей.

Форма ввода данных содержит несколько инструментов по правой стороне, что позволяет легко находить и исправлять или удалять записи из базы данных.

Кнопки Найти предыдущий и Найти следующий – они позволяют прокручивать вперед и назад по базе данных одну запись за раз.
Кнопка Удалить – используется для удаления записей из базы данных.
Кнопка Восстановить – эту кнопку можно использовать для отмены изменений в редактируемой записи. Иногда мы делаем неправильные изменения в записи или даже редактируем неправильную запись вообще. Если это так, кнопка восстановления может быть использована для отмены этих изменений.
Примечание. кнопка Восстановить работает только в том случае, если в форме присутствует запись. Как только вы получаете доступ к другой записи или закрываете форму, кнопка восстановления становится неактивной.
Кнопка Критерии позволяет искать записи в базе данных по определенным критериям, таким как имя, возраст или программа. Пример использования кнопки Критерии включен в следующий шаг учебника.

Поиск записей с использованием одного имени поля

Кнопка Критерии позволяет искать записи в базе данных, используя одно или несколько имен полей, таких как имя, возраст или программа.

Поиск записей с использованием одного имени поля

Следующий шаг этого руководства включает в себя пример поиска записей, которые соответствуют нескольким критериям.

Поиск записей с использованием нескольких имен полей

В данной статье научимся создавать простую форму для автоматического заполнения договора на оказание услуг. Так как тема IT нам ближе, рассмотрим на примере договора на разработку ПО.

Видео инструкция

Подготовка

Нам потребуется обычный файл Excel. Вы можете взять за основу имеющийся или начать с чистого листа.

Составляем список данных, которыми нам требуется заполнять договор: номер, дата, предмет договора, сумма, срок, данные заказчика и так далее. Для каждого элемента нам потребуется создать в Excel свою ячейку для заполнения. У меня получилась примерно такая форма:

Оформление может быть любым, на ваш вкус и цвет. При формировании формы я использовал стили, расположенные на вкладке Главная. Это быстро и удобно, а также позволяет в один клик изменить цветовую гамму на вкладке меню "Разметка страницы" - "Тема"

Автоматизация формы

Часть данных (номер договора, сумма, срок), необходимо заполнять всегда тут ничего не сделаешь. Но как мы видим есть часть данных, которые хорошо бы заполнить автоматически. Это - сумма прописью, срок прописью, данные заказчика в родительном падеже и так далее. Давайте их автоматизируем.

Дата договора

В Excel существует множество функций по работе с датами. Если дата договора всегда текущая, то можно использовать функцию =СЕГОДНЯ(). При необходимости можно настроить, чтобы дата рассчитывалась как следующий рабочий день =РАБДЕНЬ(СЕГОДНЯ();1).

Для вставки даты вы можете использовать календарь из программы:

Сумма договора

Тут можно автоматизировать заполнение значения суммы договора прописью, для этого в программе есть специальная кнопка Деньги прописью, которая поможет сформировать формулу для автоматического расчета. Программа умеет склонять по всем падежам и поддерживает формирование суммы в нескольких форматах.

Срок прописью

Срок прописью аналогично, хочется вводить только цифры, чтобы в документ вставлялось прописью полностью. Кстати, это касается не только срока, это может быть количество чего угодно: услуги, штуки, килограммы, яблоки, помидоры и так далее. В программе Doc.filler все это можно автоматизировать. Откройте функции и выберите Вещи прописью.

В диалоговом окне сформируйте нужную вам формулу.

Заполнение заказчика

Данные заказчика идеально подгружать из внутренней системы заказчика 1С или другой CRM. Если такой возможности нет, то для начала можно упростить жизнь путем создания справочника правовых форм (ООО, ОАО и т.д.) Тогда нам потребуется просто выбрать из списка нужную форму и указать наименование. Остальное мы сделаем на формулах.

Итак создадим отдельный лист и разместим там таблицу со списком правовых форм.

Таблицу можно отформатировать как табличный диапазон, так с ней будет проще работать далее.

Теперь на форме создадим динамичный выпадающий список с данными правовых форм.

Осталось создать формулы для заполнения заказчика сокращенно в моем случае это формула = Правовая_форма &" "& Заказчик_наименование . Замените на соответствующие ячейки.

Формула для полного наименования заказчика следующая =ВПР( Правовая_форма ; ПравовыеФормы ;2;0)&" "& Заказчик_наименование . ПравовыеФормы - название таблицы со справочником форм.

Результат выглядит следующим образом:

Склонение ФИО подписанта

Сейчас посмотрим как автоматически склонять ФИО подписанта. Для этого в программе есть соответствующая функция, которую можно вставить из меню:

Программа умеет склонять 90% русских ФИО по всем падежам.

Склонение должности и других фраз

Аналогичным образом склоняются должности и другие короткие фразы договора, например Устав. Вставьте функцию Склонение фраз через ленту меню:

Итоговая форма

В результате мы создали форму и автоматизировали часть информации, чтобы не приходилось вводить ее по нескольку раз.

Следующим нашим шагом будет создание шаблона договора и последующее его автоматическое заполнение данными из формы.

Форма данных Excel — это удобный способ ввода данных в базу данных Excel и просмотра ряда информации на рабочем листе без прокрутки листа. В формах данных перечисляются заголовки столбцов в электронной таблице, чтобы за один раз можно было просматривать всю строку данных. Формы данных также используются для поиска записей и редактирования существующих записей.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; и Excel для Office 365.

Добавьте значок формы ввода данных на панель быстрого доступа

Первый шаг к использованию формы ввода данных — добавить значок формы на панель быстрого доступа. Это разовая операция. После добавления значок формы остается доступным на панели быстрого доступа.

Панель быстрого доступа используется для хранения ярлыков часто используемых функций в Excel. Здесь также можно добавить ярлыки к функциям Excel, которые недоступны на ленте.

Чтобы добавить значок формы на панель быстрого доступа:

Выберите Добавить .

Добавьте имена полей базы данных

Форма ввода данных является одним из встроенных инструментов Excel . Для того, чтобы использовать форму, укажите столбец заголовки , которые будут использоваться в базе данных, нажмите на значок формы, и Excel делает все остальное.

Самый простой способ добавить имена полей в форму — это ввести их в ячейки таблицы . Форма может содержать до 32 заголовков столбцов.

Чтобы следовать этому руководству, откройте пустой лист Excel и введите данные заголовка столбца в ячейки с A1 по E1, как показано на рисунке ниже:

Откройте форму ввода данных

После того, как ваша рабочая таблица содержит заголовки столбцов, пришло время открыть форму ввода данных.

Выберите ячейку A2, чтобы сделать ее активной .

В диалоговом окне предупреждения выберите ОК .

На экране появится форма, содержащая все заголовки столбцов.

Теперь вы готовы использовать форму для ввода данных.

Добавить записи данных с формой

Добавление записей на лист — это просто ввод данных в правильных полях формы.

Добавьте первую запись на лист, введя данные в поля формы рядом с правильными заголовками:

Нажмите вкладку, чтобы перейти от поля к полю. Выберите Новый, чтобы добавить запись на лист и очистить поля для второй записи.

Добавьте вторую запись на лист:

Выберите Новый, когда вы закончите добавлять запись.

При вводе похожих данных, таких как идентификационные номера учащихся (отличаются только цифры после тире), используйте копирование и вставку, чтобы ускорить ввод данных.

Для того, чтобы добавить оставшиеся записи в обучающую базу данных, используйте форму для ввода данных , показанных на изображении ниже , в клетки А4 до E11 .

Используйте инструменты данных формы

По мере добавления большего количества записей на лист, важно поддерживать целостность данных. Поддерживайте актуальность и актуальность данных, исправляя ошибки данных, обновляя записи, удаляя устаревшие записи и удаляя дубликаты записей.

Форма ввода данных содержит несколько инструментов, которые облегчают поиск, исправление и удаление записей из базы данных. Эти инструменты находятся в правой части формы и включают в себя:

Найти Пред. И Найти След . Прокрутите вперед и назад по листу одну запись за раз.
Удалить : удалить записи с листа.
Восстановление : отменить изменения в записи. Восстановление работает, когда запись отображается в форме. При обращении к другой записи или закрытии формы Восстановление становится неактивным.
Критерии : Поиск в таблице для записей на основе определенных критериев, таких как имя, возраст или программа.

Поиск записей с использованием одного имени поля

В форме ввода данных выберите Критерии .

Когда вы выбираете Критерии , поля формы удаляются из формы; записи не удаляются с листа.

Выберите Найти следующий

Данные для первой записи, соответствующей критериям поиска, появятся в форме.

Чтобы внести изменения в запись, удалите существующий текст и введите правильные данные.

Поиск записей с использованием нескольких имен полей

Форма также может быть использована для поиска записей по нескольким критериям. Например, для поиска студентов, которым исполнилось 18 лет и которые зачислены в программу искусств. В форме отображаются только записи, соответствующие обоим критериям.

Выберите Критерии .

Поместите курсор в текстовое поле Возраст и введите 18 .

Поместите курсор в текстовое поле Program и введите Arts .

Выберите Find Next .

Данные для первой записи, соответствующей критериям поиска, появятся в форме.

Иногда вам, возможно, придется собирать информацию повторно от других. Excel VBA предоставляет вам простой способ решения этой задачи — UserForm . Как и любая другая форма, которую вы заполняете, UserForm упрощает понимание того, какую информацию следует предоставлять. Пользовательская форма удобна для пользователя, так как предоставляемые элементы управления не требуют пояснений и сопровождаются дополнительными инструкциями, если это необходимо.

Основным преимуществом UserForm является то, что вы можете сэкономить время, которое вы тратите на то, как и как информация должна быть заполнена.

Создание пользовательской формы

Чтобы создать пользовательскую форму, выполните следующие действия:

Нажмите вкладку РАЗРАБОТЧИК на ленте.
Нажмите Visual Basic. Откроется окно Visual Basic для книги.
Нажмите Вставить,
Выберите UserForm из выпадающего списка.

Пользовательская форма появляется в правой части окна.

Понимание пользовательской формы

Разверните окно UserForm.xlsx — UserForm1.

Измените заголовок UserForm на Project Report — Daily в окне свойств.
Измените имя пользовательской формы на ProjectReport.

Изменения отражаются в пользовательской форме, свойствах и проводнике проекта.

Элементы управления в панели инструментов

Пользовательская форма будет иметь разные компоненты. Когда вы нажимаете на любой из компонентов, вам либо будут предоставлены инструкции о том, что и как должна быть предоставлена информация, либо вам будут предоставлены варианты (варианты) для выбора. Все это обеспечивается с помощью элементов управления ActiveX в панели инструментов пользовательской формы.

Excel предоставляет два типа элементов управления — элементы управления формы и элементы управления ActiveX. Вы должны понимать разницу между этими двумя типами элементов управления.

Элементы управления формой

Элементы управления формой — это оригинальные элементы управления Excel, которые совместимы с более ранними версиями Excel, начиная с Excel версии 5.0. Элементы управления формой также предназначены для использования на листах макроса XLM.

Вы можете запускать макросы с помощью элементов управления формы. Вы можете назначить существующий макрос элементу управления, или написать или записать новый макрос. При нажатии на элемент управления макрос. Вы уже научились вставлять командную кнопку из элементов управления формы на листе для запуска макроса. Однако эти элементы управления не могут быть добавлены в пользовательскую форму.

Элементы управления ActiveX

Элементы управления ActiveX могут использоваться в пользовательских формах VBA. Элементы управления ActiveX имеют широкие свойства, которые можно использовать для настройки их внешнего вида, поведения, шрифтов и других характеристик.

У вас есть следующие элементы управления ActiveX в UserForm ToolBox —

Указатель
этикетка
Текстовое окно
Поле со списком
ListBox
CheckBox
OptionButton
Рамка
Кнопка-переключатель
CommandButton
TabStrip
MultiPage
Полоса прокрутки
в полях ввода
Образ

В следующих нескольких разделах вы поймете эти элементы управления и MsgBox. Затем вы сможете выбрать, какой из этих элементов управления требуется для разработки пользовательской формы.

этикетка

Вы можете использовать ярлыки для идентификации, отображая описательный текст, такой как заголовки, подписи и / или краткие инструкции.

Текстовое окно

Вы можете использовать TextBox в виде прямоугольника для ввода, просмотра или редактирования текста. Вы также можете использовать TextBox в качестве статического текстового поля, которое представляет информацию только для чтения.

Список

Вы можете использовать список для отображения списка одного или нескольких элементов текста, из которых пользователь может выбирать. Используйте список для отображения большого количества вариантов, которые различаются по количеству или содержанию.

Вставьте ListBox в пользовательскую форму.
Нажмите на список.
Введите ProjectCodes для Name в окне свойств ListBox.

Есть три типа списков —

Поле со списком с одним выбором — Поле со списком с одним выбором включает только один выбор. В этом случае поле списка напоминает группу кнопок выбора, за исключением того, что поле списка может более эффективно обрабатывать большое количество элементов.

Список выбора множественного выбора — Список списка множественного выбора включает либо один выбор, либо смежные (смежные) варианты.

Поле со списком расширенного выбора — Поле со списком расширенного выбора позволяет выбрать один, непрерывный и несмежный (или несвязанный) выбор.

Вы можете выбрать один из этих типов списков в окне свойств.

Щелкните правой кнопкой мыши на пользовательской форме.
Выберите View Code из выпадающего списка. Откроется окно кода UserForm.
Нажмите Инициализировать в правом верхнем углу окна кода.
Введите следующее в Private Sub UserForm_Initialize ().

Далее вы можете написать код для действий по выбору элемента в списке. В противном случае вы можете просто отобразить выбранный текст, как в случае заполнения кода проекта в отчете.

Поле со списком

Вы можете использовать ComboBox, который объединяет текстовое поле со списком для создания выпадающего списка. Поле со списком является более компактным, чем поле со списком, но требует, чтобы пользователь щелкнул стрелку вниз, чтобы отобразить список элементов. Используйте поле со списком, чтобы выбрать только один элемент из списка.

Читайте также: